El programa Traiga su propio dispositivo (BYOD)^{(Bring Your Own Device (BYOD) program)} tiene sus propias ventajas y desventajas. Este artículo, el primero de la serie de tres artículos, habla sobre lo bueno y lo malo de BYOD . Los otros dos artículos sirven para crear una política BYOD adecuada y descubrir los errores que se deben evitar al implementarla. Antes de proceder a hablar sobre los beneficios de BYOD y sus aspectos negativos, veamos cómo se implementa el sistema.

¿Qué es Trae tu Propio Dispositivo^(Device) o BYOD?

El sistema Traiga su propio dispositivo^{(Own Device)} ha existido por un tiempo y está cobrando impulso a medida que más y más empresas optan por el sistema. Bajo la estructura BYOD , los empleados utilizan dispositivos móviles que les permiten:

1. Use el mismo dispositivo para uso personal y de oficina
2. Trabaja desde cualquier lugar

Puedo clasificar BYOD en dos categorías distintas: (a) la primera es donde las empresas permiten el uso de dispositivos propiedad de los empleados y (b) la segunda donde las empresas compran dispositivos móviles para los empleados. En cada caso, la implementación diferirá ligeramente. Por ejemplo, si la empresa proporciona el dispositivo, probablemente bloqueará las instalaciones de cosas que distraen: Angry Birds, por ejemplo. Además, la empresa puede usar un software secreto para ver lo que ha estado haciendo en el dispositivo. Eso sí, permitirán el uso privado de los dispositivos pero eso estará un poco restringido.

En pocas palabras, BYOD es un sistema en el que los empleados llevan un dispositivo móvil que pueden usar para trabajar desde cualquier lugar (usando la VPN de la oficina en la mayoría de los casos).^{(Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).)}

Ventajas de BYOD

Lo primero que viene a la mente cuando se habla de BYOD es el ahorro de costos en diferentes formas. En la mayoría de los casos, asumimos que ya posee un dispositivo móvil y su empresa lo reconfigura para uso comercial. Si ese es el caso, la empresa ahorra en la compra de los dispositivos.

A partir de ahora, la práctica de usar los dispositivos existentes de los empleados no está muy implementada. Más bien^(Rather) , las propias empresas compran los dispositivos móviles, los configuran y se los dan a los empleados, en cuyo caso, los empleados se benefician de las siguientes dos maneras:

1. Se conectan a Internet usando la VPN de la oficina , ahorrando así los costos de Internet ;
2. Pueden trabajar desde cualquier lugar usando el mismo dispositivo tanto para uso comercial como personal. Esto los libera de llevar más de un dispositivo móvil para uso personal. Aquí surgirán problemas que podrían irritar a los empleados. Hablaremos de estos temas en los aspectos negativos del uso del sistema BYOD en las empresas.

Dado que los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, la productividad general aumenta. Los empleados que no puedan llegar a la oficina debido al mal tiempo o al tráfico, pueden trabajar desde casa o en cualquier otro lugar. Esto ahorra la ausencia de los empleados que, de lo contrario, provocaría retrasos en los proyectos. En caso de que un empleado necesite salir temprano de la oficina, podrá cubrir posteriormente el trabajo pendiente. Por ejemplo, si un empleado tiene una cita, puede salir temprano, encontrarse con el médico, irse a casa y trabajar desde allí para completar los objetivos del día.

BYOD también sirve como punto de venta. La gente prefiere trabajar con empresas que permiten un solo dispositivo móvil tanto para uso comercial como personal. Si es el lugar de trabajo tradicional, es posible que no se permita a las personas llevar sus dispositivos personales dentro de la oficina. He visto lugares de trabajo donde no permiten que entren ni los celulares de los empleados. Eso, en comparación con poder usar un solo dispositivo para el trabajo personal y comercial, es un gran desvío. En otras palabras, las empresas que cuentan con un sólido sistema BYOD tienden a atraer mejores empleados.

Lea^(Read) : Traiga la configuración y configuración de su propio dispositivo en Windows 10 .

Desventajas de BYOD

Nuevamente, el primero es el factor costo. A menos que la empresa crea en permitir los dispositivos existentes de los empleados para el negocio, gastarán dinero en comprar el equipo. Además, el uso de Internet para fines personales solo aumentará el gasto. Aún así, debido a que hay otros beneficios adjuntos, como la movilidad y una mejor productividad, la mayoría de las empresas están cambiando a los sistemas BYOD .

Para el empleado, los desvíos podrían ser restricciones colocadas en el dispositivo. Todavía tengo que encontrarme con algún empleado que diga que las organizaciones prohíben las instalaciones personales en la atmósfera BYOD . Aún así, la política de la organización podría llegar al extremo de decir NO a los juegos y ciertos sitios web.

Otro motivo de preocupación para los empleados es su privacidad. Si usan Facebook , Twitter o algo similar, la empresa puede conocer las credenciales de inicio de sesión. Personalmente, no creo que las casas corporativas vayan tan lejos en curiosear, pero existen posibilidades. Otro aspecto es grabar o registrar las acciones de los empleados en el dispositivo que pueden brindar información que no querrán compartir con nadie. Un ejemplo podría ser usar el dispositivo para descargar una película pirateada.

La preocupación más discutida o los aspectos negativos de los sistemas BYOD es la seguridad de los datos de la empresa. Por supuesto, los empleados pueden acceder solo a una parte, pero esa parte aún podría ser suficiente para brindar información importante a otros, a sabiendas o inconscientemente. Debe haber una política adecuada sobre lo que los empleados pueden compartir con los demás, así como una buena política de salida: que se implementará cuando el empleado deje la empresa. Una buena opción sería transferir todos los datos comerciales a otra computadora y triturar los archivos de datos de los dispositivos de los empleados.

Traiga su propia política de dispositivo

Para que BYOD tenga éxito, debe tener una buena política de BYOD . No existe la política BYOD perfecta . Simplemente siga haciendo cambios en la política, a medida que avanza la tecnología, para mantener los datos seguros.

#1 Educate the Employees

Si está considerando la implementación de BYOD o ya lo ha implementado, tómese el tiempo para que los empleados entiendan que el sistema es conveniente tanto para el empleado como para el empleador. Debe decirles cómo mantener el dispositivo protegido con las últimas actualizaciones y parches para el sistema operativo y el hardware que utilizan en sus dispositivos móviles. Debe informarles sobre la posibilidad de fugas de datos y cómo puede arruinar los esfuerzos de la organización. Debe dejar en claro que la privacidad de los datos de una organización no puede verse comprometida.

#2 What all Platforms To Allow

No puede permitir que los usuarios seleccionen cualquier plataforma. Si sus organizaciones no pueden ejecutar ningún sistema operativo específico, como iOS, debe informar a sus empleados que las personas que optan por iOS no pueden participar en el programa BYOD .

En un mejor método, puede darles una lista de dos tres plataformas que son aceptables y lo suficientemente buenas para proporcionar tanto a la organización como a los empleados. Eso aportaría cierta consistencia para que no tenga que contratar personal de TI adicional para solucionar los problemas de los dispositivos.

#3 Non-Disclosure Agreement

Haga que los empleados firmen un NDA a efectos de que no puedan compartir datos de la empresa con terceros. Hágalos conscientes de la ingeniería social y enséñeles métodos para mantener los datos bajo llave.

#4 Logging & Responsibility

Esto es importante incluso si los empleados se oponen. Registrar los eventos puede ayudarlo a identificar si algún empleado ha estado involucrado en actividades ilegales, como descargar películas pirateadas. En este caso, también debe decirles a los empleados que ellos serán responsables si alguien reclama daños y perjuicios y no la organización. Esta cláusula es importante ya que las personas a menudo recurren a métodos más baratos para una cosa u otra. Y dado que es el empleado el que usa el dispositivo y que fue el empleado quien, por ejemplo, descargó una película pirateada, la organización no será acusada de ningún delito.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Otro aspecto importante al crear una buena política BYOD, rastrear el dispositivo móvil es más para la seguridad de los datos de la organización y NO^(NOT) para saber qué está haciendo el empleado. El dispositivo móvil debe estar equipado con algún tipo de aplicación que permita la eliminación remota de HDD . Esto es útil cuando:

1. Un empleado pierde el dispositivo
2. Un empleado deja el trabajo y pasa a una organización rival.

Existe la posibilidad de que un empleado molesto entregue información deliberadamente, y el acuerdo NDA debería poder encargarse de eso. Mantenga las reclamaciones por daños un poco más altas para evitar el intercambio deliberado de datos.

Entre otras medidas que le ayudarán a formular una política BYOD adecuada, se encuentran^(BYOD)

1. Registrar las direcciones MAC de los dispositivos: esto ayuda a bloquear conexiones ilegales a la red corporativa
2. Auditoría de la red: verifique^{(Network – Check)} la red en busca de posibles vulnerabilidades y controle la cantidad de dispositivos que se conectan a ella. De esta manera, podrá saber si algún dispositivo no autorizado intenta conectarse.
3. Cree una nube empresarial para que los usuarios que trabajan de forma remota puedan almacenar cosas en el espacio compartido común en lugar de conectarse a su red una y otra vez. Eso reducirá las posibilidades de una violación de seguridad en un porcentaje significativo. Puede ser cualquier cosa que permita el almacenamiento, la colaboración y el cifrado.

Soluciones y errores BYOD

#1 Employee Education

Consiga una persona que conozca los entresijos de BYOD : los problemas de seguridad, los problemas de compatibilidad y, lo más importante de todo, la parte de ingeniería social. Sería una buena idea si puede proporcionar a cada empleado un manual de su política BYOD junto con los detalles de la persona a contactar en caso de problemas. Puede usar contenido multimedia para ilustrar posibles amenazas (presentaciones, videos, etc.) para que todos los empleados comprendan la política.

Tienes que mantenerlos recordando. El entrenamiento de una sola vez^{(One-Time-Training)} no sería suficiente. De hecho, puede crear sesiones de capacitación con el nombre de "Comentarios y necesidades^(Needs) de los empleados de BYOD". Puede enfatizar los puntos importantes y solicitar comentarios/problemas que enfrentan los empleados en el sistema. Eso tendrá dos propósitos: puede volver a conectar los puntos básicos pero importantes de la política y puede usar los comentarios para mejorar y convertirla en una de las mejores soluciones BYOD.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

Todos conocemos el mercado móvil que sigue cambiando rápidamente. Los modelos más nuevos^(Newer) salen con demasiada frecuencia y los empleados querrían comprar un dispositivo mejor. Pero si las aplicaciones de las organizaciones no se ejecutan en el nuevo modelo, los empleados pueden sentirse frustrados. Una opción es crear aplicaciones que utilicen Azure y Microsoft 365 similares a la nube que se ejecutarán en casi todos los tipos de modelos. Usar e implementar aplicaciones genéricas como Dropbox , OneDrive , etc. para el almacenamiento remoto y la colaboración en tiempo real impulsará su política de BYOD .

Si desea que los empleados utilicen aplicaciones diseñadas por el departamento de TI empresarial, asegúrese de que las aplicaciones sean compatibles con todos los dispositivos principales (sistemas operativos) disponibles para dispositivos móviles. Por lo tanto, ofrecerá funciones que pueden ejecutarse en casi cualquier modelo de dispositivo en lugar de restringirlas a ciertos modelos de dispositivos, aunque anhelen ese nuevo teléfono con Windows lanzado con bombos y platillos.^(Windows)

#3 Don’t Forget Migrating Process

Cuando se usa el método anterior de usar aplicaciones genéricas, no es muy difícil migrar del dispositivo anterior al nuevo. Aún así, incluya algo que ayude a transferir datos a dispositivos más nuevos (si se almacenan localmente) y luego borre el dispositivo anterior. La mayoría de las veces, las personas conservan sus dispositivos antiguos de manera informal (sin protección) y algunos podrían intentar venderlos. En ambos casos, debe borrar los datos comerciales antes de que alguien externo a la organización los recoja.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

Mientras que el punto 3 hablaba de dispositivos antiguos, este punto está relacionado con dispositivos nuevos. Será difícil lograr que los empleados estén de acuerdo en este punto. Dígales que es para su propio beneficio. Si pierden el dispositivo o se mudan a otra empresa, su departamento de TI debería poder borrar de forma remota los datos de los dispositivos de los empleados.

No puede simplemente seguir adelante y borrar los datos, ya que el empleado puede llamar a los tribunales. Esta posibilidad obliga a incluir la cláusula en el acuerdo BYOD para que, aunque borres los datos de forma remota, no seas responsable.

#5 Responsibility For Illegal Usage

Debe haber una política clara que absuelva a la organización si el empleado usa su dispositivo para descargas ilegales, etc.

#6 Forgetting About Upgrades

Es un hecho conocido que la tecnología sigue evolucionando. En consecuencia, su departamento de TI necesita hacer que sus aplicaciones y otras cosas sean compatibles con la tecnología más nueva para procesos fluidos y protegidos. El hardware y el sistema operativo de los dispositivos móviles también pueden volverse obsoletos de manera que las aplicaciones de la organización no funcionen correctamente en los dispositivos existentes.

Las mejores soluciones BYOD incluyen una cláusula que obliga a los empleados a actualizar sus dispositivos móviles cuando la tecnología exige un mejor hardware o sistema operativo. Si los empleados no pueden actualizar debido a problemas financieros, la organización puede ofrecerles un dispositivo compatible o, mejor aún, ofrecerles un préstamo para comprar la última tecnología. Esto hará que los empleados sean felices y leales. Esto se traduce en una mejor producción.

Los anteriores son algunos errores críticos que pude identificar al implementar una buena política de BYOD. Si crees que me perdí algo, por favor comenta y comparte con nosotros.^{(The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.)}

Ahora lea: ^{(Now read:)} ¿Qué es Bring Your Own Network o BYON?^{(What is Bring Your Own Network or BYON?)}

Bring Your Own Device (BYOD) Advantages, Best Practices, etc.

Bring Your Own Device (BYOD) program has its own advantages and disadvantages. This article, the first in the three article series – talks about the good and bad of BYOD. The other two articles work to create a proper BYOD policy and find out mistakes to avoid while implementing it. Before proceeding to talk about the benefits of BYOD and its negatives, let us check out how the system is implemented.

What is Bring Your Own Device or BYOD

Bring Your Own Device system has been around for a while and is gaining momentum as more and more businesses opt for the system. Under the BYOD structure, employees use mobile devices that allow them to:

1. Use the same device for personal and office use
2. Work from anywhere

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

The first thing that comes to mind when talking about BYOD, is cost savings in different forms. In most cases, we assume you already own a mobile device and your company reconfigures it for business use. If that is the case, the business saves on buying the devices.

As of now, the practice of using employees’ existing devices is not much implemented. Rather, companies themselves buy the mobile devices, configure it and give them to the employees – in which case, the employees benefit in the following two ways:

1. They connect to the Internet using the office VPN thereby saving on the Internet costs;
2. They can work from anywhere using the same device for both business and personal uses. This relieves them from carrying more than one mobile device for personal use. Issues will arise here that might irk employees. We will talk about these issues in the negatives of using the BYOD system in businesses.

Since the employees can work from anywhere, the overall productivity increases. Employees who might not make it to the office due to bad weather or traffic, can work from home or anywhere else. This saves on employees’ absence that would otherwise lead to delay in projects. In case an employee needs to leave the office early, they can later cover the pending work. For example, if an employee has an appointment, s/he can leave early, meet the doctor, go home and work from there to complete the day’s targets.

BYOD also serves as a selling point. People prefer to work with companies that allow a single mobile device for both business and personal uses. If it is the traditional workplace, people may not be allowed to take their personal devices inside the office. I have seen workplaces where they do not allow even employees’ cellphones inside. That, compared to being able to use a single device for both personal and business work, is a big turn-off. In other words, companies with a solid BYOD system in place tend to attract better employees.

Read: Bring Your Own Device Setup and Settings in Windows 10.

BYOD Disadvantages

Again, the first one is the cost factor. Unless the company believes in allowing employees’ existing devices for business, they will be spending money on buying the equipment. Add to it, the usage of the Internet for personal purposes will only increase the spending. Still, because there are other benefits attached such as mobility and better productivity, most companies are shifting to BYOD systems.

For the employee, the turn-offs could be restrictions placed on the device. I am yet to come across any employee who says organizations prohibit personal installations in the BYOD atmosphere. Still, the organization’s policy might go to the extent of saying NO to games and certain websites.

Another cause of concern for employees is their privacy. If they use Facebook, Twitter, or something similar, the company may be able to know the login credentials. Personally, I do not believe corporate houses will go that far on snooping but the possibilities exist. Another aspect is recording or logging employee actions on the device that may give out information they won’t want to share with anyone. An example could be using the device to download a pirated movie.

The most argued concern or the negatives of BYOD systems is the security of the company’s data. Of course, the employees can access only a part of it but that part might still be enough to give out important information to others – knowingly or unconsciously. There should be a proper policy as to what the employees can share with others as well as a good exit policy: to be implemented when the employee leaves the company. A good option would be to transfer all the business data to another computer and shred the data files from the employees’ devices.

Bring Your Own Device Policy

To make BYOD successful, you should have a good BYOD policy in place. There is no such thing as the perfect BYOD policy. You just keep on making changes to the policy – as technology progresses – to keep the data secure.

#1 Educate the Employees

If you are considering BYOD implementation or have already implemented it, take time to make the employees understand the system is for convenience to both the employee and employer. You need to tell them how to keep the device protected with the latest updates and patches for the operating system and hardware they are using on their mobile devices. You need to tell them about the possibility of data leaks and how it can ruin the organization’s efforts. You need to make it clear that privacy of an organization’s data cannot be compromised.

#2 What all Platforms To Allow

You cannot let users select just about any platform. If your organizations cannot run on any specific operating system such as iOS, you have to tell your employees that people opting for iOS cannot participate in the BYOD program.

In a better method, you can give them a list of two three platforms that are acceptable and are good enough to provide for both the organization and employees. That would bring in some consistency so that you do not have to hire additional IT people to troubleshoot the devices.

#3 Non-Disclosure Agreement

Make the employees sign an NDA to an effect where they cannot share company data with any third party. Make them aware of social engineering and teach them methods to keep the data under lock.

#4 Logging & Responsibility

This is important even if the employees object. Logging the events can help you identify if any employee has been engaging in illegal activities such as downloading pirated movies. In this case, you also need to tell the employees that they will be responsible if anyone claims damages and not the organization. This clause is important as people often revert to cheaper methods for something or the other. And since it is the employee using the device and because it was the employee who went ahead to, say, download a pirated movie, the organization will not be charged with any offense.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Another important aspect when creating a good BYOD policy, tracking the mobile device is more for the safety of the organization’s data and NOT to know what the employee is up to. The mobile device needs to be equipped with some sort of application that allows remote deletion of HDD. This is helpful when:

1. An employee loses the device
2. An employee leaves the job and moves on to a rival organization

The possibility of an irked employee giving away information deliberately exists, and the NDA agreement should be able to take care of that. Keep the damage claims a little higher to prevent the deliberate sharing of data.

Among other measures that help you to formulate a proper BYOD policy, are

1. Registering the MAC addresses of devices – This helps in blocking illegal connections to the corporate network
2. Auditing the Network – Check the network for any possible vulnerabilities and keep a check on the number of devices connecting to it. This way, you will be able to know if any unauthorized devices attempt a connection.
3. Create a company cloud so that users who are working remotely can store things to the common shared space instead of plugging into your network again and again. That will reduce the chances of a security breach by a significant percentage. It can be anything that allows storage, collaboration, and encryption.

BYOD Solutions & Mistakes

#1 Employee Education

Get a person who knows the ins and outs of BYOD: the security issues, compatibility issues and most important of them all – the social engineering part. It would be a good idea if you can provide each employee with a handbook of your BYOD policy along with details of the person to contact in case of problems. You can use multimedia content to illustrate possible threats (presentations, videos, etc.) so that every employee understands the policy.

You have to keep them reminding. One-Time-Training would not suffice. You can actually create training sessions under the name of “Feedback & Needs of BYOD Employees”. You can stress the important points and ask for feedback/problems the employees are facing in the system. That will serve two purposes – you get to replug the basic but important points of the policy and you can use the feedback to improve and make it one of the best BYOD solutions.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

We all know the mobile market that keeps on changing fast. Newer models come out too frequently and employees would want to buy a better device. But if the organizations’ applications do not run on the new model, the employees may be frustrated. One option is to create apps that make use of cloud-like Azure and Microsoft 365 that will run on almost all types of models. Using and implementing generic apps like Dropbox, OneDrive, etc. for remote storage and real-time collaboration will give a boost to your BYOD policy.

If you want the employees to use apps designed by the business IT department, make sure the apps are compatible with all major devices (operating systems) available for mobile devices. Thus, you will be offering facilities that can run on almost any device model rather than restrict them to certain device models even though they are craving for that new Windows phone released with much fanfare.

#3 Don’t Forget Migrating Process

When the above method of using generic apps, it is not much difficult to migrate from the older device to the new one. Still, include something that helps in transferring data to newer devices (if stored locally) and then wiping out the previous device. More than often, people keep their old devices casually (unprotected) and some might try to sell them away. In both cases, you have to get the business data erased before they are picked up by someone outside the organization.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

While point 3 talked about old devices, this point is related to new devices. It will be hard to get employees to agree on the point. Tell them it is for their own benefit. If they misplace the device or move to another company, your IT department should be able to remotely wipe out the data on employees’ devices.

You can’t simply go ahead and wipe out data as the employee may knock courts. This possibility makes it necessary to include the clause in the BYOD agreement so that even if you erase the data remotely, you are not to be held responsible.

#5 Responsibility For Illegal Usage

There should be a clear policy that absolves the organization if the employee uses his/her device for illegal downloads etc.

#6 Forgetting About Upgrades

It is a known fact that technology keeps on evolving. Accordingly, your IT department needs to make their apps and other things compatible with the newer technology for smooth and protected processes. The mobile devices’ hardware and operating system may too get obsolete in a way that the organizational apps might not run properly on the existing devices.

The best BYOD solutions include a clause that forces employees to upgrade their mobile devices when technology demands better hardware or operating system. If the employees can’t upgrade due to financial problems, the organization can offer them a compatible device or better still, offer them a loan to buy the latest technology. This will make employees happy and loyal. This translates to better production.

The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.

Now read: What is Bring Your Own Network or BYON?

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