Muy pocas personas saben que por cada archivo almacenado en su computadora hay un conjunto de metadatos asociados a él, que brindan información sobre su fuente, autor y otros detalles importantes, dependiendo de su tipo. En este artículo voy a discutir los metadatos, qué son y cómo se pueden usar. Luego, cubriré cómo agregar, eliminar y mantener metadatos para sus archivos. Los procedimientos se aplican a cualquier versión de Windows .

¿Qué son los metadatos de archivos?

Los metadatos^(Metadata) son información almacenada en casi cualquier tipo de archivo. Puede incluir su nombre, el nombre de su empresa u organización^{(company or organization)} , el nombre de su computadora, el nombre del servidor de red o la unidad^{(network server or drive)} donde guardó el archivo, comentarios personalizados y los nombres y horas de autores, revisiones o versiones anteriores del documento. .

Estos detalles pueden ser útiles o perjudiciales para usted según la situación. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de los diferentes autores de un archivo, podría ser bueno, aunque si desea ocultar los diferentes autores de un archivo, podría ser malo. Si está trabajando en asuntos legales o simplemente desea mantener la privacidad, puede ser prudente eliminar la mayor cantidad de datos posible, ya que los metadatos seguirán al archivo si comparte una copia con otra persona.

Los metadatos también pueden ser muy útiles, especialmente al realizar búsquedas en Windows y otros sistemas operativos. Por ejemplo, si su colección de imágenes tiene metadatos bien mantenidos, entonces es muy fácil buscar y encontrar una determinada imagen que tomó, en un lugar determinado en un día muy específico, con una cámara específica.

Para simplificar el concepto, puede pensar en los metadatos como la descripción de un archivo. La descripción puede ser cualquier cosa y puede incluir todo tipo de datos que describen el archivo: su tipo, su tamaño, quién lo creó, cuándo, con qué, etc.

Cómo agregar y editar metadatos, en Windows

La mayoría de los archivos tienen algún tipo de metadatos, pero a menudo es difícil modificarlos sin usar algún tipo de software especial de terceros. Sin embargo, los archivos de Microsoft Office^{(Microsoft Office)} , como los creados por Microsoft Word , Excel y Powerpoint , tienen campos de metadatos que se pueden modificar con bastante facilidad. En primer^(First) lugar, para acceder y ver^{(access and view)} los metadatos de uno de estos archivos, haga clic con el botón derecho o manténgalo^{(click or press)} presionado. Vaya a la parte inferior del menú contextual y haga clic^{(menu and click)} o toque Propiedades^(Properties) . También puede seleccionar el archivo y luego presionar ALT+Enter en su teclado.

Esto mostrará las propiedades del archivo, pero continúe y vaya a la pestaña Detalles^(Details) para entrar en el meollo de los metadatos. Una vez en la pestaña Detalles^(Details) , podrá desplazarse por una gran cantidad de datos sobre el archivo: todo, desde quién lo creó, cuándo se creó o modificó, o incluso cuántas palabras contiene.

Algunos de estos campos son algo que puede editar, aunque muchos de ellos están escritos en piedra. Sin embargo, para ser justos, muchos de los campos que no se pueden editar son datos concretos como el recuento de palabras y páginas^{(word and page count)} o el día en que se creó el archivo. Sin embargo, se pueden editar varios, como el título, el asunto, las etiquetas, las categorías, los comentarios y los campos de autores. Para hacer esto, simplemente haga clic o toque a la derecha del campo que desea editar y escriba. Si prefiere que estos campos estén en blanco, elimine lo que esté escrito en ellos. Cuando haya terminado, presione Aceptar en la parte inferior de la ventana Propiedades .^(Properties)

Cómo eliminar metadatos de un archivo, en Windows

Si solo desea eliminar todos los metadatos que pueda, hay una forma sencilla de hacerlo. Vaya a la parte inferior de la pestaña Detalles^(Details) y haga clic o toque "Eliminar propiedades e información personal".^{("Remove Properties and Personal Information.")}

Se muestra la ventana Quitar propiedades . ^{(Remove Properties)}Le dará dos opciones para eliminar los metadatos del archivo: la primera creará una copia del archivo con todas las propiedades posibles eliminadas, mientras que la segunda le permitirá elegir qué propiedades desea eliminar de los metadatos del archivo. Elija^(Choose) lo que le gustaría hacer y marque las casillas de los datos específicos que le gustaría eliminar si elige la segunda opción. Tenga en cuenta que si usa la segunda opción, perderá los metadatos de forma permanente en el archivo original, así que tenga cuidado si los datos son valiosos para usted.

Para aplicar su configuración, haga clic o toque Aceptar en la ventana Eliminar propiedades y luego en la ventana ^{(Remove Properties)}Propiedades^(Properties) del archivo .

Metadatos para imágenes

Las imágenes y otros tipos de archivos de imagen tienen datos particularmente interesantes, incluida una variedad de campos específicos de fotos, incluida una marca de tiempo de cuándo se tomó realmente la foto. Este bit particular de metadatos podría ser crucial para rastrear y tener en cuenta, en caso de que no quiera que las personas sepan dónde y cuándo tomó una fotografía. Estos metadatos se pueden eliminar de la mayoría de los formatos de imagen de la forma descrita anteriormente para los archivos de Microsoft Office .

Otra información interesante incluida en los metadatos de los archivos de imagen incluye los detalles de la cámara que se usó para tomarla y la configuración que se usó: la velocidad ISO^{(ISO speed)} , el tiempo de exposición^{(exposure time)} , la distancia focal, el modo de flash,^{(flash mode)} etc. Esto puede ser excelente para fines de seguimiento o simplemente para comparar la calidad de las imágenes tomadas con la calidad de la cámara que las tomó.

Cómo mantener los metadatos

Los metadatos de un archivo se pueden actualizar desde la herramienta que utilizó para crearlo. Para los documentos, puede usar Microsoft Office para agregar información que le gustaría almacenar con sus documentos, como el autor, por ejemplo. Para las imágenes, las cosas son aún más fáciles. Puede usar una herramienta como la Galería de fotos^{(Photo Gallery)} y agregar metadatos útiles a su colección de imágenes. Tenemos algunos buenos tutoriales que muestran qué datos se pueden agregar y cómo:

• Cómo etiquetar personas en fotos^(Photos) con la Galería fotográfica de Windows^{(Windows Photo Gallery)}
• Cómo editar etiquetas y subtítulos^{(Edit Tags & Captions)} para sus imágenes en la Galería fotográfica de Windows^{(Windows Photo Gallery)}
• Cómo calificar y marcar imágenes^{(Rate and Flag Images)} en la Galería fotográfica de Windows^{(Windows Photo Gallery)}

Por último, pero no menos importante, puede actualizar los metadatos de un archivo modificando sus propiedades, como se muestra en las secciones anteriores de esta guía.

¿Qué valor tienen los metadatos para usted?

Los metadatos pueden ser útiles si desea conservar detalles sobre archivos específicos. Sin embargo, no todo el mundo quiere que se comparta ese tipo de detalles, así que esté atento a la información que se almacena en un archivo antes de enviárselo a otra persona. ¿Cuál es su posición con respecto a los metadatos? ¿Desea eliminarlo de la mayoría de sus archivos o desea almacenarlo y mejorarlo?

Simple questions: What is a file's metadata and how to edit it in Windows?

Very few people are aware that for each file stored on your computer therе is a set of mеtadata associated with it, that gіves informatiоn about its sourсe, author and other important details, deрending on its type. In this article I am going to discuss metadata, whаt it is and how it can be used. Then, I will cover how to add, remove and maintain metadata for your files. The procedures apply to anу νеrsion of Windows.

What is file metadata?

Metadata is information stored in almost any type of file. It can include your name, your company or organization's name, the name of your computer, the name of the network server or drive where you saved the file, personalized comments and the names and times of previous document authors, revisions, or versions.

These details could be useful or detrimental to you depending on the situation. For example, if you want to track the different authors of a file, it could be good, though if you wish to conceal the different authors of a file it could be bad. If you are working in legal matters or simply wish to maintain privacy, removing as much data as possible can be prudent, as metadata will follow the file if you share a copy of it with someone else.

Metadata can also be very helpful, especially when making searches in Windows and other operating systems. For example, if your collection of pictures has well maintained metadata, then it is very easy to search and find a certain picture you took, at a certain location on a very specific day, with a specific camera.

To simplify the concept, you can think of metadata as a file's description. The description can be anything and it can includes all kinds of data that describe the file: its type, its size, who created it, when, with what, and so on.

How to add and edit metadata, in Windows

Most files have some sort of metadata, but it is often difficult to alter it without using some sort of special third-party software. However, Microsoft Office files, such as those made by Microsoft Word, Excel, and Powerpoint have metadata fields that can be altered pretty easily. First of all, to access and view the metadata of one of these files, right click or press and hold on it. Go to the bottom of the right-click menu and click or tap Properties. You can also select the file and then press ALT+Enter on your keyboard.

This will bring up the properties of the file, but go ahead and go to the Details tab to get into the nitty-gritty of the metadata. Once on the Details tab, you will be able to scroll through a plethora of data about the file: everything from who authored it, when it was created or modified, or even how many words are in it.

Some of these fields are something you can edit, though many of them are set in stone. To be fair though, a lot of the fields that can't be edited, are those hard facts like the word and page count or the day the file was created. Several can be edited, however, such as the title, subject, tags, categories, comments, and authors fields. To do this, simply click or tap to the right of the field you wish to edit and type. If you'd rather these fields were blank, delete whatever is written in them. When you are done, hit OK at the bottom of the Properties window.

How to remove metadata from a file, in Windows

If you just want to remove all of the metadata that you can, there is a simple way to do this. Go to the bottom of the Details tab and click or tap "Remove Properties and Personal Information."

The Remove Properties window is shown. It will give you two options to remove metadata from the file: the first one will create a copy of the file with all possible properties removed, while the second allows you to pick and choose what properties you wish to remove from the file's metadata. Choose which you'd like to do, and check the boxes of the specific data you'd like to remove if you choose the second option. Keep in mind that if you use the second option you will lose the metadata permanently on the original file, so be careful if the data is valuable to you.

To apply your settings, click or tap OK in the Remove Properties window and then in the file's Properties window.

Metadata for pictures

Pictures and other types of image files have particularly interesting data on them, including a variety of photo specific fields including a timestamp of when the photo was actually taken. This particular bit of metadata could be crucial to track and be aware of, just in case you don't want people knowing where and when you took a photograph. This metadata can be removed from most image formats in the fashion previously described for Microsoft Office files.

Other cool information included in the metadata for image files includes the details of the camera used to take it and the settings that were used: the ISO speed, the exposure time, focal length, the flash mode and so on. This can be great for tracking purposes or simply comparing the quality of pictures taken to the quality of the camera that took them.

How to maintain metadata

The metadata of a file can be updated from the tool you used to create it. For documents you can use Microsoft Office to add information that you would like to be stored with your documents, such as the author for example. For pictures, things are even easier. You can use a tool like Photo Gallery and add useful metadata to your pictures collection. We have some good tutorials showing what data can be added and how:

• How to Tag People in Photos with Windows Photo Gallery
• How to Edit Tags & Captions for Your Pictures in Windows Photo Gallery
• How to Rate and Flag Images in Windows Photo Gallery

Last but not least, you can update the metadata of a file by modifying its properties, as shown in the previous sections of this guide.

What is metadata worth to you?

Metadata can be useful if you wish to keep around details about specific files. However, not everyone wants those sorts of details to be shared, so be vigilant about what information is stored on a file before you send it to someone else. Where do you stand regarding metadata? Do you want it removed from most of your files or you want to store it and enhance it?

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