Mucha gente tiene que aprender lo suficiente sobre Microsoft Excel para salir adelante en el trabajo. Como resultado, he conocido a muchas personas que han recibido la noticia de que necesitan aprender a crear hojas de cálculo con todo el entusiasmo que tendrían por un trabajo quitando chicle de la acera frente a una escuela. ¿Es una hoja de cálculo realmente un campo minado alienígena lleno de desechos tóxicos? ¿Puede un libro explicar ^{(book explain)} Microsoft Excel en términos que lo hagan no solo fácil de entender sino fácil de usar? Microsoft Excel 2010 paso a paso^{(Microsoft Excel 2010 Step By Step)} fue escrito para ese propósito. Echemos un vistazo y veamos qué tan bien lo logró el autor, Curtis D. Frye .

Pasos hacia el éxito^(Success) , o al menos^(Least) ese es el plan

Como saben aquellos de ustedes que han leído mis reseñas, soy fanático de la serie Step By Step . Me gusta el enfoque de abordar temas difíciles paso a paso. Comencé a leer este libro con un conocimiento básico de cómo funciona Microsoft Excel , pero no mucho más, y esperaba adquirir más habilidades a medida que avanzaba.

Al igual que con todos los libros de esta serie, hay una introducción que brinda al lector una breve descripción general del programa y un resumen de las cosas que han cambiado en esta versión del programa. Las personas que han usado Microsoft Excel 2007 probablemente estén familiarizadas con la mayoría de estas funciones. Aquellos que son principiantes o que solo han usado ediciones anteriores pueden encontrar la explicación de los nuevos comandos más confusa que útil porque el autor usó un lenguaje tan técnico. También comienza hablando de cosas como minigráficos, segmentaciones y tablas dinámicas. hola^(Hello) ? Analicemos^(Let) primero los conceptos básicos y luego preocupémonos por los temas avanzados. Las personas que quieren un enfoque paso a paso^{(step approach)} para aprender un programa quieren^{(program want)}para empezar por el principio. Microsoft realizó extensos estudios de usabilidad antes de lanzar Microsoft Excel 2010 , con el objetivo de hacerlo más fácil de usar y con un diseño más lógico. La introducción entra en bastante detalle sobre los cambios en todo tipo de cosas de las que nunca había oído hablar. Francamente^(Quite) , en lugar de desperdiciar páginas en estas cosas, el autor debería haber proporcionado un enlace a una lista en el sitio web de Microsoft^{(Microsoft web)} para cualquiera que pudiera estar interesado. Un principiante o una persona^{(beginner or person)} con conocimientos básicos no sabrá qué son estas cosas, y una persona lo suficientemente avanzada como para reconocerlas no va a leer un libro paso a paso^{(Step By Step)} .

Esta sección también se ve empañada, en mi opinión, por el estilo de escritura^{(writing style)} del autor . Dice cosas como: "Con las tablas dinámicas, los usuarios pueden resumir grandes conjuntos de datos de manera eficiente, por ejemplo, reorganizando los valores dinámicamente para enfatizar diferentes aspectos de los datos. A menudo, es útil poder limitar los datos que aparecen en una tabla dinámica, por lo que Excel El equipo incluyó la funcionalidad para que los usuarios filtren las tablas dinámicas". Y eso es de la introducción. Sirve como una advertencia para lo que está por venir.

Y así comienza

Después de más de 40 páginas de material introductorio, el libro finalmente se dedica al uso de Microsoft Excel 2010 . Aconseja a las personas que guarden su trabajo con frecuencia, sin mencionar la función de Autorrecuperación^{(AutoRecover)} integrada de Microsoft Excel^{(Microsoft Excel's)} . Autorrecuperación^{(AutoRecover)} es algo que todos^{(something everyone)} deberían conocer. Se llame como se llame, guarda tu trabajo cada pocos minutos para que no pierdas mucho, si es que pierdes algo, si algo falla. Hay archivos de práctica disponibles para usar con el libro, y el autor claramente piensa que los ejercicios que usan estos archivos se explican por sí mismos. Habla sobre las propiedades del documento^{(Document Properties)} , por ejemplo, y luego indica al lector que complete varias palabras clave en elarchivo de práctica^{(practice file)} . ¿Por qué estos términos particulares? Sin explicación. El capítulo "Configuración de un libro^{("Setting Up a Workbook")} de trabajo" finaliza con una sección extensa sobre la personalización de Microsoft Excel 2010 para adaptarlo a sus propias preferencias. Había una sección en el capítulo introductorio^{(introductory chapter)} que trataba sobre la personalización de la cinta^(Ribbon) de opciones . Todo el material sobre las formas de hacer que el programa se adapte^{(program suit one)} a las propias preferencias debería haberse colocado en un capítulo separado de "Personalización" . ^{("Customizing")}¿Quién buscaría en un capítulo llamado "Configuración de un libro de trabajo"^{("Setting Up a Workbook")} las instrucciones para personalizar Microsoft Excel 2010 como un todo?

Datos, Entrada de Datos y Tablas

La sección sobre el ingreso de datos incluye información sobre herramientas útiles como Autocompletar, FilllSeries^{(AutoFill, FilllSeries )} y Autocompletar^{(AutoComplete)} , pero no toma nota de cosas simples como lo que sucede cuando presiona Entrar^(Enter) o Tabulador^(Tab) después de ingresar un solo valor. Los elementos del menú Opciones de Autocompletar^{(AutoFill Options)} se explican en "técnico" en lugar de en inglés^(English) simple . Hacer el ejercicio con el archivo de práctica^{(practice file)} podría haber ayudado a aclarar lo que está pasando, si el ejercicio no hubiera sido tan superficial. Una vez más^(Again) , un usuario experimentado no habría tenido problemas para pasar por esto rápidamente, pero un principiante seguramente querrá más en la forma de explicación y práctica .^{(explanation and practice)}, y para un libro aparentemente dirigido a principiantes, este es solo otro en una larga lista de fracasos. Las secciones sobre mover datos y encontrar y reemplazar datos^{(finding and replacing data)} son un poco mejores, y los archivos de práctica^{(practice file)} parecen ser realmente útiles. Paste Live Preview es una característica nueva extremadamente útil y se explica bastante bien. Desafortunadamente, este es un raro ejemplo de explicación sencilla. La sección sobre la creación de tablas toma un concepto bastante fácil de entender y logra^{(easy-to-understand concept and manages)} enterrarlo bajo una avalancha de palabras. Primero^(First)haces esto, luego haces aquello, y oh, si haces esto, también hace esto y si no quisiste hacer esto, lo arreglas y... entiendes la idea. En este punto del libro, el concepto de "paso a paso" se ha desvanecido en algún lugar del espacio exterior.

Cálculos, no tan simples y sencillos^{(Plain and Simple)}

El propósito principal de una hoja de cálculo es hacer cálculos en filas y columnas de números. Para hacer esto, necesita saber cómo ingresar fórmulas correctamente en las celdas y decirles a las fórmulas qué celdas desea calcular. La forma en que se ingresan esas cosas no es particularmente intuitiva para el principiante, y comprender cómo funciona todo es esencial para el éxito. Todo lo que puedo decir es que me alegro de saber cómo hacerlo. Tratar de resolverlo a partir de estas instrucciones requeriría mucha más dedicación de la que puedo reunir. Aquí hay una explicación de muestra:"Cuando hace clic en un rango con nombre, Excel muestra las celdas que abarca en el campo Se refiere a. Al hacer clic en el botón Editar, se muestra el cuadro de diálogo Editar nombre, que es una versión del cuadro de diálogo Nuevo nombre, lo que le permite cambiar la definición de un rango con nombre. ; por ejemplo, agregando una columna. También puede usar los controles en el cuadro de diálogo Administrador de nombres para eliminar un rango con nombre (el rango, no los datos) haciendo clic en él, haciendo clic en el botón Eliminar y luego haciendo clic en Aceptar en la confirmación cuadro de diálogo que se abre". ¡Claro como el barro!

Manteniendo apariencias

La sección que explica cómo cambiar la apariencia de su hoja de cálculo está razonablemente bien hecha, pero depende demasiado de que el usuario trabaje en el proceso en los archivos de práctica. Hay muchas cosas que uno puede hacer para que una hoja de cálculo sea más legible, resalte datos importantes y haga que una impresión se vea^{(printout look)}bueno, y el autor los repasa todos de una manera bastante directa. Sin embargo, nuevamente, el propósito de una hoja de cálculo es manejar los datos. Creo que esta sección sobre cómo personalizar la apariencia de la hoja de cálculo debería haber venido después de los capítulos que explican cómo manipular los hechos y las cifras. Los archivos de práctica se configuran como ejemplos de cosas que una empresa ficticia podría querer hacer con una hoja de cálculo, por lo que los capítulos que hablan sobre filtrar, reorganizar, combinar y analizar datos hacen un uso intensivo de los archivos de práctica. Una vez más^(Again) , la explicación de lo que se está haciendo es superficial y el estilo de escritura del autor no mejora. Todo está explicado, pero después de tener que recorrer más de cien páginas solo para llegar a la "carne" del uso de la hoja de cálculo^{(spreadsheet use)}, no estoy seguro de que alguien esté realmente dispuesto a seguir adelante en este punto. Seré honesto con usted: si no hubiera estado leyendo Microsoft Excel 2010 paso a paso^{(Microsoft Excel 2010 Step By Step)} para revisarlo, no habría llegado tan lejos.

Podría seguir, pero...

Creo que ya está bastante claro que este libro no vale la pena. Está mal escrito y mal organizado, y aunque el autor claramente sabe mucho sobre Microsoft Excel 2010 , también ha perdido la pista de su público objetivo: el recién llegado que necesita que todo se explique en un lenguaje claro, paso a paso. Como alguien que siempre ha sido fanático de la serie Paso^{(Step By Step)} a paso , y que está asombrado por su calidad constante, salí preguntándome si alguien en el equipo editorial estaba de vacaciones cuando este se publicó.

Veredicto

Por lo general, cuando escribo una reseña de un libro que no me entusiasma tanto, sigo haciendo todo lo posible para encontrar cosas para elogiar en él. Intento leer detenidamente y buscar cosas positivas que decir. Pasé muchísimo tiempo haciendo eso con este libro, incluso como usuario de Microsoft Excel con solo conocimientos básicos y como fanático de la serie Paso^{(Step By Step)} a paso . Ni siquiera recomendaría revisar este de la biblioteca, y cualquiera que haya leído mis otras reseñas sabe que es la primera vez para mí. Hay mejores libros por ahí. Deja este en el estante.

Book Review - Microsoft Excel 2010 Step By Step

Many people have to learn just enough about Microsoft Excel to get by on the job. As a result, I've met a lot of people who've greeted the news that they need to learn to create spreadsheets with all the enthusiasm they'd have for a job scraping chewing gum off the sidewalk in front of a school. Is a spreadsheet really an alien minefield filled with toxic waste? Can a book explain Microsoft Excel in terms that make it not only easy to understand but easy to use? Microsoft Excel 2010 Step By Step was written for that purpose. Let's take a look and see how well the author - Curtis D. Frye - succeeded.

Steps to Success, Or At Least That's the Plan

As those of you who've read my reviews know, I am a fan of the Step By Step series. I like the approach of tackling difficult subjects one small step at a time. I began reading this book with a basic knowledge of how Microsoft Excel works, but not much more, and hoped to pick up more skills as I went along.

As with all the books in this series, there is an introduction that gives the reader a brief overview of the program, and a summary of the things that have changed in this version of the program. People who have used Microsoft Excel 2007 will probably be familiar with most of these features. Those who are beginners or have only used earlier editions may find the explanation of the new commands more confusing than helpful because the author used such technical language. He also starts out by talking about things like sparklines, slicers and pivot tables. Hello? Let's get the basic concepts down first and then worry about the advanced topics. People who want a step by step approach to learning a program want to begin at the beginning. Microsoft did extensive usability studies before releasing Microsoft Excel 2010, with the goal of making it more user-friendly and more logically laid out. The introduction goes into quite a bit of detail about the changes to all kinds of things I never heard of. Quite frankly, instead of wasting pages on these things, the author should have provided a link to a list on the Microsoft web site for anyone who might be interested. A beginner or person with only basic knowledge won't know what these things are, and a person advanced enough to recognize them isn't going to be reading a Step By Step book.

This section is also marred, in my opinion, by the author's writing style. He says things like: "With PivotTables, users can summarize large data sets efficiently, such as by rearranging values dynamically to emphasize different aspects of the data. It's often useful to be able to limit the data that appears in a PivotTable, so the Excel team included the functionality for users to filter Pivot Tables." And that's from the introduction. It serves as a warning for what lies ahead.

And So It Begins

After more than 40 pages of introductory material, the book finally gets down to the business of using Microsoft Excel 2010. It advises people to save their work frequently, with no mention of Microsoft Excel's built-in AutoRecover function. AutoRecover is something everyone should know about. Whatever it's named, it saves your work every few minutes so you don't lose much, if anything, if something crashes. There are practice files available to be used with the book, and the author clearly thinks the exercises that use these files are self-explanatory. He talks about Document Properties, for example, and then directs the reader to fill in several keywords on the practice file. Why these particular terms? No explanation. The "Setting Up a Workbook" chapter ends with an extensive section on customizing Microsoft Excel 2010 to suit your own preferences.There was a section in the introductory chapter that dealt with customizing the Ribbon. All the material about ways to make the program suit one's own preferences should have been placed in a separate "Customizing" chapter. Who would look in a chapter called "Setting Up a Workbook" for instructions for customizing Microsoft Excel 2010 as a whole?

Data, Data Entry and Tables

The section on data entry includes information about helpful tools like AutoFill, FilllSeries and AutoComplete, but fails to note simple things like what happens when you press Enter or Tab after entering a single value. The AutoFill Options menu items are explained in "tech-ese" instead of plain English. Doing the exercise with the practice file could have helped to clarify what's going on, if the exercise had not been so perfunctory. Again, an experienced user would have had no problem going through this quickly, but a beginner would almost certainly want more in the way of explanation and practice, and for a book ostensibly aimed at beginners, this is just another in a long list of failures. The sections on moving data and finding and replacing data are a little better, and the practice files seem to actually be helpful. Paste Live Preview is an extremely useful new feature and it's explained pretty well. Unfortunately, this is a rare example of straightforward explanation. The section on creating tables takes a fairly easy-to-understand concept and manages to bury it under an avalanche of words. First you do this, then you do that, and oh, if you do this it also does this and if you didn't mean to do this you fix it and... you get the idea. By this point in the book the "step by step" concept has vanished somewhere in outer space.

Calculations, Not So Plain and Simple

The primary purpose of a spreadsheet is to do calculations on rows and columns of numbers. To do this, you need to know how to enter formulas properly in cells, and to tell the formulas which cells you want to calculate. The way those things are entered is not particularly intuitive for the beginner, and understanding how it all works is essential for success. All I can say is, I'm glad I already know how to do this. Trying to figure it out from these instructions would require a lot more dedication than I can muster up. Here's a sample explanation: "When you click a named range, Excel displays the cells it encompasses in the Refers To field. Clicking the Edit button displays the Edit Name dialog box, which is a version of the New Name dialog box, enabling you to change a named range's definition; for example, by adding a column. You can also use the controls in the Name Manager dialog box to delete a named range (the range, not the data) by clicking it, clicking the Delete button, and then clicking OK in the confirmation dialog box that opens." Clear as mud!

Keeping Up Appearances

The section that explains how to change the appearance of your spreadsheet is reasonably well done, but relies too heavily on the user working through the process on the practice files. There are many things one can do to make a spreadsheet more readable, highlight important data and make a printout look good, and the author goes through all of them in a fairly straightforward manner. However, again, the purpose of a spreadsheet is to deal with the data. I think this section on customizing the look of the spreadsheet should have come after the chapters that explain how to manipulate the facts and figures. The practice files are set up as examples of things a fictitious business might want to do with a spreadsheet, so the chapters that talk about filtering, reorganizing, combining and analyzing data all make heavy use of the practice files. Again, the explanation of what's being done is perfunctory and the author's writing style doesn't improve. Everything is explained, but after having to slog through over a hundred pages just to get to the "meat" of spreadsheet use, I'm not sure anyone's really willing to keep going at this point. I'll be honest with you—if I hadn't been reading Microsoft Excel 2010 Step By Step to review it, I wouldn't have gotten even this far.

I Could Go On, But....

I think it's pretty clear by now that this book isn't worth your time. It's poorly written and poorly organized, and while the author clearly knows a lot about Microsoft Excel 2010, he's also lost track of his target audience—the newcomer who needs everything explained in clear language, step by step. As someone who's always been a fan of the Step By Step series, and who stands in awe of their consistent quality, I came away wondering if someone on the editorial staff was on vacation when this one went to press.

Verdict

Usually, when I write a review of a book I'm not so enthusiastic about, I still do my best to find things to praise in it. I try to read carefully and look for positive things to say. I had the absolute dickens of a time doing that with this book, even going into it as both a Microsoft Excel user with only basic knowledge and as a fan of the Step By Step series. I wouldn't even recommend checking this one out of the library, and anyone who's read my other reviews knows that's a first for me. There are better books out there. Leave this one on the shelf.

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