Si tiene correos electrónicos que ya no necesita, pero que no necesariamente desea eliminar, puede archivarlos. En Microsoft Outlook , tiene algunas formas de archivar correos electrónicos de forma manual o automática para eliminarlos.

Le mostraremos cómo archivar correos electrónicos^{(archive emails)} en Outlook en su escritorio, la web y su dispositivo móvil. No importa dónde utilice Outlook con más frecuencia, puede dejar espacio para mensajes nuevos.

Acerca de archivar correos electrónicos en Outlook

Para Microsoft 365 , cuentas de Exchange y Outlook en la web, tiene una carpeta de Archivo predeterminada. ^(Archive)Con las cuentas de Exchange Server, pueden aplicarse políticas de retención. Para cuentas POP e IMAP , puede crear una carpeta de Archivo^(Archive) .

Al utilizar una carpeta de Archivo, puede recuperar cualquier correo electrónico que mueva allí más tarde si es necesario.

Cuando mueve elementos a la carpeta Archivo^(Archive) usando el botón como se describe a continuación, esto no disminuye el tamaño de su bandeja de entrada^{(decrease your inbox size)} . Si le preocupa el espacio, puede crear un archivo de datos de Outlook^{(Outlook Data File)} independiente ( .pst ) cuando utilice Windows , que explicaremos a continuación.

Archivar correos electrónicos de Outlook en Windows

Puede archivar correos electrónicos manualmente en Outlook en Windows o utilizar una de las funciones de Autoarchivar^{(AutoArchive)} disponibles. Estas funciones de archivo automático pueden diferir según su versión de Outlook .

Archivar correos electrónicos manualmente en Windows

Puedes archivar manualmente uno o más correos electrónicos de diferentes maneras en Windows .

Comience seleccionando los correos electrónicos de una de estas maneras:

• Para un solo correo electrónico, simplemente selecciónelo.
• Para un grupo de correos electrónicos adyacentes, elija el primero, mantenga presionada la tecla Mayús^(Shift) y elija el último del rango.
• Para un grupo de correos electrónicos no adyacentes, elija uno, mantenga presionada la tecla Ctrl^(Ctrl) y elija cada uno adicional.

Una vez que haya seleccionado los correos electrónicos que desea archivar, realice una de las siguientes acciones:

• Arrastre^(Drag) los correos electrónicos a la carpeta Archivo^(Archive) .
• Elija Archivar^{(Choose Archive)} en la cinta de la pestaña Inicio^(Home) o Mensaje^(Message) .
• Haga clic derecho y seleccione Archivar.
• Utilice su tecla Retroceso.

Archivar correos electrónicos^{(Archive Emails)} automáticamente en Windows

En Windows , puede archivar automáticamente correos electrónicos antiguos realizando una limpieza del buzón o configurando Autoarchivar para^{(AutoArchive)} que se ejecute de vez en cuando.

Realizar una limpieza de la bandeja de entrada

Puede mover correos electrónicos a un archivo de datos de Outlook^{(move emails to an Outlook Data File)} para ahorrar espacio y limpiar su buzón de una sola vez.

1. Select File > Info . Luego, abra el menú Herramientas^(Tools) y elija Limpiar elementos antiguos^{(Clean Up Old Items)} .

1. Elija la bandeja de entrada, la carpeta y las subcarpetas de la cuenta de correo electrónico en las que desea realizar el mantenimiento y elija una fecha en el cuadro desplegable que se encuentra debajo. Opcionalmente, marque la casilla para incluir correos electrónicos de "No autoarchivar".

1. Puede ver la ruta del archivo para la ubicación del archivo comprimido para poder acceder fácilmente a él más tarde si es necesario. Eche un vistazo a estas formas de acceder al archivo PST^{(access the PST file)} si tiene problemas.
2. Elija Aceptar para realizar la limpieza.

Configurar Autoarchivar

Para archivar elementos automáticamente según un cronograma, puede configurar la opción Autoarchivar^{(AutoArchive)} .

1. Select File > Options . Elija Avanzado^{(Choose Advanced)} a la izquierda y Configuración de Autoarchivar^{(AutoArchive Settings)} a la derecha.

1. Marque la casilla en la parte superior para indicar con qué frecuencia desea ejecutar Autoarchivar^{(AutoArchive)} e ingrese el tiempo en la casilla. Opcionalmente, puede marcar la casilla de verificación para que se le solicite antes de que se ejecute.

1. En la sección Durante el archivo^(Archive) automático , marque la casilla Archivar^(Archive) o eliminar elementos antiguos y luego elija la antigüedad de los correos electrónicos.

1. Luego puede optar por mover los elementos al archivo de datos de Outlook^{(Outlook Data File)} o eliminarlos permanentemente.

1. Opcionalmente, seleccione el botón para aplicar la configuración a todas sus carpetas y luego Aceptar para completar la configuración. Elija Aceptar^{(Choose OK)} en la ventana Opciones ^(Options)de Outlook^(Outlook) para guardar el cambio.

Archivar correos electrónicos de Outlook en Mac

Puede archivar correos electrónicos de forma manual y automática en Outlook en Mac , aunque de forma un poco diferente que en Windows .

Archivar correos electrónicos manualmente en Mac

Puedes archivar manualmente uno o más correos electrónicos de diferentes maneras en tu Mac .

Comience seleccionando los correos electrónicos de una de estas maneras:

• Para un solo correo electrónico, simplemente selecciónelo.
• Para un grupo de correos electrónicos adyacentes, elija el primero, mantenga presionada la tecla Mayús^(Shift) y elija el último del rango.
• Para un grupo de correos electrónicos no adyacentes, elija uno, mantenga presionado Comando^(Command) y elija cada uno adicional.

Una vez que haya seleccionado los correos electrónicos que desea archivar, realice una de las siguientes acciones:

• Seleccione Message > Archive en la barra de menú.
• Elija Archivar^{(Choose Archive)} en la cinta de la pestaña Inicio^(Home) .
• Haga clic derecho y seleccione Archivar.
• Seleccione el botón Archivar^(Archive) (cuadro) a la derecha de la bandeja de entrada.
• Utilice el método abreviado de teclado Control Control + E

Archivar correos electrónicos^{(Archive Emails)} automáticamente en Mac

Si bien no existe una opción de archivo automático en Outlook en Mac , existe una solución alternativa que puede ser adecuada para usted. Puede configurar una regla para archivar correos electrónicos específicos según la fecha.

1. Abra Outlook y seleccione Outlook > Settings en la barra de menú.
2. Elija Reglas^{(Choose Rules)} en la ventana que aparece.

1. A la izquierda de la siguiente pantalla, elija una cuenta si tiene más de una.
2. A la derecha, seleccione el botón del signo más en la parte inferior para agregar una nueva regla.

1. Ingrese un nombre de regla en la parte superior.
2. Para la condición, utilice el cuadro desplegable de la izquierda para elegir el tipo de condición. Puede seleccionar Fecha de recepción^{(Date Received)} para basar su regla en la fecha. A la derecha, ingrese un rango de fechas o simplemente use el campo Fecha anterior^(Before) para ingresar una fecha en el pasado.

Nota: Tenga en cuenta que a medida que pasa el tiempo, es posible que desee actualizar esta regla para incluir una nueva fecha.

1. Para la acción, elija Mover^(Move) a carpeta^(Folder) en el primer cuadro desplegable y seleccione Archivar^(Archive) en la lista de la derecha.

1. Opcionalmente, use el signo más junto a Excepto si la regla debe evitarse para correos electrónicos o marque la casilla a continuación para ignorar otras reglas que cumplan las mismas condiciones.
2. Confirme que la casilla Activado^(Enabled) esté marcada y seleccione Aceptar para guardar su regla.

Archivar correos electrónicos de Outlook en la Web

Archivar correos electrónicos en Outlook en la web^{(Outlook on the web)} es similar a las versiones de escritorio.

Archivar correos electrónicos manualmente en la web

• Para un solo correo electrónico, selecciónelo o marque la casilla de la izquierda.
• Para un grupo de correos electrónicos adyacentes, elija el primero, mantenga presionada la tecla Mayús^(Shift) y elija el último del rango.
• Para un grupo de correos electrónicos no adyacentes, elija uno, mantenga presionada la tecla Ctrl^(Ctrl) ( Windows ) o Comando^(Command) ( Mac ) y elija cada uno adicional.

Una vez que haya seleccionado los correos electrónicos que desea archivar, realice una de las siguientes acciones:

• Elija Archivar^{(Choose Archive)} en la barra de herramientas de la pestaña Inicio^(Home) .
• Haga clic derecho y seleccione Archivar.
• Seleccione el botón Archivar^(Archive) (cuadro) a la derecha de la bandeja de entrada.

Archivar^{(Archive Emails)} automáticamente correos electrónicos en la Web

Al igual que en Mac , actualmente no existe una función de Autoarchivar en Outlook en la web. En su lugar, puede configurar una regla basada en fechas.

1. Seleccione el ícono de ajustes en la parte superior derecha y elija Ver^(View) todas las configuraciones de Outlook^(Outlook) en la barra lateral que aparece.

1. En el extremo izquierdo, elija Correo^(Mail) y en el derecho, elija Reglas^(Rules) . Luego, elija Agregar^(Add) nueva regla.

1. Dale un nombre a tu regla en la parte superior.
2. Debajo de Agregar^(Add) una condición, use la lista desplegable para seleccionar Antes^(Before) . Luego, agregue la fecha a la derecha.

Nota: Al igual que en Mac , es posible que desees actualizar esta regla más adelante para incluir una nueva fecha.

1. Debajo de Agregar^(Add) una acción, use la lista desplegable para seleccionar Mover^(Move) a. Luego, seleccione Archivar^(Archive) a la derecha.

1. Opcionalmente, seleccione Agregar^(Add) una excepción para los correos electrónicos que la regla debe evitar y marque la casilla para dejar de procesar más reglas.
2. Para ejecutar la regla inmediatamente en su bandeja de entrada, marque la casilla de verificación Ejecutar^(Run) regla ahora. Luego, seleccione Guardar^(Save) .

Archivar correos electrónicos de Outlook^{(Outlook Emails)} en Android y iPhone

Si usa Outlook en su dispositivo Android o iPhone^{(Outlook on your Android device or iPhone)} , también puede archivar correos electrónicos allí. En este momento, no existe una función de Autoarchivar, pero tienes algunas formas de archivar correos electrónicos manualmente.

Para archivar un solo correo electrónico, puede utilizar la acción de deslizar el dedo. Desliza el correo electrónico de izquierda a derecha o viceversa según tu configuración y selecciona el ícono Archivar . ^(Archive)Alternativamente, abra el correo electrónico y toque el ícono Archivar^(Archive) en la parte superior.

Para archivar varios correos electrónicos en su bandeja de entrada, toque y mantenga presionado un correo electrónico y verá la pantalla de selección. Elija los correos electrónicos restantes y luego toque el ícono Archivar en la parte superior ( Android ) o inferior (iPhone).

Es fácil ocuparse de esos correos electrónicos antiguos innecesarios en Outlook en Windows , Mac , la web y su dispositivo móvil. Ahora que sabe cómo archivar correos electrónicos en Outlook , consulte formas de solucionar que Outlook no se abra^{(ways to fix Outlook not opening)} .

How to Archive Emails in Microsoft Outlook

If you have emails that you no longer need, but don’t neсessarily wаnt to delete, yoυ can archive them. In Microsoft Outlook, you have a few ways to manually or automatically archive emails to get them out of the way.

We’ll show you how to archive emails in Outlook on your desktop, the web, and your mobile device. No matter where you use Outlook the most, you can make room for new messages.

About Archiving Emails in Outlook

For Microsoft 365, exchange accounts, and Outlook on the web, you have a default Archive folder. With exchange server accounts, retention policies may apply. For POP and IMAP accounts, you can create an Archive folder.

By using an Archive folder, you can retrieve any emails you move there later if needed.

When you move items to the Archive folder using the button as described below, this doesn’t decrease your inbox size. If you’re concerned about space, you can create a separate Outlook Data File (.pst) when using Windows which we’ll explain below.

Archive Outlook Emails on Windows

You can manually archive emails in Outlook on Windows or use one of the AutoArchive features available. These automatic archive features may differ depending on your version of Outlook.

Manually Archive Emails on Windows

You can manually archive one or more emails a few different ways on Windows.

Start by selecting the email(s) one of these ways:

• For a single email, simply select it.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Ctrl, and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Drag the email(s) to the Archive folder.
• Choose Archive in the ribbon on the Home or Message tab.
• Right-click and pick Archive.
• Use your Backspace key.

Automatically Archive Emails on Windows

On Windows, you can automatically archive older emails by performing a mailbox cleanup or setting up the AutoArchive to run every so often.

Perform an Inbox Cleanup

You can move emails to an Outlook Data File to save space and clean up your mailbox in one fell swoop.

1. Select File > Info. Then, open the Tools menu and choose Clean Up Old Items.

1. Choose the email account inbox, folder, and subfolders you want to perform the maintenance on and pick a date in the drop-down box beneath. Optionally, check the box to include “Do not AutoArchive” emails.

1. You can see the file path for the location of the archive file so that you can easily access it later if needed. Take a look at these ways to access the PST file if you run into trouble.
2. Choose OK to perform the cleanup.

Set Up AutoArchive

To automatically archive items on a schedule, you can set up the AutoArchive option.

1. Select File > Options. Choose Advanced on the left and AutoArchive Settings on the right.

1. Check the box at the top for how often you want to run AutoArchive and enter the timing in the box. Optionally, you can mark the checkbox to be prompted before it runs.

1. In the During AutoArchive section, check the box for Archive or delete old items and then pick the age of the emails.

1. You can then choose to move the items to the Outlook Data File or permanently delete the items.

1. Optionally, select the button to apply the settings to all of your folders and then OK to complete the setup. Choose OK in the Outlook Options window to save your change.

Archive Outlook Emails on Mac

You can manually and automatically archive emails in Outlook on Mac, although a bit differently than on Windows.

Manually Archive Emails on Mac

You can manually archive one or more emails a few different ways on your Mac.

Start by selecting the email(s) one of these ways:

• For a single email, simply select it.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Command, and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Select Message > Archive in the menu bar.
• Choose Archive in the ribbon on the Home tab.
• Right-click and pick Archive.
• Select the Archive button (box) to the right in the inbox.
• Use the keyboard shortcut Control + E.

Automatically Archive Emails on Mac

While there isn’t an automatic archive option in Outlook on Mac, there is a workaround that may suit you. You can set up a rule to archive specific emails based on date.

1. Open Outlook and select Outlook > Settings from the menu bar.
2. Choose Rules in the window that appears.

1. On the left of the next screen, pick an account if you have more than one.
2. On the right, select the plus sign button at the bottom to add a new rule.

1. Enter a Rule name at the top.
2. For the condition, use the drop-down box on the left to pick the type of condition. You can select Date Received to base your rule on date. To the right, enter a date range or simply use the Before date field to enter a date in the past.

Note: Keep in mind that as time passes, you may want to update this rule to include a new date.

1. For the action, choose Move to Folder in the first drop-down box and pick Archive in the list to the right.

1. Optionally, use the plus sign next to Except if for emails the rule should avoid or check the box below to ignore other rules that meet the same conditions.
2. Confirm that the Enabled box is checked and select OK to save your rule.

Archive Outlook Emails on the Web

Archiving emails in Outlook on the web is similar to the desktop versions.

Manually Archive Emails on the Web

• For a single email, select it or check the box on the left.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Ctrl (Windows) or Command (Mac), and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Choose Archive in the toolbar on the Home tab.
• Right-click and pick Archive.
• Select the Archive button (box) to the right in the inbox.

Automatically Archive Emails on the Web

Like on Mac, there isn’t currently an AutoArchive feature in Outlook on the web. Instead, you can set up a date-based rule.

1. Select the gear icon on the top right and choose View all Outlook settings in the sidebar that appears.

1. On the far left, choose Mail and to the right, choose Rules. Then, pick Add new rule.

1. Give your rule a name at the top.
2. Below Add a condition, use the drop-down list to pick Before. Then, add the date to the right.

Note: Like on Mac, you may want to update this rule later to include a new date.

1. Below Add an action, use the drop-down list to pick Move to. Then, select Archive to the right.

1. Optionally, select Add an exception for emails the rule should avoid and check the box to stop processing more rules.
2. To run the rule immediately in your inbox, mark the checkbox for Run rule now. Then, select Save.

Archive Outlook Emails on Android and iPhone

If you use Outlook on your Android device or iPhone, you can archive emails there as well. At this time, there isn’t an AutoArchive feature, but you have a few ways to archive emails manually.

To archive a single email, you can use the swipe action. Slide the email from left to right or vice versa per your setup and select the Archive icon. Alternatively, open the email and tap the Archive icon at the top.

To archive several emails in your inbox, tap and hold one email and you’ll see the selection screen. Choose the remaining emails and then tap the Archive icon at the top (Android) or bottom (iPhone).

Taking care of those unneeded old emails is easy in Outlook on Windows, Mac, the web, and your mobile device. Now that you know how to archive emails in Outlook, check out ways to fix Outlook not opening.

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