Creo que es seguro decir que casi todos los que han tenido que usar el correo electrónico en el trabajo han usado Microsoft Outlook . Fui una de las muchas personas que aprendieron lo suficiente sobre él para salir adelante, y nunca pensé en él como algo más que un programa de correo electrónico que también podía imprimir calendarios. Mi jefe sabía menos que yo sobre Microsoft Outlook , así que siempre le imprimía los calendarios departamentales. Entonces, ¡imagínense mi sorpresa cuando vi el título de este libro! ¿ Utiliza Microsoft Outlook para la gestión y organización del tiempo^{(time management and organization)} ? Esto, lo tenía que ver. ¿Podría ser utilizado de esa manera incluso por personas con habilidades básicas? Estaba muy ansioso por averiguarlo.

NOTA:^(NOTE:) De ahora en adelante me referiré al libro como Gestión eficaz^{(Effective Time Management)} del tiempo, por lo que ocuparé menos de mi tiempo y del suyo^{(time and yours)} .

No se requiere experiencia

La introducción fue muy tranquilizadora. Sí, este libro es para personas con conocimientos básicos de Microsoft Outlook . Los autores piden que el lector comprenda los conceptos básicos, ya que este no es un tipo de libro de "cómo usar Microsoft Outlook comenzando desde cero" . ^{("how to use Microsoft Outlook starting from square one")}La única parte de Microsoft Outlook que se explicará "desde el primer clic"^{("from the very first click")} es Tareas^(Tasks) , porque esa es la parte que la mayoría de la gente no ha usado o no ha usado mucho. Los autores dicen que el libro también es para el usuario experimentado de Microsoft Outlook , porque presenta un sistema de organización y gestión del tiempo.^{(organization and time management)}eso es mejor y más eficiente, y puede mostrar incluso al usuario más experimentado cómo sacar aún más provecho del software. Con este tipo de introducción, estaba ansioso por leer más.

Cada capítulo comienza con una descripción general de cómo comienzan los problemas, seguido de una sección llamada "Let's get started and change this!"y termina con una sección "Pruébelo usted mismo"^{("You try it")} que resume lo que se ha enseñado en el capítulo y le brinda al lector una visita guiada de lo que debe hacerse. Una de las mejores cosas del libro es que no está vinculado a una versión específica. Aquí hay instrucciones para Microsoft Outlook 2003, 2007 y 2010, para que nadie quede excluido.

No ahogarse en el correo electrónico

Me gusta la imagen de la "inundación de correo electrónico" en la que el libro quiere evitar que todos nos ahoguemos. Para muchas personas, es la única forma de describirlo. He visto a personas hablar sobre cientos o miles de correos electrónicos que todavía están en su bandeja de entrada y que llegan más todo el tiempo. No hay forma de que alguien^{(way anyone)} pueda leer todo ese correo electrónico; lo que necesita es una forma sólida y efectiva de lidiar con lo que ya está allí y evitar que se acumule nuevamente. Y, por supuesto, si uno comienza con una "inundación" de correos electrónicos, controlar la situación no sucederá en un abrir y cerrar de ojos. Tiene que haber un plan paso a paso^{(step plan)} . Eso es exactamente lo que establece la gestión eficaz del tiempo^{(Effective Time Management)} . Los autores identifican las principales causas del problema (como distraerse, hacer clic en "^{("Reply All,")}y no tener un sistema para manejar el correo entrante) y luego llevar al lector a través de los pasos necesarios para controlar lo que ya está allí y configurar un sistema para que no vuelva a suceder. Realmente creo que cualquiera que se tome el tiempo de leer esta sección y siga los consejos de los autores (y, lo que es más importante, siga su sistema) descubrirá que funciona. Son honestos acerca de cuánto tendrá que cambiar el lector su propio comportamiento para poner las cosas en orden y por qué es esencial hacer esos cambios. Cada paso necesario (como desactivar las notificaciones, reservar bloques de tiempo para manejar el correo electrónico y dejarlo completamente solo en el resto del tiempo, y crear recordatorios, tareas,^{(Microsoft Outlook)}. Hablan de crear su propio conjunto de carpetas y marcar mensajes importantes para que no los pase por alto, algo que desearía haber sabido cuando estaba usando Microsoft Outlook en el trabajo. Hay instrucciones detalladas para configurar reglas para que los mensajes se clasifiquen automáticamente en las carpetas apropiadas. Eso, más que cualquier otra cosa, puede ayudar a controlar el desorden de la bandeja^{(inbox clutter)} de entrada y mantener a las personas enfocadas en lo que es realmente importante.

Manteniendo tus prioridades en orden

La sección sobre el uso de Tareas^(Tasks) para establecer prioridades también va directo al grano y utiliza el ejemplo de un trabajador ficticio y permanentemente desorganizado para mostrar cómo distraerse puede tener graves consecuencias. Luego se lleva al lector a través de varios métodos para determinar qué tareas son realmente importantes y cuáles deben tener prioridad sobre otras. Esto es algo con lo que la mayoría de la gente tiene problemas: descubrir qué es realmente importante y qué se puede posponer un poco mientras se resuelven las tareas de mayor prioridad. Los autores enfatizan la importancia de escribir las cosas. Este es un concepto clave en varios sistemas de gestión del tiempo bien conocidos, y con razón. Hoy en día, tenemos demasiado que tener en cuenta, y ni siquiera Einstein podría manejarlo todo. Escribiendo^(Writing)las cosas abajo es la clave. Los autores van más allá del simple acto de escribir y explican cómo y por qué las personas deberían tener planes escritos. Reconocen que iniciarse en planes escritos no es una tarea sencilla cuando no se ha hecho antes, y explican por qué es fundamental para una buena gestión del tiempo^{(time management)} . Gestión eficaz del tiempo^{(Effective Time Management)} describe un sistema sencillo^{(straightforward system)} para configurar citas y tareas (y explica claramente la diferencia entre las dos) y para configurar vistas, filtros y categorías para garantizar que pueda encontrar exactamente la información que necesita de forma rápida y eficiente.

Categorías, tareas y tiempo

Los primeros capítulos del libro tratan^{(book deal)} principalmente de lo que Microsoft Outlook puede hacer en un lugar de trabajo. Comenzando con el capítulo "Cómo ganar más tiempo para lo esencial con un planificador semanal eficaz",^{("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")} los autores continúan describiendo cómo se puede usar Microsoft Outlook para planificar también el tiempo libre. ^{(Microsoft Outlook)}Siguen los pasos necesarios para configurar categorías y codificarlas por colores si lo desea, para ayudar a establecer prioridades y mantener las tareas organizadas. Destacan la importancia de la planificación semanal y de incluir tiempo para asuntos personales como el ejercicio y la educación^{(exercise and education)} como parte del plan general. Puede parecer extraño al principio colocar actividades personales no laborales en un Microsoft Outlookplan semanal en el trabajo, pero los autores explican claramente por qué esto es realmente una muy buena idea, destacando la importancia del equilibrio en la vida profesional y personal. Sí toman nota del hecho de que no todos los lugares de trabajo permiten la planificación privada y no todos tienen acceso a su computadora de trabajo^{(work computer)} desde fuera de la oficina, y brindan estrategias para lidiar con esto. Está claro que tienen una comprensión sólida no solo de su tema sino también de las realidades del lugar de trabajo.

Planificación en la vida real

La historia del trabajador desorganizado ficticio continúa en el capítulo sobre la planificación de la vida real. La mayoría de las personas realmente no saben exactamente cuánto tiempo tomará una tarea determinada porque es una tarea muy rara que se realiza sola. El viaje a la oficina también incluye tiempo para llegar al automóvil, estacionar el automóvil y caminar al lugar de trabajo, y muchas personas solo piensan en el tiempo real de conducción^{(driving time)} . La gente se distrae o suceden cosas que ponen el día de trabajo^{(work day)} habitual en un completo desorden. Las personas hacen lo que quieren hacer y de alguna manera se las arreglan para no hacer las cosas que no quieren hacer (lo que arruina todo para cualquiera que dependa de que se haga ese trabajo). En esta sección, los autores analizan detenidamente la naturaleza humana y muestran cómo un plan de día eficaz^{(day plan)}puede hacer que todo funcione mucho mejor. Mantener un registro preciso del tiempo necesario para cada tarea es la clave aquí. No más estimaciones ni cifras aproximadas: la cantidad real de tiempo para cada tarea de principio a fin. Esencialmente, los autores quieren que el lector cree una base de datos de tiempo^{(time database)} , por lo que en lugar de simplemente adivinar o improvisar, el lector puede buscar la cantidad real de tiempo para cualquier tarea determinada y planificar^{(task and plan)} en consecuencia. También le piden al lector que evalúe sus propias "Horas de productividad",^{("Productivity Hours,")} esos momentos del día en que las personas funcionan mejor, y sus propias "Horas de interrupción".^{("Disruption Hours,")}esos momentos del día en los que es más probable que los interrumpan. Luego, establecieron un plan para programar bloques de tiempo libre de interrupciones durante las horas de máxima productividad, y reconocen que esto no sucederá de la noche a la mañana, ya que, por definición, otras personas deben estar capacitadas para no interrumpirlo mientras trabaja. Y enfatizan la importancia de crear un " tiempo intermedio^{(buffer time)} ", de modo que si las cosas tardan más de lo esperado, el resto del día no se interrumpa por completo.

Reunión, reunión, ¿quién tiene la reunión?

Las reuniones parecen ser un hecho de la vida en los negocios, y pueden ser una enorme pérdida de tiempo y la productividad. La gestión eficaz del tiempo^{(Effective Time Management)} reconoce esto y explica en detalle cómo organizar reuniones a través de Microsoft Outlook y coordinar los horarios de las reuniones con otros. Sin embargo, su consejo más valioso se puede resumir en la afirmación "Las mejores reuniones son las que no se llevan a cabo". ^{("The best meetings are the ones that don't take place.")}Las reuniones alejan a las personas de sus trabajos, interrumpen el flujo de trabajo, dependen demasiado de que todos puedan presentarse y participar de manera significativa, y en realidad le cuestan dinero a la empresa .^{(company money)}porque la gente está en reuniones en lugar de hacer su trabajo. Por lo tanto, después de explicar cómo configurar las solicitudes de reunión, los autores sugieren que las reuniones se programen solo en raras ocasiones y que, en la medida de lo posible, se utilicen otros medios de comunicación (como Windows Live Meeting o conferencias telefónicas). ^{(Windows Live Meeting)}Si las reuniones son necesarias, hay un plan para hacer que funcionen mejor y produzcan mejores resultados. Esto cubre todas las bases y debería aumentar la productividad de todos y perder^{(productivity and waste)} la mínima cantidad de tiempo. Sería un excelente recurso para cualquier lugar de trabajo.

Menos papel, más productividad

Mucha gente todavía prefiere mantener su información en papel (debo admitir que soy una de esas personas). Pero es fácil perder el rastro y archivar el papel, y después de un tiempo, la masa^{(sheer mass)} de papel se vuelve tan difícil de manejar que bien podría enviarse a la trituradora. Gestión eficaz del tiempo^{(Effective Time Management)} establece un método para tomar notas eficaces y realizar un seguimiento de los archivos electrónicos de manera eficiente. Los autores sugieren que el lector use ^{(reader use)} Microsoft OneNote , pero reconocen que no está incluido en muchas versiones de Microsoft Office (especialmente en las ediciones anteriores) y debe comprarse por separado, algo que muchas personas no pueden pagar. Ojalá los autores hubieran ofrecido algunas sugerencias de alternativas a Microsoft OneNote, ya que claramente es un programa muy útil y puede integrarse de manera efectiva con Microsoft Outlook . Gestión eficaz del tiempo^{(Effective Time Management)} guía al lector a través del uso de Microsoft OneNote para tomar notas, hacer planes, configurar calendarios y configurar un sistema estructurado y organizado para realizar un seguimiento de todo. Muestra claramente las ventajas de utilizar notas y archivos electrónicos en lugar de papel. Debo admitir que comencé a pensar de manera diferente acerca de todas mis carpetas llenas de notas e impresiones después de leer este capítulo, y voy a comenzar a buscar Microsoft OneNote o algún otro programa similar que me ayude a realizar un seguimiento de las cosas de manera más eficiente.

Resumiendo todo

La gestión eficaz del tiempo^{(Effective Time Management)} se cierra con un breve capítulo llamado "Cómo beneficiarse verdaderamente de este libro"^{("How to truly benefit from this book")} que pone todos los capítulos anteriores en perspectiva y explica las mejores maneras de empezar a utilizar Microsoft Outlook y Microsoft OneNote para organizarse en su vida profesional y personal. Los autores dejan en claro que no esperan que la organización suceda de la noche a la mañana y no esperan que suceda sin la determinación del lector de hacer que funcione. Pero también explican por qué vale la pena el tiempo y el esfuerzo^{(time and effort)} de seguir su plan. Incluso si uno no usa Microsoft Outlook, este plan puede funcionar. Hay otros programas que ofrecen muchas de las mismas características, quizás no en un paquete tan conveniente, pero no obstante utilizable. Entiendo que el enfoque del libro está en Microsoft Outlook y Microsoft OneNote , pero creo que hubiera sido útil para los autores sugerir algunos otros programas que podrían usarse para seguir el mismo sistema, incluso sin una copia completa de Microsoft Office a mano . . Sin embargo, esa es solo una sugerencia menor, y estoy seguro de que cualquiera que esté interesado en seguir este sistema puede hacerlo funcionar con cualquier software que tenga a mano.

Veredicto

La gestión eficaz del tiempo^{(Effective Time Management)} realmente es para todos. Todos podemos beneficiarnos de encontrar el equilibrio en nuestra vida profesional y personal, de usar nuestro tiempo de manera más eficiente y de hacer el mejor uso de las herramientas que tenemos a mano. Incluso las personas que están seguras de tener todo bajo control pueden encontrar sugerencias útiles aquí. Los autores entienden claramente tanto el software como la naturaleza humana y toman un enfoque paso a paso^{(step approach)} y explican por qué lo que están describiendo funcionará. Me alegro de haber tenido la oportunidad de revisar este libro, porque ahora puedo comenzar a poner en práctica su plan para administrar mi propio tiempo de manera más efectiva.

Book Review - Effective Time Management

I think it's safe to say that nearly everyone who's had to use email on the јob has usеd Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.

NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.

No expertise required

The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.

Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.

Not drowning in email

I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.

Keeping your priorities straight

The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.

Categories, tasks, and time

The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.

Planning in real life

The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.

Meeting, meeting, who's got the meeting?

Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.

Less paper, more productivity

Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.

Summing it all up

Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.

Verdict

Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.

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