¿^(Are) Eres un aprendiz visual que busca una poderosa herramienta de gestión de proyectos^{(project management tool)} ? No busque más allá de Trello . Trello es fácil de usar, intuitivo, colaborativo y visual. Tiene una buena calificación frente a aplicaciones similares^{(rates well against similar applications)} y le permite priorizar y organizar proyectos mediante el uso de tableros, tarjetas y listas. Los usuarios pueden agregar archivos adjuntos, comentarios, listas de verificación y fechas de vencimiento en proyectos y tareas. 

Las estrategias más ingeniosas para aprovechar Trello al máximo incluyen:

• Convertir hojas de cálculo en tarjetas
• Creación de un flujo de trabajo
• Usar etiquetas de manera efectiva
• Funciones de clasificación de tarjetas
• Agregar nuevas tarjetas
• Conversión de correo electrónico en tareas de Trello
• Atajos de teclado inteligentes
• Resaltar tableros populares
• Tarjetas de conexión
• Trucos de arrastrar y soltar

Crear tarjetas a partir de hojas de cálculo^{(Create Cards From Spreadsheets)}

Si ha utilizado previamente hojas de cálculo para organizar y realizar un seguimiento de sus proyectos, cambiar a Trello es sencillo. No hay necesidad de empezar desde cero.

• Puede convertir una columna completa de una hoja^{(spreadsheet column)} de cálculo en una tarjeta de Trello^{(Trello card)} con solo copiar y pegar^{(copy and paste)} .

• Cuando pegue una lista en una tarjeta de Trello^{(Trello card)} , se le preguntará si desea que los elementos de la lista estén en una tarjeta o en tarjetas separadas.

A medida que avanza desde una lista en una hoja de cálculo, querrá crear una tarjeta diferente para cada elemento. 

Crear un flujo de trabajo^{(Create a Workflow)}

Un flujo de trabajo es un proceso de completar tareas para un proyecto desde el inicio hasta la finalización.

Es posible que no sepa que utiliza flujos de trabajo en su vida cotidiana cada vez que se requiere un proceso para hacer algo.

Por ejemplo, piense en planificar una cena^{(Thanksgiving dinner)} de Acción de Gracias para toda su familia. Si divides todo lo que necesitas lograr en tareas, te darás cuenta de que si te saltas un paso, algo faltará en tu cena. 

Esas tareas son parte de su flujo de trabajo.

A continuación^(Below) se muestran algunos ejemplos de flujos de trabajo que puede utilizar para ser más productivo en su negocio.

Tareas pendientes, haciendo, hecho^{(To-Do, Doing, Done)}

Este es un flujo de trabajo sencillo que realiza un seguimiento de lo que necesita hacer, en lo que está trabajando actualmente y lo que se ha completado.

El uso de un flujo de trabajo como este facilita mucho el seguimiento de un proyecto que tiene varias tareas. Es más fácil seguir en un tablero visual que en listas de papel o en tu cabeza.

Incluso puede agregar una lista de tareas que no necesariamente deben completarse de inmediato para realizar un seguimiento y no olvidar nada.

Utilice flujos de trabajo para:

• Sigue el progreso
• Enumerar y asignar tareas
• Colaborar con los miembros del equipo
• Organizar proyectos muy complejos

Los flujos^(Workflows) de trabajo mantienen todo en un solo lugar y accesible para todos los que son responsables en última instancia de realizar un trabajo correctamente y a tiempo. 

Puede aumentar aún más su productividad conectando el chat del equipo de Chanty^{(connecting Chanty team chat)} para que, cuando se lleve a cabo una determinada acción en Trello , también se pueda notificar a todo su equipo. Estas notificaciones pueden incluir casos en los que:

• una tarjeta se mueve
• hay un nuevo comentario
• una acción se marca como completa y,
• se crea una nueva tarjeta

Use las etiquetas de manera efectiva ^{(Use Labels Effectively )}

El uso de etiquetas en Trello agrega una capa de datos visuales y codificados por colores a las tarjetas en su tablero. Si no los está utilizando, no está aprovechando al máximo el sistema Trello^{(Trello system)} .

Use etiquetas para:

• Organizar tarjetas por equipo
• Tarjetas de segmento
• Destacar y priorizar tareas
• Habilitar capacidades de búsqueda y filtrado^{(search and filtering capabilities)}

Dale un nombre a cada etiqueta^{(Give Each Label a Name)}

Es útil dar a cada etiqueta un nombre para una fácil identificación. Cuando haces clic en una tarjeta, cualquier persona con acceso al tablero^{(board access)} puede ver lo que representa cada color.

Sin embargo, sería mucho más fácil poder ver los nombres de las etiquetas desde la vista del tablero^{(board view)} sin tener que pasar el cursor sobre ella. Eso es fácil de arreglar.

Haga clic^(Click) en cualquier etiqueta de la vista del tablero^{(board view)} y se mostrará el nombre de todas las etiquetas.

Aplicar o quitar etiquetas para una tarjeta^{(Apply or Remove Labels for a Card)}

Hay varias formas de editar una etiqueta en una tarjeta, entre ellas:

• Abra la tarjeta, seleccione el botón de etiquetas y realice los cambios.
• Seleccione el ícono de edición^(edit) visible al pasar el mouse sobre cualquier tarjeta de Trello^{(Trello card)} y edite lo que desea cambiar.
• Pase el cursor sobre cualquier tarjeta y haga clic en la tecla L en su computadora para abrir las etiquetas.

Otro atajo implica el orden en que aparecen las etiquetas en el menú. La primera posición es 1 , la segunda es 2 , y así sucesivamente en la línea de etiquetas.

La forma más rápida de agregar o eliminar una etiqueta en su tablero es pasar el cursor sobre la tarjeta y hacer clic en la tecla numérica^{(number key)} de su palabra clave que corresponde a la posición de la etiqueta en el menú.

Ordenar las tarjetas en una lista^{(Sort The Cards On a List)}

Si desea poder ver las tareas que vencen primero o cuáles podrían haberse pasado por alto, puede ordenar las tarjetas en una lista. Puede ordenar por criterios específicos, como la fecha de vencimiento y la fecha de^{(date and date)} creación.

• Localice los tres puntos horizontales en la esquina superior derecha^{(right-hand corner)} del menú. Haga clic^(Click) en Ordenar^(Sort) y seleccione la opción que desea utilizar.

Tenga en cuenta que las únicas opciones disponibles son los criterios utilizados en las tarjetas. Por ejemplo, si no tiene una fecha de vencimiento^{(due date)} en ninguna de sus tarjetas, no podrá usarla para clasificar.

Agregue nuevas tarjetas en cualquier lugar de su lista^{(Add New Cards Anywhere On Your List)}

No hay necesidad de preocuparse si desea agregar una tarjeta a la parte superior de una larga lista. No tienes que arrastrarlo desde la posición inferior a la superior.  

En su lugar, puede hacer doble clic entre dos tarjetas en cualquier lista para agregar una nueva. O puede agregar una tarjeta en la parte inferior y usar la opción Mover^(Move) para cambiar su posición. 

Convierta los correos electrónicos en tarjetas de Trello^{(Turn Emails Into Trello Cards)}

Uno de los muchos beneficios de usar Trello para la gestión de proyectos y la colaboración^{(project management and collaboration)} es evitar los numerosos correos electrónicos diarios de miembros del equipo o clientes.

Por ejemplo, en lugar de copiar desde Gmail a las tareas de Trello , puede convertir correos electrónicos en tarjetas directamente desde su correo electrónico o bandeja de entrada de Gmail^{(email or Gmail inbox)} .

• Todos los tableros de Trello tienen una dirección de ^(Trello)correo electrónico^{(email address)} única . Para encontrarlo, haga clic en Mostrar menú^{(Show Menu)} en la esquina superior derecha^{(right-hand corner)} de su tablero.
• Luego seleccione más^(more) y haga clic en Configuración de correo electrónico a bordo^{( Email-to-board Setting)} .

Una vez que conoce la dirección de correo electrónico^{(email address)} única de un tablero , puede reenviarle cualquier correo electrónico. Trello creará automáticamente una tarjeta a partir del contenido del correo electrónico.

Otro consejo que quizás no sepas es que las tarjetas también tienen su propia dirección de correo electrónico^{(email address)} única . Puede reenviar cualquier correo electrónico a esa dirección donde se convertirá automáticamente en un comentario en la tarjeta.

Esto es especialmente útil si los miembros de su equipo envían muchos comentarios por correo electrónico.

Atajos de teclado^{(Keyboard Shortcuts)}

Como le mostramos anteriormente con las etiquetas, el uso de atajos de teclado puede reducir el tiempo que dedica y aumentar su eficiencia al usar Trello .

• Para encontrar los atajos, haz clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha^{(right-hand corner)} de tu tablero. Haz clic^(Click) en Accesos directos^(Shortcuts) .

Hay muchos accesos directos disponibles para ahorrarle tiempo, como:

• Fecha de vencimiento
• Navegar Tarjetas
• Cuadro de búsqueda de enfoque
• tarjeta abierta
• Editar título
• Borrar todos los filtros

Consulte Métodos abreviados de teclado de Trello: una hoja de referencia infográfica^{( Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet)} para obtener una lista completa.

Destaca los tableros a los que accedes con más frecuencia^{(Highlight The Boards You Access Most Often)}

Si trabaja con muchos equipos y tiene varios tableros, puede ser complicado encontrar los que usa con más frecuencia.

Eso es fácil de arreglar. Simplemente^(Simply) vaya al tablero y haga clic^{(board and click)} en el botón Estrella^{(Star button)} . Esto agregará el tablero a la sección Tableros destacados en Tableros ^{(Starred Boards)}(^(Boards) esquina superior izquierda).  

Los tableros que ha seleccionado para incluirlos como estrellas aparecerán en la parte superior de lo que podría ser una lista muy larga de tableros.

Tarjetas de conexión^{(Connect Cards)}

Habrá ocasiones cuando trabaje con Trello en las que querrá hacer una conexión entre una o más tarjetas en el mismo tablero o incluso una tarjeta de otro tablero.

• Haga clic^(Click) en la tarjeta que desea conectar, luego haga clic en Adjuntar^(Attachment) y vea la opción Trello .
• Verás entonces que puedes buscar la Tarjeta o Placa^{(Card or Board)} a la que te quieres conectar. 

Cuando elija un tablero o una tarjeta^{(board or card)} en el área de archivos adjuntos, verá una instantánea de la tarjeta que adjuntó, que incluye:

• El título
• Fecha de vencimiento
• Cualquier otro ícono que esté en el frente de la tarjeta adjunta
• En qué tablero^{(Which board)} y lista estaba la tarjeta

Si hace clic en la imagen, Trello lo llevará directamente a la otra tarjeta.

Haz una conexión entre las tarjetas^{(Make a Connection Between the Cards)}

• Si desea crear un enlace real entre las dos tarjetas, seleccione la opción Conectar tarjetas . ^{(Connect cards)}Trello luego le preguntará si desea relacionar ambas tarjetas.
• Cuando haga clic en Relacionar ambas opciones^{(Relate Both Options)} , creará un vínculo entre las dos tarjetas. A continuación, puede alternar entre las tarjetas conectadas.
• Aparecerá un nuevo ícono en el anverso de ambas tarjetas, lo que indica que hay un archivo adjunto de Trello^{(Trello attachment)} . Otros archivos adjuntos se identifican con un icono de clip de papel^{(paper clip icon)} .
• También puede adjuntar un tablero completo a una tarjeta en un tablero diferente. La cantidad total de archivos adjuntos a cada tarjeta se identificará en el anverso de la tarjeta por la cantidad de tarjetas o tableros de Trello que adjuntó.^(Trello)

Arrastrar y soltar^{(Drag & Drop)}

La función de arrastrar y soltar^{(drag and drop function)} de Trello hace que sea muy fácil mover elementos por el tablero. Mueva una tarjeta haciendo clic en ella y arrastrándola hacia arriba o hacia abajo en la misma lista o en una lista diferente.

Las listas se pueden mover a una posición diferente en un tablero de la misma manera haciendo clic y arrastrando.

• Por ejemplo, echemos un vistazo al tablero de muestra^{(sample board)} arriba de "To-Do, Doing , Done". Cuando comience a “ Hacer^(Doing) ” una “Tarea pendiente”, arrástrela a “ Haciendo^(Doing) ”.
• Cuando complete la tarea, arrástrela a " Listo^(Done) ".

Si no has probado Trello , no tienes idea de lo que te estás perdiendo. Es una herramienta muy potente e intuitiva para la gestión de proyectos y tareas^{(project and task management)} .

Top 10 Trello Tips to Power Up Your Productivity

Are yoυ a visual learner looking for a powerful project management tool? Look no further than Trello. Trello is easy-to-use, intuitive, collaborative, and visual. It rates well against similar applications and enables you to prioritize and organize projects by using boards, cards, and lists. Users can add attachments, comments, checklists, and due dates on projects and tasks. 

The most ingenious strategies for getting the most out of Trello include:

• Converting spreadsheets into cards
• Creating a workflow
• Using labels effectively
• Card sorting features
• Adding new cards
• Converting email into Trello tasks
• Clever keyboard shortcuts
• Highlighting popular boards
• Connecting cards
• Drag-n-drop tricks

Create Cards From Spreadsheets

If you have previously used spreadsheets to organize and track your projects, moving over to Trello is simple. There is no need to start from scratch.

• You can convert an entire spreadsheet column into a Trello card with a simple copy and paste.

• When you paste a list onto a Trello card, you will be asked if you want the items on the list to be on one card or separate cards.

As you are moving from a list on a spreadsheet, you will want to create a different card for each item. 

Create a Workflow

A workflow is a process of completing tasks for a project from initiation to completion.

You might not be aware that you use workflows in your everyday life whenever there is a process required to get something done.

For example, think about planning a Thanksgiving dinner for your extended family. If you break down everything you need to accomplish into tasks, you will realize that if you miss a step, something will be missing from your dinner. 

Those tasks are part of your workflow.

Below are some examples of workflows you can use to be more productive in your business.

To-Do, Doing, Done

This is a straightforward workflow that tracks what you need to do, what you are currently working on, and what has been completed.

Using a workflow like this makes it much easier to track a project that has multiple tasks. It is easier to follow in a visual board than on lists of paper or in your head.

You can even add a list for tasks that don’t necessarily need to be completed immediately in order to keep track of and not forget anything.

Use workflows to:

• Track progress
• List and assign tasks
• Collaborate with team members
• Organize very complex projects

Workflows keep everything in one place and accessible to all who are ultimately responsible for getting a job done correctly and on time. 

You can increase your productivity further by connecting Chanty team chat so that when a certain action takes place in Trello your entire team can also be notified. These notifications can include instances where:

• a card gets moved
• there is a new comment
• an action is marked as complete and,
• a new card is created

Use Labels Effectively 

Using labels in Trello adds a layer of color-coded and visual data to the cards on your board. If you aren’t using them, you are not making the most of the Trello system.

Use labels to:

• Organize cards by team
• Segment cards
• Highlight and prioritize tasks
• Enable search and filtering capabilities

Give Each Label a Name

It is helpful to give each label a name for easy identification. When you click on a card, anyone with board access can see what each color represents.

However, it would be much easier to be able to see the label names from the board view without having to hover over it. That’s easy to fix.

Click on any label from the board view and the name will show for all labels.

Apply or Remove Labels for a Card

There are several ways to edit a label on a card including:

• Open the card, select the labels button, and make your changes.
• Select the edit icon visible when hovering over any Trello card, and edit what you want to change.
• Hover over any card and click the L key on your computer to open the labels.

Another shortcut involves the order the labels appear in the menu. The first position is 1, the second is 2, and so on down the line of labels.

The fastest way to add or remove a label on your board is to hover over the card and click the number key on your keyword that corresponds to the position of the label in the menu.

Sort The Cards On a List

If you want to be able to view the tasks that are due first or which ones might have fallen through the cracks, you can sort the cards on a list. You can sort by specific criteria such as due date and date created.

• Locate the three horizontal dots in the top right-hand corner of the menu. Click on Sort and select the option you want to use.

Keep in mind that the only available options are the criteria used on cards. For example, if you don’t have due date on any of your cards, you will not be able to use it for sorting.

Add New Cards Anywhere On Your List

There is no need to be concerned if you want to add a card to the top of a long list. You don’t have to drag it from the bottom position to the top.  

Instead, you can double-click between two cards in any list to add a new one. Or you can add a card at the bottom and use the Move option to change its position. 

Turn Emails Into Trello Cards

One of the many benefits of using Trello for project management and collaboration is to avoid the numerous daily emails back and forth from team members or clients.

For example, rather than copying from Gmail into Trello tasks, you can turn emails into cards directly from your email or Gmail inbox.

• All Trello boards have a unique email address. To find it, click on Show Menu from the top right-hand corner of your board.
• Then select more and click on Email-to-board Setting.

Once you know a board’s unique email address, you can forward any email to it. Trello will automatically create a card from the contents of the email.

Another tip you might not know is that cards also have their own unique email address. You can forward any email to that address where it will automatically be turned into a comment on the card.

This is especially helpful if your team members send a lot of feedback via email.

Keyboard Shortcuts

As we showed you above with labels, using keyboard shortcuts can reduce the time you spend and increase your efficiency when using Trello.

• To find the shortcuts, click on your profile picture in the top right-hand corner of your board. Click on Shortcuts.

There are many available shortcuts to save you time, such as:

• Due Date
• Navigate Cards
• Focus Search Box
• Open Card
• Edit Title
• Clear All Filters

See Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet for a complete list.

Highlight The Boards You Access Most Often

If you work with many teams and have multiple boards, it could be cumbersome to find those you use most often.

That’s easy to fix. Simply go to the board and click on the Star button. This will add the board to the Starred Boards section under Boards (top left corner).  

The boards you have selected to be included as stars will show up at the top of what could be a very long list of boards.

Connect Cards

There will be times when working with Trello that you will want to make a connection between one or more cards on the same board or even a card from another board.

• Click on the card you want to connect, then click on Attachment and see the Trello option.
• You will then see that you can search for the Card or Board to which you want to connect. 

When you choose a board or card under the attachment area, you will see a snapshot of the card you attached including:

• The title
• Due date
• Any other icons that are on the front of the attached card
• Which board and list the card was in

If you click on the image, Trello will take you directly to the other card.

Make a Connection Between the Cards

• If you want to create an actual link between the two cards, select the Connect cards option. Trello will then ask if you want to relate both cards.
• When you click the Relate Both Options, you will create a linkage between the two cards. You can then toggle back and forth between the connected cards.
• A new icon will appear on the front of both cards, indicating that there is a Trello attachment. Other attachments are identified by a paper clip icon.
• You can also attach an entire board to one card on a different board. The total number of attachments to each card will be identified on the front of the card by the number of Trello cards or boards you attached.

Drag & Drop

Trello’s drag and drop function makes it super easy to move items around your board. Move a card by clicking on it and dragging it up or down on the same list or to a different list.

Lists can be moved to a different position on a board the same way by clicking and dragging.

• For example, let’s look at the sample board above “To-Do, Doing, Done.” When you start “Doing” a “To-Do”, drag it to “Doing.”
• When you complete the task, drag it to “Done.”

If you haven’t tried Trello, you have no idea what you are missing. It is a very powerful and intuitive tool for project and task management.

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