Tener una dirección de correo electrónico^{(email address)} es como tener un número de teléfono: una vez que está en el mundo, no quieres cambiarlo.

Aparte del 30% estimado de las direcciones de correo electrónico que cambian cada año, la mayoría de las cuales son correos electrónicos comerciales, la mayoría de las^{(business emails–most)} personas probablemente no querrían lidiar con la molestia de transferir contactos, redirigir a las personas a la nueva dirección de correo electrónico^{(email address)} o buscar cada sitio. , suscripción y beneficiario de la factura^{(bill payee)} para actualizar su dirección de correo electrónico registrada^{(email address)} .

Sin embargo, a veces las personas tienen una buena razón para hacer un cambio masivo de una ubicación digital a otra. Podría ser que su proveedor de correo electrónico esté desactualizado y no pueda mantenerse al día con los modelos modernos; o tal vez su proveedor está cerrando y necesita encontrar un nuevo hogar.

La mayoría de las personas realmente no tienen un buen concepto de lo que existe y de lo que diferencia un servicio de correo electrónico^{(email service)} de otro. Pero el hecho es que Microsoft Outlook y Google Gmail se han convertido en las dos plataformas más ejemplares para administrar lo que se ha convertido casi en un aspecto esencial de la vida.

¿Qué hace que estos dos proveedores de correo electrónico sean mejores, peores, diferentes o iguales en comparación entre sí? Cuando se trata de planes personales gratuitos, los matices entre Outlook y Gmail^{(Outlook and Gmail)} probablemente sean insignificantes para la mayoría de los usuarios. Es por eso que, aquí, nos concentraremos en comparar el plan comercial^{(business plan)} basado en suscripción de cada servicio , para que pueda decidir cuál tiene más sentido para usted o su empresa y empleados^{(company and employees)} .

Mira, siente y cuesta

Vamos a sacar esto del camino. Outlook y Gmail ofrecen interfaces muy diferentes. En pocas palabras, Outlook mantiene una sensación corporativa, mientras que Gmail ofrece algo un poco más creativo y parecido a una empresa emergente. Si Outlook es la versión moderna de las comunicaciones corporativas, Gmail es posmoderno.

La interfaz de Outlook está repleta de opciones y características personalizables, muchas de las cuales usted o sus empleados nunca terminarán usando. Si bien Gmail ofrece su propio conjunto de funcionalidades, en general es una experiencia de usuario mucho más simple centrada en proporcionar los elementos esenciales que necesita para ser eficiente.

Cuando se trata de comprar estos servicios de correo electrónico, en realidad está comprando las suites con las que vienen, Microsoft Office 365 y Google G Suite . Una cosa a tener en cuenta es que Office 365 requiere un compromiso anual, aunque se le cobra mensualmente. G Suite es puramente un plan de suscripción^{(subscription plan)} mensual basado en el número de empleados. Así es como estos precios salen por usuario por mes.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Conjunto de herramientas

Una vez más, cuando compra Outlook o Gmail^{(Outlook or Gmail)} para empresas, en realidad está comprando algo más que un servicio de correo electrónico. Está comprando un conjunto de herramientas, de las cuales el correo electrónico es solo una.

Cuando se trata de lo que diferencia a Office 365 y G Suite , en realidad es una comparación entre un titular y su disruptor. Cubriremos más de lo que hace que estas dos suites sean iguales y diferentes en un artículo futuro, pero estos son algunos de los aspectos contrastantes que se destacan.

Microsoft Office 365

Todos hemos usado Microsoft Word , Excel y PowerPoint. Estos son los principios básicos de Office , pero Office 365 ofrece aún más. Actualmente, estos tres programas están disponibles en línea, no solo como programas de escritorio, lo que hace que el trabajo que realiza en ellos sea más fácil de guardar y compartir. Además, 365 te ofrece:

• Outlook para correo electrónico
• OneDrive para el almacenamiento de archivos en la nube
• OneNote , una libreta digital
• SharePoint , una intranet corporativa
• Microsoft Teams para mensajería instantánea y videoconferencia

Estas pocas aplicaciones ofrecen amplias capacidades que han llegado a definir la forma en que las empresas operan internamente a escala digital. Es un gran atractivo que Microsoft haya consolidado con éxito tanto en estas herramientas para simplificar la experiencia que ofrece a las empresas.

Suite de Google G

Si bien G Suite ofrece su propia gama de aplicaciones que están a la par de los productos básicos de Microsoft, y más. Las alternativas de G Suite a Word , Excel y PowerPoint son Documentos^(Docs) , Hojas^(Sheets) de cálculo y Presentaciones^(Slides) . Pero G Suite ofrece aún más que sería útil para cualquier negocio:

• Calendario^(Calendar) para una fácil programación de equipos
• Corrientes^(Currents) para debates en toda la empresa
• Hangouts Chat para mensajería instantánea
• Hangouts Meet para videoconferencias
• Formularios^{(Forms )} para crear encuestas y formularios
• Sitios^{(Sites )} para crear sitios web
• App Builder para crear aplicaciones comerciales
• Conservar^{(Keep )} para organizar ideas
• Jamboard , una pizarra digital
• Unidad^{(Drive )} para almacenar y compartir archivos
• Google Cloud Search para buscar en G Suite
• Admin, Vault y Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} para administrar usuarios, dispositivos y datos de forma segura

Claramente, hay mucho que considerar aquí. Outlook consolida mucho en las pocas pero sólidas aplicaciones que ofrece. Google ofrece una gama aparentemente mucho más amplia de capacidades repartidas en varias aplicaciones, algunas de las cuales Office 365 no ofrece en absoluto.

Organización

Cuando estás en el negocio, los correos electrónicos son continuos; y son más que simples vehículos para conversar. Los correos electrónicos son recipientes de conocimiento que los profesionales utilizan para tomar decisiones comerciales, algunas de las cuales son de misión crítica. Si no puede mantener las conversaciones y la información organizadas y priorizadas, será difícil trabajar de manera eficaz y eficiente al ritmo de los negocios y evitar comprometer los resultados de calidad^{(business and avoid compromising quality outcomes)} .

panorama

Si piensa en los métodos tradicionales de organización predigitales, probablemente le vengan a la mente las carpetas y los archivos. Dado que la digitalización es esencialmente el proceso de tomar actividades tangibles y abstraerlas en procesos digitales, uno asumiría naturalmente que la creación de carpetas y archivos de correo electrónico es el curso de acción natural.

Así es como funciona Outlook . Utiliza un sistema de carpetas^{(folder system)} tradicional y le permite categorizar los correos electrónicos dentro de esas carpetas usando pestañas de colores, tal como lo haría con un archivo expandible. Puede crear tantas carpetas y subcarpetas como desee. Outlook también hace todo lo posible para priorizar los correos electrónicos al filtrar aquellos que consideraría desordenados. Estos van a la carpeta Clutter^{(Clutter folder)} para permanecer fuera de su camino hasta que esté listo para verlos.

Gmail

En la descripción, puede parecer que solo hay un ligero matiz entre cómo Gmail y Outlook^{(Gmail and Outlook)} organizan el correo electrónico; sin embargo, al usar activamente el sistema de Gmail, el método de organización y priorización es notablemente diferente.

En lugar de abstraer el método^{(” method)} tradicional de "carpeta, archivo " , Gmail usa etiquetas. Puede etiquetar mensajes con varias etiquetas, en lugar de ponerlos en una carpeta.

Puede personalizar Gmail para mostrar primero los correos electrónicos importantes^(Important) , no leídos^(Unread) y destacados^(Starred) . También puede filtrar automáticamente los correos electrónicos por Principal^(Primary) , Social , Promociones^(Promotions) , Actualizaciones^(Updates) y Foros^(Forums) . Este sistema de priorización y organización hace que sea realmente fácil identificar qué correos electrónicos son más importantes para usted y acceder a ellos rápidamente.

A pesar de estas diferencias en Gmail , lo interesante es que si está utilizando Gmail a través de otro cliente de correo electrónico^{(email client)} (como Outlook ), sus etiquetas aparecerán como carpetas. En cierto sentido, esto hace que Gmail sea más versátil y capaz de brindar una experiencia de usuario más flexible.

Búsqueda

La búsqueda va de la mano con la organización cuando se trata de correo electrónico. Si no puede encontrar de manera rápida y eficiente la información que necesita, que posiblemente esté oculta en un correo electrónico de hace meses, terminará perdiendo un tiempo valioso buscando cosas en lugar de tomar medidas.

panorama

La función de búsqueda^{(search function)} de Outlook es lo suficientemente buena como para buscar correos electrónicos en todas sus carpetas, incluidos miles de correos electrónicos en su carpeta Eliminada^{(Deleted folder)} , según la palabra clave y la dirección de correo electrónico^{(keyword and email address)} . Donde Outlook a veces se queda corto es en la precisión.

La búsqueda de una palabra clave no siempre arroja el ^{(keyword doesn)}correo electrónico o los correos electrónicos^{(email or emails)} correctos , y siempre existe la posibilidad de que Outlook muestre solo unos pocos correos electrónicos seleccionados de una cadena, pero omita el correo electrónico que necesita. Si bien funciona bien la mayor parte del tiempo, ciertamente no emplea el mismo nivel de funcionalidad de búsqueda^{(search functionality)} que un servicio de correo electrónico de Google .

Gmail

^(Gmail)La funcionalidad de búsqueda de ^{(search functionality)}Gmail está imbuida del poder de búsqueda^{(search power)} de Google , razón por la cual se creó Gmail en primer lugar: para proporcionar un servicio de correo electrónico^{(email service)} que funciona como el motor de búsqueda^{(search engine)} de Google . No solo puede buscar en términos simples y confiar en que Gmail le brindará los resultados correctos, sino que también puede usar operadores de búsqueda avanzada como "de:", "a:", "acceso directo:" y varios más que pueden ayudarlo a encontrar específicamente lo que necesitas.

Recuperación de correo electrónico

Si bien hay varias características clave que tanto Gmail como Outlook^{(Gmail and Outlook)} brindan diversos grados de funcionalidad detallada, una función importante que cada uno hace de manera bastante diferente es la recuperación de correo electrónico. Vale la pena destacar la diferencia en el funcionamiento porque la mayoría de las personas, en algún momento, experimentan la angustiosa situación de enviar el correo electrónico equivocado a la persona equivocada o enviar algo que no deberían tener en absoluto.

panorama

Outlook es excelente para recuperar y^{(and )} reemplazar correos electrónicos. Siempre que la dirección de correo electrónico a la que envió un correo electrónico esté alojada en Microsoft Exchange, el^{(Microsoft Exchange–the)} servicio de correo electrónico real en el que se ejecuta Outlook , tiene la capacidad de eliminar y reemplazar cualquier mensaje no leído.

Por supuesto, si el correo electrónico ya se abrió, no puede recuperarlo ni reemplazarlo, pero tener esta capacidad con mensajes no leídos podría evitarle la vergüenza en caso de enviar algo que no debería tener, o ayudarlo a reenviar una mejor correo electrónico con más aclaraciones en lugar de enviar correos electrónicos de seguimiento elaborando uno del envío anterior.

Gmail

Gmail se queda un poco corto aquí en comparación con Outlook . De hecho, Gmail ni siquiera ofrece ^{(Gmail doesn)}recuperación^{(email recall)} legítima de correo electrónico . En cambio, tiene unos segundos después de enviar un correo electrónico para cancelar el envío. Puede encenderlo o apagarlo y ajustar el tiempo de cancelación^{(cancelation time)} para que dure hasta 30 segundos. Si no eres lo suficientemente rápido, ese bebé se habrá ido para siempre.

¿Quién es el rey del correo electrónico?

Cuando se trata de elegir qué servicio de correo electrónico es mejor para su negocio, Outlook y Gmail^{(Outlook and Gmail)} ofrecen lo que necesita, a veces uno mejor que el otro. El correo electrónico^(Email) es solo el comienzo.

Son los sistemas más grandes a los que pertenece cada uno (Office 365 y G Suite) los que^{(G Suite–that)} realmente marcan la diferencia en el funcionamiento de su empresa. Cubriremos las diferencias entre estos dos conjuntos de herramientas en un próximo artículo para que realmente pueda decidir qué es lo mejor para su negocio.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having an email address is like having a phone numbеr: Once it’s out in the world, you don’t want to changе it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

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