En un artículo anterior, cubrimos cómo funcionan las videoconferencias en Microsoft Teams^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . Desde entonces, Microsoft ha actualizado Teams con nuevas funciones, incluida la tan esperada y deseada capacidad de crear salas de reuniones. De hecho, más de 20 000 usuarios de Microsoft votaron por la sugerencia^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} en Microsoft Teams UserVoice , el foro de comentarios de los usuarios para la aplicación Teams .

Cualquiera puede acceder a Teams con una cuenta gratuita de Microsoft , y los usuarios premium de la suite Office 365 disfrutan de una versión robusta de Teams con características como mayor almacenamiento de archivos, grabación de reuniones y la capacidad de organizar eventos en línea para hasta 10 000 personas. 

Requisitos mínimos para salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones en Teams

Antes de comenzar, asegurémonos de que todo esté en su lugar para que pueda crear salas de reuniones en sus reuniones de Teams . Como puede imaginar, se requiere alguna configuración para habilitar las salas de reuniones en Teams . Vuelva a verificar^{(Double-check)} estos ajustes antes de comenzar.

Nueva experiencia de reunión

En primer lugar, debe utilizar la "nueva experiencia de reunión" de Teams. Puede activar la nueva experiencia seleccionando su foto de perfil en la esquina superior derecha de la aplicación de escritorio y yendo a Configuración^(Settings) . A continuación, seleccione Activar nueva experiencia de reunión^{(Turn on new meeting experience)} y reinicie Teams.

Número mínimo de participantes

Para que la opción de grupos de trabajo esté disponible para el organizador de la reunión, debe haber al menos cinco participantes en la reunión. Si bien las personas que llaman por teléfono no pueden unirse a los grupos de trabajo en este momento, cuentan^{(do )} para el mínimo de cinco personas.

¿Eres el organizador de la reunión?

Solo el organizador de la reunión puede crear y administrar sesiones individuales, aunque Microsoft^(Microsoft) indica que permitirán que el organizador comparta esta responsabilidad en futuras actualizaciones de Teams . 

Además, el organizador de la reunión debe usar la aplicación de escritorio, no la versión del navegador o la aplicación móvil. (No se preocupe, los participantes que se han unido a la reunión a través de la aplicación Teams para Android^{(Teams Android)} o iPhone tienen la capacidad de unirse a las sesiones).

Sugerencia: Si la invitación a la reunión debe provenir de alguien que no sea la persona que administrará las sesiones individuales, haga que el administrador de sesiones individuales cree la reunión de Teams y luego use ese enlace de reunión en la invitación a la reunión. 

Siempre que el enlace de la reunión lo haya creado la persona que administrará los grupos de trabajo, no importa quién comparta el enlace.

Creación de salas de reuniones en Teams

En el momento de escribir este artículo, las salas de grupo en Teams no se pueden configurar antes de la reunión como se puede hacer en Zoom . Una vez que la reunión de Teams está en curso, usted, el organizador de la reunión, puede comenzar seleccionando el icono de salas de reuniones en la barra de herramientas de la reunión.^{(Breakout Rooms)}

Al seleccionar el ícono de Salas^{(Breakout Rooms)} para grupos, se abrirá una pantalla en la que puede decidir cuántas salas para grupos desea crear y si desea que Teams asigne participantes automáticamente a las salas para grupos o si prefiere seleccionar manualmente a qué sala para grupos cada uno. el participante será enviado.

Una vez que haya creado las salas para grupos pequeños, puede asignar participantes a las salas a través del panel de salas para grupos pequeños. 

Seleccione Asignar participantes^{(Assign participants)} y verá una lista de todos los participantes en su reunión. Marque la casilla junto a un participante y luego elija a qué sala desea asignarlo.

Como organizador de la reunión, puede asignar participantes a las salas de grupos en cualquier momento durante la reunión. Cuando esté listo para que comience realmente la sesión de grupo, seleccione Iniciar salas^{(Start rooms)} para abrir todas las salas de grupo simultáneamente y mover a las personas a sus salas asignadas.

Nota: Actualmente, no puede configurar un temporizador para cerrar automáticamente las salas de reuniones en Teams . Esta es otra característica más que esperamos que Teams agregue en futuras actualizaciones.

Opciones para el organizador de reuniones

Al igual que en Zoom , el organizador de la reunión puede unirse a cualquiera de las salas de reuniones en cualquier momento. El organizador también puede cambiar el nombre de las salas y, una vez que todas las salas de grupos de trabajo estén abiertas, puede transmitir un anuncio a todas las salas. Los anuncios aparecerán en el panel de chat de la sala de reuniones.

Dentro de la configuración de la sala^{(Room settings)} , el organizador de la reunión puede elegir que Teams mueva automáticamente a los participantes a los grupos de trabajo en lugar de obligar a los participantes a unirse manualmente a su sala de grupo. También hay una opción para permitir o impedir que los participantes regresen a la sala de reuniones principal durante la sesión de grupo.

Dentro de las salas de reuniones de Teams

La experiencia para los participantes dentro de las salas de reuniones en Teams es similar a estar en la reunión principal de Teams . Los participantes tienen acceso a todos los controles regulares de la reunión. Pueden encender y apagar su cámara web, silenciarse y reactivarse, compartir su pantalla, levantar la mano o activar y desactivar el chat y los paneles de participantes. 

Regresando a la Reunión de Equipos Principales

Si el organizador de la reunión lo permite (consulte arriba), los participantes en las salas de grupos pueden regresar a la reunión principal en cualquier momento que deseen haciendo clic en el botón Regresar^(Return) . Advertencia: si selecciona el botón Abandonar , abandonará la reunión por completo.^{(Leave )}

Otras aplicaciones de videoconferencia

Los usuarios de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} ciertamente están contentos con la reciente incorporación de salas de reuniones a la experiencia de Teams , pero Teams aún carece de algunas funciones^{(Teams still lacks some features)} que ofrecen otras aplicaciones de videoconferencia. Si no está totalmente decidido a usar Teams para reuniones en línea, es posible que le interese nuestra comparación de cuatro aplicaciones de videoconferencia diferentes^{(four different video conferencing apps)} . Para obtener más información, consulte nuestros artículos sobre Google Meet frente a Zoom^{(Google Meet vs. Zoom)} y Zoom frente a Skype^{(Zoom vs. Skype)} .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

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