¿^(Are) Está buscando una manera fácil de compartir su calendario en Microsoft Outlook ? Ya sea^(Whether) que esté trabajando en un proyecto de equipo o necesite coordinarse con otra persona, esta guía le mostrará cómo hacerlo. Le enseñaremos cómo compartir un calendario en Outlook usando las versiones web y de escritorio de Outlook . Y como beneficio adicional, obtendrá consejos sobre cómo administrar los permisos de su calendario.

Cómo compartir el calendario de Outlook^{(Outlook Calendar)} usando una aplicación de Windows

Compartir el calendario^(Calendar) será muy fácil si utiliza Microsoft Outlook para Windows^{(Microsoft Outlook for Windows)} . Sigue estos pasos:

1. Abra Outlook en su PC con Windows.

2. Busque el icono Calendario^(Calendar) en la esquina inferior izquierda.

3. En la pestaña Inicio, seleccione ^(Home)Compartir calendario^{(Share Calendar)} en la parte superior derecha de la barra de herramientas.

4. Outlook le presentará una lista de calendarios para compartir. Recuerda^(Remember) que no todos los calendarios que configures en Outlook se pueden compartir.

5. Haga clic en el calendario que desea compartir para seleccionarlo.

6. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo con las propiedades del calendario. Seleccione Agregar^{(Select Add)} para agregar usuarios.

7. De una lista de contactos (generalmente su libreta de direcciones) elija con quién compartirá el calendario. Comience^(Start) a escribir el nombre de la persona y Outlook completará su dirección de correo electrónico.

8. Las personas añadidas tendrán niveles de permisos de uso compartido predeterminados. Ahora puede seleccionarlos individualmente y cambiar su nivel de acceso como mejor le parezca.

Cómo compartir el calendario de Outlook^{(Outlook Calendar)} en el sitio web^(Website)

Todavía puede compartir su calendario usando el sitio web de Outlook si está usando un dispositivo sin una aplicación de Microsoft Outlook . Así es cómo:

1. Abra su navegador web preferido^{(your preferred web browser)} y escriba Outlook.live.com en la barra de direcciones. Inicie sesión^(Sign) con sus credenciales.

2. Seleccione el icono Calendario^(Calendar) en el menú del lado izquierdo.

3. Seleccione el calendario que desea compartir y haga clic derecho sobre él.

4. Si este calendario en particular se puede compartir, tendrá la opción Compartir^(Sharing) y permisos. Pinchalo.

5. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo. Escriba la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el calendario. Si el destinatario está en sus contactos, la aplicación web de Outlook le ofrecerá una lista de la que puede elegir los correos electrónicos.

6. Una vez que agregue los usuarios, puede establecer sus niveles de permiso. Elija^(Choose) entre Puede^(Can) ver todos los detalles y Puede^(Can) editar desde un menú desplegable.

7. Seleccione Compartir.

Comprensión de los niveles de permiso

Al compartir su calendario de Outlook con alguien, deberá establecer el nivel de permiso siguiendo los pasos descritos anteriormente. Puede dejarlo predeterminado o cambiarlo a una de las opciones ofrecidas. Hay cinco opciones si está utilizando la aplicación Outlook de escritorio y solo dos opciones si comparte su calendario a través del sitio web. Para saber exactamente qué nivel de permiso elegir, debe comprenderlos.

Recuerde^(Remember) que si desea niveles de permisos más detallados, deberá configurarlos mediante la aplicación de escritorio de Outlook . La versión web tiene opciones limitadas; solo puede configurar Puede^(Can) ver todos los detalles o Puede^(Can) editar. Eso significa que sus colegas podrán ver todos los elementos del calendario con todos sus detalles o podrán verlos y editarlos.

Puedo ver cuando estoy ocupado

Este es el nivel de permiso predeterminado, y si opta por no cambiarlo, esto es lo que el destinatario tendrá automáticamente. Tus compañeros de trabajo con los que compartiste tu calendario podrán abrirlo y solo ver si estás disponible, ocupado, fuera de la oficina o si tienes una cita.

Puede ver títulos y ubicaciones

Si desea mostrar más detalles a los destinatarios del calendario, elija la opción " Puede^(Can) ver títulos y ubicaciones". Aunque esto da cierto acceso a detalles limitados, sus colegas ahora pueden ver la ubicación y los títulos (o temas) de sus reuniones. Puede etiquetar algunas de sus reuniones como citas privadas y no mostrarán la ubicación ni el título. En su lugar, se designarán como privados incluso cuando utilicen este nivel de permiso.

Puede ver todos los detalles

Esta configuración de nivel de permiso permitirá a los destinatarios ver todos los detalles y todos los elementos del calendario. Además de las reuniones y las citas, también verán los asistentes, las notas de las reuniones y los archivos adjuntos.

Poder editar

Este nivel de permiso permitirá a sus colegas cambiar su calendario de Outlook^{(Outlook Calendar)} . Ellos podrán agregar o quitar sus citas. Pero no podrán recibir solicitudes de reunión para usted, ni podrán responder a las invitaciones a reuniones.

Delegar

Probablemente querrá asignar este nivel de permiso a alguien de confianza. Les permitirá manejar todas las reuniones, citas e invitaciones por completo. Cuando le asigna a alguien el permiso de delegado, puede elegir si le otorga el poder de manejar sus citas privadas. Pero para afinar estas opciones del calendario de Outlook^{(Outlook Calendar)} , tendrás que ir a Configuración de la cuenta^{(Account Settings)} .

Para hacerlo sigue estos pasos:

1. Vaya a Archivo^(File) en la esquina superior izquierda de la aplicación de Outlook .

2. En la pestaña Información , seleccione ^(Info)Configuración de la cuenta^{(Account Settings)} .

3. Busque la opción Acceso delegado

4. Configure las opciones de Delegado . ^(Delegate)Puede elegir que sus solicitudes de reunión se entreguen solo a sus delegados, pero recibirá sus copias. La segunda opción hará que solo sus delegados reciban solicitudes de reunión. La tercera opción enviará solicitudes de reunión tanto a usted como a su delegado.

Es importante saber que no puede configurar una organización completa o usuarios externos como delegados. Este nivel de permiso está reservado solo para usuarios o grupos específicos. Los delegados tendrán acceso total a todos los elementos del calendario, así que elija cuidadosamente a quién desea asignar este nivel de permiso.

Compartir su calendario en Outlook es una excelente manera de mantener a todos en la misma página. Siguiendo estos sencillos pasos, puede compartir fácilmente su calendario y tener la tranquilidad de saber que todos tienen el mismo horario. ¿Tiene algún otro consejo para compartir calendarios en Outlook ? ¡Cuéntanos en los comentarios!

How to Share a Calendar in Outlook

Αre you looking for an eаsy wаy to ѕhare your calendar in Microsoft Outlook? Whether you’re working on a team project or need to coordinate with someone else, this guide will show you how to do it. We’ll teach you how to share a calendar in Outlook by using the desktop and web versions of Outlook. And as a bonus, you’ll get tips on managing your calendar permissions.

How to Share the Outlook Calendar Using a Windows Application

Calendar sharing will be very easy if you use Microsoft Outlook for Windows. Follow these steps:

1. Open Outlook on your Windows PC.

2. Find the Calendar icon in the lower left corner.

3. In the Home tab select Share Calendar on the top right side of the toolbar.

4. Outlook will present you with a list of shareable calendars. Remember that not all calendars you configure in Outlook can be shared.

5. Click on the calendar you want to share to select it.

6. A new dialog box will open with calendar properties. Select Add to add users.

7. From a list of contacts (typically your address book) choose who you’ll be sharing the calendar with. Start typing the person’s name, and Outlook will fill in their email address.

8. The added people will have default sharing permission levels. You can now select them individually and change their access level as you see fit.

How to Share the Outlook Calendar on the Website

You can still share your calendar using the Outlook website if you’re using a device without a Microsoft Outlook app. Here’s how:

1. Open your preferred web browser and type Outlook.live.com in the address bar. Sign in with your credentials.

2. Select the Calendar icon on the left side menu.

3. Select the calendar you want to share and right-click on it.

4. If this particular calendar can be shared, you’ll have the option Sharing and permissions. Click it.

5. A new dialog box will pop up. Type in the email address of the person you want to share the calendar with. If the recipient is in your contacts, the Outlook web app will offer a list from which you can choose the emails.

6. Once you add the users, you can set their permission levels. Choose between Can view all details and Can edit from a drop-down menu.

7. Select Share.

Understanding Permission Levels

When sharing your Outlook calendar with someone you’ll have to set the permission level by following the steps described above. You can leave it on default or change it to one of the offered options. There are five options if you’re using the desktop Outlook app and only two options if you share your calendar through the website. To know exactly which level of permission to choose, you need to understand them.

Remember that if you want more detailed permission levels, you’ll have to set them by using the Outlook desktop app. The web version has limited options; you can set only Can view all details or Can edit. That means your colleagues will be able to either see all the calendar items in their full details or will be able to see and edit them.

Can View When I’m Busy

This is the default permission level, and if you opt not to change it, this is what the recipient will automatically have. Your co-workers with whom you shared your calendar will be able to open it and only see if you’re available, busy, out of the office or if you have an appointment.

Can View Titles and Locations

If you want to show more details to the calendar recipients, choose the “Can view titles and locations” option. Although this gives some access to limited details, your colleagues can now see the location and titles (or subjects) of your meetings. You can label some of your meetings as private appointments, and they will not show the location and title. Instead, they will be designated private even when using this permission level.

Can View All Details

This permission level setting will let recipients see full details and all calendar items. Besides meetings and appointments, they will also see the attendees, meeting notes, and attachments.

Can Edit

This permission level will allow your colleagues to change your Outlook Calendar. They will be able to add or remove your appointments. But they will not be able to receive meeting requests for you, nor will they be able to respond to the meeting invites.

Delegate

You’ll probably want to assign this permission level to someone trustworthy. It will allow them to handle all the meetings, appointments, and invitations fully. When you assign someone delegate permission, you can choose whether to give them the power to handle your private appointments. But to finetune these Outlook Calendar options, you’ll have to go to Account Settings.

To do so follow these steps:

1. Go to File in the upper left corner of the Outlook app.

2. In the Info tab select Account Settings.

3. Find the Delegate Access option

4. Configure the Delegate options. You can choose your meeting requests to be delivered only to your delegates, but you’ll receive their copies. The second option will have only your delegates receiving meeting requests. The third option will send meeting requests to both you and your delegate.

It’s important to know that you can’t set a whole organization or external users as delegates. This permission level is reserved only for specific users or groups. Delegates will have full access to all calendar items, so choose carefully to whom you want to assign this permission level.

Sharing your calendar in Outlook is a great way to keep everyone on the same page. By following these simple steps, you can easily share your calendar and have peace of mind knowing that everyone is on the same schedule. Do you have any other tips for sharing calendars in Outlook? Let us know in the comments!

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