Los archivos XPS o archivos XML Paper Specification son el competidor directo de Microsoft del formato PDF de ^{(PDF format)}Adobe . XPS Viewer es la herramienta utilizada para ver archivos XPS , similar a Adobe Reader . Si bien XPS puede no ser tan popular como PDF , algunos usuarios de Windows lo utilizan. ^(Windows)Para aquellos que lo usáis o queráis probarlo, decidimos mostraros cuáles son las principales cualidades del formato XPS^{(XPS format)} , cómo crear archivos XPS y cómo trabajar con XPS Viewer , una herramienta disponible tanto en Windows 7 como en Windows 7. yventanas^{(Windows 8)} 8

¿ Qué son los archivos XPS y cómo^{(Are XPS Files and How)} crearlos ?^(Them)

XPS es un ^(XPS)formato de documento^{(document format)} de diseño fijo ampliamente compatible diseñado para preservar la fidelidad del documento. XPS tiene varias ventajas, como una buena cooperación con otras tecnologías como la tecnología de administración^{(management technology)} de derechos digitales de Microsoft y su independencia de software y hardware^{(software and hardware)} . Es fácil crear documentos XPS a partir de cualquier tipo de archivo que admita impresión, ya que esta funcionalidad está integrada en todas las aplicaciones de Windows . Para más información sobre este tema, recomiendo leer el sitio web de XPS de Microsoft^{(Microsoft's XPS website)} .

Puede crear un documento XPS a partir de cualquier archivo que se pueda imprimir. Vaya al Menú^{(Print Menu)} de impresión de la aplicación que está utilizando y seleccione el archivo "Microsoft XPS Document Writer" como dispositivo de impresión.

Se le preguntará dónde guardar el nuevo archivo y darle un nombre. Presiona Guardar^(Save) y listo.

Microsoft Office 2007 y 2010 incluyen una opción de PDF o XPS^{(PDF or XPS)} en su menú Guardar como .^{(Save As)}

En la ventana 'Publicar como PDF o XPS' , establezca la ^{('Publish as PDF or XPS')}ubicación y el nombre^{(location and name)} del archivo , elija XPS como tipo de archivo y haga clic en Publicar^(Publish) .

El archivo se creará y guardará en la ubicación que especificó.

Microsoft Office 2013 le permite exportar documentos como archivos XPS desde la sección Exportar^(Export) en la vista Backstage (haga clic en la pestaña Archivo ).^(File)

Operaciones^(Operations) básicas con XPS Viewer : abrir^(Open) , imprimir^(Print) , hacer zoom^(Zoom) , buscar^(Search) , etc.

Para abrir un archivo XPS^{(XPS file)} , simplemente haga doble clic en él. El programa predeterminado^{(default program)} para abrir archivos XPS^{(XPS file)} en Windows 7 es XPS Viewer . En Windows 8, es la aplicación Reader . Sin embargo, puede iniciar la aplicación XPS Viewer y abrir archivos XPS con ella.^(XPS)

Para abrir archivos desde la interfaz de la aplicación, haga clic en Archivo^(File) -> Abrir^(Open) y luego busque el documento deseado.

Puede guardar un documento con un nuevo nombre presionando Guardar como^{(Save As)} en el menú Archivo .^(File)

Para ver más detalles sobre un archivo que ha abierto, vaya a File -> Properties .

Esto abre la conocida ventana Propiedades del archivo.^(Properties)

Para imprimir un documento, tiene dos opciones: puede ir a File -> Print o presionar el botón Imprimir que se encuentra en la barra de herramientas superior.^(Print)

La vista de esquema^{(outline view)} muestra la estructura de su documento. Si su documento tiene un esquema, presione el botón Esquema^(Outline) para mostrarlo.

La aplicación XPS Viewer también ofrece diferentes formas de ver un documento. Presiona la flecha cerca del ícono Zoom y elige una de las formas disponibles para ver un documento: ^(Zoom)100%, One page, Page width, Thumbnails o Pantalla completa^{(Full screen)} .

¿Necesitas buscar alguna palabra o frase^{(word or phrase)} en particular? Escríbalo^(Seach) en el cuadro Buscar y presione Entrar^(Enter) .

Puede navegar por las páginas de un documento usando los botones Arriba^(Up) y Abajo^(Down) en la parte inferior izquierda de la ventana Visor de XPS .^{(XPS Viewer)}

Cómo establecer permisos de ^{(Permissions)}documentos^(Document) con XPS Viewer

XPS Viewer le permite decidir quién puede ver, imprimir, copiar o firmar digitalmente un documento XPS^{(XPS document)} y también durante cuánto tiempo una persona puede ver o realizar cambios en el documento. Utiliza la tecnología de Servicios de administración de derechos de Windows^{(Windows Rights Management Services technology)} para aplicar permisos de documentos.

Para usar los permisos debe tener un Certificado de cuenta de derechos^{(Rights Account Certificate)} . Si no tiene uno o necesita más información sobre este tema, vaya a la página de Windows Right Management Services^{(Windows Right Management Services page)} .

Desafortunadamente, no tenemos la configuración necesaria para profundizar más en este tema y demostrar cómo funciona todo. ¡Lo siento por eso!

Cómo firmar un documento con XPS Viewer

Una firma digital le permite ver quién creó un documento XPS y asegurarse de que el documento no se modificó después de firmarlo. Para firmar digitalmente un documento primero debe obtener un certificado digital. Los certificados se utilizan para verificar la identidad de una persona o dispositivo^{(person or device)} , autenticar un servicio o cifrar archivos. Un certificado para su uso personal no se proporciona automáticamente, por lo que deberá ponerse en contacto con una autoridad certificadora^{(certificate authority)} para solicitar un certificado e importarlo^{(certificate and import)} . Si trabaja para una empresa que utiliza certificados, podrá firmar un documento XPS.

Para firmar un documento vaya a Signatures -> Sign this document .

Verás el certificado disponible que tendrás que confirmar si es correcto o no.

Si no tiene una firma, elija en el menú Firmas , ^(Signatures)"Solicitar firmas"^{("Request signatures")} .

Escriba su nombre y presione^{(name and press)} el botón desplegable para ver la lista de intentos disponibles para firmar. Pulse el botón Aceptar^(OK) .

Puede ver todas las firmas digitales seleccionando Ver firmas^{(View signatures)} en el menú Firmas .^(Signatures)

En el lado izquierdo de la ventana puede ver la lista de todas las firmas que se usaron con ese documento. Haga doble clic^{(Double click)} en una de las firmas para ver más información sobre ella.

Si está disponible, puede ver el nombre del firmante solicitado, la intención, la fecha hasta la que se firma el documento y la ubicación. Puede optar por firmar el documento o eliminar la firma del documento presionando los botones correspondientes.

Conclusión

Como puede ver en este tutorial, XPS es un formato de documento^{(document format)} que es bueno para publicar, archivar y transmitir documentos. Además, XPS Viewer es una aplicación simple y fácil de usar que maneja este tipo de archivos. Se ve y funciona igual en Windows 7 y Windows 8 , por lo que no debería tener problemas para aprender los conceptos básicos sobre cómo funciona, en cualquier sistema operativo^{(operating system)} .

Si tiene algunos consejos o preguntas para compartir sobre archivos XPS y XPS Viewer^{(XPS Viewer)} , no dude en dejar un comentario.

How to Handle XPS Files with the XPS Viewer in Windows 7 or Windows 8

XPS files or XML Paper Specification files, are Microsoft's direct competitor to Adobe's PDF format. XPS Viewer is the tool used to view XPS files, similar to Adobe Reader. While XPS might not be as popular as PDF, it is used by some Windows users. For those of you who use it or would like to try it out, we decided to show what are the main qualities of the XPS format, how to create XPS files and how to work with the XPS Viewer, a tool available both in Windows 7 and Windows 8.

What Are XPS Files and How to Create Them

XPS is a widely-supported, fixed-layout document format designed to preserve document fidelity. XPS holds several advantages such as good cooperation with other technologies like Microsoft's digital rights management technology and it's independence of software and hardware. It is easy to create XPS documents from any type of file that supports printing since this functionality is integrated in all Windows applications. For more information on this topic, I recommend reading Microsoft's XPS website.

You can create an XPS document from any file that can be printed. Go to the Print Menu of the application you are using and choose "Microsoft XPS Document Writer" file as a printing device.

You will be asked where to save the new file and to give it a name. Press Save and you are done.

Microsoft Office 2007 and 2010 include a PDF or XPS option in their Save As menu.

In the 'Publish as PDF or XPS' window, set the file's location and name, choose XPS as the file type and click Publish.

The file will be created and saved in the location you specified.

Microsoft Office 2013 allows you to export documents as XPS files from the Export section in the Backstage view (click on the File tab).

Basic Operations with the XPS Viewer: Open, Print, Zoom, Search, etc.

To open an XPS file, just double click on it. The default program for opening XPS files in Windows 7 is XPS Viewer. In Windows 8, it is the Reader app. However you can launch the XPS Viewer application and open XPS files with it.

To open files from the application's interface, click on File -> Open and then browse to the desired document.

You can save a document under a new name, by pressing Save As in the File menu.

To view more details about a file that you have opened, go to File -> Properties.

This opens the well known file Properties window.

To print a document you have two options: you can either go to File -> Print or press the Print button found on the top toolbar.

The outline view shows the structure of your document. If your document has an outline, press the Outline button to display it.

The XPS Viewer application also offers different ways of viewing a document. Press the arrow near the Zoom icon and choose one of the ways available for viewing a document: 100%, One page, Page width, Thumbnails or Full screen.

Do you need to search for some word or phrase in particular? Type it in the Seach box and press Enter.

You can navigate the pages of a document using the Up and Down buttons on the bottom left of the XPS Viewer window.

How to Set Document Permissions with the XPS Viewer

XPS Viewer allows you to decide who can view, print, copy or digitally sign an XPS document and also how long a person can view or make changes to the document. It uses the Windows Rights Management Services technology to apply document permissions.

To use permissions you must have a Rights Account Certificate. If you don't have one or you need more information on this topic, go to Windows Right Management Services page.

Unfortunately we don't have the required setup to dive more into this subject and demo how everything works. Sorry about that!

How to Sign a Document with the XPS Viewer

A digital signature allows you to see who created an XPS document and to make sure the document was not changed after it was signed. To digitally sign a document you must first obtain a digital certificate. Certificates are used to verify the identity of a person or device, authenticate a service or encrypt files. A certificate for your personal use is not provided automatically so, you will have to contact a certificate authority to request a certificate and import it. If you work for an enterprise that uses certificates you will be able to sign an XPS document.

To sign a document go to Signatures -> Sign this document.

You will see the available certificate that you will have to confirm as correct or not.

If you don't have a signature, choose from the Signatures menu, "Request signatures".

Write your name and press the drop-down button to see the list of available intents for signing. Press the OK button.

You can view all the digital signatures, by choosing View signatures in the Signatures menu.

In the left-hand side of the window you can see the list of all the signatures that were used with that document. Double click on one of the signatures to see more information on it.

If available, you can see the name of the requested signer, the intent, the date until which the document is signed and the location. You can choose to either sign the document or remove the signature from the document by pressing the appropriate buttons.

Conclusion

As you can see from this tutorial, XPS is a document format which is good for publishing, archiving and transmitting documents. Also, XPS Viewer is a simple and easy to use application that handles this type of files. It looks and works the same in both Windows 7 and Windows 8 so you should have no trouble learning the basics about how it works, in either operating system.

If you have some tips or questions to share about XPS files and XPS Viewer don't hesitate to leave a comment.

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