Microsoft llama a su aplicación Planner “una forma simple y visual de organizar el trabajo en equipo”. Entre otras características, esta aplicación de administración de proyectos lo ayuda a hacer un plan de proyecto, crear y asignar tareas en diferentes categorías y ver datos y estadísticas del plan.

Cualquiera que tenga una suscripción a Office 365 , ya sea una suscripción personal o una suscripción empresarial a través de su empleador, tiene acceso a Microsoft Planner . 

Tutorial del planificador de Microsoft

Microsoft Planner tiene múltiples puertas de entrada. Comience iniciando sesión en su cuenta de Office 365^{(Office 365 account)} . Puede hacerlo en cualquiera de los muchos puntos de entrada de Office 365 , incluidos:^{(Office 365)}

• oficina.com^(office.com)
• admin.microsoft.com
• perspectiva.com^{(outlook.com)}

Si ya ha iniciado sesión en otra área de Microsoft Office , puede encontrar el enlace a la aplicación Microsoft Planner seleccionando el ícono del iniciador de aplicaciones en la esquina superior izquierda y eligiendo Planner . Si Planner no está en la lista, seleccione Todas las aplicaciones^{(All apps )} y busque Planner en la lista.

Como alternativa, puede iniciar sesión en Microsoft Planner directamente en tasks.office.com .

Una vez que haya iniciado sesión, su primera parada será el centro de Planner . Desde allí, puede iniciar un nuevo plan, ver planes recientes, ver todos sus planes o ver las tareas que se le han asignado. 

Tenga en cuenta el enlace para obtener la aplicación móvil Planner en la parte inferior del menú de la izquierda. ^(Planner)Seleccione el enlace y haga clic en Enviar^(Send) en el cuadro de diálogo modal.

La aplicación móvil Microsoft Planner está disponible tanto para ^{(Microsoft Planner)}Android como para iPhone.

Cómo crear un plan en la aplicación Microsoft Planner^{(Microsoft Planner App)}

Antes de que pueda asignarse tareas a sí mismo oa otras personas, debe crear un plan.

Crear un plan

En el panel izquierdo, seleccione Nuevo plan^{(New plan)} . Complete toda la información solicitada en la ventana Nuevo plan .^{(New plan)}

1. Dale un nombre a tu plan.
2. ( Opcional^(Optional) ) Si va a invitar a un grupo de Microsoft^{(Microsoft Group)} existente a su plan (digamos, por ejemplo, a través de Microsoft Teams ), puede agregar su plan al grupo^(Group) ahora seleccionando Agregar a un grupo de Microsoft 365 existente^{(Add to an existing Microsoft 365 group)} y luego eligiendo un grupo para tu plan Esto es útil si cree que tendrá varios planes para el mismo grupo.

1. Decide si tu plan es público o privado. Si elige public , cualquier miembro de su organización podrá ver su plan. Si elige privado^(private) , solo las personas que agregue a su plan podrán verlo.
2. (Opcional) Escribe una descripción del grupo^{(group description)} . Cuando agregue nuevos miembros a su plan, verán la descripción del grupo, lo que les dará una idea del propósito del plan.
3. Seleccione Crear plan^{(Create plan)} .

A continuación, verá el tablero o tablero principal del^(Board) plan que acaba de crear. 

La vista del tablero está basada en tarjetas, muy similar a Trello^{(much like Trello)} . Antes de agregar tareas, agregue miembros de su equipo al plan. 

Agregar otras personas a su plan

Desde el tablero del plan, seleccione el menú desplegable Miembros . ^(Members)Ingrese el nombre de una persona para agregarla como miembro. 

Agregar y asignar tareas

Su plan viene con un grupo de tareas predeterminado llamado^(bucket) To do^{(To do)} . 

1. Puede agregar una tarea a ese depósito seleccionando Agregar tarea.^{(Add task.)}

1. Puede crear cubos adicionales para sus tareas seleccionando el enlace Agregar nuevo cubo . ^{(Add new bucket)}Escriba el nombre del nuevo depósito y presione Entrar^(Enter) .

1. A continuación, elija el enlace Agregar tarea^{(Add task)} en el depósito que desee. Introduzca un nombre de tarea^{(task name)} . 

1. Establecer la fecha de vencimiento^{(due date)} .

1. A continuación, elija a quién debe asignarse esta tarea. La tarjeta de tareas indicará Sin asignar^(Unassigned) hasta que asigne la tarea.

1. Asegúrese de seleccionar el botón Agregar tarea^{(Add task)} para guardar la tarea.

1. Su tarea aparecerá como una tarjeta debajo del cubo que eligió. 

Para agregar más detalles a la tarea, seleccione la tarjeta en el tablero. Desde allí, puede agregar una etiqueta, cambiar el depósito en el que se encuentra la tarea e indicar el progreso, la prioridad, la fecha de inicio y la fecha de vencimiento de la tarea. 

También puede agregar notas, listas de verificación y archivos adjuntos. Cualquier miembro del equipo puede agregar comentarios a la tarea.

Mantenerse en el buen camino 

Microsoft Planner ofrece una variedad de formas de obtener una vista panorámica de su plan. 

Gráficos

La pestaña Gráficos^(Charts) muestra resúmenes del estado de todas las tareas en el plan, cuántas tareas hay en cada grupo, un gráfico que muestra cuántas tareas hay en cada nivel de prioridad (urgente, importante, medio y bajo), una lista de las miembros del plan y cuántas tareas se le han asignado a cada persona.

Calendario

La pestaña Programación^(Schedule) muestra todas las tareas en un calendario para que pueda tener una idea de las fechas límite de las tareas que se acercan. 

Otras opciones

Seleccione los tres puntos a la derecha de la pestaña Programación^(Schedule) y encontrará muchas otras características de Microsoft Planner . 

• La conversación^{(Conversation)} lo llevará directamente a Outlook para que pueda enviar correos electrónicos a los miembros del equipo.
• Los miembros^(Members) lo llevarán a la página de Membresía grupal^{(Group Membership)} de su plan, donde puede agregar y eliminar miembros.
• Archivos^(Files) lo lleva a la biblioteca de Sharepoint del grupo donde puede crear, cargar, eliminar y editar documentos relacionados con su plan.
• Notebook lanza una notebook de Microsoft OneNote dedicada a su plan.
• Sitios^(Sites) lo lleva a una página donde puede crear y editar un sitio Sharepoint de equipo para su plan. 

También puede agregar el plan a sus favoritos, hacer una copia de su plan dentro de Microsoft Planner , exportar su plan a Excel , copiar el enlace a su plan y agregar su plan a su calendario  de Outlook .

Los propietarios de grupos pueden seleccionar Configuración del plan^{(Plan settings )} para configurar los ajustes de correo electrónico del grupo e indicar si el grupo debe recibir un correo electrónico cuando se asigna o completa una tarea. Aquí también es donde el propietario puede eliminar^(delete) el plan.

Completar tareas^(Tasks) en Microsoft Planner

Cuando se ha completado una tarea, la persona asignada a la tarea puede marcarla como completa en su tarjeta en el tablero^(Board) .

Una vez que la tarea se ha marcado como completa, puede volver a encontrarla expandiendo el menú desplegable Mostrar completado .^{(Show completed)}

Obtenga actualizaciones sobre su plan

Los miembros del plan pueden elegir cuándo recibir notificaciones de Planner seleccionando el ícono de configuración/engranaje, seleccionando Notificaciones^{(Notifications)} y especificando sus preferencias de notificación.

Otras herramientas de administración^{(Task Management)} y colaboración de tareas^{(Collaboration Tools)}

A veces, la gran complejidad de Microsoft no resulta atractiva para los usuarios. Si ha decidido que el paquete de software Microsoft Office 365 no es para usted, hay muchas otras excelentes herramientas de gestión de tareas^{(task management)} y colaboración^{(collaboration tools)} disponibles. 

Independientemente^(Whichever) de las herramientas que elija, tener un plan de proyecto organizado lo ayudará a lograr sus objetivos.

A Microsoft Planner Tutorial: Everything You Need to Know

Mіcrosoft calls its Planner application “a simple, visυal way to organizе teamwоrk.” Among other featυres, thiѕ рroject management app helps уoυ make a project plan, сreate and assign tasks in different categories, and view plan dаta and statistics.

Anyone who has a subscription to Office 365, whether it’s a personal subscription or an enterprise subscription via your employer, has access to the Microsoft Planner. 

Microsoft Planner Tutorial

Microsoft Planner has multiple front doors. Begin by signing into your Office 365 account. You can do that at any of Office 365’s many points of entry including:

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

If you’re already signed into another area of Microsoft Office, you can find the link to the Microsoft Planner app by selecting the app launcher icon in the upper-left corner and choosing Planner. If Planner is not in the list, select All apps and find Planner in the list.

Alternatively, you can sign into Microsoft Planner directly at tasks.office.com.

Once you’ve signed in, your first stop will be the Planner hub. From there you can start a new plan, view recent plans, view all your plans, or view tasks assigned to you. 

Note the link to get the Planner mobile app at the bottom of the left menu. Select the link and click Send in the modal dialogue box.

The Microsoft Planner mobile app is available for both Android and iPhone.

How to Build a Plan in the Microsoft Planner App

Before you can assign tasks to yourself or other people, you must create a plan.

Creating a Plan

In the left pane, select New plan. Fill out all the information requested in the New plan window.

1. Give your plan a name.
2. (Optional) If you’ll be inviting an existing Microsoft Group to your plan (say, for example, via Microsoft Teams), you can add your plan to the Group now by selecting Add to an existing Microsoft 365 group and then choosing a group for your plan. This is handy if you think you’ll have multiple plans for the same group.

1. Decide whether your plan is public or private. If you choose public, then anyone in your organization will be able to see your plan. If you choose private, then only the people you add to your plan will be able to see it.
2. (Optional) Write a group description. When you add new members to your plan, they will see the group description, giving them an idea of the purpose of the plan.
3. Select Create plan.

Next you will see the main dashboard or Board for the plan you just created. 

The dashboard view is card-based, much like Trello. Before adding tasks, add members of your team to the plan. 

Adding Other People to Your Plan

From the plan dashboard, select the Members dropdown. Enter a person’s name to add them as a member. 

Adding and Assigning Tasks

Your plan comes with one default task bucket called To do. 

1. You can add a task to that bucket by selecting Add task.

1. You can create additional buckets for your tasks by selecting the Add new bucket link. Type the name of the new bucket and press Enter.

1. Next, choose the Add task link under whichever bucket you want. Enter a task name. 

1. Set the due date.

1. Next, choose who this task should be assigned to. The task card will indicate Unassigned until you assign the task.

1. Be sure to select the Add task button to save the task.

1. Your task will appear as a card under the bucket you chose. 

To add more details to the task, select the card on the dashboard. From there, you can add a label, change which bucket the task is in, and indicate the task’s progress, priority, start date, and due date. 

You can also add notes, checklists, and attachments. Any team member can add comments to the task.

Staying on Track 

Microsoft Planner offers a variety of ways to get a bird’s-eye view of your plan. 

Charts

The Charts tab displays summaries of the status of all tasks in the plan, how many tasks are in each bucket, a chart showing how many tasks there are in each priority level (urgent, important, medium, and low), a list of the plan’s members, and how many tasks each person has been assigned.

Schedule

The Schedule tab displays all the tasks on a calendar so you can get an idea of which task deadlines are approaching. 

Other Options

Select the three dots to the right of the Schedule tab, and you will find many other features of Microsoft Planner. 

• Conversation will take you directly to Outlook so you can email team members.
• Members will take you to the Group Membership page for your plan where you can add and delete members.
• Files takes you to the group’s Sharepoint library where you can create, upload, delete, and edit documents related to your plan.
• Notebook launches a Microsoft OneNote notebook dedicated to your plan.
• Sites takes you to a page where you can create and edit a team Sharepoint site for your plan. 

You can also add the plan to your favorites, make a copy of your plan within Microsoft Planner, export your plan to Excel, copy the link to your plan, and add your plan to your Outlook calendar. 

Group owners can select Plan settings to configure the group’s email settings and indicate whether the group should receive an email when a task is assigned or completed. This is also where the owner can delete the plan.

Completing Tasks in the Microsoft Planner

When a task has been completed, the person assigned to the task can mark it as complete on its card on the Board.

After the task has been marked as complete, you can find it again by expanding the Show completed dropdown.

Get Updates on Your Plan

Plan members can choose when to receive notifications from Planner by selecting the gear/settings icon, selecting Notifications, and specifying their notification preferences.

Other Task Management and Collaboration Tools

Sometimes the sheer complexity of Microsoft is unattractive to users. If you’ve decided that the Microsoft Office 365 software suite is not for you, there are many other excellent task management and collaboration tools available. 

Whichever tools you choose, having an organized project plan will help you achieve your goals.

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