En su vida^{(life email)} profesional , el correo electrónico es probablemente uno de los medios de comunicación más importantes. Lo haces a diario y si eres como yo, te estás ahogando en ello.

Claro, puedes dedicar una o dos horas al día específicamente a administrar tu correo electrónico. Pero si dedica 10 minutos o más a cada respuesta, el correo electrónico pronto ocupará todo su día, y desactivar las notificaciones de Gmail no lo salvará.

Es por eso que es esencial aprender a escribir correos electrónicos profesionales que obtengan respuestas Y^(AND) no tarden más de unos minutos en escribirse. Afortunadamente, hoy no es necesario ser un gran escritor o un gurú de la productividad^{(productivity guru)} para lograrlo. Se trata de encontrar la estrategia correcta y un conjunto de herramientas para acompañarla. 

Configurar plantillas de correo electrónico (respuestas almacenadas)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

La creación de plantillas de correo electrónico es una excelente manera de ahorrar tiempo para aquellos que a menudo reciben las mismas preguntas o comentarios por correo electrónico. Tómese un día para configurar las respuestas enlatadas y ya no tendrá que escribir las mismas respuestas diez veces al día. Tanto Gmail como Outlook^{(Gmail and Outlook)} tienen esta función, que te ayudará a ahorrar tiempo y automatizar tu correo electrónico de forma gratuita. 

Aquí se explica cómo configurar plantillas de correo electrónico profesionales en Gmail con solo unos pocos clics:

• Después de iniciar sesión en su cuenta, haga clic en el ícono de ajustes y seleccione ^{(icon and select)} Configuración^(Settings) .
• Luego vaya a Avanzado^(Advanced) y haga clic en Habilitar^(Enable) junto a la opción Plantillas . ^(Templates)Desplácese^(Scroll) hacia abajo hasta la parte inferior de la página para guardar los cambios.

• Ahora puede comenzar a trabajar en sus propias plantillas de correo electrónico. Escriba el texto que desea guardar en un nuevo correo electrónico. Luego haga clic en tres puntos verticales en la parte inferior derecha y elija Plantillas^(Templates) para guardar su borrador como plantilla. 

Puede crear plantillas para respuestas que contengan párrafos largos, así como respuestas rápidas de 2 o 3 oraciones. Se sorprenderá de cuánto tiempo le ahorrará en el futuro. 

Correos electrónicos de redes^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

En caso de que su problema no^{(problem isn)} sea usar las plantillas de correo electrónico sino crearlas, pruebe los correos electrónicos^{(Networking Emails)} de redes. Es una herramienta web con docenas de plantillas de correo electrónico que pueden ayudarlo a hacer crecer su red profesional. 

Creado por Resume Worded , Networking Emails es un gran recurso para optimizar su comunicación. Algunos ejemplos de las plantillas que ofrecen incluyen introducciones frías/cálidas, seguimiento con una persona que no responde e incluso escribir notas de agradecimiento. 

Cada plantilla también viene con consejos y sugerencias útiles que pueden mejorar aún más su comunicación con el destinatario. 

Puede usar el botón de búsqueda o navegar^{(search button or browse)} por la lista para encontrar el correo electrónico correcto. Luego, todo lo que queda por hacer es copiarlo y pegarlo en su cuadro de mensaje y cambiar^{(message box and change)} algunos detalles. 

Contador de palabras Plus^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

Si eres alguien que escribe más de 10 correos electrónicos al día, es esencial que algunos de ellos sean breves y agradables. Entonces, si a menudo termina con correos electrónicos que son demasiado largos, es posible que desee considerar usar una herramienta de contador de palabras^{(word counter tool)} para detenerse. Una extensión de Chrome ^{(Chrome extension)} Word Counter Plus puede hacer el trabajo por usted. 

Resalte^(Highlight) el texto en su correo electrónico y obtenga la cantidad de palabras y caracteres que usó con un solo clic. Luego, puede continuar escribiendo su correo electrónico o terminarlo^{(email or wrap)} antes de que se convierta en dos partes. 

BorradorMapa^{(DraftMap)(DraftMap)}

Puede encontrar muchas herramientas excelentes que pueden ayudarlo a escribir mejor y, por lo tanto, reducir el tiempo que dedica a revisar y reescribir sus correos electrónicos. DraftMap es uno de ellos. Piense en Grammarly o Hemingway^{(Grammarly or Hemingway)} , además de que también verifica la repetición innecesaria de palabras^{(word repetition)} y lo ayuda a mantener un estilo de escritura^{(writing style)} . 

Esta extensión^{(Chrome extension)} de Chrome le brinda sugerencias en tiempo real sobre su escritura que están codificadas por colores. Le ayudará a evitar el uso de voz pasiva, errores tipográficos, clichés, así como consejos sobre la legibilidad de su correo electrónico. Todas las sugerencias se basan en las reglas de escritura de Ernest Hemingway. DraftMap es especialmente útil ya que todos los procesos ocurren dentro del cuadro de redacción de^{(composition box)} su correo electrónico .

No se preocupe si todavía tiene palabras resaltadas después de terminar de editar su correo electrónico. El destinatario no verá los colores, las sugerencias solo son visibles para usted. 

Su correo electrónico podría ser mejor^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Su correo electrónico podría ser mejor^(Better) es una herramienta en línea diseñada para reducir el tiempo que dedica a administrar correos electrónicos al educar a todos sobre las mejores prácticas de correo electrónico. 

Al redactar un correo electrónico profesional, sigue ciertas reglas. Como asegurarse de que su mensaje tenga un asunto claro o dejar de lado los archivos adjuntos innecesarios. Se sorprenderá de la frecuencia con la que las personas rompen estas reglas, lo que finalmente resulta en que ambas partes dedican más tiempo y esfuerzo^{(time and effort)} . 

Su correo electrónico podría ser mejor^{(Your Email Could Be Better)} tiene una lista de 10 fallas comunes. Cada uno de los puntos viene con una explicación y ejemplos^{(explanation and examples)} de cómo mejorar su correo electrónico. Esto puede ser útil en caso de que desee informar a sus colegas sobre esas reglas pero no sepa cómo hacerlo. Puede usar sus propias palabras o enviarles un enlace a Su correo electrónico podría ser mejor^{(Your Email Could Be Better)} para ilustrar su punto. 

Todos deseamos que nuestro correo electrónico se haya automatizado por completo y no requiera ninguna atención. Si bien eso no es exactamente posible hoy en día, todo ayuda. Ya sea reduciendo la longitud de su correo electrónico o cronometrándose cuando escribe, una vez que establezca algunas reglas, notará sus primeras mejoras. 

Si simplemente no puede dejar de escribir correos electrónicos que consumen mucho tiempo, tal vez sea hora de dejar el correo electrónico por completo. Intente usar su Administrador de relaciones con el cliente^{(Customer Relationship Manager)} ( CRM ) o Slack para intercambiar mensajes con sus compañeros de trabajo. Al menos, lo ayudará a pasar menos tiempo en el correo electrónico. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your profеssional life email is probably one of the most important means of communication. You do it on a daily basis and if you’re anything like me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

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