Siempre deseé que Windows viniera con funciones para organizar automáticamente mis archivos: mover o copiar archivos automáticamente según el nombre del archivo^{(file name)} , el tamaño, la extensión, etc. Desafortunadamente, tenemos que confiar en programas de terceros para hacer el trabajo.

En este artículo, lo guiaré a través de uno de mis programas favoritos para organizar archivos automáticamente. Entonces, ¿cuáles son algunos casos de uso para un programa como este? En mi caso, tengo una gran cantidad de videos caseros que están grabados en mi cámara de video HD en ^{(HD video)}formato AVCHD^{(AVCHD format)} . Para reproducir las películas en mi computadora y teléfono inteligente^{(computer and smartphone)} , lo necesito en formato MP4^{(MP4 format)} .

Una vez que convierto los videos, los copio a mi NAS y luego elimino las copias locales de los videos. Usando un programa de organización, una vez que los archivos convertidos aparecen en una carpeta específica, se copian automáticamente a mi NAS y luego se eliminan de la computadora local. Me hace la vida más fácil y funciona muy bien. Entonces, hablemos del programa real.

Déjalo caer

DropIt es personalmente mi herramienta favorita porque tiene muchas opciones útiles y realmente te permite controlar exactamente qué archivos/carpetas quieres procesar usando sus ejemplos o usando expresiones regulares. Si tiene un conjunto bastante complicado de reglas para organizar archivos, este programa es para usted. También es de código abierto y viene en una versión portátil, por lo que no tienes que instalar nada en tu sistema si no quieres.

Una vez que lo instale y ejecute el programa, notará que solo aparece un bloque azul con una flecha blanca que apunta hacia abajo sobre todas las demás ventanas. ¡Esa es más o menos la interfaz del programa! No es exactamente tan intuitivo como me hubiera gustado, pero es muy fácil de aprender. En primer lugar, vamos a configurarlo para que no esté en nuestro camino todo el tiempo.

Haga clic^{(Right-click)} con el botón derecho en el icono y verá que aparece un menú^{(menu pop)} . Este es el menú que utilizará para configurar las reglas y opciones del programa. Continúe y haga clic en Opciones^{(Options )} por ahora.

Los tres elementos principales se ocupan del diseño y la posición^{(layout and positioning)} del icono pequeño. Lo que hago en mi computadora es moverlo a una ubicación con mis otros íconos de escritorio y luego desmarcar Mostrar la imagen de destino siempre en la parte superior^{(Show target image always on top)} y marcar Bloquear la posición de la imagen de destino^{(Lock target image position)} .

Ahora el icono se parece a otro icono del escritorio en^{(desktop icon)} lugar de flotar por todo el escritorio encima de mis otros programas. Luego puede simplemente drag and drop files/folders en ese ícono en cualquier momento para procesar archivos manualmente. Más adelante le mostraré cómo configurar la supervisión para que nunca tenga que iniciar manualmente un trabajo de procesamiento^{(processing job)} .

A continuación, comprendamos los perfiles. Si hace clic con el botón derecho en el ícono, verá una opción llamada Perfiles que incluye Archivador^(Archiver) , Predeterminado^(Default) , Borrador^(Erasor) , Extractor , etc. Si elige un perfil diferente al Predeterminado^(Default) , cuando suelte archivos o carpetas en el ícono, se aplicarán las reglas de perfil actuales. Por ejemplo, si elige Archiver , notará que el ícono cambia y si coloca un par de archivos en el ícono, ¡se creará un archivo zip^{(zip file)} comprimido en su escritorio!

Puede ver las reglas asociadas a cualquier perfil haciendo clic con el botón derecho en el icono y seleccionando ^{(icon and choosing)} Asociaciones^{(Associations)} . La lista de elementos en Asociaciones^{(Associations)} variará según el perfil en el que esté trabajando actualmente. En nuestro ejemplo, estamos usando el perfil Archiver^{(Archiver profile)} , por lo que veremos la regla Archiver.

Haga doble clic^{(Double-click)} en la regla para abrirla. Hay cuatro partes en cada regla: el nombre, el filtro o las reglas^{(filter or rules)} , la acción y una última opción asociada que cambia según la acción que elija. Normalmente, es solo un destino.

La parte más importante aquí son las reglas. Puede hacer clic en el pequeño icono de información^{(information icon)} azul y rápidamente le dará algunos ejemplos de reglas para archivos y reglas para carpetas.

El segundo botón a la derecha del icono azul es el botón de filtro. Al hacer clic en eso, aparecerá una lista de filtros adicionales que puede agregar además de cualquier filtro de archivo o carpeta^{(file or folder filters)} que haya agregado. Por lo tanto, podría haber seleccionado todos los archivos con una extensión .JPG y luego establecer la regla para que solo se aplique a los archivos que tienen más de 2 MB.

La otra parte importante es la Acción^(Action) de la regla. Dropit tiene una gran cantidad de acciones, por eso lo encuentro tan útil. Puede mover, copiar, comprimir, extraer, renombrar, eliminar, dividir, unir, cifrar, descifrar, abrir con un programa, cargar, enviar por correo y mucho^{(mail and lots)} más. Es bastante completo.

Ahora que sabe cómo crear reglas, vaya de nuevo al perfil Predeterminado^{(Default profile)} y luego vaya a Asociaciones^{(Associations)} . Verá que todavía no hay reglas enumeradas allí. Aquí es donde debe agregar sus propias reglas. Una vez que crea una regla, puede pasar sus archivos a través de las reglas simplemente arrastrando los archivos o carpetas desde el Explorador^(Explorer) hasta el ícono pequeño.

Dependiendo de la configuración, aparecerá un cuadro de diálogo y permanecerá en la pantalla que enumerará las acciones que se realizarán en los archivos. Para empezar, haces clic en el pequeño botón azul de reproducción^{(play button)} . Por supuesto, esto no está muy automatizado si tiene que arrastrar y soltar archivos e iniciar manualmente el procesamiento. Para solucionar esto, haga clic derecho en el icono y vaya a Opciones^(Options) nuevamente. Esta vez, asegúrese de desmarcar la casilla Mostrar ventana de progreso durante el proceso^{( Show progress window during process)} .

Por último, vaya a la pestaña de seguimiento^{(monitoring tab)} y marque la casilla Habilitar análisis de carpetas supervisadas^{(Enable scan of monitored folders)} . Luego haga clic en el botón Agregar^{(Add button)} en la parte inferior y elija la carpeta que desea monitorear. También puede cambiar el intervalo de tiempo^{(time interval)} para escanear y el tamaño mínimo de los archivos.

Ahora simplemente siéntese, descargue algunos archivos en su carpeta monitoreada y observe cómo después de unos segundos sus archivos se procesarán automáticamente sin que tenga que hacer nada. El programa es bastante poderoso y realmente solo he tocado la superficie de lo que puede hacer con él, pero espero que esto le dé suficiente confianza para usarlo. Si tiene alguna pregunta, publique un comentario. ¡Disfrutar!

How to Automatically Move or Copy Files in Windows

I’ve always wished Windоws would come with features to automatically organize my files: automatically moνe or copy filеs based on the file name, size, extension, etc. Unfortunately, we have to rely on third-party programs to get the job done.

In this article, I’ll walk you through a one of my favorite programs for automatically organizing files. So what are some use cases for a program like this? In my case, I have a lot of home videos that are recorded on my HD video camera in AVCHD format. In order to play the movies on my computer and smartphone, I need it in MP4 format.

Once I convert the videos, I copy them to my NAS and then delete the local copies of the videos. Using an organizing program, once the converted files appear in a specified folder, they are automatically copied to my NAS and then deleted from the local computer. It makes my life easier and works great. So let’s talk about the actual program.

DropIt

DropIt is personally my favorite tool because it has a lot of useful options and really lets you control exactly what files/folders you want to process using their examples or by using regular expressions. If you have a fairly complicated set of rules for organizing files, this program is for you. It’s also open source and comes in a portable version, so you don’t have to install anything on your system if you don’t want to.

Once you install it and run the program, you’ll notice that only a blue block with a white down pointing arrow appears on top of all other windows. That’s pretty much the interface for the program! It’s not exactly as intuitive as I would have liked, but it’s really easy to learn. Firstly, let’s configure it so it’s not in our way all the time.

Right-click on the icon and you’ll see a menu pop up. This is the menu you’ll be using to configure the rules and options for the program. Go ahead and click on Options for now.

The top three items deal with the layout and positioning of the small icon. What I do on my computer is move it to a location with my other desktop icons and then uncheck Show target image always on top and check Lock target image position.

Now the icon just looks like another desktop icon rather than floating all over the desktop on top of my other programs. You can then just drag and drop files/folders onto that icon at any time to manually process files. Later on I’ll show you how to set up monitoring so you never have to manually start a processing job.

Next, let’s understand profiles. If you right-click on the icon, you’ll see an option called Profiles that includes Archiver, Default, Erasor, Extractor, etc. If you pick a different profile other than Default, then when you drop files or folders onto the icon, the current profile rules will apply. For example, if you choose Archiver, you’ll notice the icon changes and if you drop a couple of files onto the icon, it will create a compressed zip file on your desktop!

You can see the rules associated with any profile by right-clicking on the icon and choosing Associations. The list of items in Associations will vary depending on which profile you are currently working in. In our example, we are using the Archiver profile, so we’ll see the Archiver rule.

Double-click on the rule to open it. There are four parts to each rule: the name, the filter or rules, the action and an associated last option that changes depending on which action you pick. Normally, it’s just a destination.

The most important part here is the rules. You can click on the little blue information icon and it will quickly give you some examples of rules for files and rules for folders.

The second button to the right of the blue icon is the filter button. Clicking on that will bring up a list of additional filters you can add on top of any file or folder filters you might have added. So you could have picked all files with a .JPG extension and then set the rule so that it only applies to files that are larger than 2 MB.

The other important part is the Action for the rule. Dropit has a large number of actions, which is why I find it so useful. You can move, copy, compress, extract, rename, delete, split, join, encrypt, decrypt, open with a program, upload, send by mail and lots more. It’s quite comprehensive.

Now that you know how to create rules, go ahead to the Default profile again and then go to Associations. You’ll see there are no rules listed there yet. This is where you should add your own rules. Once you create a rule, you can pass your files through the rules by simply dragging the files or folders from Explorer onto the little icon.

Depending on the settings, a dialog will pop up and stay on the screen that will list out what actions will be taken to the files. To start, you click on the little blue play button. Of course, this is not very automated if you have to drag/drop files and manually start the processing. To fix this, right-click on the icon and go to Options again. This time make sure to uncheck the Show progress window during process box.

Lastly, go to the monitoring tab and check the Enable scan of monitored folders box. Then click the Add button at the bottom and choose the folder you want to monitor. You can also change the time interval for scanning and the minimum size of the files.

Now just sit back, dump some files into your monitored folder and watch how after a few seconds your files will automatically be processed without you having to do anything at all. The program is quite powerful and I’ve really only touched the surface of what you can do with it, but hopefully this gives you enough to feel confident using it. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

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