Al compartir un documento de Word 2007 , es posible que deba eliminar u ocultar información confidencial. Puede buscar los datos y eliminarlos manualmente, pero esto puede ser propenso a errores y llevar mucho tiempo. Si a menudo necesita ocultar datos confidenciales en Word 2007 , hay un complemento gratuito para Word 2007 , llamado Herramienta de redacción de Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} , que se puede usar para ocultar texto dentro de documentos de Word 2007 de manera fácil y mucho más eficiente.

El texto redactado aparece en una nueva copia de su documento original como una barra negra sólida. El texto^(Text) debajo de la barra se convierte en líneas verticales (|||||), lo que evita que el contenido redactado se recupere bajo ninguna circunstancia, incluso si la persona con la que está compartiendo el documento ve el documento redactado en un editor de texto, como Bloc de^(Notepad) notas

Descargue Word 2007/2010 Redaction Tool desde

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 .

Se requieren los siguientes elementos para instalar la Herramienta de redacción de Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} :

• El paquete de servicio 1 de ^{(Service Pack 1)}.NET Framework 3.5
• Paquete de servicio de tiempo de ejecución de VSTO 3.0 1

Sin embargo, no es necesario instalarlos por separado. Si alguno de estos elementos no está instalado en su sistema, el programa de instalación de Word 2007 Redaction Tool los descargará e instalará automáticamente. La instalación de estos dos elementos puede provocar un reinicio.

Para instalar el complemento, haga doble clic en el archivo .exe que descargó. Lea^(Read) el acuerdo de licencia para el perfil de cliente de .NET Framework^{(.NET Framework Client Profile)} y haga clic en el botón Aceptar^(Accept) para continuar.

Lea el contrato de licencia de Visual Studio Tools para Office^{(Visual Studio Tools for Office)} y haga clic en el botón Aceptar^(Accept) para continuar.

WinZip Self-Extractor se abre e inicia automáticamente el proceso de instalación .

Se descargan los archivos necesarios.

.NET Framework^{(.NET Framework)} y Visual Studio Tools están instalados.

Aparecerá el instalador de personalización de Microsoft Office^{(Microsoft Office Customization Installer)} que le preguntará si está seguro de que desea instalar esta personalización. Haga clic en ^(Click) Instalar^(Install) para continuar.

Aparece un cuadro de diálogo cuando la instalación ha finalizado correctamente. Haga clic en Cerrar^(Close) .

NOTA:^(NOTE:) Si obtiene un error en este punto, ejecute el archivo de instalación que descargó nuevamente. Recibimos un error cuando instalamos el complemento por primera vez. Ejecutar la instalación nuevamente pareció funcionar.

Una vez que haya instalado la Herramienta de redacción de Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} , se agregará un grupo Redactar^(Redact) a la pestaña Revisar .^(Review)

Para redactar o tapar el texto privado en su documento, primero debe marcar el texto que se redactará. Para hacer esto, resalte el texto deseado y haga clic en el botón Marcar^(Mark) .

Si desea marcar el mismo texto en varios lugares del documento, haga clic en la flecha del botón Marcar^(Mark) y seleccione Buscar y^{(Find and Mark)} marcar en el menú desplegable.

Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y marcar. ^{(Find and Mark)}Ingrese el texto que desea buscar en el cuadro de edición Buscar qué . ^{(Find what)}Para ver más opciones, haga clic en el botón Más^(More) .

Las opciones de búsqueda^{(Search Options)} se muestran debajo de los botones del cuadro de diálogo y el botón Más^(More) se convierte en un botón Menos^(Less) . Seleccione^(Select) las opciones deseadas. Para ocultar las opciones adicionales nuevamente, haga clic en el botón Menos^(Less) . Haga clic en Marcar^(Mark) para buscar y marcar el texto introducido.

El cuadro de diálogo muestra cuántas apariciones del texto especificado se encontraron y marcaron. Para cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en Cancelar^(Cancel) .

El texto marcado aparece resaltado en gris en su documento.

Si hay algún texto que haya marcado que no desea censurar, puede volver a seleccionar ese texto marcado y seleccionar Desmarcar^(Unmark) en el menú desplegable del botón Desmarcar para evitar que se elimine ese texto.^(Unmark)

Para moverse entre las marcas de redacción en su documento para la revisión final, use los botones Siguiente^(Next) y Anterior .^(Previous)

Una vez que esté seguro de que ha marcado todo el texto que desea censurar, seleccione Redactar documento^{(Redact Document )} en el menú desplegable Marcar para oscurecer el texto marcado.^(Mark)

Se crea una nueva versión redactada de su documento con el texto marcado reemplazado por barras negras. Aparece un cuadro de diálogo cuando se completa el proceso que le pide que ejecute el Inspector de documentos^{(Document Inspector)} para verificar y eliminar cualquier metadato oculto dentro del documento antes de que se distribuya. Haga clic en Inspeccionar^(Inspect) para ejecutar la inspección o haga clic en Cerrar^(Close) para omitir la inspección.

Aparecerá el cuadro de diálogo Inspector del documento . ^{(Document Inspector)}Los diferentes^(Different) tipos de metadatos se enumeran en el cuadro de diálogo con una casilla de verificación junto a cada elemento. Seleccione las casillas de verificación de los elementos que desea inspeccionar en busca de metadatos. Haga clic en el botón Inspeccionar^(Inspect) para iniciar la inspección. Para cerrar el cuadro de diálogo en este punto sin realizar una inspección, haga clic en Cerrar^(Close) .

Los resultados de la inspección se muestran en el cuadro de diálogo Inspector de documento . ^{(Document Inspector)}Si se encontraron metadatos, aparece un signo de exclamación a la izquierda del elemento encontrado. Para eliminar los metadatos del documento, haga clic en el botón Eliminar todo^{(Remove All)} a la derecha del elemento.

NOTA:^(NOTE:) El Inspector del documento^{(Document Inspector)} indica en la parte inferior del cuadro de diálogo que algunos cambios no se pueden deshacer. Asegúrese de que desea eliminar los metadatos antes de hacer clic en el botón Eliminar todo^{(Remove All)} .

El cuadro de diálogo Inspector de documento^{(Document Inspector)} le informa de los cambios realizados. Haga clic en Cerrar^(Close) .

En el nuevo documento, se insertan barras negras sobre todo el texto privado que marcó.

Recuerde^(Remember) que no puede eliminar las marcas negras del texto en el nuevo documento. Asegúrese de guardar el archivo con un nombre diferente al original y comparta el nuevo documento, no el original. Puede volver al documento original y seleccionar Eliminar todas las marcas^{(Remove All Marks)} en el menú del botón Desmarcar^(Unmark) para borrar el texto marcado, si lo desea.

Para proteger aún más su documento redactado, puede optar por protegerlo de modificaciones al guardarlo como un documento nuevo. Esto le permite distribuir un documento que no se puede cambiar.

Para hacer esto, seleccione Save As | Word Document de Word del menú Office .

En el cuadro de diálogo Guardar como^{(Save As)} , ingrese un nuevo nombre para la copia redactada del documento en el cuadro de edición Nombre de archivo . ^{(File name)}Haga clic en el botón Herramientas^(Tools) en la parte inferior y seleccione Opciones generales^{(General Options )} en el menú desplegable.

En el cuadro de diálogo Opciones generales^{(General Options)} , ingrese una contraseña en el cuadro de edición Contraseña para modificar y seleccione ^{(Password to modify)}Recomendado solo lectura^{(Read-only recommended)} , si lo desea. Haga clic en Aceptar^(OK) .

Aparecerá el cuadro de diálogo Confirmar contraseña . ^{(Confirm Password)}Introduzca su contraseña de nuevo y haga clic en Aceptar^(OK) .

Volverá al cuadro de diálogo Guardar como . ^{(Save As)}Haga clic en el botón Guardar^(Save) para guardar su nuevo documento seguro y redactado.

Al utilizar la Herramienta de redacción de Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} y proteger el documento para que no se modifique, puede proteger su información confidencial y conservar su documento cuando deba distribuirlo. La Herramienta de redacción^{(Redaction Tool)} funciona igual de bien en Word 2010 . ¡Disfrutar!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

When shаring a Wоrd 2007 document, you may need to delete or hide confidential information. You can search for the data and remove it manually, but this can be еrror prоne and time consuming. If you often need to hide confidential data in a Word 2007, there is а free add-іn for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

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