Desde su lanzamiento en 2016, Notion ha causado sensación en el espacio de la productividad, y por una buena razón. Elimina la necesidad de distribuir el trabajo entre varias aplicaciones y actúa como una herramienta todo en uno para tomar notas^{(note-taking)} , administrar tareas^{(task management)} y colaborar^{(collaboration tool)} . El enfoque modular de Notion para casi todo también significa que puedes moldearlo en lo que quieras.

Sin embargo, si acaba de registrarse en Notion , no hay duda de que la interfaz de usuario minimalista le resultará confusa. A diferencia de otras herramientas de productividad, no verá barras de herramientas elegantes ni opciones de formato con las que jugar. 

Sin embargo, el diseño simple y la estética de Notion son sus puntos más fuertes. En lugar de obligarte a entrar en una estructura o jerarquía en particular, depende totalmente de ti decidir cómo quieres usarla. 

En esta revisión de la aplicación Notion , debería encontrar algunos consejos para ayudarlo a comenzar y acelerar su camino con Notion .

1. Insertar bloques^{(1. Insert Blocks)}

En Notion , todo es un bloque. Cada vez que comienza a escribir algo, comienza con un bloque de texto predeterminado. Pero puede insertar algo que no sea un bloque de texto. 

Presione la tecla de barra diagonal^{(forward-slash)} ( / ) y debería ver un panel flotante con todos los bloques que puede crear. Tienes tus bloques básicos en la parte superior de la lista. Estos le permiten incrustar páginas (más sobre esto más adelante), crear subtítulos, insertar listas de tareas pendientes, agregar divisores, citar texto, etc. Los usarás mucho.

Luego, tiene su base de datos, medios y bloques avanzados. Son muy poderosos y le permiten hacer cualquier cosa, desde cargar archivos, insertar tableros de estilo Kanban^{(Kanban-style boards)} , hasta incrustar calendarios. Experimenta con cada bloque. La noción^(Notion) comenzará a tener sentido cuanto más bloques agregues.

Para facilitar las cosas, puede filtrar un bloque escribiendo su nombre inmediatamente después de presionar la tecla de barra diagonal^{(forward-slash )} ( / ). Luego, presione Entrar^(Enter) para insertarlo directamente. Recuerde sus bloques favoritos, y agregarlos debería ser pan comido.

2. Mover bloques^{(2. Move Blocks)}

Con Notion , no tienes que hacer las cosas bien la primera vez. Una vez que haya colocado sus notas y tareas en una página, puede reorganizarlas en el orden que desee. Eso se aplica a todos los tipos de bloques en Notion .

Coloca el cursor sobre un bloque. Luego, arrastre el controlador de bloque^{(block handle)} que se muestra a la izquierda para mover el bloque. Una línea azul debe marcar puntos específicos donde puedes soltar cada bloque. 

Notion también te permite crear columnas. Simplemente^(Simply) arrastre un bloque horizontalmente y suéltelo una vez que vea una línea azul vertical.

3. Convertir bloques^{(3. Convert Blocks)}

Puede convertir un bloque básico en otro incluso después de haber terminado de agregarle contenido. Comience seleccionando el identificador de bloque^{(block handle)} . Luego, seleccione Convertir en^{(Turn into)} en el menú contextual y elija el tipo de bloque que desea. 

Si desea convertir un bloque con texto estándar en un subtítulo, por ejemplo, seleccione los bloques de encabezado de tipo H1 , H2 o H3 .

4. Crear subpáginas^{(4. Create Subpages)}

No tienes que crear una página separada en la barra lateral de Notion cada vez que quieras trabajar en algo nuevo. En su lugar, utilice un bloque de página para incrustar una página dentro de otra. ^(Page)Puede tener tantas páginas anidadas como desee.

Por ejemplo, puede tener una sola página como panel de control principal y crear subpáginas que lleven a sus otras cosas. Eso no solo lo ayuda a organizar las cosas dentro de Notion de manera lógica, sino que también debe tener una barra lateral ordenada.

La noción es muy versátil. También puede arrastrar y soltar páginas existentes en otras páginas de la barra lateral para convertirlas en subpáginas y viceversa.

5. Enlace a otras páginas^{(5. Link to Other Pages)}

El enlace a la página^{(Link to page)} es otro bloque increíblemente útil en Notion que, combinado con el bloque Página^(Page) , puede ayudar a que todo fluya. Agréguelo en cualquier lugar para vincular a otra página.

6. Dar formato al texto^{(6. Format Text)}

De un vistazo, Notion parece carecer de opciones de formato. No te preocupes. Simplemente^(Just) resalte el texto que desea formatear, y debería ver una barra de herramientas ingeniosa con un puñado de opciones para negrita, cursiva y subrayado. También le permite agregar enlaces, cambiar el color del texto, etc.

7. Añadir icono de página y portada^{(7. Add Page Icon and Cover)}

Notion le permite personalizar cualquier página (incluidas las páginas anidadas) con un icono y una imagen de portada. Para hacer eso, coloque el cursor sobre el encabezado de la página y use las opciones  Agregar icono^{(Add Icon)} y Agregar portada .^{(Add Cover)}

Puede elegir iconos e imágenes de portada de la galería de iconos/imágenes integrada o cargar las suyas propias.

8. Mover bloques a otras páginas^{(8. Move Blocks to Other Pages)}

Puede mover cualquier bloque a otra página. Seleccione el identificador de bloque^{(block handle)} y apunte a Mover a^{(Move to)} . Luego, elija la página que desee. O simplemente puede arrastrarlo y soltarlo en la página correspondiente en la barra de tareas.

9. Búsqueda rápida^{(9. Quick Find)}

¿Quiere^(Want) encontrar algo dentro de su espacio de trabajo de Notion? Seleccione la opción Búsqueda rápida^{(Quick Find)} en la parte superior izquierda de la ventana y comience a escribir para filtrar páginas y bloques al instante.

Una vez que te pongas en marcha en Notion , Quick Find será indispensable. Para abrirlo aún más rápido, presione Ctrl+P o Cmd+P .

10. Compartir páginas^{(10. Share Pages)}

Dependiendo de su plan de Notion, tiene acceso a varias opciones poderosas para compartir. Si tiene un plan Personal o Personal Pro , puede invitar a personas ( Notion los llama "invitados") para ver, comentar o editar páginas. También puede compartir páginas públicamente. Seleccione la opción Compartir^(Share) en la parte superior derecha de la ventana para comenzar a compartir.

Si tiene una cuenta de equipo^(Team) , Notion comparte todas las páginas debajo de la sección Espacio^(Workspace) de trabajo en la barra lateral con el resto de los miembros de su equipo. Todavía puede crear páginas personales a las que nadie tiene acceso en el área Privada^(Private) .

11. Página de bloqueo^{(11. Lock Page)}

Es muy fácil estropear algo en Notion y no darse cuenta. Bloquear una página puede evitar ediciones accidentales. Para hacer eso, seleccione los tres puntos^{(three dots)} en la parte superior derecha y elija Bloqueo de página^{(Page Lock)} .

12. Importar contenido^{(12. Import Content)}

Puede importar archivos de texto sin formato, Word , Excel y CSV a ^(CSV)Notion . Además, puede importar datos directamente desde herramientas de productividad alternativas^{(alternative productivity tools)} como Evernote y Trello . Seleccione la opción Importar^(Import) en la parte inferior de la barra lateral para comenzar.

13. Habilitar el modo oscuro^{(13. Enable Dark Mode)}

Notion admite el modo oscuro. Seleccione la opción Configuración y miembros^{(Settings & Members)} en la barra lateral y active el interruptor junto a Modo oscuro^{(Dark Mode)} para habilitarlo. 

Alternativamente, puede usar los métodos abreviados de teclado Ctrl+Shift+L o Cmd+Shift+L para alternar más rápido entre los modos oscuro y claro.

14. Notion Web Clipper

Mientras navega en línea, puede usar la extensión Notion Web Clipper para agregar cualquier página web a su espacio de trabajo de Notion . Está disponible tanto para Chrome como para Firefox . Después de instalar la extensión, inicie sesión con sus credenciales de Notion y estará listo para comenzar.

15. Usa plantillas^{(15. Use Templates)}

La noción puede ser abrumadora, pero ahí es donde las plantillas de página pueden ayudar. Seleccione la opción Plantillas^(Templates) en la parte inferior de la barra lateral para que aparezca la galería de Plantillas integrada. ^(Templates)Luego, expanda una categoría como Personal , Educación^(Education) o Gestión de proyectos^{(Project Management)} y haga su elección.

Seleccione Usar esta plantilla^{(Use this template)} y Notion creará automáticamente una nueva página basada en la plantilla elegida. Por supuesto, puede editar la plantilla como desee.

Para obtener más plantillas del equipo y la comunidad de Notion , diríjase a la Galería de plantillas de Notion^{(Notion Template Gallery)} .

diferentes nociones^{(Different Notions)}

¡Hay tanto que hacer en Notion que apenas logramos arañar la superficie en esta revisión de la aplicación Notion ! Sin embargo, una vez que haya definido los conceptos básicos, debería sentirse más cómodo usándolo. Ahora es el momento de diseñar ese espacio de trabajo de Notion para que se ajuste a sus necesidades específicas.

A Notion App Review: 15 Tips for Beginners

Since іts release in 2016, Notion has been making wаves in the productivity space, and for a good reason. It eliminateѕ the need to spread out work between multiple apps and acts as an аll-in-one note-taking, task management, and collaboration tool. Notion’s modular-based approach to just about everything also means that you get to mold it into whatever you want.

If you just signed up for Notion, though, there’s little doubt that you will find the minimalistic user interface to be confusing. Unlike other productivity tools, you won’t see any fancy toolbars or formatting options to play around with. 

Yet, Notion’s simple design and aesthetics are its strongest points. Rather than forcing you into a particular structure or hierarchy, it’s entirely up to you to decide how you want to use it. 

In this Notion app review, you should find a handful of tips to help you start and fast-track your way with Notion.

1. Insert Blocks

In Notion, everything is a block. Whenever you start to type something, you start with a default text block. But you can insert something other than a text block. 

Press the forward-slash (/) key, and you should see a floating pane with all the blocks you can create. You have your basic blocks at the top of the list. These let you embed pages (more on that later), create subheadings, insert to-do lists, add dividers, quote text, and so on. You will use them a lot.

Then, you have your database, media, and advanced blocks. They are very powerful and let you do anything from uploading files, inserting Kanban-style boards, to embedding calendars. Experiment with each block. Notion will start to make sense the more you add blocks.

To make things easier, you can filter out a block by typing its name immediately after pressing the forward-slash (/) key. Then, press Enter to insert it directly. Remember your favorite blocks, and adding them should be a breeze.

2. Move Blocks

With Notion, you don’t have to get things right the first time around. Once you’ve put your notes and tasks into a page, you can rearrange them in the order that you want. That applies to every type of block in Notion.

Place your cursor over a block. Then, drag the block handle that shows to the left of it to move the block around. A blue line should mark specific points where you can release each block. 

Notion also lets you create columns. Simply drag a block horizontally and release once you see a vertical blue line.

3. Convert Blocks

You can convert a basic block to another even after you’ve finished adding content to it. Start by selecting the block handle. Then, point to Turn into on the context menu and pick the type of block you want. 

If you want to turn a block with standard text into a subheading, for example, select the H1, H2, or H3-type header blocks.

4. Create Subpages

You don’t have to create a separate page in the Notion side-bar each time you want to work on something new. Instead, use a Page block to embed a page within another. You can have as many nested pages as you wish.

For example, you can have a single page as your main dashboard and create subpages leading to your other stuff. Not only does that help you organize things within Notion logically, but you should also have a clutter-free side-bar.

Notion is very versatile. You can also drag and drop existing pages into other pages in the side-bar to turn them into subpages and vice-versa.

5. Link to Other Pages

Link to page is another incredibly useful block in Notion that, combined with the Page block, can help make everything flow. Add it anywhere to link to another page.

6. Format Text

At a glance, Notion seems to be devoid of any formatting options. Don’t worry. Just highlight the text you want to format, and you should see a nifty toolbar with a handful of options to bold, italicize, and underline. It also lets you add links, change the text color, and so on.

7. Add Page Icon and Cover

Notion lets you personalize any page (including nested pages) with an icon and a cover image. To do that, hover over the page heading and use the Add Icon and Add Cover options. 

You can pick icons and cover images from the built-in icon/image gallery or upload your own.

8. Move Blocks to Other Pages

You can move any block to another page. Select the block handle and point to Move to. Then, pick the page that you want. Or, you can just drag and drop it into the relevant page on the taskbar.

9. Quick Find

Want to find something within your Notion workspace? Select the Quick Find option to the top left of the window and start typing to filter out pages and blocks instantly.

Once you get going in Notion, Quick Find will be indispensable. To bring it up even faster, press Ctrl+P or Cmd+P.

10. Share Pages

Depending on your Notion plan, you have access to several powerful share options. If you have a Personal or a Personal Pro plan, you can invite people (Notion calls them “guests”) to view, comment, or edit pages. You can also share pages publicly. Select the Share option to the top-right of the window to start sharing.

If you have a Team account, Notion shares all pages underneath the Workspace section on the sidebar with the rest of your team members. You can still create personal pages that no one has access to in the Private area.

11. Lock Page

It’s very easy to mess something up in Notion and not notice. Locking a page can prevent any accidental edits. To do that, select the three dots to the top right and choose Page Lock.

12. Import Content

You can import plain text, Word, Excel, and CSV files to Notion. Additionally, you can import data directly from alternative productivity tools such as Evernote and Trello. Select the Import option at the bottom of the side-bar to get started.

13. Enable Dark Mode

Notion supports dark mode. Select the Settings & Members option on the side-bar and turn on the toggle next to Dark Mode to enable it. 

Alternatively, you can use the keyboard shortcuts Ctrl+Shift+L or Cmd+Shift+L to toggle between dark and light modes faster.

14. Notion Web Clipper

While browsing online, you can use the Notion Web Clipper extension to add any web page to your Notion workspace. It’s available for both Chrome and Firefox. After installing the extension, sign into it with your Notion credentials, and you’re good to go.

15. Use Templates

Notion can be overwhelming, but that’s where page templates can help. Select the Templates option to the bottom of the side-bar to bring up the built-in Templates gallery. Then, expand a category such as Personal, Education, or Project Management and make your pick.

Select Use this template, and Notion will automatically create a new page based on the chosen template. You can, of course, edit the template however you want.

For more templates from the Notion team and community, head over to the Notion Template Gallery.

Different Notions

There’s just so much to do in Notion that we barely managed to scratch the surface in this Notion app review! Once you’ve nailed down the basics, though, you should feel more comfortable using it. Now, it’s time to craft that Notion workspace to fit your specific needs.

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