Una de las muchas funciones nuevas para empresas de Windows 8.1 se denomina Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} . Carpetas? ¿Trabajo? Suena aburrido, ¿no? 🙂 Pero, para algunas personas, esta función será muy útil. Especialmente para las personas que tienen muchos dispositivos y necesitan trabajar también en sus PC y dispositivos personales. Aquí se explica cómo configurar carpetas de trabajo^{(Work Folders)} en el lado del cliente^{(client side)} y cómo usarlas para hacer su trabajo y sincronizarlo con los servidores de su empresa.

¿Qué son las carpetas de trabajo?

Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} permite a un usuario sincronizar una carpeta y su contenido, desde la red corporativa a su dispositivo personal. Los archivos creados localmente se sincronizarán con el servidor de archivos^{(file server)} en el entorno corporativo. Con Work Folders , los usuarios pueden mantener copias locales de sus archivos de trabajo en sus dispositivos personales, con sincronización automática con el centro de datos de la empresa.

¿Suena complicado? Tomemos un ejemplo de cómo un trabajador de la información^{(information worker)} , Julian , podría usar Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} para separar los datos de su trabajo de sus datos personales, mientras tiene la capacidad de trabajar desde cualquier dispositivo:

Cuando Julian guarda un documento en su computadora de trabajo^{(work computer)} en el directorio Carpetas^{(Work Folders)} de trabajo , el documento se sincroniza con un servidor de archivos^{(file server)} controlado por el departamento de TI^{(IT department)} de su empresa. Cuando Julian regresa a casa, puede recoger su Surface 2 , donde el documento ya está sincronizado, porque previamente había configurado Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} en ese dispositivo, y dirigirse a la cafetería^{(coffee shop)} . Puede trabajar en el documento sin conexión^{(document offline)} y, cuando regresa a casa y vuelve a haber una conexión a Internet^{(Internet connection)} disponible, el documento se vuelve a sincronizar con el servidor de archivos.^{(file server)}y todos los cambios están disponibles para él al día siguiente cuando regresa a la oficina, en su computadora de trabajo^{(work computer)} . Suena bien ¿no?

Cómo configurar carpetas de trabajo^{(Work Folders)} en Windows 8.1

Supongo que tiene una cuenta de empresa^{(company account)} creada por el administrador de TI^{(IT administrator)} . Si lo hace y conoce sus detalles, vaya a Control Panel -> System and Security -> Work Folders .

Haga clic o toque Configurar carpetas de trabajo^{(Set up Work Folders)} . Se le pide que proporcione su dirección de correo electrónico^{(email address)} y las credenciales del dominio de la empresa^{(company domain)} , si su computadora no se ha unido (que es el caso de los dispositivos personales).

Ingrese la ^(Enter)dirección de correo electrónico de^{(work email address and click)} su trabajo y haga clic o toque Siguiente^(Next) .

Se muestra la ventana Seguridad de Windows^{(Windows Security window)} . Se le pedirá que ingrese el nombre de usuario y la contraseña^{(username and password)} utilizados en la red de su empresa. Hazlo y haz clic o toca Aceptar^(OK) .

Luego, se le pide que confirme la ubicación de sus carpetas de trabajo. Si no está satisfecho con la carpeta predeterminada^{(default folder)} y desea usar otra, haga clic o toque ^{(click or tap)} Cambiar^(Change) .

Si hace clic en el botón Cambiar^(Change) , se muestra un cuadro de diálogo que^{(dialog box)} le solicita que seleccione una nueva carpeta. Explore su computadora y seleccione la nueva carpeta que desea usar. Luego, haga clic o toque el botón Seleccionar carpeta^{(Select Folder)} .

Cuando haya terminado, haga clic o toque Siguiente^(Next) en la ventana de ubicación de Confirmar carpetas de trabajo .^{(Confirm Work Folders location)}

Luego, se le preguntará si está de acuerdo con las políticas de seguridad de su empresa para Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} . Para ayudar a proteger sus archivos de trabajo, su empresa puede encriptar sus carpetas de trabajo, solicitar una contraseña para iniciar sesión en su PC y bloquear automáticamente su pantalla, y borrar todos los archivos en sus Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} , en caso de que se pierda la PC.

Marque la casilla que dice "Acepto estas políticas en mi PC"^{("I accept these policies on my PC")} , luego haga clic o toque Configurar carpetas de trabajo^{(Set up Work Folders)} .

Windows 8.1 dedica algo de tiempo a configurar las cosas. Espera^(Wait) a que termine el proceso.

Cuando termine, se le informará que Work Folders ha comenzado a sincronizarse con su PC. Haga clic^(Click) o toque el botón Cerrar^(Close) .

Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} ahora está configurada en su PC. Después de hacer clic o tocar Cerrar^(Close) , se le llevará al panel de control de Carpetas de trabajo .^{(Work Folders)}

Gestión de carpetas de trabajo desde el panel de control^{(Control Panel)}

Una vez que haya configurado Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} cuando vaya a Control Panel -> System and Security -> Work Folders , obtendrá acceso a todas sus funciones y opciones de administración.

Puede ver cuánto espacio hay disponible en el servidor, cuándo se realizó la última sincronización y puede iniciar una sincronización manual.

Para habilitar la sincronización de archivos a través de conexiones de uso medido, marque la casilla de verificación ^{(check box)}"Sincronizar archivos a través de conexiones de uso medido"^{("Sync files over metered connections")} . Si también desea sincronizar archivos cuando está en roaming, marque la casilla de verificación "Sincronizar incluso cuando estoy en roaming"^{("Sync even when I'm roaming")} , como se muestra en la imagen a continuación.

Si encuentra problemas, puede pedir ayuda a su administrador de TI^{(IT administrator)} haciendo clic en el enlace "Soporte técnico por correo electrónico" . ^{("Email tech support")}Esto abrirá su cliente de correo electrónico predeterminado y podrá usarlo para enviar su mensaje.

Qué hacer si Windows 8.1 dice que "Hubo un problema al encontrar su servidor de carpetas de trabajo"^(Folders)

Al configurar Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} , es posible que encuentre el siguiente error: "Hubo un problema al encontrar su servidor de Carpetas de trabajo".^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

Si ese es su caso, haga clic o toque ^{(click or tap)} Ingresar una URL de carpetas de trabajo^{(Enter a Work Folders URL)} en la ventana Ingresar correo electrónico de trabajo .^{(Enter work email)}

Luego, ingrese la URL de Carpetas de trabajo^{(Work Folders URL)} proporcionada por el administrador de TI^{(IT administrator)} de su empresa y haga clic^{(company and click)} o toque Siguiente^(Next) .

A partir de aquí, se le pedirá que proporcione su correo electrónico y contraseña^{(email and password)} , tal como se compartió anteriormente en este artículo. Siga los pasos compartidos anteriormente para finalizar la configuración de sus carpetas de trabajo^{(Work Folders)} .

Cómo usar carpetas de trabajo^{(Work Folders)} en Windows 8.1

Para acceder a sus Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} , abra el Explorador de archivos^{(File Explorer)} y vaya a Esta PC^{(This PC)} . Allí verás el acceso directo a Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} .

Una vez que haya configurado Carpetas de trabajo en varios dispositivos, puede acceder a los documentos desde cualquiera de esos dispositivos, y ^{(Work Folders)}Carpetas^{(Work Folders)} de trabajo los mantendrá sincronizados . De ahora en adelante, puede trabajar con archivos en sus Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} como lo hace con archivos normales.

Sincronización^(Sync) de carpetas de trabajo^{(Work Folders)} : ¿cómo funciona?

Para probar si sus Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} están sincronizadas correctamente, cree un documento en una de sus computadoras y guárdelo en la ubicación de Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} .

Luego, cree otro documento en otro dispositivo y guárdelo en sus Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} . En unos momentos, debería ver ambos documentos disponibles en sus Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} , en ambos dispositivos.

En la barra de estado^{(status bar)} puede ver el estado de sincronización^{(sync status)} .

Por lo general, los archivos se sincronizan automáticamente pero, si desea realizar una sincronización manual, puede hacer clic con el botón derecho (o mantener presionado^{(press and hold)} ) dentro de la ventana Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} y luego hacer clic o tocar Sincronizar ahora^{(Sync Now)} .

Sus archivos se sincronizarán inmediatamente.

También puede iniciar una sincronización manual haciendo clic o tocando el enlace Sincronizar ahora^{(Sync Now)} que se encuentra en el panel de control de Carpetas de trabajo .^{(Work Folders)}

Luego, el Panel de control^{(Control Panel)} le informará que los archivos se están sincronizando, como se muestra en la imagen a continuación^{(image below)} .

Mis archivos se muestran en verde^(Green) . ¿Qué significa^(Mean) ?

Lo más probable es que todos los archivos de sus carpetas de trabajo^{(Work Folders)} se muestren en verde, un color que no se utiliza para mostrar los archivos de otras carpetas.

No hay nada de qué preocuparse. Su administrador de TI^{(IT administrator)} ha establecido una política que encripta los archivos de su Carpeta de trabajo^{(Work Folder)} para que las personas no autorizadas no puedan acceder a ellos.

Si le roban su PC, el administrador puede revocar el acceso a esos archivos y eliminarlos de forma remota, para que los datos confidenciales no caigan en las manos equivocadas.

Cómo dejar de usar carpetas de trabajo

Si desea dejar de usar Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} en una de sus computadoras personales, puede hacerlo fácilmente.

Vaya a Control Panel -> System and Security -> Work Folders . Luego, haga clic o toque el enlace Dejar de usar carpetas de trabajo .^{(Stop using Work Folders)}

Se muestra un cuadro de diálogo que^{(dialog box)} le pide que confirme si desea dejar de usar Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} .

Si desea dejar de usar Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} , haga clic o toque ^{(click or tap)} Sí^(Yes) . De lo contrario , presione No.

Qué hacer si el administrador cambia^{(Administrator Changes)} la contraseña^(Password) de su cuenta^(Account)

Las redes comerciales tienen políticas que le obligan a cambiar la contraseña de su cuenta con regularidad. O bien, puede ocurrir que hayas olvidado tu contraseña y el administrador te la cambie, etc.

Sea cual sea el motivo, al cambiar la contraseña de su cuenta^{(business account)} de empresa, debe volver a introducir las nuevas credenciales para que Work Folders siga funcionando correctamente.

En algún momento después de cambiar su contraseña, cuando Work Folders intenta sincronizar sus archivos, se muestra una notificación que dice "Su información de inicio de sesión de Work Folders no funcionó"^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} .

Además, cuando vaya a Ir al Control Panel -> System and Security -> Work Folders , verá que "Se detuvo la sincronización. Se necesita contraseña"^{("Sync stopped. Password needed")} .

Para actualizar sus credenciales, haga clic o toque el enlace Administrar credenciales^{(Manage credentials)} en la columna de la izquierda.

Se muestra la ventana de Seguridad de Windows^{(Windows Security)} , solicitando el nuevo nombre de usuario y contraseña^{(username and password)} .

Escríbalos y haga clic o toque Aceptar^(OK) . Después de que Work Folders se autentique correctamente con el servidor de su empresa, reanudará la sincronización de sus archivos.

Conclusión

Como puede ver en esta guía, Carpetas de trabajo^{(Work Folders)} es útil y no tan difícil de configurar. Al menos no del lado del cliente^{(client side)} . Si su empresa utiliza este nuevo servicio, puede configurarlo en cualquier PC o dispositivo con ^{(PC or device)}Windows 8.1 para realizar su trabajo incluso cuando no esté en el trabajo.

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

One of the many new enterprise-friendly features in Windows 8.1 іs named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

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