El software de suscripción^{(Subscription software)} es un concepto relativamente nuevo. A pesar de que los acuerdos de licencia siempre han dejado bastante claro que en realidad no eres el propietario del software que crees que has comprado, la gente siempre ha tendido a ignorarlo (si es que leen el EULA ). Entonces, la noción de software del que no tiene una copia física y que tiene que pagar una tarifa para usar cada mes, generó algunos problemas cuando se presentó por primera vez. Microsoft incursionó en el software de suscripción^{(subscription software)} a lo grande con Office 365 , y su popularidad ha ido en aumento, especialmente para uso comercial^{(business use)} . Office 365 para Dummies, Segunda Edición^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)} , se propone mostrar por qué el modelo de suscripción^{(subscription model)}Es una excelente opción para negocios. ¿Tiene éxito en su misión? Lee esta reseña para encontrar la respuesta:

Convencer a los escépticos

El libro comienza con una explicación larga y muy completa de la computación en la nube y el software de suscripción^{(cloud computing and subscription software)} . Los autores hacen un gran trabajo al reconocer las posibles objeciones y tratarlas de manera clara y objetiva. Debo admitir que comencé a leer este libro como un escéptico, lo cual creo que es natural para alguien cuya primera computadora fue un mainframe IBM^{(IBM mainframe)} en los años 60. 🙂 Pero mientras leía, descubrí que Office 365 para Dummies, segunda edición,^{(Office 365 For Dummies, Second Edition)} rápidamente me hizo cambiar de opinión.

Aunque el título no lo dice (está en letra pequeña en la portada), este libro está dirigido directamente a los usuarios comerciales, y rápidamente quedó claro por qué el software de suscripción y la computación en la nube^{(subscription software and cloud computing)} tienen enormes ventajas para las empresas. Mi propia experiencia como la única persona con conocimientos informáticos en un gran departamento respaldó la idea de que es mucho más fácil dejar que los profesionales de Microsoft se encarguen de las actualizaciones de software, los parches y el mantenimiento sin problemas en segundo plano.

Ahora, por supuesto, Microsoft no tiene un historial impecable^{(spotless record)} cuando se trata de estropear las cosas (no voy a desviarme del camino hablando de la computadora de mi madre con Windows ME , aunque jugó un papel importante en mi enfoque inicialmente escéptico de Office 365 ), pero este libro hace un muy buen trabajo al explicar por qué no importa cuánto hayan fallado en el doblaje en el pasado, aún es mejor que Microsoft mantenga su ^(Microsoft)software comercial^{(business software)} crítico que entregarlo a algún persona de TI^{(IT person)} con exceso de trabajo que puede o no tener el mismo nivel de habilidad. Además, con Office 365suscripciones nadie en la empresa tendrá que sentarse y volver a crear una imagen de todo^{(re-image everything)} cuando la empresa adopte una versión más nueva de Office . Simplemente inicie sesión^{(Just sign)} y ahí está, listo para funcionar.

Hay una buena descripción de los diversos planes de Office 365 disponibles, por lo que los suscriptores potenciales pueden ver lo que obtendrán por su dinero.

En serio, si no está convencido de que valga la pena considerar la computación en la nube y el software de suscripción^{(cloud computing and subscription software)} , una lectura cuidadosa de la primera parte de este libro contribuirá en gran medida a convencerlo. Sin duda me convenció.

Entrando en la nube

Después del argumento de venta experto para el concepto, Office 365 para Dummies, segunda edición^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)} , explica cuidadosamente cómo una empresa puede pasar a Office 365 y la computación en la nube^{(cloud computing)} sin demasiado estrés y angustia^{(stress and anguish)} . Nuevamente^(Again) , el énfasis está en persuadir al lector de los beneficios de tal movimiento, y nuevamente, los autores hacen un trabajo cuidadoso y completo. Revisan los beneficios y características de Office 365 y explican por qué tiene sentido hacer el cambio.

No es solo la computación en la nube y el software de suscripción^{(subscription software)} lo que las empresas tendrán que cambiar de opinión. Dado que algunas versiones de Office 365 incluyen nuevos enfoques como una aplicación de chat interna^{(in-house chat application)} , una aplicación similar a Pinterest llamada Delve y la capacidad de crear páginas similares a Facebook para toda la empresa (entre otras cosas), los autores de Office 365 para Dummies, segunda edición^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)} hace todo lo posible para explicar por qué ese tipo de aplicaciones de redes sociales pueden tener un efecto muy beneficioso para las empresas. Puede ser difícil para los gerentes que están acostumbrados a decirles a las personas que no pueden perder el tiempo en los sitios de redes sociales durante el tiempo de trabajo.^{(company time)}para comprender por qué los sitios de redes sociales privados específicos de la empresa pueden aumentar la productividad y la colaboración de la empresa^{(productivity and company collaboration)} , pero creo que los autores hacen un buen trabajo al exponer el caso para configurar estas cosas en la cuenta de Office 365 de la empresa . Por supuesto, la decisión extremadamente desafortunada de Microsoft de nombrar su aplicación de chat Yammer podría causar algunos problemas para las personas que saben de qué se trata el parloteo. 🙂

Los capítulos introductorios de argumentos de venta de propósito general van seguidos de capítulos introductorios de argumentos de venta para los componentes individuales de Office 365 . En cada caso, los autores exponen cuidadosamente la superioridad del enfoque de Office 365 sobre el enfoque tradicional de compra de licencias, y hacen un buen trabajo. Cada componente ( SharePoint , Exchange , Skype Empresarial^(Business) , OneNote , Word^(OneNote) , Excel^(Word) y Powerpoint ^(Excel))^(Powerpoint)) tiene su propio capítulo que detalla sus propias ventajas. Y luego hay una introducción a los conceptos básicos del uso de cada componente, que debería ser suficiente para que las personas comiencen a funcionar. Sin embargo, para una mirada más detallada a todas las características de cada componente, tendrás que buscar una referencia diferente. Honestamente, si cada componente tuviera una explicación completa, tendrías que levantar este libro con una carretilla elevadora.

Una vez más, si es escéptico acerca de esto, es posible que cuando haya leído las razones por las que cada componente puede ser un verdadero impulsor de la productividad^{(productivity booster)} , verá las cosas bajo una luz diferente.

Ponerse manos a la obra

Las introducciones, los argumentos de venta y las reseñas ocupan más de la mitad del libro. Luego , Office 365 para Dummies, segunda edición,^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)} explica exactamente lo que se debe hacer para prepararse para pasar del software interno^{(in-house software)} a la computación en la nube. No se trata solo de que un día uses la licencia de la empresa^{(company license)} para Office y al día siguiente inicies sesión en Office 365 . Hay pasos definidos que deben tomarse para asegurar la transición más suave posible. Estos se presentan en orden paso a paso^{(step order)} . Y hay información para los desarrolladores que deseen personalizar la interfaz para un uso comercial específico^{(specific business use)} . SharePoint, como columna vertebral del sistema, obtiene unacapítulo de desarrollo^{(development chapter)} propio. Por supuesto, las personas que no estén interesadas en esa información pueden omitirla.

Una vez más, los autores explican por qué cada paso es esencial para el éxito y por qué la preparación adecuada es la clave para que Office 365 funcione para su negocio. Una vez más^(Again) , las personas que comienzan a pensar "No podemos usar eso, no lo necesitamos" pueden terminar pensando " Oye^(Hey) , eso funcionaría para nosotros, intentémoslo". Dado que existen diferentes versiones de Office 365 con diferentes componentes y diferentes precios, saber de antemano lo que quiere en su suscripción es clave (aunque puede cambiar su paquete de suscripción^{(subscription package)} en cualquier momento para adaptarlo a las necesidades de su empresa).

El capítulo "Cumplimiento de los requisitos de Office 365"^{("Meeting Office 365 Requirements")} establece lo que se necesita en términos de equipo, ancho de banda de Internet^{(internet bandwidth)} y habilidades individuales. Y los autores son muy honestos acerca de los pros y los contras de migrar a la nube. No todo es diversión y juegos^{(fun and games)} , y son sinceros al respecto. Este capítulo realmente debería ser de lectura obligatoria. El siguiente capítulo guía al lector a decidir qué plan funcionará mejor. Eso también debería ser una lectura obligatoria porque la computación en la nube puede ser una experiencia completamente nueva para el lector, y tener toda la información sobre todos los planes es una ventaja.

Hay capítulos sobre la preparación para la mudanza, la implementación de Office 365^{(Office 365)} (que incluye los pasos necesarios para que todos estén listos para ella) y la administración de Office 365 (incluidos Exchange , Skype Empresarial y SharePoint^{(Business and SharePoint)} ). Una vez más, esta no es una guía de referencia^{(reference guide)} completa y exhaustiva , pero debería hacer que las personas superen el montículo y se familiaricen con el uso diario^{(day use)} .

decenas y decenas

Una de las mejores partes de un libro Para Dummies^{(For Dummies)} es el capítulo o capítulos^{(chapter or chapters)} finales llamados " La parte de los diez"^{(The Part of Tens")} . En este caso, hay tres partes de este tipo. Uno para "diez señales de que es hora de cambiarse a Office 365 ", uno para diez razones por las que Office 365 puede ser de un valor increíble para su organización y otro para diez consejos para aumentar la productividad. Además de ser una lectura entretenida, esos capítulos hacen un buen trabajo al vender el valor del producto, que es como el glaseado del pastel.

Pros y contras y más

Esto es lo que creo que son los puntos buenos y malos de Office 365 para principiantes, segunda edición:^{(Office 365 for Dummies, Second Edition:)}

Ventajas:^(Pros:)

• Como la mayoría de los libros Para Dummies^{(For Dummies)} , bien escritos por personas que saben de lo que hablan.
• Excelente "discurso de venta" para el producto que puedo decir con seguridad es bueno para convencer a los escépticos
• Progresión lógica de un tema a otro, cada uno basado en los temas anteriores, razón por la cual este libro debe leerse de principio a fin en lugar de pieza por pieza.
• Suficiente^(Enough) información básica para ponerlo en funcionamiento con cada componente
• Muchos enlaces útiles a complementos e información adicional (revisé la edición Kindle^{(Kindle edition)} )

Contras:^(Cons:)

• El título del libro^{(book title)} debe dejar en claro que esto es principalmente para clientes comerciales.
• Una de las cosas que hago para ganarme la vida es editar copias, y debo decir que me irritaron los errores gramaticales del libro. Tal vez soy más exigente que otras personas debido a lo que hago, pero cosas como " ¿^(Can) Puedo hacer mi trabajo más fácilmente o no?" eran molestas (para que conste, debería ser más fácil^{(more easily)} ). Y oh, ¿podemos eliminar la palabra "funcionalidad" del idioma inglés^{(English language)} , por favor^(please) ? Es technobabble y en casi todos los casos puede ser reemplazado por algo mejor.

A TENER EN CUENTA:^{(TO KEEP IN MIND:)} Si lo que quieres es información detallada sobre el uso de todos los componentes de Office 365 , este no es el libro. Sin embargo, cualquier buen libro de referencia^{(reference book)} para Office entrará en los detalles adecuados si necesita más de lo que proporciona este libro.

Veredicto

Office 365 for Dummies, Second Edition hizo un gran trabajo al demostrarme que mi prejuicio contra el software de suscripción^{(subscription software)} era infundado. Ahora puedo ver que el modelo de suscripción^{(subscription model)} tiene claras ventajas para los usuarios comerciales. El libro realmente no se refirió a las ventajas para los usuarios domésticos, por lo que creo que el título debería haber dejado claro cuál es su enfoque.

También me mostró que hay ventajas en el uso de componentes de redes sociales en un entorno empresarial. Lástima^(Pity) que mis antiguos empleadores nunca leyeron este libro. 🙂

Fue una buena lectura, y si eres parte de una empresa que depende de Office , definitivamente debes prestar atención al contenido.

Book Review: Office 365 for Dummies, Second Edition

Subscription software is a relatіvely new concept. Even though licensing аgreements have always made іt quite clеar that you dоn't actually own the ѕoftware that you believe you have bought, people have always tendеd to ignorе thаt (if they rеad the EULA at all). So the notion of softwarе that you have no physical copy of, and that you have to pay a fee tо use every month, raiѕеd some hackles when it was first introduced. Microsoft got into subscription software in a big way with Office 365, and it has been increasing in popularity, especially for businesѕ use. Office 365 for Dummies, Second Edition , sets out to show why the subscription model is an excellent choice for business. Does it succeed in its mission? Read this review to find the answer:

Convincing the skeptics

The book begins with a lengthy and very thorough explanation of cloud computing and subscription software. The authors do a great job of recognizing the possible objections and dealing with them in a clear and factual way. I must admit that I began reading this book as a skeptic, which I think is natural for someone whose first computer was an IBM mainframe back in the 60s. 🙂 But as I read on, I found Office 365 For Dummies, Second Edition quickly began to change my mind.

Although the title does not say so (it is in small print on the cover) this book is aimed squarely at business users, and it also quickly became clear why subscription software and cloud computing have huge advantages for businesses. My own experience as the only computer literate person in a large department backed up the idea that it's a lot easier to let the professionals at Microsoft take care of software upgrades, patches and maintenance seamlessly in the background.

Now, granted, Microsoft doesn't have a spotless record when it comes to messing things up (I'm not going to stray off the path here by talking about my mother's computer with Windows ME, although it did play a large part in my initially skeptical approach to Office 365) but this book does a very good job of explaining why no matter how much they've flubbed the dub in the past, it's still better to have Microsoft maintaining your critical business software than to turn it over to some overworked IT person who may or may not have the same level of skill. Plus, with Office 365 subscriptions nobody in the company is going to have to sit down and re-image everything when the company adopts a newer version of Office. Just sign in and there it is, ready to go.

There's a good description of the various Office 365 plans available, so potential subscribers can see what they'll get for their money.

Seriously, if you remain unconvinced that cloud computing and subscription software are worth considering, a careful read of the first part of this book will go a long way toward convincing you. It certainly convinced me.

Entering the cloud

After the expert sales pitch for the concept, Office 365 for Dummies, Second Edition carefully explains how a business can move into Office 365 and cloud computing without too much stress and anguish. Again, the emphasis is on persuading the reader of the benefits of such a move, and again, the authors do a careful and thorough job. They review the benefits and features of Office 365 and explain why making the move makes sense.

It's not just cloud computing and subscription software that businesses will have to change their minds about. Since some versions of Office 365 include such new approaches as an in-house chat application, a Pinterest-like app called Delve, and the ability to create company-wide Facebook-like pages (among other things), the authors of Office 365 for Dummies, Second Edition go to great lengths to explain why those kinds of social-media apps can have a very beneficial effect for businesses. It may be difficult for managers who are accustomed to telling people they can't mess around on social media sites on company time to understand why company-specific private social media sites can actually boost productivity and company collaboration, but I believe the authors do a good job of laying out the case for setting these things up on the company's Office 365 account. Granted, Microsoft's extremely unfortunate decision to name their chat app Yammer might cause a few problems for people who know what yammering is all about. 🙂

The general-purpose introductory sales-pitch chapters are followed by introductory sales-pitch chapters for the individual components of Office 365. In each case, the authors carefully lay out the case for the superiority of Office 365's approach over the traditional buy-licenses approach, and they do a good job. Each component (SharePoint, Exchange, Skype for Business, OneNote, Word, Excel, and Powerpoint) gets its own chapter detailing its own advantages. And then there is an introduction to the basics of using each component, which should be enough to get people up and running. However, for a more detailed look at all the features of each component, you'll have to find a different reference. Honestly, if each component got a full explanation you'd have to pick up this book with a forklift.

Again, if you are skeptical about any of that, you may find that by the time you've read through the reasons why each component can be a true productivity booster you'll see things in a different light.

Getting down to business

The introductions, the sales pitches and the overviews take up more than half the book. Then Office 365 for Dummies, Second Edition explains exactly what needs to be done to prepare for a move from in-house software to cloud computing. It's not just a matter of one day you use the company license for Office and the next day you sign into Office 365. There are definite steps that have to be taken in order to assure the smoothest possible transition. These are laid out in step by step order. And there is information for developers who may want to customize the interface for a specific business use. SharePoint, as the backbone of the system, gets a development chapter all its own. Of course, people who aren't interested in that information can just skip it.

Once again, the authors explain why each step is essential to success, and why proper preparation is the key to making Office 365 work for your business. Again, people who go into it thinking "We can't possibly use that, we have no need for it" may come out thinking "Hey, that would work for us, let's give it a try." Since there are different versions of Office 365 with different components and different prices, knowing ahead of time what you want in your subscription is key (although you can change your subscription package at any time to suit your company's needs).

The chapter "Meeting Office 365 Requirements" lays out what is necessary in terms of equipment, internet bandwidth and individual skills. And the authors are very honest about the pros and cons of moving to the cloud. It's not all fun and games, and they're upfront about that. This chapter really should be required reading. The next chapter guides the reader through deciding which plan will work best. That too should be required reading because cloud computing may be an entirely new experience for the reader, and having all the information about all the plans is a plus.

There are chapters on preparing for the move, implementing Office 365 (which includes the steps necessary to get everyone ready for it), and managing Office 365 (including Exchange, Skype for Business and SharePoint). Again, this is not a complete and exhaustive reference guide, but it should get people over the hump and into day to day use.

Tens and tens

One of the best parts of a For Dummies book is the final chapter or chapters called " The Part of Tens". In this case, there are three such parts. One for "ten signs it's time for you to move to Office 365," one for ten reasons why Office 365 can be of incredible value to your organization, and one for ten tips to increasing productivity. Besides being entertaining reading, those chapters do a good job of selling the value of the product, which is kind of like frosting on the cake.

Pros and cons and more

Here's what I feel are the good and bad points about Office 365 for Dummies, Second Edition:

Pros:

• As with most For Dummies books, well written by people who know what they're talking about
• Excellent "sales pitch" for the product that I can say with assurance is good for convincing the skeptics
• Logical progression from one topic to another, each building on the previous topics, which is why this book should be read from beginning to end rather than piece by piece
• Enough basic information to get you up and running with each component
• Plenty of useful links to add-ons and additional information (I reviewed the Kindle edition)

Cons:

• The book title should make it clear that this is primarily for business clients
• One of the things I do for a living is copy editing, and I must say I was irritated by grammatical mistakes in the book. Maybe I'm pickier than other people because of what I do, but things like "Can I do my job easier or not" were annoying (for the record, it should be more easily ). And oh, can we delete the word "functionality" from the English language, please ? It's technobabble and in almost every single instance can be replaced by something better.

TO KEEP IN MIND: If what you want is detailed information about using all the components of Office 365, this is not the book. However, any good reference book for Office will go into the proper detail If you need more than this book provides.

Verdict

Office 365 for Dummies, Second Edition did a great job of proving to me that my bias against subscription software was unfounded. I can now see that the subscription model has clear advantages for business users. The book really didn't go into the advantages for home users, which is why I believe the title should have made it clear what its focus is.

It also showed me that there are advantages to using social-media components in a business setting. Pity my former employers never read this book. 🙂

It was a good read, and if you're part of a business that depends on Office, you should definitely pay attention to the content.

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