¿^(Are) Está planeando dejar un trabajo y quiere asegurarse de obtener una copia de todos sus correos electrónicos en caso de que necesite consultarlos en un momento posterior? O tal vez solo desee exportarlos con fines de copia de seguridad en caso de que su archivo PST de Outlook se corrompa , lo que sucede con bastante frecuencia.

En cualquier caso, hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos siempre es una buena idea. Incluso si está utilizando un servicio web como Outlook.com o Gmail , no es una mala idea utilizar un cliente de escritorio como Outlook para descargar todo su correo y tenerlo almacenado localmente. Los servicios web^(Web) y gigantes como Microsoft y Google pueden parecer inmunes al fracaso, pero nunca se sabe cuándo puede ocurrir algo catastrófico.

En este artículo, le mostraré cómo exportar sus correos electrónicos de Outlook en Outlook 2003 , 2007, 2010, 2013 y 2016. También mencionaré el procedimiento si está utilizando Outlook para Mac . Vale la pena señalar que el Asistente de importación^(Import) y exportación^{(Export Wizard)} real es prácticamente el mismo en todas las versiones, pero el proceso para acceder al asistente ha cambiado.

Exportación de correos electrónicos desde Outlook

Si está ejecutando Outlook 2003 , 2007, 2010 o 2013, consulte mi publicación sobre cómo exportar contactos de Outlook^{(how to export Outlook contacts)} para ver el procedimiento para acceder al asistente de importación/exportación. Si está ejecutando Outlook 2016 , haga clic en Archivo^(File) y Abrir y exportar^{( Open & Export)} .

En el menú de la derecha, haga clic en el botón Import/Export .

Ahora aparecerá el Import/Export Wizard , que tiene el mismo aspecto en todas las versiones de Office . Para comenzar, desea seleccionar Exportar a un archivo^{(Export to a file)} .

En la siguiente pantalla, debe elegir el tipo de archivo: ya sea un archivo CSV ( valores separados por comas^{(Comma Separated Values)} ) o un archivo de datos de Outlook^{(Outlook Data File)} ( PST ). Normalmente siempre uso PST , para que sea más fácil volver a importar a Outlook , pero puede elegir CSV si desea importar los correos electrónicos a otro cliente de correo electrónico o incluso a un programa como Excel o Word .

En la siguiente pantalla, debe elegir lo que desea exportar. Si desea obtener todos sus correos electrónicos, normalmente selecciona Bandeja^(Inbox) de entrada y se asegura de que Incluir subcarpetas^{(Include subfolders)} esté marcada. Si solo desea un pequeño subconjunto de correos electrónicos, puede hacer clic en el botón Filtrar^(Filter) y luego ingresar varios criterios para reducir la cantidad de correos electrónicos para exportar.

Haga clic en Siguiente^(Next) y ahora deberá elegir una ubicación para guardar su archivo CSV o PST . Hay varias opciones entre las que puede elegir que se ocupan de cómo se manejarán los duplicados.

Finalmente, haga clic en Finalizar^(Finish) y obtendrá una ventana que le preguntará si desea proteger su archivo PST con una contraseña opcional. ^(PST)Si va a utilizar una contraseña aquí, tenga en cuenta que debe tener más de 16 caracteres. Además, tenga en cuenta que no es muy seguro y puede piratearse fácilmente con el software adecuado.

Eso es todo. Ahora debería tener un archivo CSV o PST con todos sus correos electrónicos almacenados en su interior. Ahora puede copiar este archivo en una ubicación segura para hacer una copia de seguridad.

Exportar correos electrónicos desde Outlook para Mac

Si está ejecutando la versión para Mac de Office , el procedimiento para exportar correos electrónicos es diferente. En realidad, el tipo de archivo también es diferente. En Mac^(Macs) , solo tiene una opción: Outlook para Mac Archive File ( .OLM ).

Haga clic en Archivo^(File) y luego en Exportar^(Export) .

Aparecerá un cuadro de diálogo donde puede elegir qué elementos desea exportar al archivo de almacenamiento. Puede elegir entre Correo^(Mail) , Calendario^(Calendar) , Contactos^(Contacts) , Tareas^(Tasks) y Notas^(Notes) o puede elegir elementos en una categoría específica.

Haga clic en Continuar^(Continue) y se le preguntará dónde desea guardar el archivo. Eso es todo. No hay otras opciones al exportar desde Outlook en una Mac .

Una vez que haya exportado sus correos electrónicos, puede leer mi publicación sobre cómo importarlos a otro servicio de correo electrónico^{(import them to another email service)} como Gmail , si planea cambiar.

How to Export Your Emails from Microsoft Outlook to CSV or PST

Are уou plannіng on leaving a job and wаnt to make sure you get a copy of all your emails in caѕe you need to refer to them at a later point? Or maybe you just want tо export them for backυр purposes in case your Outlook PST file becomes сorrupt, which hаppens qυite often.

In any case, backing up your emails is always a good idea. Even if you are using a web service like Outlook.com or Gmail, it’s still not a bad idea to use a desktop client like Outlook to download all your mail so that you have it stored locally. Web services and giants like Microsoft and Google may seem immune to failure, but you never know when something catastrophic can happen.

In this article, I’ll show you how to export your Outlook emails in Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 and 2016. I’ll also mention the procedure if you are using Outlook for Mac. It’s worth noting that the actual Import and Export Wizard is pretty much exactly the same across all versions, but the process of getting to the wizard has changed.

Exporting Emails from Outlook

If you are running Outlook 2003, 2007, 2010 or 2013, then check out my post on how to export Outlook contacts to see the procedure for getting to the import/export wizard. If you are running Outlook 2016, then click on File and Open & Export.

In the right-hand menu, click on the Import/Export button.

This will now bring up the Import/Export Wizard, which looks the same in all versions of Office. To get started, you want to select Export to a file.

On the next screen, you have to choose the type of file: either a CSV (Comma Separated Values) file or an Outlook Data File (PST). I normally always use PST, so that it’s easier to import back into Outlook, but you can choose CSV if you want to import the emails into another email client or even into a program like Excel or Word.

On the next screen, you have to choose what you want to export. If you want to get all your emails, you normally select Inbox and make sure that Include subfolders is checked. If you only want a small subset of emails, you can click on the Filter button and then put in various criteria to reduce the number of emails to export.

Click Next and you’ll now need to choose a location to save your CSV or PST file. There are several options that you can choose from that deal with how duplicates will be handled.

Finally, click Finish and you’ll get a window asking if you want to protect your PST file with an optional password. If you are going to use a password here, note that it should be more than 16 characters. Also, note that it’s not very secure and can easily be hacked using the right software.

That’s about it. You should now have a CSV or PST file with all your emails stored inside. You can now copy this file to a safe location for backup.

Export Emails from Outlook for Mac

If you are running the Mac version of Office, then the procedure for exporting emails is different. Actually, the file type is also different. On Macs, you only have one option: Outlook for Mac Archive File (.OLM).

Click on File and then Export.

A dialog will popup where you can choose which items you want to export to the archive file. You can choose from Mail, Calendar, Contacts, Tasks and Notes or you can choose from items in a specific category.

Click Continue and you’ll be asked where you want to save the file. That’s about it. There aren’t any other options when exporting from Outlook on a Mac.

Once you have your emails exported, you can read my post on how to import them to another email service like Gmail, if you are planning to switch.

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