Dropbox podría no tener el brillo de Microsoft Office o Google Drive^{(Microsoft Office or Google Drive)} . Pero puede convertirlo en un lugar de trabajo ágil en las nubes. Los terabytes de almacenamiento mantienen sus archivos seguros, pero ¿qué sucede si necesita un documento para unir todo? 

Dropbox Paper es la herramienta de colaboración de documentos^{(document collaboration tool)} que puede ayudarte a crear una base de conocimientos^{(knowledge base)} completa . Las plantillas son una ayuda adicional para ayudar a poner en marcha su trabajo.

Las plantillas de Dropbox Paper^{(Dropbox Paper)} , como todas las plantillas, son componentes básicos prediseñados que ahorran tiempo. También puede convertir cualquier documento en una plantilla con un solo clic. Entonces, exploremos ambos procesos y apreciemos lo fácil que lo ha hecho Dropbox .

Cómo elegir plantillas de papel prediseñadas en Dropbox^{(How To Choose Pre-Designed Paper Templates In Dropbox)}

Dropbox tiene una buena selección de plantillas prediseñadas. Estas plantillas son adecuadas para las industrias y sus requisitos diarios. Algunas plantillas, como las plantillas de notas de reuniones, son versátiles y estándar en cualquier colección de plantillas. Puede elegir una plantilla y agregar su propio contenido o incluso modificar el diseño para que se ajuste a sus necesidades.

Aquí se explica cómo iniciar un documento con una plantilla.

1. Abra Papel de Dropbox^{(Dropbox Paper)} .

2. En la pantalla^{(Home screen)} de inicio , vaya a la derecha y en lugar de hacer clic en Crear nuevo documento^{(Create new Doc)} , seleccione Crear con plantillas^{(Create with templates)} .

3. Se abre una ventana desplegable que muestra una selección de tres plantillas predeterminadas ( Lluvia^(Brainstorm) de ideas , Nota de la reunión^{(Meeting note)} , Plan del proyecto^{(Project plan)} ). Puede optar por utilizar cualquiera de las plantillas con un solo clic en las miniaturas e iniciar su documento.

4. La ventana de plantillas^{(template window)} muestra todas las plantillas. Haga clic en la flecha desplegable junto a Todos^{(All )} y podrá filtrar las plantillas que posee o las que sus colaboradores compartieron con usted. Cualquier plantilla que hagas también aparecerá aquí.

5. Como todas las plantillas, este documento también es solo un modelo. Puede personalizarlo según sus necesidades cambiando cualquier campo, encabezado o texto de marcador^{(placeholder text)} de posición . Una vez que termine el documento, muévalo a una carpeta designada.

Dropbox también tiene una biblioteca de plantillas de papel^{( Paper Template Library)} con una selección bien categorizada de otras plantillas. Profundice^(Drill) hasta el que desee pasando por las categorías. Haga clic^(Click) en la miniatura de la plantilla^{(template thumbnail)} que desee y elija Usar plantilla^{(Use template)} para comenzar su documento.

Cómo hacer tu propia plantilla a partir de un documento en blanco^{(How To Make Your Own Template From a Blank Document)}

Puede convertir cualquier documento en blanco en una plantilla. Diseña el documento y formatéalo con las herramientas que te proporciona Dropbox .

Dar formato a una plantilla de Dropbox Paper^{(Dropbox Paper template)} es lo mismo que dar formato a un documento. Puede agregar tablas, líneas de tiempo, medios, bloques de código, etc. a su plantilla. Incluso puede agregar texto de marcador de posición que puede actuar como etiquetas para describir lo que otra persona puede completar en los campos o espacios en blanco. Recuerda^(Remember) , Dropbox guarda todos los cambios automáticamente.

Luego simplemente abra el menú Más (los tres puntos horizontales) en la parte superior derecha y haga clic en ^(More)Plantilla^(Templatize) en el menú desplegable. 

Se crea la plantilla y aparecerá un encabezado de Plantilla de edición en la parte superior de la página. ^{(Editing Template)}Una vez que haga la plantilla, cualquier cambio que haga en esta no afectará su documento original. 

Incluso puede agregar texto^{(add Placeholder text)} de marcador de posición seleccionando el texto haciendo clic en el icono de texto^{(text icon)} en el menú de formato^{(formatting menu)} .

Sugerencia:^(Tip:) también puede considerar el documento Tareas pendientes^{(To-Do document)} y convertirlo en una plantilla. La tarea pendiente está oculta hasta que haces clic en el botón Mostrar^{(Show to-dos)} tareas pendientes en la parte superior derecha. Una vez que lo muestre, puede trabajar en él como un documento normal e incluso convertirlo en parte de otro documento. Pero para que sea más útil, realice cualquier cambio y conviértalo en una plantilla.

Por ejemplo, puede convertirlo en una lista de verificación que puede usar para revisar un documento o un proyecto. Por supuesto, también tiene la opción de usar la plantilla Lista de verificación del equipo en la biblioteca.^{( Team Checklist)}

Edición de plantillas de papel de Dropbox^{(Editing Dropbox Paper Templates)}

Solo puede editar las plantillas que haya creado. Si desea editar una plantilla compartida creada por otra persona, cree un documento a partir de la plantilla. Luego, crea una plantilla^(Templatize) para hacer tu propia copia.

Pero ahora, ¿qué sucede si ninguna de las plantillas integradas se ajusta a sus necesidades? Dropbox Paper facilita la creación de sus plantillas con solo unos pocos clics.

Compartir una plantilla de papel de Dropbox^{(Sharing A Dropbox Paper Template)}

Compartir una plantilla ayuda a todos los miembros del equipo a comenzar desde la misma base. Coloca el cursor^(Hover) sobre la plantilla que te gustaría usar y haz clic en el icono de edición^{(edit icon)} (parece un lápiz). Haz clic en Compartir^{( Share)} .

También puede invitar a colaboradores a trabajar con usted en una nueva plantilla. El flujo de trabajo es el mismo que para cualquier documento compartido antes de crear una plantilla.

Cree plantillas de papel de Dropbox desde la aplicación móvil^{(Create Dropbox Paper Templates From The Mobile App)}

No tienes que estar atado al escritorio. Usa la aplicación móvil dedicada de Dropbox Paper^{(Dropbox Paper mobile)} para crear y administrar tus documentos estés donde estés. El proceso es el mismo.

1. Abra Dropbox Paper en iOS o Android .

2. En la pantalla Examinar^(Browse) , haga clic en el signo más en la parte superior y elija una plantilla de la lista que aparece en la pantalla.

Todavía hay algunas limitaciones en la aplicación móvil. No puede acceder a la biblioteca de plantillas todavía. Además, falta el método para "plantillar" un documento. Con suerte^(Hopefully) , Dropbox lo incluirá en las próximas iteraciones de la aplicación.

Dropbox es más que almacenamiento en la nube^{(Dropbox Is More Than Cloud Storage)}

Dropbox es un destino favorito en las nubes. Ahorre tiempo y esfuerzo^{(time and effort)} con la ayuda de estos consejos para usar Dropbox de manera más efectiva. La sutil elegancia de Dropbox Paper demuestra que se está convirtiendo en un paquete completo de productividad^{(productivity suite)} . Escribir sus documentos o colaborar en sus archivos es solo una forma de usar el espacio que tiene.

How to Make And Use Dropbox Paper Templates

Dropbox might not have the glitter of Microsoft Office or Google Drive. But you can turn it intо a nimble workplace in the clouds. The terabytes of storage keep your fіles secure, but what if you needеd a documеnt to tie everything together? 

Dropbox Paper is the document collaboration tool that can help you build a complete knowledge base. Templates are an extra help to help kickstart your work.

Dropbox Paper templates, like all templates, are pre-built building blocks that save time. You can also turn any document into a template with a single click. So, let’s explore both processes and appreciate how easy Dropbox has made it.

How To Choose Pre-Designed Paper Templates In Dropbox

Dropbox has a good choice of pre-designed templates. These templates are a fit for industries and their day to day requirements. Some templates like the meeting notes templates are versatile and standard fare in any template collection. You can pick a template and add your own content or even tweak the design to fit your needs.

Here’s how to start a document with a template.

1.  Open Dropbox Paper.

2.  On the Home screen, go to the right and instead of clicking on Create new Doc, select Create with templates.

3.  A drop-down window opens and displays a choice of three default templates (Brainstorm, Meeting note, Project plan). You can choose to use any of the templates with the single click on thumbnails and launch your document.

4.  The template window displays all templates. Click the dropdown arrow next to All and you can filter the templates you own or the ones shared with you by your collaborators. Any templates you make will also appear here.

5.  Like all templates, this document is also just a blueprint. You can customize it to your needs by changing any fields, headers, or placeholder text. Once you finish the document, move it to a designated folder.

Dropbox also has a Paper Template Library with a well categorized selection of other templates. Drill down to the one you want by going through the categories. Click on the template thumbnail you want and choose Use template to begin your document.

How To Make Your Own Template From a Blank Document

You can turn any blank document into a template. Lay out the document and format it with the tools Dropbox provides you.

Formatting a Dropbox Paper template is the same as formatting a document. You can add tables, timelines, media, code blocks etc to your template. You can even add placeholder text which can act as labels to describe what someone else can fill into the fields or blanks. Remember, Dropbox saves all changes automatically.

Then just open the More menu (the three horizontal dots) on the top-right and click Templatize from the dropdown menu. 

The template is created and an Editing Template header will appear on top of the page. Once you make the template, any changes you make to this will not affect your original document. 

You can even add Placeholder text by selecting the text clicking the text icon on the formatting menu.

Tip: You can also consider the To-Do document and turn it into a template. The to-do is hidden till you click the Show to-dos button on the top right. Once you bring it into view, you can work on it like a regular document and even make it part of another document. But to make it more useful, make any changes to it and turn it into a template.

For instance, you can turn it into a checklist that you can use to review a document or a project. Of course, you have the option of using the Team Checklist template in the library too.

Editing Dropbox Paper Templates

You can only edit templates you have created. If you want to edit a shared template created by someone else, then create a document from the template. Next, Templatize it to make your own copy.

But now, what if none of the built-in templates fit your needs? Dropbox Paper makes it easy to make your templates with just a few clicks.

Sharing A Dropbox Paper Template

Sharing a template helps every member of the team start from the same base. Hover over the template you’d like to use and click the edit icon (it looks like a pencil). Click Share.

You can also invite collaborators to work on a new template with you. The workflow is the same as for any shared document before you templatize it.

Create Dropbox Paper Templates From The Mobile App

You do not have to be tied to the desktop. Use the dedicated Dropbox Paper mobile app to create and manage your documents on the move. The process is the same.

1.  Open Dropbox Paper on iOS or Android.

2.  On the Browse screen, click the plus sign at the top and choose a template from the list which appears on the screen.

There are still a few limitations on the mobile app. You cannot access the library of templates yet. Also, the method to “templatize” a document is missing. Hopefully, Dropbox will include it in the next iterations of the app.

Dropbox Is More Than Cloud Storage

Dropbox is a favored destination in the clouds. Save time and effort with the help of these tips to use Dropbox more effectively. The subtle elegance of Dropbox Paper proves that it is evolving into a complete productivity suite. Writing your documents or collaborating on your files is just one way to use the space you have.

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