La capacidad de tener reuniones remotas en línea en casa puede ser muy conveniente. Pero también introduce toda una lista de oportunidades para momentos muy embarazosos.

Si tiene niños, mascotas, bebés o incluso una ventana detrás de usted que muestra el exterior, tiene todos los ingredientes de una receta para el desastre.

En este artículo, cubriremos algunos de los problemas más comunes que podrían conducir a reuniones en línea vergonzosas y cómo prevenirlas.

Reuniones en línea: ¿Qué podría^(Could) salir mal^{(Go Wrong)} ?

Uno de los ejemplos más famosos de un momento tan vergonzoso le sucedió al profesor Robert Kelly cuando la ^{(Professor Robert Kelly)}BBC lo entrevistó en vivo por televisión .

Uno de los niños pequeños de Kelly entró en su oficina, en medio de la entrevista, y también lo hizo su bebé en un andador. Finalmente, su esposa desesperada entra corriendo a la habitación para sacar a los niños de la habitación.

Este no solo fue un momento vergonzoso de reunión en línea^{(online meeting moment)} , sino que tuvo lugar en vivo y se transmitió en todo el mundo a millones de espectadores.

Prevención de momentos vergonzosos de reuniones en línea^{(Embarrassing Online Meeting)}

Hay formas en que puede configurar su espacio de trabajo, su computadora y la reunión en sí para reducir las probabilidades de eventos desafortunados.

Si sigue todas estas pautas, puede estar seguro de que todas sus reuniones en línea se desarrollarán sin problemas y sin ningún momento "memorable".

Bloquee su cámara cuando no esté en uso

Hay muchas razones de seguridad por las que debe mantener su cámara web cubierta a menos que esté en uso. Pero aparte de la seguridad, tampoco desea mostrar su video al comienzo de una reunión en línea antes de que esté listo.

Ha habido historias de personas sorprendidas yendo al baño^{(stories of people caught going to the bathroom)} durante una reunión porque su cámara web apuntaba hacia la puerta abierta del baño^{(bathroom door)} . 

Esto puede suceder por múltiples razones.

• La cámara web se enciende automáticamente a la hora de inicio de la reunión
• Olvidas que la cámara está encendida durante una reunión
• Pensaste que la reunión había terminado, pero la cámara sigue encendida mientras las personas están conectadas

La forma más fácil de evitar todos estos escenarios es usar la cubierta deslizante^{(slider cover)} de su cámara web, si tiene una. Si no es así, mantenga un poco de cinta a mano para colocar sobre la cámara cuando no esté en uso.

Usar cortinas en las ventanas de fondo

Windows puede ser excelente para dejar entrar la luz en su oficina, pero cuando está en una reunión en línea, puede causar muchos problemas.

Hay múltiples escenarios que pueden causar vergüenza con las ventanas, así que exploremos los tres principales.

pareces un villano

Imagine que alguien^{(Imagine someone)} aparece en una reunión y solo aparece como una sombra en una habitación oscura. ¿Cuál sería tu primera impresión sobre esa persona?

La mayoría de la gente recordaría cualquier cantidad de películas en las que un villano está sentado en una guarida de mazmorras^{(dungeon lair)} , tramando su próximo plan malvado^{(evil plan)} .

La luz que entra por una ventana juega una mala pasada con la mayoría de las cámaras web y las obliga a filtrar la luz automáticamente, haciendo que toda la habitación parezca mucho más oscura de lo que realmente es.

La forma más fácil de solucionar este problema es cubrir las ventanas detrás de usted con cortinas y mantener siempre las cortinas o persianas cerradas durante las reuniones.

Las mascotas aman las ventanas

A las mascotas también les encantan las ventanas, y las mascotas y las reuniones en línea rara vez combinan muy bien.

Si nota que las personas en la reunión se ríen^{(meeting snickering)} por lo bajo o se ríen entre dientes mientras habla, es posible que desee mirar detrás de usted.

Las probabilidades son bastante buenas de que tu gato no esté tramando nada bueno.

Si está listo para comenzar una reunión en línea, saque a todas sus mascotas de la habitación para que no se escondan en el alféizar^{(window sill)} de la ventana y lo avergüencen durante la videoconferencia^{(video conference)} .

Nota: Cerrar la puerta de la oficina^{(office door)} (y bloquearla) puede evitar que entren mascotas no deseadas y otros invitados no invitados.

El aire libre no siempre es encantador

El otro problema con las ventanas son las cosas que suceden al otro lado de esas ventanas.

¿Realmente quiere que sus compañeros de trabajo u otros asistentes a la reunión vean a su vecino cortando el césped afuera en pijama? 

Nunca sabes quién o qué va a pasar por la ventana, así que esta es otra razón más para asegurarte de que la ventana detrás de ti tenga cortinas y que las uses.

Sube la iluminación

Hablando de iluminación, una oficina bien iluminada es el mejor video durante una conferencia web. La mejor manera de lograr una iluminación perfecta es colocar su escritorio de modo que haya una ventana (con las cortinas abiertas) ya sea detrás del monitor al que está mirando o a un lado. 

La luz natural de las ventanas laterales hace lo contrario que una ventana detrás de ti. En lugar de obligar a la cámara web a filtrar la luz, arroja luz natural sobre ti para que la cámara la capte.

Si no tiene una ventana ubicada de la manera correcta en su oficina, la siguiente mejor solución es encender tantas luces de techo como tenga.

Mejor^(Better) aún, use luces Philips Hue y configúrelas en la configuración más brillante.

Ordenar antes de las reuniones

Según un estudio de 2018 de la Universidad de Michigan^{(2018 study by the University of Michigan)} , los psicólogos descubrieron que las personas desarrollan opiniones negativas sobre las personas solo por el estado de su oficina.

Este hallazgo no^{(finding isn)} es sorprendente^{(t surprising)} . Sin embargo, es desafortunado si ha estado trabajando duro toda la semana y simplemente no ha tenido tiempo de limpiar el espacio a su alrededor antes de esa reunión de video^{(video meeting)} en línea .

La solución fácil es programar al menos 15 minutos en su calendario antes del inicio de la videoconferencia^{(video meeting)} . Pasa ese tiempo recogiendo todo el desorden detrás de ti. Al menos limpia todo lo que la cámara pueda ver.

Puede que no signifique que toda la sala esté limpia o que su escritorio no^{(desktop isn)} esté todavía desordenado, pero si las personas que asisten a la reunión no pueden ver el desorden, no lo sabrán mejor.

Oh, los sonidos que hacemos

El sonido puede ser tu peor enemigo durante una videoconferencia^{(video conference)} . Hay todo tipo de formas en que su micrófono puede avergonzarlo. 

Solo considere olvidar que su micrófono está encendido y hacer cualquiera de las siguientes cosas:

• Comer papas fritas o algo más crujiente y ruidoso^{(crunchy and loud)}
• Murmurar algo negativo sobre un compañero de trabajo en voz baja que todos puedan escuchar
• Tener una conversación paralela^{(side conversation)} personal con su cónyuge u otro miembro de la familia^{(family member)}
• Hacer sonidos corporales vergonzosos

Todos estos escenarios pueden variar desde levemente humorísticos hasta dolorosamente vergonzosos. 

¿Cual es la solución? Siempre^(Always) verifique que esté silenciado al comienzo de la reunión a menos que necesite hablar, y vigile de cerca el estado de su micrófono^{(microphone status)} durante la reunión. 

Aún mejor, configure los ajustes de su software de videoconferencia^{(video conference software)} para que el micrófono permanezca silenciado automáticamente cuando comience la reunión.

En Skype , puede encontrar esta configuración en el menú Configuración , en ^(Settings)Audio y video^{(Audio & Video)} . Solo asegúrese de que Activar silencio para llamadas entrantes^{(Unmute for incoming calls)} esté desactivado.

La mayoría de las principales aplicaciones de videoconferencia tienen una configuración similar para el micrófono.

Otros consejos útiles

Tener en cuenta todos los consejos anteriores asegurará que sus videoconferencias se desarrollen sin contratiempos. 

Hay algunos otros consejos que pueden ayudar con sus videollamadas:

• Compartir pantallas^{(Sharing screens)} : cuando comparta su pantalla, no seleccione el botón de compartir^{(share button)} antes de ver resaltada la pantalla correcta. Todas las principales aplicaciones de conferencias en línea resaltan la pantalla que ha seleccionado para que siempre sepa qué pantalla va a compartir. Compartir la pantalla incorrecta podría hacer que las personas vean cosas que no quieres que vean.
• Notificaciones vergonzosas^{(Embarrassing notifications)} : no hay nada^{(s nothing)} peor que un compañero de trabajo que le envíe un mensaje personal mientras comparte su pantalla durante una reunión. Desactive las notificaciones de Windows antes de cada videoconferencia^{(video conference)} .
• Ubicación de la ventana^{(Window placement)} : un error común que comete la gente es colocar la ventana de chat^{(chat window)} con las caras de todos en una pantalla alejada de la cámara web. En su lugar, colóquelo en la misma pantalla para que parezca que está mirando a las personas directamente.
• Fondos virtuales^{(Virtual backgrounds)} : la mayoría de las aplicaciones como Zoom y Skype^{(Zoom and Skype)} ahora le permiten elegir un fondo virtual. Puede elegir algo de los ajustes preestablecidos o puede descargar su propia imagen y usarla como fondo. Algunas aplicaciones también te permiten desenfocar el fondo, así que si tienes un mal fondo para tu llamada, consigue uno virtual.

¿Alguna vez has tenido algún momento embarazoso durante tus videoconferencias? Nos encantaría escuchar su historia en la sección de comentarios a continuación.

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The ability to have remote, online meetingѕ at home can be very convenient. But it also introduces a whole list of opportunitіes for very embarrassing moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

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