Comprender cómo construir fórmulas es un paso fundamental para aprender a utilizar Excel^{(learning to use Excel)} . A continuación se ofrece una introducción a la sintaxis de las funciones y fórmulas en MS Excel .

Si bien puedes llegar lejos simplemente copiando fórmulas de otras hojas de cálculo o insertando funciones de Excel desde el menú dedicado, es una buena idea adquirir al menos un conocimiento básico de cómo funciona realmente la sintaxis. De esa manera, podrá corregir cualquier error o modificar las fórmulas para aprovechar al máximo su hoja de cálculo.

¿Cuál es el significado de la sintaxis?

Los lenguajes de programación están diseñados para permitirle instruir a la computadora con oraciones estructuradas. La sintaxis^(Syntax) simplemente se refiere a las reglas de un lenguaje tan estructurado, ya que la computadora no es lo suficientemente inteligente como para analizar cualquier texto que se desvíe del estándar esperado.

Microsoft Excel , aunque no es un lenguaje de programación, tiene la capacidad de instruir al programa mediante fórmulas. Y como cualquier otra forma de instrucción automática, tiene su propia sintaxis. Comprender esta sintaxis es clave para aprovechar las capacidades de la aplicación de hoja de cálculo.

¿Qué es una fórmula en Excel?

Una fórmula de Excel^(Excel) es una expresión que se puede ingresar en una celda en lugar de datos reales, utilizando operaciones matemáticas u otras funciones para generar un resultado. Por ejemplo, se puede escribir una fórmula para sumar todos los números de una columna y mostrar el resultado.

¿Por qué utilizar una fórmula para esto? Después de todo, usted mismo puede calcular manualmente el resultado e ingresarlo en el campo requerido.

La ventaja de utilizar una fórmula en lugar de un valor concreto para los cálculos es que facilita la actualización de la hoja de cálculo. Cada vez que realice cambios en los datos subyacentes que se incluyen en un cálculo, Excel volverá a calcular automáticamente los resultados.

Esto significa que puede ampliar fácilmente una fórmula a cientos y miles de celdas sin perder precisión. Incluso puede copiar y pegar estas fórmulas en libros y hacer que Excel ajuste automáticamente los parámetros para que se ajusten a su nueva ubicación.

Construyendo una fórmula básica

Para ingresar una fórmula en una celda, comienza con un signo igual y luego escribe la expresión. Por ejemplo, al escribir esto obtendrás la suma de estos dos números:

= 30 + 40

Por supuesto, realizar cálculos con números estáticos como este no es particularmente útil. Para sumar los números contenidos en una celda, debe utilizar referencias de celda.

Como un cuadrado en un tablero de ajedrez, se puede hacer referencia a las celdas de una hoja de cálculo mediante una combinación de sus posiciones alfabéticas y numéricas. El número de fila numérico aumenta a medida que avanza en la hoja de cálculo, mientras que los números de columna alfabéticos avanzan hacia la derecha.

Es posible que hayas detectado el problema obvio con esto: los alfabetos se agotan con bastante rapidez, entonces, ¿qué pasa con las columnas después de la Z? Luego comenzamos a combinar alfabetos, lo que nos da AA, AB, AC, etc.

Usando esta referencia puedes usar el valor de cualquier celda de la hoja de cálculo en una fórmula. Como esto:

= A1 + A2

Tenga en cuenta que una vez que presione Enter, la fórmula solo aparecerá en la barra de fórmulas: la celda misma contiene el valor resultante. Por lo tanto, debe seleccionar una celda para determinar si su valor se deriva de una fórmula o se ingresa manualmente en ella.

Eso es todo lo que necesitas para elaborar fórmulas básicas que realicen cálculos por sí solas. La mejor parte es que si terminas modificando cualquiera de las celdas a las que se hace referencia, el resultado se actualiza por sí solo.

Introducción a las funciones

Las referencias celulares^(Cell) y la aritmética básica pueden llevarte lejos, pero aún dejan mucho que desear. Puede resultar tedioso escribir fórmulas para sumar cientos de celdas, por ejemplo, incluso si conoces las referencias.

Ahí es donde entran las funciones. Como cualquier lenguaje de programación, Excel incluye un montón de funciones integradas que pueden realizar tareas complejas con una sintaxis relativamente simple.

Las funciones se invocan por su nombre seguido de cualquier argumento entre corchetes (o paréntesis, como se les llama estrictamente). Por ejemplo, puedes usar la función SUMA^(SUM) para agregar una gran cantidad de celdas fácilmente:

Para acortar aún más la fórmula, podemos especificar un rango en lugar de ingresar la referencia de cada celda. Por ejemplo, puede escribir A1:A4 para incluir todo el rango de celdas desde A1 hasta A4. Esto también se puede extender a una fila e incluir tantas celdas como desee.

SUM no es la única función que tienes disponible. Se puede obtener una lista completa haciendo clic en el símbolo ƒ𝑥 al lado de la barra de fórmulas, pero estos son algunos de los más comunes:

• PROMEDIO^(AVERAGE) : otra función básica, la función PROMEDIO^(AVERAGE) devuelve el promedio del rango de valores ingresados ​​en ella. Muy útil para cálculos fiscales.

• CONCATENAR^{(CONCATENATE)} : funciona con texto en lugar de números. Con CONCATENATE , puede unir dos cadenas y generar el valor final. Útil^(Useful) para generar texto con operadores condicionales y unirlos para el resultado final.

• LEN : la forma abreviada de Longitud^(Length) , LEN simplemente cuenta el número de caracteres en una cadena determinada, incluidos los espacios. Su uso es muy^(Very) situacional (como averiguar si una celda en blanco realmente tiene espacios) pero es mejor que contar los caracteres manualmente.

• RECORTAR^(TRIM) : es bastante común ingresar accidentalmente espacios adicionales en algunas celdas, lo que altera los resultados de algunos cálculos u operaciones CONCATENAR . ^{(CONCATENATE)}La función RECORTAR^(TRIM) se puede utilizar para eliminar todos los espacios adicionales, dejando solo un espacio entre cada palabra.

Funciones lógicas

Hasta ahora hemos visto un montón de funciones diferentes que realizan muchas tareas útiles como SUM , AVERAGE o TRIM . Pero ¿qué pasa con las comparaciones lógicas?

Al igual que cualquier otro lenguaje de programación, la sintaxis de Excel incluye operadores lógicos como IF, AND y OR. La más útil es la función SI, y las otras dos se utilizan a menudo dentro de una expresión lógica.

La sintaxis de IF es simple^{(The syntax of IF is simple)} : una expresión lógica que se evalúa como VERDADERO^(TRUE) o FALSO^(FALSE) , seguida de los valores a seguir en cualquiera de las condiciones establecidas en secuencia. Por supuesto, todo esto va entre corchetes y está separado por comas. Algo como esto:

Tenga en cuenta que el argumento final se puede omitir, en cuyo caso la función solo devolverá un valor si la condición es verdadera. Esto se puede utilizar para construir fórmulas complejas incluyendo valores condicionalmente en un cálculo.

El primer argumento, por otra parte, puede adoptar muchas formas. Una expresión lógica puede ser simplemente una comparación de dos valores usando símbolos como “<” o “=", pero también puede ser una combinación de múltiples declaraciones de este tipo usando AND u OR.

Esto se debe a que tanto AND como OR solo devuelven VERDADERO^(TRUE) o FALSO^(FALSE) , en lugar de cualquier cadena de texto o valor numérico. Estas funciones se utilizan incluyendo dos expresiones lógicas como argumentos; AND devuelve VERDADERO^(TRUE) si ambos argumentos se evalúan como VERDADERO^(TRUE) , mientras que O devuelve VERDADERO^(TRUE) incluso si uno de ellos es VERDADERO^(TRUE) . De lo contrario^(Otherwise) , se devuelve FALSO .^(FALSE)

Usando IF, AND y OR, es posible construir condiciones anidadas muy complejas que evalúen un montón de valores diferentes antes de finalmente arrojar un resultado. Aunque estas fórmulas suelen ser propensas a errores debido a todos los corchetes y comas involucradas. Es mejor separar los cálculos y simplificar las cosas.

Para simplificar aún más las cosas, Excel incluye algunas funciones que combinan SI con otras operaciones útiles como SUMA o PROMEDIO^{(Excel includes a few functions that combine IF with other useful operations like SUM or AVERAGE)} .

Copiar fórmulas

A menudo es necesario realizar el mismo tipo de cálculos en diferentes rangos de celdas de una hoja de cálculo y mostrar los resultados en celdas separadas. ¿Tiene que ingresar manualmente la misma fórmula una y otra vez, cambiando las referencias de celda cada vez?

No, puedes simplemente copiarlos.

Cuando intenta pegar una celda copiada en Excel (haciendo clic derecho en la celda de destino), se le presentan múltiples opciones de Pegar . ^(Paste)Puede pegar las celdas por completo, copiar solo los valores o incluso pegar solo la fórmula.

Mejor^(Better) aún, la fórmula pegada se modifica para reflejar la referencia relativa según su nueva ubicación. Si copia una fórmula que resume los valores de la columna A y la pega en una celda diferente, se actualizarán las referencias con el nuevo número de columna.

¿ Qué necesita saber sobre la sintaxis de las funciones de Excel^{(Excel Function Syntax)} ?

Como principiante, no se moleste en intentar memorizar todas las funciones de Excel^(Excel) que existen. La mayoría de ellos rara vez son útiles y puedes encontrar su sintaxis haciendo clic en el botón ƒ𝑥 al lado de la barra de fórmulas.

Solo tenga en cuenta la sintaxis básica de Excel^(Excel) de una fórmula: un signo igual seguido de una expresión que puede incluir múltiples funciones. Cada función toma algunos argumentos (aunque algunas funciones no) y devuelve un valor que luego puede usarse en otra función o cálculo.

Aunque anidar funciones como esta puede complicarse bastante rápido, perdiéndote en un lío de paréntesis faltantes. Recomendamos mantener cada fórmula simple y directa, extendiendo un cálculo complejo a varias celdas para que todo sea manejable.

Function Syntax in Excel: All You Need to Know

Understanding how to construct formυlas is a fundamental step in learning to use Excel. Here is a primer on the syntax of the functions and formulas in MS Excel.

While you can get far by simply copying formulas from other spreadsheets or inserting Excel functions from the dedicated menu, it’s a good idea to gain at least a basic knowledge of how the syntax actually works. That way, you will be able to fix any errors or tweak the formulas to get the most out of your spreadsheet.

What Is the Meaning of Syntax?

Programming languages are designed to let you instruct the computer with structured sentences. Syntax simply refers to the rules of such a structured language, since the computer isn’t smart enough to parse any text that deviates from the expected standard.

Microsoft Excel, while not a programming language, nevertheless has the ability to instruct the program using formulas. And just like any other form of machine instruction, this has its own syntax. Understanding this syntax is key to taking advantage of the capabilities of the spreadsheet application.

What Is a Formula in Excel?

An Excel formula is an expression that can be entered into a cell in lieu of actual data, using mathematical operations or other functions to generate a result. For example, a formula may be written to add all numbers in a column and display the result.

Why use a formula for this? After all, you can manually calculate the result yourself and just enter it in the required field.

The advantage of using a formula instead of a hard value for calculations is that this makes updating the spreadsheet easier. Any time you make any changes in the underlying data that goes into a calculation, Excel will automatically recalculate the results for you.

This means you can easily scale up a formula across hundreds and thousands of cells without losing any accuracy. You can even copy and paste these formulas across workbooks and have Excel automatically adjust the parameters to fit its new location.

Constructing a Basic Formula

You enter a formula in a cell by starting with an equal sign and then typing out the expression. For example, typing this gives you the sum of these two numbers:

= 30 + 40

Of course, performing calculations on static numbers like this isn’t particularly useful. To add the numbers contained in a cell, you must use cell references.

Like a square on a chessboard, the cells of a spreadsheet can be referenced by a combination of their alphabetical and numeric positions. The numerical row number increases as you go down the spreadsheet, while the alphabetical column numbers advance toward the right.

You might have spotted the obvious problem with this – alphabets run out fairly quickly, so what about columns after Z? Then we just start combining alphabets, giving us AA, AB, AC, and so on.

Using this reference you can use the value of any cell of the spreadsheet in a formula. Like this:

= A1 + A2

Note that once you hit Enter, the formula will only appear in the formula bar – the cell itself sports the resulting value. So you need to select a cell to determine if its value is derived from a formula or manually entered into it.

That’s all you need to craft basic formulas that perform calculations on their own. The best part is that if you end up modifying any of the cells being referenced, the result updates on its own.

Introduction to Functions

Cell references and basic arithmetic can take you far, but they still leave much to be desired. It can be tedious writing formulas for adding up hundreds of cells, for example, even if you know the references.

That’s where functions come in. Like any programming language, Excel includes a bunch of built-in functions that can perform complex tasks with a relatively simple syntax.

Functions are invoked by their name followed by any arguments enclosed in brackets (or parentheses, as they are strictly called). For example, you can use the SUM function to add a large number of cells easily:

To shorten the formula even further, we can specify a range instead of entering the reference of every cell. For example, you can type A1:A4 to include the entire range of cells from A1 to A4. This can be extended across a row as well, and include as many cells as you want.

SUM is not the only function you have available. A full list can be obtained by clicking on the ƒ𝑥 symbol next to the formula bar, but here are a few of the more common ones:

• AVERAGE – Another basic function, the AVERAGE function returns the average of the range of values entered in it. Very useful for fiscal calculations.

• CONCATENATE – This one works with text rather than numbers. With CONCATENATE, you can join two strings together and output the final value. Useful for generating text with conditional operators and joining them for the final result.

• LEN – The shortened form of Length, LEN simply counts the number of characters in a given string, including spaces. Very situational in its use, (like figuring out if a blank cell actually has spaces) but better than counting the characters manually.

• TRIM – It is quite common to accidentally enter extra spaces in some cells, throwing off the results of some calculations or CONCATENATE operations. The TRIM function can be used to remove all extra spaces, leaving just a single space between every word.

Logical Functions

So far we have seen a bunch of different functions that perform many useful tasks like SUM, AVERAGE, or TRIM. But what about logical comparisons?

Just like any other programming language, Excel’s syntax includes logical operators like IF, AND, as well as OR. The most useful is the IF function, with the other two often used within a logical expression.

The syntax of IF is simple: a logical expression that evaluates to either TRUE or FALSE, followed by the values to be followed in either condition set out in sequence. Of course, all of this goes inside the brackets and is separated by commas. Something like this:

Note that the final argument can be omitted, in which case the function will only return a value if the condition is true. This can be used to construct complex formulas by conditionally including values in a calculation.

The first argument, on the other hand, can take many forms. A logical expression can simply be a comparison of two values using symbols like “<” or “=”, but it can also be a combination of multiple such statements by using AND or OR.

This is because both AND and OR only return TRUE or FALSE, rather than any text string or numeric value. You use these functions by including two logical expressions as arguments; AND returns TRUE if both arguments evaluate to TRUE, while OR returns TRUE even if a single one of them is TRUE. Otherwise, FALSE is returned.

Using IF, AND, and OR, it is possible to build very complex nested conditions that evaluate a bunch of different values before finally spitting out a result. Though such formulas are often prone to errors due to all the brackets and commas involved. It is better to separate the calculations and keep things simple.

To simplify things further, Excel includes a few functions that combine IF with other useful operations like SUM or AVERAGE.

Copying Formulas

Often you need to perform the same type of calculations on different cell ranges in a worksheet, displaying the results in separate cells. Do you have to manually enter the same formula again and again, changing the cell references every time?

No, you can just copy them.

When you try pasting a copied cell in Excel (by right-clicking on the target cell), you are presented with multiple Paste options. You can paste the cells completely, copy over just the values, or even paste the formula only.

Better yet, the pasted formula is modified to reflect the relative reference according to its new location. If you copy a formula summing up the values of column A and pasted it in a different cell, it would update the references with the new column number.

What Do You Need to Know About Excel Function Syntax?

As a beginner, don’t bother with trying to memorize every Excel function out there. Most of them are rarely useful, and you can find their syntax by clicking the ƒ𝑥 button beside the formula bar.

Just keep in mind the basic Excel syntax of a formula – an equal to sign followed by an expression that can include multiple functions. Each function takes in some arguments (though some functions don’t) and returns a value that can then be used in another function or calculation.

Though nesting functions like this can get complicated pretty fast, losing you in a mess of missing brackets. We would recommend keeping every formula simple and straightforward, stretching out a complex calculation over multiple cells to keep things manageable.

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