A muchas empresas de todo el mundo no les importa extender la facilidad de trabajar desde casa a sus trabajadores que no necesariamente tienen que estar en la oficina. En este sentido, se vuelve importante ser consciente de cierta etiqueta de videoconferencia^{(video conferencing etiquette)} .

Si bien las empresas están aprovechando la telepresencia y el modo de videoconferencia para permitir una participación fluida, aquí hay algunas reglas, consejos y etiqueta de videoconferencia que debe adoptar para crear una impresión duradera.

Leer^(Read) : Cómo configurar y unirse a una reunión de Microsoft Teams^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Guía de etiqueta de videoconferencia

En una videoconferencia, no tienes la oportunidad de conocer a todos en persona para crear una impresión duradera. Por lo tanto, siga estas etiquetas deseadas como guía de referencia.

1. Decidir las agendas de las reuniones con antelación.
2. Configurar el fondo
3. Prepárate para la reunión
4. ser puntual
5. Mantenga su escritorio limpio
6. Conoce a tu audiencia
7. Documentar puntos relevantes
8. Asignar un tomador de notas
9. Sea cortés con los demás asistentes
10. Mantenga el micrófono silenciado cuando no esté en uso

Una buena etiqueta de llamada de videoconferencia puede ayudarlo a reforzar su confianza y mejorar sus habilidades de comunicación.

1] Decidir^(Decide) con antelación las agendas de las reuniones

Una práctica esencial para una videoconferencia efectiva es organizar la reunión solo cuando comprenda perfectamente el tema de las discusiones. Como tal, si usted es el que organiza la reunión virtual, asegúrese de que todos los participantes tengan algún conocimiento al respecto con anticipación. Se considera seguro enviar al menos dos recordatorios,

• Un día antes de la reunión
• Una hora antes del inicio de la reunión

Esto ayuda a los participantes a prepararse para la reunión para que no los tomen por sorpresa y tengan que lidiar con la etiqueta.

2] Configurar el fondo

Es muy importante tener condiciones de iluminación adecuadas en el fondo para evitar sombras. Del mismo modo, si tiene una ventana soleada directamente detrás de usted, cierre la persiana para atenuar los rayos. Además, una pared o cortina limpia es mucho mejor que una oficina desordenada o una obra de arte extraña para evitar distracciones.

Tenga en cuenta que la persona con la que está realizando la videoconferencia no debe sentirse distraída. Por lo tanto, asegúrese de verificar lo que ven antes de llamar. Preocuparse demasiado por lo que hay en su fondo y cómo lo pueden ver los demás puede agregar estrés que puede obstaculizar el trabajo.

Leer^(Read) : Cómo desenfocar el fondo en una reunión de Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Prepárate para la reunión

Siéntate^(Sit) derecho frente a la cámara y pon una sonrisa en tu rostro. Usa^(Use) gestos naturales cuando hables y trata de limitar las conversaciones secundarias. Evite^(Avoid) tocar el micrófono o mover papeles cerca del micrófono. Además, mantenga sus movimientos lo mínimo posible.

4] Sé puntual

Mucha gente suele llegar tarde, por lo que llegar a tiempo es importante. De hecho, esto debería ser un estándar para mantenerse al día con cualquier reunión, video o de otro tipo. Porque, si bien es posible que pueda salirse con la suya con una reunión física, no hay ruta de escape en una videoconferencia.

5] Mantén tu escritorio limpio

Su escritorio de trabajo no debe verse desordenado o desorganizado. Como tal, es importante que no haya nada entre usted y la cámara. Pierda la pila de papeles, notas adhesivas y otros artículos de papelería de su escritorio. Es posible que también desee mantener limpio el escritorio de Windows . Utilice la opción Ocultar iconos del escritorio^{(Hide desktop icons)} si siente la necesidad de hacerlo.

6] Conoce a tu audiencia

No puede hacer cumplir un código de vestimenta escolar a través de una videoconferencia, es decir, dependiendo de la audiencia, su atuendo puede variar de formalmente sobrio a francamente informal. Le recomendamos que elija pasteles claros y colores apagados que se vean mejor en la pantalla.

7] Documentar puntos relevantes

La documentación adecuada^(Proper) de las reuniones remotas permite que los detalles se recuerden de manera eficiente cuando sea necesario. Además, puede ayudar a otros miembros del equipo que no pudieron asistir a la reunión a mantenerse al día.

8] Asignar un tomador de notas

Mantener siempre un bloc de notas para anotar los puntos importantes se considera una buena práctica de la reunión general. Esta práctica se vuelve aún más importante cuando se vuelve virtual. Por lo tanto, asigne un tomador de notas para documentar todo en la reunión a medida que sucede. Eso agrega matices y si alguien quisiera revisar lo que se discutió, podría hacerlo fácilmente.

9] Sea cortés con los demás asistentes

Si usted es el organizador o quien ha organizado la videoconferencia, inicie sesión en su computadora y esté listo para la reunión unos minutos antes de la hora programada. Esta debería ser la primera lección.

En segundo lugar, comienza presentándote antes de hablar para que todos los participantes te conozcan y puedan dirigirse a ti por tu nombre.

Leer^(Read) : Cómo lucir lo mejor posible en una llamada de videoconferencia^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Mantenga^(Keep) el micrófono silenciado cuando no esté en uso

Aunque no esté hablando y crea que está callado, la mayoría de los micrófonos pueden captar ruidos de fondo menores, como toses, estornudos o escritura. Estos sonidos pueden distraer fácilmente a otros participantes de la videoconferencia o pueden causar molestias. Por lo tanto, silencie el micrófono antes de tomar un descanso y salir durante una reunión.

¿Algo más que deberíamos haber mencionado?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facіlity of work-from-home to their workers whо don’t have to necessarily be in office. In this connection, it becomes іmportant to bе aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

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