Una de las características más interesantes de OneDrive es el hecho de que mantiene el historial de versiones^{(version history)} de sus archivos sincronizados para que pueda recuperar versiones anteriores cuando lo necesite. Por ejemplo, puede estar trabajando en un archivo de Excel^{(Excel file)} con otra persona, o puede trabajar solo en él, pero en varios dispositivos. En algún momento, se comete un error y el archivo de Excel^{(Excel file)} ya no es útil. Puede ahorrar tiempo y restaurar una versión anterior, de modo que pueda reanudar el trabajo desde una versión útil, en lugar de rehacer todo de nuevo. A continuación se explica cómo recuperar versiones anteriores de sus archivos desde OneDrive :

Paso^{(Step 1)} 1 Inicie sesión en el sitio web de OneDrive^{(OneDrive website)} con su cuenta de Microsoft^{(Microsoft account)}

Abra su navegador web^{(web browser)} favorito y vaya al sitio web de OneDrive^{(OneDrive website)} . Inicie sesión^(Log) con su cuenta de Microsoft^{(Microsoft account)} . Tenga^(Please) en cuenta que debe iniciar sesión con la misma cuenta que utiliza para sincronizar sus archivos a través de OneDrive . Ahora debería ver sus archivos sincronizados.

Paso^{(Step 2)} 2 Busque el archivo que desea restaurar a una versión anterior y acceda a su historial de versiones^{(version history)}

En la columna de la izquierda, elige Archivos^(Files) y luego navega por el contenido de tu OneDrive , hasta que encuentres el archivo que te interesa. Una forma de acceder al historial de versiones^{(version history)} de ese archivo es hacer clic derecho (o mantener presionado sobre él) y elegir Historial de versiones^{(Version history)} , en el menú contextual.

Otro método consiste en seleccionar el archivo, haciendo clic en su casilla de verificación en la esquina superior derecha y luego presionando el botón Historial de versiones^{(Version history)} en la barra de herramientas en la parte superior.

Si la ventana de su navegador web^{(web browser window)} no es grande, no verá el botón Historial de versiones^{(Version history)} en la barra de herramientas en la parte superior. Sin embargo, verá tres puntos en la barra de herramientas superior. Haga clic^(Click) o toque sobre ellos, y luego sobre Historial de versiones^{(Version history)} , en el menú que se abre.

OneDrive carga las diferentes versiones del archivo seleccionado. Sin embargo, la forma en que se los muestra difiere según el tipo de archivo^{(file type)} .

Paso 3^{(Step 3)} : Restaure o descargue^{(Restore or download)} una versión anterior de su archivo, desde OneDrive

Si está restaurando un documento de Microsoft Office^{(Microsoft Office document)} creado con una aplicación como Excel , Word , PowerPoint , Access , etc., se abre la versión en línea de esa aplicación de Office^{(Office app)} y carga automáticamente el archivo que le interesa. Por ejemplo, mira la captura de pantalla a continuación:

Abrimos una hoja de cálculo en Excel Online y, a la izquierda, vemos todas las versiones anteriores de ese archivo, y la fecha y hora^{(date and time)} en que se guardaron. Haga clic^(Click) o toque las versiones anteriores que están disponibles hasta que encuentre la que desea usar. Una vez que hayas encontrado la versión que te interesa, tienes dos opciones: Restaurar^(Restore) y Descargar^(Download) .

Si hace clic o toca Restaurar^(Restore) , la versión anterior del documento se convierte en la versión actual y OneDrive la sincroniza automáticamente en todos sus dispositivos. Puede reanudar su trabajo desde allí y actualizar el archivo según sea necesario. Cualquier nueva actualización que le hagas se guardará en nuevas versiones del mismo archivo.

Si desea mantener la versión actual sin reemplazarla por la versión anterior que está viendo, lo mejor es descargar^(Download) la versión anterior del archivo. En la ventana Guardar como , seleccione una ubicación diferente para la versión anterior del ^{(Save As)}documento y presione ^{(document and press)} Guardar^(Save) . También puede guardarlo en el mismo lugar que la versión actual, pero debe usar un nombre diferente para la versión anterior para que pueda diferenciar los archivos entre sí.

El problema con el historial de versiones de ^{(version history)}OneDrive : ¡no funciona para todos los archivos!

En julio de 2017^{(July 2017)} , el equipo de OneDrive^{(OneDrive team)} de Microsoft se jactó de haber puesto a disposición el historial^{(version history)} de versiones para todos los tipos de archivos. Puede leer su anuncio aquí: Expansión de la compatibilidad con el historial de versiones de OneDrive a todos los tipos de archivos^{(Expanding OneDrive version history support to all file types)} .

Probamos esta función para los archivos de Microsoft Office y siempre funcionó. Pero, para imágenes, archivos de texto simples y otros tipos de archivos, no pudimos hacerlo funcionar. Cada vez que intentamos acceder al historial de versiones^{(version history)} de esos archivos, encontramos una página vacía sin versiones anteriores de nuestros archivos.

Según Microsoft , debería ver una lista de versiones similar a la captura de pantalla a continuación. Luego, deberás hacer clic con el botón derecho en la versión que te interese y elegir Restaurar^(Restore) o Abrir archivo^{(Open File)} .

NOTA: ^(NOTE:)Microsoft compartió la captura de pantalla anterior . No pudimos replicar un comportamiento similar en nuestro OneDrive .

¿Durante cuánto tiempo OneDrive almacena versiones anteriores de sus archivos?

Para citar a Microsoft^{(quote Microsoft)} , "OneDrive mantendrá una versión anterior de sus archivos durante 30 días. El soporte del historial de versiones ampliado ha comenzado a implementarse y estará disponible para todos este verano".^{("OneDrive will keep an older version of your files for 30 days. Expanded version history support has started rolling out and will be available to everyone this summer.")}

Sin embargo, encontramos que esta declaración no es cierta. Para archivos de texto, PDF^(PDFs) y archivos de imagen, el historial de versiones^{(version history)} no funcionó para nosotros. Para los archivos de Microsoft Office creados con ^{(Microsoft Office)}Excel , Word , PowerPoint , etc., OneDrive mantuvo^{(kept file)} las versiones de archivo que tenían más de seis meses.

¿Cuál es su experiencia con la función de historial de versiones de ^{(version history feature)}OneDrive ?

Como puedes ver, esta característica de OneDrive es útil cuando desordenas las versiones de un documento de Microsoft Office^{(Microsoft Office document)} u otro. Lo usamos de vez en cuando, y cada vez nos ahorra mucho tiempo y dolores^{(time and headaches)} de cabeza . Sin embargo, las promesas de Microsoft de hacer que esta función esté disponible para todos los tipos de archivos no parecen ser ciertas. Por lo tanto, tenemos curiosidad por saber si funciona para usted o no. Por favor comente abajo y comparta su experiencia con nosotros.

How to recover previous versions of your files and documents, using OneDrive

One of the coolest features of OneDrive is the fact that it keepѕ the versіon history of your synchronized files so that yoυ can recover older versions when уou need to. For example, you may be working on an Excеl file with ѕomeone else, or yoυ may work alone on it, but on multіple devices. At some point, a mistake іs made, and the Excel file is no longer useful. You can save time and restore an older version of it, so that yoυ can resumе working from a νersiоn that is useful, instead of rеdоіng everything all over again. Here is how to recover older versions of yoυr files, from OneDrive:

Step 1. Log in to the OneDrive website with your Microsoft account

Open your favorite web browser and go to the OneDrive website. Log in with your Microsoft account. Please note that you have to log in with the same account that you use to sync your files through OneDrive. You should now see your synchronized files.

Step 2. Find the file that you want to restore to a previous version, and access its version history

In the column on the left, choose Files, and then browse the contents of your OneDrive, until you find the file that interests you. One way to access the version history of that file is to right-click (or press and hold on it) and choose Version history, in the contextual menu.

Another method involves selecting the file, by clicking its checkbox in the top-right corner and then pressing the Version history button in the toolbar on the top.

If your web browser window is not large, you will not see the Version history button in the toolbar on the top. However, you will see three dots in the top toolbar. Click or tap on them, and then on Version history, in the menu that opens.

OneDrive loads the different versions of the selected file. However, the way it displays them to you differs based on the file type.

Step 3: Restore or download an older version of your file, from OneDrive

If you are restoring a Microsoft Office document created with an application like Excel, Word, PowerPoint, Access, and so on, the online version of that Office app is opened, and it automatically loads the file that interests you. For example, look at the screenshot below:

We opened a spreadsheet in Excel Online and, on the left, we see all the older versions of that file, and the date and time when they were saved. Click or tap the older versions that are available until you find the one that you want to use. Once you have found the version that you are interested in, you have two options: Restore and Download.

If you click or tap Restore, the older version of the document becomes the current version, and OneDrive synchronizes it automatically, on all your devices. You can resume your work from there and update the file as needed. Any new updates you make to it, are saved in new versions of the same file.

If you want to keep the current version without having it replaced by the older version you are looking at, then it is best to Download the older version of the file. In the Save As window, select a different location for the older version of the document and press Save. You can also save it in the same place as the current version, but you should use a different name for the older version so that you can tell the files apart from one another.

The problem with OneDrive's version history: it does not work for all files!

In July 2017, the OneDrive team from Microsoft bragged about the fact that they made version history available for all file types. You can read their announcement here: Expanding OneDrive version history support to all file types.

We tried this feature for Microsoft Office files, and it always worked. But, for pictures, simple text files, and other file types, we could not get it to work. Each time we tried to access the version history of those files, we encountered an empty page with no older versions of our files.

According to Microsoft, you should see a list of versions similar to the screenshot below. Then, you should right-click the version that interests you and choose Restore or Open File.

NOTE: The screenshot above was shared by Microsoft. We could not replicate a similar behavior in our OneDrive.

For how long does OneDrive store older versions of your files?

To quote Microsoft, "OneDrive will keep an older version of your files for 30 days. Expanded version history support has started rolling out and will be available to everyone this summer."

However, we found this statement to be untrue. For text files, PDFs, and image files, the version history did not work for us. For Microsoft Office files made with Excel, Word, PowerPoint, and so on, OneDrive kept file versions that were more than six months old.

What is your experience with OneDrive's version history feature?

As you can see, this feature of OneDrive is useful when you mess up the versions of one Microsoft Office document or another. We use it from time to time, and each time it saves us a lot of time and headaches. However, Microsoft's promises of making this feature available for all file types does not seem to be true. Therefore, we are curious to know whether it works for you or not. Please comment below and share your experience with us.

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