Si recibe el mensaje "Microsoft Excel no puede acceder al archivo", significa que algo salió mal con la ruta del archivo. Este es un error frustrante y puede impedirle abrir documentos importantes.

En este artículo, explicaremos cómo corregir el error "Microsoft Excel no puede acceder al archivo" y recuperar el acceso a sus libros.

¿Qué causa el error?

Hay tres razones principales por las que podría recibir este error de Excel^(Excel) :

1. El nombre del archivo o la ruta no existe.
2. El archivo está siendo utilizado por otro programa.
3. El libro que está intentando guardar tiene el mismo nombre que un libro abierto actualmente”.

A continuación, comenzaremos con las correcciones que probablemente resuelvan este error. Entonces, comience con la Solución 1^{(Fix 1)} y avance hasta que el problema desaparezca.

Solución 1: asegúrese de que los enlaces externos^{(External Links)} sean válidos^(Valid)

Dado que este error ocurre a menudo al intentar hacer clic en enlaces a libros u hojas de trabajo externos, el primer paso es asegurarse de que estos enlaces sean correctos. Para cada enlace en su hoja de cálculo de Excel^(Excel) :

1. Asegúrese^(Make) de que los libros vinculados no se hayan movido ni cambiado de nombre. Esto afectará la ruta del archivo y Excel no podrá encontrar el elemento vinculado.
2. Elimine los elementos vinculados^{(Delete linked items)} si ya no puede encontrarlos.

Para encontrar todos los enlaces externos:

1. Abra la aplicación Excel.
2. Press Ctrl + F para buscar en el libro.
3. Seleccione opciones.
4. Escribe “.xlsx” y presiona Buscar.
5. En "Dentro", seleccione Libro de trabajo^(Workbook) y en " Buscar^(Look) en", seleccione Fórmulas^(Formulas) .
6. Seleccione Buscar todo.

Solución 2: actualice Microsoft Excel

Las actualizaciones de software^(Software) suelen solucionar problemas temporales. Para asegurarse de que este problema no sea causado por un programa Excel^(Excel) desactualizado , debe actualizarlo a la última versión. Para hacerlo:

1. Abra Excel.
2. Seleccione Archivo > Cuenta.
3. Seleccione Opciones ^(Options)de actualización^(Update) > Actualizar^(Update) ahora.

Solución 3: deshabilite los complementos de Excel

En ocasiones, los complementos pueden causar problemas con las hojas de Excel^(Excel) . Para asegurarse de que no estén causando el problema "no se puede acceder al archivo", deshabilite todos los complementos y vuelva a habilitarlos uno por uno. Para hacerlo:

1. Abra su libro de Excel.
2. Seleccione Archivo > Opciones.
3. Seleccione Complementos.
4. Desmarque todas las casillas y haga clic en Aceptar.

1. Habilite cada complemento uno por uno hasta que vuelva a aparecer el problema.

Solución 4: acorte la longitud de la ruta del archivo^{(File Path Length)}

Este problema puede deberse a que la ruta del archivo es demasiado larga. Para asegurarse de que este no sea el caso, mueva los archivos de Excel^(Excel) a una carpeta principal (en lugar de una cadena de subcarpetas) y cámbiele el nombre a algo corto. Una vez que se haya acortado la ruta del archivo, actualice el enlace dentro de su libro de Excel e intente abrir el archivo.

Solución 5: mueva el archivo de Excel^{(Excel File)} al escritorio^(Desktop)

Algunos usuarios han notado que este error desaparece si el archivo de Excel^(Excel) está en la carpeta Escritorio^(Desktop) y no en otra parte del sistema de archivos de la computadora. Si bien esta no es una gran solución, puede eliminar temporalmente el problema para devolver la funcionalidad adecuada a su hoja de cálculo de Excel .^(Excel)

Nota: Este error también ocurre cuando el archivo se almacena en una unidad de red en lugar de en su unidad local. Asegúrese^(Make) de que el archivo esté guardado en C:\Users\username\Desktop.

Solución 6: borre la caché de documentos de Office^{(Office Document Cache)}

Borrar la caché de documentos de Office^(Office) también puede resolver este error. Para hacerlo:

1. Abra el Explorador de Windows^{(Windows Explorer)} y diríjase a la caché de archivos de Office^{(Office File Cache)} . Para Office 2016 , se encuentra en "%localappdata%\Microsoft\Office\16.0\OfficeFileCache". Para Office 2013 , se puede encontrar en "%localappdata%\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache". €
2. Seleccione^(Select) todos los archivos que comiencen con "FS" y elimínelos.

1. Reinicie su documento de Excel^(Excel) y vea si el error persiste.

Solución 7: cierre todos los demás programas

Una de las causas de este problema de Microsoft Office Excel^{(Microsoft Office Excel)} es que otro programa está utilizando actualmente el archivo de Excel^(Excel) , por lo que no se puede abrir. Para resolver esto, asegúrese de que el archivo .xls no esté abierto en ningún otro libro de trabajo, aplicación o complemento y luego vuelva a intentarlo.

Solución 8: verifique sus permisos

Es posible que MS Excel^{(MS Excel)} tenga dificultades para abrir archivos configurados como " Sólo lectura^(Read-only) ". Para resolver esto, asegúrese de que sus archivos vinculados tengan los permisos de escritura correctos. Haga clic derecho en el archivo y seleccione Propiedades^(Properties) . Junto a "Atributos", asegúrese de que Sólo lectura^(Read-only) no esté marcada.

Volver a los datos

Las aplicaciones de MS Office^{(MS Office)} pueden ser temperamentales y no hay nada peor que un error de Excel^(Excel) para ralentizar su trabajo. Con suerte, esta guía de solución de problemas le ha ayudado a arreglar su libro de Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} y todos los enlaces externos funcionan como deberían. Tenga en cuenta que si Excel deja de funcionar para usted, siempre puede cambiar a Google Sheets o Smartsheet .

8 Best Ways to Fix “Microsoft Excel Cannot Access the File” Error

If you receive the mesѕagе “Microsoft Excel cannot access the file”, it means something has gonе wrong with the file path. This is a frustrating еrror, and it can prevent you from opening important doсuments.

In this article, we’ll explain how to fix the “Microsoft Excel cannot access the file” error and regain access to your workbooks.

What Causes the Error?

There are three main reasons you could receive this Excel error:

1. The file name or path does not exist.
2. The file is being used by another program.
3. The workbook you are trying to save has the same name as a currently open workbook.”

Below, we’ll start with the fixes most likely to resolve this error. So, start with Fix 1 and work your way through until the problem goes away.

Fix 1: Ensure External Links are Valid

Since this error often occurs when trying to click links to external workbooks or worksheets, the first step is to ensure that these links are correct. For each link in your Excel spreadsheet:

1. Make sure the linked workbooks haven’t been moved or renamed. This will affect the file path and Excel will be unable to find the linked item.
2. Delete linked items if you can no longer find them.

To find all external links:

1. Open the Excel application.
2. Press Ctrl + F to search the workbook.
3. Select Options.
4. Type “.xlsx” and press Find What.
5. Under “Within”, select Workbook and under “Look in”, select Formulas.
6. Select Find All.

Fix 2: Update Microsoft Excel

Software updates often fix temporary issues. To make sure this glitch isn’t being caused by an out-of-date Excel program, you should update it to the latest version. To do so:

1. Open Excel.
2. Select File > Account.
3. Select Update Options > Update Now.

Fix 3: Disable Excel Add-ins

Occasionally, add-ins can cause problems with your Excel sheets. To make sure they aren’t causing the “cannot access the file” glitch, disable all add-ins and re-enable them one by one. To do so:

1. Open your Excel workbook.
2. Select File > Options.
3. Select Add-ins.
4. Uncheck all boxes and click OK.

1. Enable each add-in one by one until the glitch resurfaces.

Fix 4: Shorten the File Path Length

This glitch can be caused by a file path that’s too long. To make sure this isn’t the case, move the Excel files to a parent folder (rather than a chain of sub-folders) and rename it to something short. Once the file path has been shortened, update the link within your Excel workbook and try to open the file.

Fix 5: Move the Excel File to the Desktop

Some users have noted that this error disappears if the Excel file is in the Desktop folder rather than elsewhere in the computer’s file system. While this isn’t a great fix, it can temporarily remove the glitch to return your Excel spreadsheet’s proper functionality.

Note: This error also occurs when the file is stored in a network drive rather than in your local drive. Make sure the file is saved at C:\Users\username\Desktop.

Fix 6: Clear the Office Document Cache

Clearing the Office document cache can resolve this error, too. To do so:

1. Open Windows Explorer and head to the Office File Cache. For Office 2016, this is found at “%localappdata%\Microsoft\Office\16.0\OfficeFileCache.” For Office 2013, it can be found at “%localappdata%\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache.”
2. Select all files that start with ‘FS’ and delete them.

1. Restart your Excel document and see if the error persists.

Fix 7: Close All Other Programs

One of the causes of this Microsoft Office Excel glitch is that another program is currently using the Excel file, so it cannot be opened. To resolve this, make sure that the .xls file is not open in any other workbooks, apps, or add-ins, and then try again.

Fix 8: Check Your Permissions

MS Excel might struggle to open files that are set to “Read-only”. To resolve this, make sure your linked files have the correct write permissions. Right-click the file and select Properties. Next to “Attributes”, make sure that Read-only is unchecked.

Back to the Data

MS Office apps can be temperamental, and there’s nothing worse than an Excel error to slow down your work. Hopefully, this troubleshooting guide has helped you fix your Microsoft Excel workbook and all external links are working as they should. Keep in mind, if Excel stops working for you, you can always switch to Google Sheets or Smartsheet!

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