Hacer una copia de un documento de Google Drive cuando usa su propia cuenta es un asunto simple. Sin embargo, ¿qué pasaría si pudiéramos compartir archivos con colaboradores que hacen una copia automáticamente cuando los reciben? ¿No sería una locura? Bueno^(Well) , probablemente no, pero es genial, sin embargo.

La idea detrás de lo que estamos hablando podría no tener mucho sentido desde afuera, así que tratemos de explicar mejor lo que estamos tratando de lograr aquí. De acuerdo, ¿qué pasaría si pudiera compartir documentos con compañeros de trabajo o cualquier persona con la que haya colaborado, pero en lugar de eso hay una sola copia del documento ? Docs decidió crear una herramienta.

Verá, un documento será editado por la persona con la que esté trabajando, mientras que el otro es una copia del documento original sin los cambios realizados. Al hacer esto, no hay necesidad de usar el comando Archivo^(File) > Hacer una copia^{(Make a Copy)} porque ahora todo es automático.

Copie los archivos de Google Docs^{(Copy Google Docs)} automáticamente cuando los comparta

Google no hace que sea una opción fácil hacer automáticamente una copia de un documento cuando se comparte. En este artículo, explicamos cómo hacerlo, y rápido. Tendrás 3 pasos a seguir:

Localizar documento de Google Drive
Establecer acceso
Comparte el enlace pero con un giro

1] Localizar el documento de Google Drive

Cada colaborador, en la mayoría de los casos, debe realizar cambios individualmente en un documento. Al seguir esta ruta, los colaboradores pueden realizar cambios en sus propios documentos sin tener que preocuparse por corromper la versión original.

No hay necesidad de pedirle a nadie que haga una copia, solo siga los pasos que estamos a punto de diseñar y todo se manejará automáticamente.

Bien, primero querrá ubicar el documento de Google Drive que desea compartir y abrirlo. Debería ver un botón azul para compartir en la sección superior derecha del documento. Haga clic en él, luego seleccione Compartir^(Share) con personas y grupos. Desde allí, haga clic en el cuadro Obtener enlace^{(Get Link)} para generar el enlace para compartir.

2] Establecer acceso

Una vez que haya hecho clic en el cuadro, seleccione Copiar enlace^{(Copy Link)} y, desde allí, puede compartirlo con cualquier persona por correo electrónico, uno de los muchos servicios de mensajería o cualquier medio con el que se sienta más cómodo.

Ahora, lo bueno aquí es la capacidad de configurar el acceso. La gente puede elegir entre Visor^(Viewer) , Comentarista^(Commenter) o Editor . Para hacer esto, haga clic en la flecha a la derecha que apunta hacia abajo.

3] Comparte el enlace pero con un giro

Copie los archivos de Google Docs automáticamente cuando los comparta

Ahora es el momento de compartir el enlace con sus colaboradores, pero esto no será un asunto estándar de copiar y pegar. Una vez que haya copiado el enlace, se requiere que elimine todo después de la última barra diagonal ubicada en el enlace y reemplace el contenido eliminado con la copia. Desde allí, comparte el enlace a la lista de destinatarios.

Cuando hayan hecho clic en el enlace compartido, debería desviarlos rápidamente a su pantalla de Google Drive , que les pedirá que creen una copia. Cuando se selecciona el botón, se guarda una copia local en su Google Drive de inmediato, y eso es todo.

Make Google Drive automatically copy documents when shared

Making a copy of a Google Drіve document when using your own aсcоunt is a simple affaіr. However, what if we сould share files with collaborators that automatically makes a сopy when they receive it, wouldn’t that be wild? Well, prоbably not, but it is cool, though.

The idea behind what we’re talking about might not make a lot of sense from outskirt, so let’s try to better explain what we’re trying to accomplish, here. OK, so what if you could share documents with co-workers or anyone you’ve collaborated with, but instead there is a single copy of the document, Docs decided to create a tool.

You see, one document will be edited by whomever you’re working with, while the other is a copy of the original document without the changes made. By doing this, there is no need to use the File > Make a Copy command because it’s all automatic now.

Copy Google Docs files automatically when shared

Google doesn’t make it an easy option to automatically make a copy of a document when shared. In this article, we explain how to get it done, and fast. You will have 3 steps to follow:

Locate Google Drive document
Set Access
Share the link but with a twist

1] Locate Google Drive document

Each collaborator, in most cases, is required to individually make changes to a document. By going this route, collaborators can make changes to their own documents without having to worry about corrupting the original version.

There is no need to ask anyone to make a copy, just follow the steps we are about to layout and all things will be handled automatically.

OK, first you will want to locate the Google Drive document you want to share and open it. You should see a blue share button in the top-right section of the document. Click it, then select Share with people and groups. From there, click in the Get Link box to generate the shareable link.

2] Set Access

Once you’ve clicked on the box, please select Copy Link, and from there, you can share it with anyone via email, one of the many messenger services, or whatever medium you feel most comfortable with.

Now, what’s cool here is the ability to set access. Folks can choose between Viewer, Commenter, or Editor. To get this done, click on the arrow on the right that points downwards.

3] Share the link but with a twist

Copy Google Docs files automatically when shared

Its now time to share the link with your collaborators, but this won’t be a standard copy and paste affair. Once you’ve copied the link, it is then required to delete everything after the last forward-slash located in the link and replace the deleted content with the copy. From there, share the link to the list of recipients.

When they’ve clicked on the shared link, it should promptly divert them to their Google Drive screen, which will ask them to create a copy. When the button is selected, a local copy is saved on their Google Drive right away, and that’s it for that.

Jose Molina

About the author

Soy experto en desarrollo de hardware y software. Tengo experiencia trabajando tanto con productos Apple (ios) como con las plataformas Android de Google. También soy un firme defensor de Edge Computing, que es la última tendencia en tecnología web y móvil. Mis habilidades en estas áreas me hacen ideal para desarrollar aplicaciones que sean rápidas, seguras y eficientes.

Hacer que Google Drive copie documentos automáticamente cuando se comparten

Copie los archivos de Google Docs^{(Copy Google Docs)} automáticamente cuando los comparta