Muchos de nosotros, incluido yo mismo, recurrimos a la serie de libros For Dummies de Wiley cuando queremos una explicación clara y sencilla de algún tema complejo que aún no entendemos del todo. Los libros For Dummies^{(For Dummies)} se crean para educar a los principiantes y darles confianza y, como resultado, son extremadamente populares. Microsoft Office 365 for Dummies se escribió para explicar un producto nuevo y sofisticado diseñado para poner Microsoft Office al alcance de más organizaciones. Y, por supuesto, cuanto más sofisticado sea el producto, más clara debe ser la explicación. ¿Este libro hace el trabajo? Vamos^(Let) a averiguarlo en esta revisión.

¿Qué es Microsoft Office 365 , de todos modos?

A lo largo de los años, Microsoft Office se ha convertido en la ^{(Microsoft Office)}aplicación de productividad^{(productivity app)} "estándar de oro" para los negocios, la escuela y el hogar. Pero no se puede evitar el hecho de que las copias legales de Microsoft Office son costosas y, si se van a usar en una empresa o escuela^{(business or school)} , el costo de las licencias del sitio puede hacer que la compra quede completamente fuera de su alcance.

Reconociendo esto, Microsoft ha creado Microsoft Office 365 , que está "basado en la nube" y está disponible por suscripción mensual. Esto reduce el costo al alcance de muchas más organizaciones ( Microsoft Office 365 está diseñado pensando en grupos en lugar de usuarios individuales) y cada grupo puede suscribirse solo a las funciones necesarias para realizar el trabajo.

Explicando la nube

Dado que la "computación en la nube" es un concepto del que muchas personas aún no saben mucho, el libro se sumerge e intenta explicarlo. Desafortunadamente, los autores no usan el estilo de escritura despreocupado habitual de For Dummies , prefiriendo algo que parezca un lenguaje de abogado modificado. Del primer capítulo:

"La nube es una metáfora de Internet. En términos muy simples, computación en la nube significa que se accede a sus aplicaciones o software, datos y necesidades informáticas, se almacenan y ocurren a través de Internet o la nube".

Toda la sección Definición de computación en la nube^{(Defining Cloud Computing)} es así. Um... ¿"accedido, almacenado y producido"? En lugar de una explicación simple y enérgica de que va a usar un software que está disponible en Internet en lugar de instalarlo en su propia computadora, los autores continúan por páginas, sin usar una sola palabra donde 53 es suficiente. No fue un buen comienzo aquí, muchachos.

También hay una explicación de la historia de la computación en la nube^{(cloud computing)} y los modelos de servicio que están disponibles, seguida de un montón de información para desarrolladores, ninguna de las cuales parecía relevante para entender cómo usar Microsoft Office 365 . Si hubiera que incluirlo, hubiera sido mejor ponerlo en un Apéndice^(Appendix) . Un extracto más para mostrarte a lo que te enfrentas:

"En una implementación de nube privada, aún disfruta de los beneficios de la computación en la nube pública, a saber: autoservicio, escalabilidad y elasticidad. Además, sus recursos dedicados permiten un mayor control y personalización, independientemente de si su implementación existe en las instalaciones o fuera de ella. -local."

Alguien que entienda cómo escribir un inglés^(English) cotidiano claro y sencillo podría haber ganado mucho dinero contratándose como editor y corrector^{(editor and proofreader)} de este libro. Y ni siquiera he mencionado todos los errores tipográficos. Aparentemente la barra espaciadora^{(space bar)} de los tipógrafos estaba fuera por reparaciones ese día. Incluso las tablas que explican los distintos planes de suscripción eran confusas y estaban llenas de jerga.

Avanzando a lo largo... o no.

Con el capítulo Mudarse a la nube de Office 365^{(Moving to the Office 365 Cloud)} , los autores finalmente comienzan a explicar las cosas de la forma en que deberían haberlo hecho desde el principio, pero todavía hay secciones que hacen que parezca que les pagaron por palabra, y la aparente falta de un el editor sigue deslumbrante. Para darle algunos ejemplos prácticos de este capítulo: ¿Puedo hacer mi trabajo más fácilmente o no? No, amigos, es ¿Puedo hacer mi trabajo más fácilmente o no? ^{(Can I do my job more easily or not.)}En realidad. Otro beneficio de acceder a datos ubicados centralmente es que siempre tiene una única fuente de la verdad. Creo que las "fuentes únicas de la verdad" generalmente se encuentran en las enseñanzas religiosas, no en la informática basada en Internet .Si alguna vez conoció a una persona de TI, es posible que haya generalizado una cosa sobre ellos. Son fanáticos del control.

¿Y esperan que sigamos leyendo después de eso? Si no hubiera estado leyendo Microsoft Office 365 para Dummies^{(Microsoft Office 365 for Dummies)} para revisarlo, habría regresado directamente a la librería, o al depósito de libros de^{(book drop)} la biblioteca , en ese momento.

Explicando las aplicaciones... o no.

El primer capítulo sobre Exchange Online comienza entrando en muchos detalles sobre cómo la mayoría de las personas que usan Outlook realmente no se preocupan por el servidor de Exchange^(Exchange) , siempre y cuando haga su trabajo de enviar correo electrónico. Lo cual^(Which) es muy probable que sea cierto. Pero luego entran en muchos detalles sobre cómo tener el servidor de ^{(server online)}Exchange en línea es una gran idea, y sobre los diferentes tipos de opciones de implementación (nuevamente) y por qué las personas que usan Microsoft Office 365 pueden obtener su correo de Outlook desde prácticamente cualquier lugar. ^(Outlook)Si a la gente realmente no le importa, ¿por qué ocupar espacio con todo eso? Tienes que pasar al siguiente capítulo antes de que empiecen a darte los detalles de cómo usarLas nuevas características de Outlook^(Outlook's) y esas explicaciones son superficiales en el mejor de los casos.

La sección sobre SharePoint Online comienza con las funciones de redes sociales, que ni siquiera están disponibles a menos que su organización se suscriba al plan Enterprise^{(Enterprise Plan)} . Y describir la función Mi sitio^{(My Site)} de SharePoint Online como " Facebook para el lugar de trabajo" probablemente no anime a los empleadores a incluirlo en su suscripción. La sección de Team Site habla sobre su uso para la colaboración y dice que los autores están seguros de que es la característica más utilizada del software. Luego vuelven a la jerga tecnológica: su suscripción a Office 365 proporciona automáticamente un sitio de grupo predeterminado para su organización. "Provisiones"? Hay breves explicaciones de losrequisitos de nombres de archivos^{(file naming)} , restauración de versiones anteriores de documentos (si, como lo describen, el control de versiones está activado ), uso de calendarios de equipo y uso compartido de sitios de equipo^{(Team Sites)} con "socios externos". Luego, hay secciones que hablan sobre la creación de una intranet y un " subsitio de comunicados de prensa^{(press release subsite)} ", pero si una organización se ha suscrito al plan Enterprise^{(Enterprise Plan)} , es muy probable que tenga algunos de esos "fanáticos del control" (todavía no puedo creo que los autores dijeron eso) para configurarlo todo, y no van a leer Microsoft Office 365 para Dummies^{(Microsoft Office 365 for Dummies)} para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo.

Por alguna razón, la biblioteca de documentos^{(document library)} , la biblioteca de diapositivas^{(slide library)} , las etiquetas y notas^{(tags & notes)} y los conjuntos de documentos se conocen como Escenarios de SharePoint^{(SharePoint Scenarios)} . ¿Una biblioteca es un escenario? Claro que lo es. Se refieren a la funcionalidad de búsqueda^{(search functionality)} y refinadores configurables^{(configurable refiners)} y usan el término "empleados incorporados" como ejemplo. No se incluye un glosario de technobabble-to-English.

Los capítulos restantes cubren Office Web Apps ( Word , Excel , PowerPoint y OneNote ) de la misma manera prolija, demasiado técnica y definitivamente no para tontos. Dado que las aplicaciones web de Office^{(Office Web Apps)} aparentemente no son muy diferentes de sus equivalentes de escritorio de Microsoft Office 2010^{(Microsoft Office 2010)} , un libro que cubre Microsoft Office 2010 en detalle debería proporcionar a la mayoría de las personas casi todo lo que necesitan saber. Vea las revisiones que recomendamos al final de este artículo. Esos son mejores libros sobre Microsoft Office 2010 .

Hay una sección final que brinda detalles sobre cómo una organización puede determinar si su equipo cumple con los requisitos de hardware y qué se debe hacer para suscribirse a Microsoft Office 365 y mantenerlo. Pero, ¿no sería ese también el trabajo de esos "fanáticos del control" en el departamento de TI^{(IT department)} ?

Hay más, pero ¿por qué molestarse?

Realmente hice lo mejor que pude para leer este libro a fondo para darle una reseña honesta, pero resultó que la honestidad me obliga a decir que no pude abrirme camino más de la mitad antes de rendirme y comenzar a hojear para ver. Qué había ahí. La escritura es pésima, las explicaciones son excesivas o escasas^{(overkill or skimpy)} , y los autores claramente no tienen idea de su público objetivo^{(target audience)} . Creo que este libro terminaría confundiendo a un nuevo usuario mucho más de lo que educaría. Que no vale la pena.

Veredicto

Una de las razones por las que, como muchas personas, siempre he apreciado la serie Para Dummies^{(For Dummies)} (y he comprado muchos de esos libros a lo largo de los años) es su estilo de escritura^{(writing style)} constante y su excelente supervisión editorial^{(editorial oversight)} . Por lo general, los libros se centran en explicar cosas para el nuevo usuario, tienen un estilo claro y un tono alegre, y las páginas definitivamente no están plagadas de errores tipográficos. No sé cómo Microsoft Office 365 para Dummies superó^{(Microsoft Office 365 for Dummies)} al personal editorial generalmente sobresaliente de Wiley en la triste forma en que se encuentra. Ni siquiera recomendaría sacarlo de la biblioteca porque lo estarías tirando de nuevo. el libro cae^{(book drop)} con toda velocidad deliberada.

Book Review - Microsoft Office 365 for Dummies

A lot of us, me included, turn to Wiley's For Dummies series of books when we want a clear and simple explanation of some complex topic that we don't quite understand yet. For Dummies books are created to educate beginners and give them confidence and they are extremely popular as a result. Microsoft Office 365 for Dummies was written to explain a new, sophisticated product that's designed to bring Microsoft Office within reach of more organizations. And of course the more sophisticated the product, the more clear the explanation needs to be. Does this book do the job? Let's find out in this review.

What is Microsoft Office 365, anyway?

Over the years, Microsoft Office has become the "gold standard" productivity app for business, school, and home. But there is no getting around the fact that legal copies of Microsoft Office are expensive, and if they're to be used at a business or school, the cost of site licenses can put the purchase completely out of reach.

Acknowledging this, Microsoft has created Microsoft Office 365, which is "cloud based" and available by monthly subscription. This brings the cost down within reach of a lot more organizations (Microsoft Office 365 is designed with groups rather than with individual users in mind) and each group can subscribe to just the features necessary to get the job done.

Explaining the cloud

Since "cloud computing" is a concept many people might not know a lot about yet, the book dives right in and tries to explain it. Unfortunately, the authors don't use the usual breezy For Dummies writing style, preferring something that comes across as modified lawyer-speak. From the first chapter:

"The cloud is a metaphor for the Internet. In very simplistic terms, cloud computing means that your applications or software, data, and computing needs are accessed, stored, and occur over the Internet or the cloud."

The whole section Defining Cloud Computing is like that. Um... "accessed, stored, and occur"? Instead of a brisk and simple explanation that you're going to be using software that's available on the Internet rather than installed on your own computer, the authors go on for pages, never using one word where 53 will do. Not off to a good start here, guys.

There's also an explanation of the history of cloud computing and the service models that are available, followed by a bunch of information for developers, none of which seemed relevant to understanding how to use Microsoft Office 365. If it had to be included, it would have been better put in an Appendix. One more excerpt to show you what you're up against:

"In a private cloud implementation, you still enjoy the benefits of public cloud computing, namely: self-service, scalability, and elasticity. In addition, your dedicated resources allow more control and customization regardless of whether your implementation exists on-premises or off-premises."

Someone who understands how to write clear, straightforward everyday English could have made serious money hiring themselves out as an editor and proofreader on this book. And I haven't even mentioned all the typographical errors. Apparently the typesetters' space bar was out for repairs that day. Even the tables explaining the various subscription plans were confusing and full of jargon.

Moving right along... or not.

With the chapter Moving to the Office 365 Cloud, the authors finally start explaining things the way they should have from the get-go, but there are still sections that make it look like they got paid by the word, and the apparent lack of an editor is still glaring. To give you some fingernails-on-the-blackboard examples from this chapter: Can I do my job easier or not? Uh, no, fellas, it's Can I do my job more easily or not. Really. Another benefit of accessing centrally located data is that you always have a single source of the truth. I think "single sources of the truth" are usually found in religious teachings, not Internet based computing. If you have ever met an IT person, you might have generalized one thing about them. They are control freaks.

And they expect us to keep reading after that? If I hadn't been reading Microsoft Office 365 for Dummies to review it, it would have gone right back to the bookstore, or into the library book drop, at that point.

Explaining the apps... or not.

The first chapter on Exchange Online starts off by going into a lot of detail about how most people who use Outlook really don't care about the Exchange server, as long as it does its job of delivering email. Which is very likely true. But then they go into a lot of detail about how having the Exchange server online is a great idea, and about the different kinds of deployment options (again) and why people who use Microsoft Office 365 can get their Outlook mail from pretty much anywhere. If people really don't care, why take up space with all that? You have to move along to the next chapter before they start giving you the details of how to use Outlook's new features, and those explanations are cursory at best.

The section on SharePoint Online starts off with the social-networking features, which aren't even available unless your organization subscribes to the Enterprise Plan. And describing the My Site feature of SharePoint Online as "Facebook for the workplace" is not likely to encourage employers to include it in their subscription. The section on Team Site talks about using it for collaboration and says the authors are sure it's the most widely used feature of the software. Then they go back to the technobabble: Your Office 365 subscription automatically provisions a default team site for your organization. "Provisions"? There are brief explanations of the file naming requirements, restoring previous versions of documents (if, as they describe it, versioning is turned on), using team calendars and sharing Team Sites with "outside partners." Then there are sections that talk about creating an intranet and a "press release subsite," but if an organization has subscribed to the Enterprise Plan it's a pretty good bet they've got some of those "control freaks" (I still can't believe the authors said that) to set that all up, and they're not going to be reading Microsoft Office 365 for Dummies for instructions on how to do it.

For some reason the document library, slide library, tags & notes and document sets are referred to as SharePoint Scenarios. A library is a scenario? Sure it is. They refer to search functionality and configurable refiners and use the term "onboarding employees" as their example. No technobabble-to-English glossary is included.

The remaining chapters cover the Office Web Apps (Word, Excel, PowerPoint, and OneNote) in the same wordy, overly technical, and definitely-not-For-Dummies fashion. Since the Office Web Apps are apparently not much different from their desktop Microsoft Office 2010 equivalents, a book that covers Microsoft Office 2010 in detail should supply most people with nearly everything they need to know. See the reviews we recommend at the bottom of this article. Those are better books about Microsoft Office 2010.

There's a final section that gives details on how an organization can determine if their equipment meets the hardware requirements, and what needs to be done to subscribe to Microsoft Office 365 and maintain it. But wouldn't that also be the job of those "control freaks" in the IT department?

There's more, but why bother?

I really did my best to read this book thoroughly to give it an honest review, but as it turned out, honesty compels me to say that I just could not plow my way through more than halfway before I gave up and started just skimming to see what was there. The writing is dismal, the explanations are either overkill or skimpy, and the authors clearly have no idea of their target audience. I think this book would end up confusing a new user far more than it would educate. It's not worth it.

Verdict

One of the reasons I, like many people, have always appreciated the For Dummies series (and I have bought a lot of those books over the years) is their consistent writing style and excellent editorial oversight. Ordinarily the books are focused on explaining things for the new user, have a clear style and a lighthearted tone, and the pages are definitely not riddled with typographical mistakes. I don't know how Microsoft Office 365 for Dummies made it past the usually outstanding editorial staff at Wiley in the sad shape it's in. I wouldn't even recommend checking it out of the library because you'd be throwing it right back in the book drop with all deliberate speed.

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