Zoom es una aplicación de conferencia^{(conferencing app)} web para video and/or audio conferencing , y también una de las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos. La aplicación le permite realizar reuniones ilimitadas, realizar llamadas telefónicas ilimitadas y grabar sus llamadas o reuniones^{(record your calls or meetings)} .

Una de las características menos conocidas de Zoom que no encontrará en Microsoft Teams o Google Meet son las Zoom Breakout Rooms . Las salas de reuniones funcionan^{(Breakout Rooms work)} como grupos de trabajo en un seminario o taller^{(seminar or workshop)} físico al permitirle dividir su reunión de Zoom^{(Zoom meeting)} en sesiones separadas.

En esta guía, lo guiaremos a través del proceso de configuración de Zoom Breakout Rooms para ayudarlo a comprender la función en su totalidad.

¿Qué es una sala de reuniones de Zoom?^{(What Is a Zoom Breakout Room?)}

Las salas de reuniones de Zoom^{(Zoom breakout)} son interfaces separadas que el anfitrión de la reunión de Zoom^{(Zoom meeting’s host)} crea de forma manual o automática para acomodar más reuniones en una sesión.  

Por ejemplo, si está organizando una reunión de delegados nacionales en Zoom , puede crear salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones para diferentes provincias o condados. Puede mover a los delegados a varios grupos más pequeños según el condado o la provincia^{(county or province)} que representan.

El anfitrión de una reunión^{(meeting host)} puede crear hasta 50 sesiones de grupo en la sala de reuniones central de Zoom^{(Zoom meeting)} . Los usuarios pueden unirse a una reunión de Zoom^{(join a Zoom meeting)} y salas^{(Breakout Rooms)} de descanso desde cualquier dispositivo compatible o plataformas principales, incluidas Windows , Mac , Linux , Android e iOS^{(Android and iOS)} .

Antes de unirse a una sala para grupos pequeños^{(breakout room)} , verifique si está utilizando un dispositivo compatible con el software Zoom^{(Zoom software)} y si una sala^{(breakout room)} para grupos pequeños está habilitada en su configuración.

Cómo configurar una sala de reuniones con Zoom^{(How To Setup a Zoom Breakout Room)}

1. Para iniciar una sala^{(Breakout room)} de reuniones en Zoom , inicie sesión en Zoom .

1. Haga clic en Configuración^{(Settings )} en la sección Personal en el panel izquierdo.

1. Vaya a En reunión (avanzado)^{(In Meeting (Advanced))} en la pestaña Reunión^{(Meeting )} en el lado derecho.

1. Haga clic en la opción Sala de ^{(Breakout Room)} reuniones y verifique^{(option and verify)} que esté habilitada. Si está deshabilitado, mueva el interruptor para habilitarlo.

1. Si desea preasignar participantes a las salas^{(Breakout Rooms)} para grupos pequeños , haga clic en la casilla Permitir que el anfitrión asigne participantes a las salas para grupos pequeños al programar^{(Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling)} para esta opción. 

1. Para habilitar salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones para miembros de un grupo específico, inicie sesión en Zoom como administrador y haga clic ^{(admin and click)} User Management > Group Management en el menú de navegación.

1. Haga clic en el nombre del grupo^{(Group name)} y luego toque o haga clic en Configuración^(Settings) . En la pestaña Reunión^(Meeting) , verifique que la opción Sala^{(Breakout Room option)} de reuniones esté habilitada. También puede permitir que los anfitriones de la reunión asignen previamente a los participantes a las salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones .  

Nota^(Note) : puede habilitar la función de salas^{(Breakout Rooms feature)} de reuniones para su propio uso siguiendo los mismos pasos anteriores. Sin embargo, si la opción Sala para^{(Breakout Room option)} grupos pequeños está atenuada, probablemente esté bloqueada a nivel de cuenta o grupo^{(Account or Group level)} . En este caso, debe comunicarse con su administrador de Zoom^{(Zoom administrator)} para obtener más ayuda.

Cómo crear y administrar una sala de reuniones de Zoom^{(How To Create & Manage a Zoom Breakout Room)}

Una vez que la opción Zoom Breakout^{(Zoom Breakout room)} Room está habilitada, puede administrar las salas y preasignar participantes a las Breakout Rooms .

Nota^(Note) : Solo el anfitrión de la reunión de Zoom^{(Zoom meeting)} puede asignar participantes a las salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones . Si es coanfitrión, solo puede unirse y abandonar una sala^{(Breakout room)} de grupo que el anfitrión le haya asignado. Un anfitrión puede crear hasta 50 salas^{(Breakout Rooms)} para grupos pequeños con hasta 200 participantes preasignados a las salas. 

Sin embargo, la cantidad de participantes por sala está limitada a la capacidad de la reunión, la cantidad de salas^{(Breakout Rooms)} para grupos pequeños creadas y si los participantes están preasignados o asignados durante la reunión.

How To Create a Zoom Breakout Room In Windows/Mac

1. Inicie una reunión de Zoom ^{(Zoom meeting)} , instantánea^{(– instant)} o programada, y haga clic en Salas^{(Breakout Rooms)} para grupos pequeños .

1. Elija la cantidad de salas^{(number of rooms)} que desea crear y cómo desea asignar los participantes a las salas. Si elige asignar participantes automáticamente^{(automatically)} , Zoom los dividirá en partes iguales en cada sala. Si elige el método manual , tiene más control sobre qué participante desea que entre en cada sala.

1. Haga clic en Crear salas para grupos pequeños^{(Create Breakout Rooms)} .

1. Se crearán las salas para grupos pequeños, pero no comenzarán de inmediato. ^{(Breakout Rooms)}Puede administrar las salas antes de que comiencen haciendo clic en Opciones^(Options) para ver más opciones de salas para grupos pequeños^{(Breakout Room)} . Seleccione las opciones que desea utilizar para las salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones :

• Mueva^(Move) a todos los participantes a las salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones automáticamente.
• Permita que los participantes regresen a la sesión principal en cualquier momento.
• Las salas^(Rooms) de reuniones se cierran automáticamente después de x minutos.
• Avísame cuando se acabe el tiempo.
• Cuenta regresiva^(Countdown) después de cerrar las salas para grupos pequeños^{(Breakout Rooms)} .

1. Haga clic en Abrir todas las salas^{(Open All Rooms)} para iniciar las salas para grupos pequeños.

1. Si seleccionó el método Manual para^{(Manual method)} asignar participantes a las Salas^{(Breakout Rooms)} para grupos pequeños , haga clic en Asignar^(Assign) junto a la sala a la que desea asignarlos.

1. Seleccione los participantes que desea asignar a esa sala y luego repita la acción para cada sala^{(Breakout room)} de grupo que creó. Una vez que asigne un participante, el botón Asignar^{(Assign button)} se reemplazará con el número de participantes en la sala.

Después de asignar participantes a salas^{(Breakout Rooms)} para grupos pequeños , puede reorganizar a los participantes. Cualquier participante que no haya sido asignado a una sala permanecerá en la reunión más grande una vez que comiencen las salas. También puede mover o intercambiar participantes entre salas, recrear salas, agregar nuevas salas para grupos pequeños^{(Breakout Rooms)} o eliminar las salas.

Nota^(Note) : cada participante recibirá un mensaje para unirse a la sala^{(Breakout room)} de reuniones y, una vez que todos se trasladen a sus respectivas salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones , el anfitrión permanecerá en la reunión principal. Si es el anfitrión, puede unirse manualmente o dejar cualquier sala^{(Breakout room)} de grupo en curso.

1. Un anfitrión también puede detener las salas después de una cuenta regresiva de 60 segundos haciendo clic en Cerrar todas las salas^{(Close All Rooms)} .

1. Usted (anfitrión) también puede transmitir un mensaje a todas las salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones para compartir más información o advertencias de cronometraje mientras las salas están en curso. Para difundir un mensaje, vaya a Controles de la reunión^{(Meeting Controls)} y haga clic en el icono de Salas de reuniones.^{(Breakout Rooms )}
2. Haga clic en Difundir un mensaje a todos^{(Broadcast a message to all)} .

1. Haz clic en el botón azul Transmitir^(Broadcast) . El mensaje aparecerá a todos los participantes en sus respectivas Salas^{(Breakout Rooms)} de trabajo .

Cómo preasignar participantes a salas para grupos pequeños^{(How To Pre-Assign Participants To Breakout Rooms)}

Como anfitrión de una reunión de Zoom^{(Zoom meeting)} , puede preasignar participantes en las salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones mientras programa la reunión.

Nota^(Note) : los participantes deben iniciar sesión en sus cuentas de Zoom para que se les asigne previamente a una sala^{(Breakout Room)} de reuniones . Los participantes que se unan desde el cliente web^{(web client)} no serán preasignados a una Sala^{(Breakout Room)} para grupos pequeños . Si ha habilitado el registro para la reunión de Zoom^{(Zoom meeting)} y hay participantes externos registrados para la reunión, puede asignarlos a las salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones durante la reunión.

Puede usar el portal web^{(web portal)} o un archivo CSV^{(CSV file)} para preasignar participantes a salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones en Zoom .

Cómo usar el portal web para preasignar personas a las salas de reuniones de Zoom^{(How To Use The Web Portal To Pre-Assign People To Zoom Breakout Rooms)}

1. Inicie sesión^(Sign) en el portal web de Zoom , haga clic en ^{(Zoom web)}Reuniones^(Meetings) y programe una reunión.

1. Seleccione Preasignación de sala de^{(Breakout Room pre-assign)} reuniones en Opciones^{(Meeting Options)} de reunión .

1. Haga clic en Crear salas^{(Create Rooms)} .

1. En la ventana emergente, haga clic en el icono más junto a ^(plus)Habitaciones^{(Rooms )} para agregar una habitación.

1. Si desea cambiar el nombre de una sala^{(Breakout room)} para grupos pequeños , desplace el cursor sobre el nombre de la sala y haga clic en el icono del lápiz . ^{(pencil )}Busque^(Search) participantes por nombre o dirección de correo electrónico^{(name or email address)} en el cuadro de texto ^{(text box)}Agregar participantes^{(Add participants)} y agréguelos a la sala^{(Breakout room)} de reuniones . Puede agregar usuarios internos con la misma cuenta, cambiar el orden de los participantes en la sala, mover o eliminar participantes^{(move or remove participants)} y eliminar una sala^{(Breakout room)} de grupo .

1. Haga clic en Guardar^(Save) .

Cómo usar un archivo CSV para preasignar personas a las salas de reuniones con zoom^{(How To Use a CSV File To Pre-Assign People To Zoom Breakout Rooms)}

1. Inicie sesión^(Sign) en el portal web de Zoom , haga clic en ^{(Zoom web)}Reuniones^(Meetings) y programe una reunión. 
2. Seleccione Preasignación de sala de^{(Breakout Room pre-assign )} reuniones en la sección Opciones de reunión y haga clic en ^{(Meeting Options)}Importar desde CSV^{(Import from CSV)} .

1. Descargue un archivo CSV de muestra^{(Download a sample CSV file)} que puede completar haciendo clic en la opción Descargar .^(Download)

1. Abra el archivo CSV y complete la columna Preasignar nombre de la sala^{(Pre-assign Room Name)} con el nombre de las salas para grupos pequeños. La columna Dirección de correo electrónico^{(Email Address)} contendrá las direcciones de correo electrónico de los participantes asignados.

1. Guarda el archivo. Arrástrelo^(Drag) y suéltelo en el portal web de Zoom , y ^{(Zoom web)}Zoom verificará que la dirección de correo electrónico^{(email address)} tenga una cuenta de Zoom^{(Zoom account)} .
2. Puede editar las tareas que ya ha asignado previamente a las salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones antes de comenzar la reunión. Inicie sesión en el portal web de Zoom , haga clic en ^{(Zoom web)}Reuniones^{(Meetings )} y seleccione la reunión que desea editar.

1. Haga clic en Ver detalles^{(View Detail)} en la sección Sala de reuniones.

1. Edite^(Edit) las salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones según sus preferencias y luego haga clic en Guardar^(Save) .

1. Inicie la reunión con los participantes asignados previamente a las Salas^{(Breakout Rooms)} para grupos pequeños yendo a los controles de la reunión y haciendo clic en Salas^{(Breakout Rooms)} para grupos pequeños . Haga clic ^(Click) en Abrir todas las salas^{(Open All Rooms)} para iniciar las salas para grupos pequeños.

Nota^(Note) : puede asignar participantes manualmente usando los controles de la sala de reuniones en la reunión que se mencionan en la sección anterior ^{(Breakout Room)}Cómo crear y administrar una sala de reuniones de Zoom^{(How to Create and Manage a Zoom Breakout Room)} . También puede iniciar una sesión^{(whiteboard session)} de pizarra en salas^{(Breakout Rooms)} para grupos pequeños e invitar a los participantes a ver y anotar.

Organice reuniones de grupo sin esfuerzo^{(Host Group Meetings Effortlessly)}

Zoom Breakout Rooms es un servicio gratuito de Zoom que funciona para múltiples casos de uso, especialmente cuando una reunión tiene muchos participantes. Dichas reuniones incluyen grupos focales, reuniones de clase para diferentes grados o reuniones departamentales.

¿Ha organizado una reunión de Zoom^{(Zoom meeting)} y ha utilizado la función Zoom Breakout Rooms^{(Zoom Breakout Rooms feature)} ? Comparte tu experiencia en los comentarios.

A Guide To Starting With Zoom Breakout Rooms

Zoom is a web conferencing app for video and/or audio conferenсing, and also one of the best collaboration tools for remote teams. The app allows you to hold unlimited meetings, make unlimited phone calls, and record your calls or meetings.

One of the lesser known features in Zoom that you won’t find in Microsoft Teams or Google Meet are the Zoom Breakout Rooms. The Breakout Rooms work like breakout groups in a physical seminar or workshop by allowing you to split your Zoom meeting into separate sessions.

In this guide, we’ll walk you through the process of setting up Zoom Breakout Rooms to help you understand the feature in its entirety.

What Is a Zoom Breakout Room?

Zoom breakout rooms are separate interfaces that the Zoom meeting’s host creates manually or automatically to accommodate more meetings in one session.  

For example, if you’re hosting a national delegates’ meeting on Zoom, you can create Breakout Rooms for different provinces or counties. You can move the delegates into several smaller groups based on the county or province they represent.

A meeting host can create up to 50 breakout sessions in the central Zoom meeting room. Users can join a Zoom meeting and Breakout Rooms from any compatible device or major platforms including Windows, Mac, Linux, Android and iOS.

Before joining a breakout room, check whether you’re using a device that’s compatible with Zoom software, and that a breakout room is enabled in your settings.

How To Setup a Zoom Breakout Room

1. To start a Breakout room in Zoom, sign into Zoom.

1. Click Settings in the Personal section on the left pane.

1. Go to In Meeting (Advanced) under the Meeting tab on the right side.

1. Click the Breakout Room option and verify that it is enabled. If it’s disabled, toggle the switch to enable it.

1. If you want to pre-assign participants to Breakout Rooms, click the Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling checkbox for this option. 

1. To enable Breakout Rooms for members of a specific group, sign into Zoom as an admin and click User Management > Group Management in the navigation menu.

1. Click on the Group name and then tap or click Settings. Under the Meeting tab, verify that the Breakout Room option is enabled. You can also allow meeting hosts to pre-assign participants to Breakout Rooms.  

Note: You can enable the Breakout Rooms feature for your own use, using the same steps above. However, if the Breakout Room option is grayed out, it’s probably locked at Account or Group level. In this case you need to contact your Zoom administrator for further assistance.

How To Create & Manage a Zoom Breakout Room

Once the Zoom Breakout room option is enabled, you can manage the rooms and pre-assign participants to the Breakout Rooms.

Note: Only the Zoom meeting’s host can assign participants to Breakout Rooms. If you’re a co-host, you can only join and leave a Breakout room that the host has assigned you to. A host can create up to 50 Breakout Rooms with up to 200 participants pre-assigned to the rooms. 

However, the number of participants per room is limited to the meeting’s capacity, number of Breakout Rooms created, and if the participants are pre-assigned or assigned during the meeting.

How To Create a Zoom Breakout Room In Windows/Mac

1. Start a Zoom meeting – instant or scheduled – and click Breakout Rooms.

1. Choose the number of rooms you want to create and how you want to assign the participants to the rooms. If you choose to assign participants automatically, Zoom will split them up evenly into each room. If you choose the manual method, you have more control over which participant you want to go into each room.

1. Click Create Breakout Rooms.

1. The Breakout Rooms will be created, but they won’t start immediately. You can manage the rooms before they start by clicking Options to see more Breakout Room options. Select the options you want to use for the Breakout Rooms:

• Move all participants into Breakout Rooms automatically.
• Allow participants to return to the main session at any time.
• Breakout Rooms close automatically after x minutes.
• Notify me when the time is up.
• Countdown after closing Breakout Rooms.

1. Click Open All Rooms to start the Breakout Rooms.

1. If you selected the Manual method of assigning participants to the Breakout Rooms, click Assign next to the room you want to assign them to.

1. Select the participants you want to assign to that room and then repeat the action for each Breakout room you created. Once you assign a participant, the Assign button will be replaced with the number of participants in the room.

After assigning participants to Breakout Rooms, you can rearrange the participants. Any participants who weren’t assigned to a room will remain in the larger meeting once the rooms start. You can also move or swap participants between rooms, recreate rooms, add new Breakout Rooms, or delete the rooms.

Note: Each participant will receive a prompt to join the Breakout room, and once they all move to their respective Breakout Rooms, the host remains in the main meeting.  If you’re the host, you can manually join or leave any Breakout room in progress.

1. A host can also stop rooms after a 60 second countdown by clicking Close All Rooms.

1. You (host) can also broadcast a message to all Breakout Rooms to share more information or time-keeping warnings while the rooms are in progress. To broadcast a message, go to Meeting Controls and click the Breakout Rooms icon.
2. Click Broadcast a message to all.

1. Click the blue Broadcast button. The message will appear to all participants in their respective Breakout Rooms.

How To Pre-Assign Participants To Breakout Rooms

As the host of a Zoom meeting, you can pre-assign participants into Breakout Rooms as you schedule the meeting.

Note: Participants have to be signed into their Zoom accounts to be pre-assigned to a Breakout Room. Participants joining from the web client will not be pre-assigned to a Breakout Room. If you have enabled registration for the Zoom meeting, and there are external participants registered for the meeting, you can assign them to Breakout Rooms during the meeting.

You can use the web portal or a CSV file to pre-assign participants to Breakout Rooms in Zoom.

How To Use The Web Portal To Pre-Assign People To Zoom Breakout Rooms

1. Sign into the Zoom web portal, click Meetings and schedule a meeting.

1. Select Breakout Room pre-assign under Meeting Options.

1. Click Create Rooms.

1. In the popup window, click the plus icon next to Rooms to add a room.

1. If you want to rename a Breakout room, hover over the name of the room and click the pencil icon. Search for participants by name or email address in the Add participants text box and add them to the Breakout room. You can add internal users using the same account, change the order of participants in the room, move or remove participants, and delete a Breakout room.

1. Click Save.

How To Use a CSV File To Pre-Assign People To Zoom Breakout Rooms

1. Sign into the Zoom web portal, click Meetings and schedule a meeting. 
2. Select Breakout Room pre-assign in the Meeting Options section and click Import from CSV.

1. Download a sample CSV file which you can fill out by clicking the Download option.

1. Open the CSV file and fill in the Pre-assign Room Name column with the Breakout Rooms’ name. The Email Address column will contain the email addresses of the assigned participants.

1. Save the file. Drag and drop it in the Zoom web portal, and Zoom will verify that the email address has a Zoom account.
2. You can edit the assignments you’ve already pre-assigned to Breakout Rooms before starting the meeting. Sign in to the Zoom web portal, click Meetings and select the meeting you’d like to edit.

1. Click View Detail in the Breakout Room section.

1. Edit the Breakout Rooms to your preference, and then click Save.

1. Start the meeting with participants pre-assigned Breakout Rooms by going to the meeting controls and clicking Breakout Rooms. Click Open All Rooms to start the Breakout Rooms.

Note: You can assign participants manually using in-meeting Breakout Room controls mentioned in the How to Create and Manage a Zoom Breakout Room section above. You can also start a whiteboard session in Breakout Rooms and invite participants to view and annotate.

Host Group Meetings Effortlessly

Zoom Breakout Rooms is a free service from Zoom that works for multiple use cases, especially where a meeting has many participants. Such meetings include focus groups, class meetings for different grades, or departmental meetings.

Have you hosted a Zoom meeting and used the Zoom Breakout Rooms feature? Share your experience in the comments.

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