Power Automate  (anteriormente Microsoft Flow ) es una de las mejores herramientas de automatización si planea encontrar una  alternativa IFTTT^{(IFTTT alternative)}  para escritorios. Así es como puede configurar Power Automate en la web y en el escritorio para aprovecharlo al máximo.

¿Qué es Power Automate?

Power Automate es una herramienta de automatización integrada en Windows 11 y accesible en la web, así como en Windows 10 . Cuando Zapier , IFTTT , Automate.io , etc., funcionan con aplicaciones en línea, Power Automate funciona con aplicaciones en línea y fuera de línea. En otras palabras, puede realizar varias tareas que no tienen relación con Internet, como crear una carpeta, cambiar el nombre de un archivo, copiar contenido a otra ubicación, etc.

Al acceder a Power Automate , se encontraría con un término llamado  flujo^(flow) , que denota el tipo de plantilla de su tarea. Por ejemplo, hay cinco flujos diferentes incluidos en Power Automate , y son Flujo de nube automatizado, Flujo^{(Automated cloud flow)} de nube instantáneo, Flujo^{(Instant cloud flow)} de nube programado, Flujo^{(Scheduled cloud flow)} de escritorio^{(Desktop flow)} y Flujo de proceso empresarial^{(Business process flow)} .

¿Cómo funciona Power Automate?

Existen principalmente dos partes para crear una tarea en automatización: disparador^(trigger) y acción^(action) . Trigger  te permite elegir cuándo realizar una tarea y  Action te ayuda a decidir qué hacer. Todas las tareas que creará o ya están creadas vienen con estas dos cosas en segundo plano. Una vez que haya terminado con la configuración de la tarea, Power Automate ejecuta la tarea automáticamente en segundo plano hasta que la detenga manualmente. 

En otras palabras, tiene el mismo flujo de trabajo que IFTTT , Zapier y Automate.io . Todos ellos permiten a los usuarios elegir un activador y una acción en consecuencia. Sin embargo, Power Automate tiene una opción útil llamada  En caso de error^{(On error)} . Le permite elegir una acción diferente cuando ocurre un error en el disparador o la acción. Todas las demás herramientas no tienen esta opción para los usuarios.

Aplicaciones y servicios disponibles para Power Automate

Power Automate tiene una amplia gama de aplicaciones y servicios compatibles, lo que permite a los usuarios hacer más con una herramienta de automatización. Ya sea la versión web o de escritorio, puede obtener el mismo conjunto de opciones en ambas plataformas. Hablando de las aplicaciones específicas, puede encontrar Outlook , Excel , Word , etc. Por otro lado, ofrece diferentes tareas basadas en variables, condiciones, archivos, etc.

Lo mejor de Power Automate es que puede crear una tarea anidada. Supongamos que desea crear un archivo en una ubicación determinada cuando recibe un archivo adjunto de correo electrónico, que tiene más de 10 MB. Si no puede hacerlo en una tarea, puede crear una tarea para obtener el archivo adjunto y otra para crear la carpeta.

Si está buscando una aplicación con soporte web y de escritorio, Power Automate puede ser una buena solución para usted. Teniendo en cuenta eso, puede intentar usar este servicio una vez para verificar si cumple con todas sus demandas o no.

Cómo usar Microsoft Power Automate en la web

Para usar Microsoft Power Automate en la web, siga estos pasos:

1. Visite el sitio web flow.microsoft.com e inicie sesión en su cuenta.
2. Haga clic^(Click) en el botón Crear^(Create) en el lado izquierdo.
3. Haga clic^(Click) en la opción Flujo de nube automatizado .^(Automated)
4. Introduzca un nombre para el flujo o la tarea y seleccione un disparador.
5. Haga clic en el botón Crear.
6. Haga clic en el botón Nuevo paso.
7. Elija una aplicación para la acción.
8. Seleccione una acción.
9. Haga clic en el botón Guardar.

Para aprender más sobre estos pasos, continúa leyendo.

Al principio, debe visitar el sitio web oficial de Power Automate , que es flow.microsoft.com e iniciar sesión en su cuenta. Después de eso, haga clic en el  botón Crear ^(Create ) visible en el lado izquierdo y seleccione la   opción Flujo de nube automatizado .^{(Automated cloud flow)}

Aquí puede seleccionar otras opciones de acuerdo a sus requerimientos:

• Flujo de nube instantáneo: ^{(Instant cloud flow: )} puede configurar una tarea, pero debe ejecutarla manualmente.
• Flujo de nube programado: ^{(Scheduled cloud flow: )} puede programar una tarea en un momento predefinido.
• Flujo de escritorio: ^{(Desktop flow: )} es principalmente para usuarios de escritorio.
• Flujo de procesos de negocios: ^{(Business process flow: )} es para aquellos a quienes les gusta crear una tarea anidada.

Lo primero que tienes que hacer es nombrar tu tarea. Luego, seleccione un activador según su deseo y haga clic en el  botón Crear ^(Create ) .

Dependiendo de su activador, es posible que deba iniciar sesión en la aplicación o el servicio. A continuación, haga clic en el botón  Nuevo paso ^{(New step )} .

Aquí tienes que seleccionar una acción para tu disparador. Para eso, haga clic en una tarea que desee realizar en la lista dada.

Según su selección, es posible que deba volver a iniciar sesión en el servicio seleccionado. Una vez hecho esto, puede hacer clic en el  botón Guardar ^(Save ) .

Ahora, puede ejecutar la tarea o el flujo en su cuenta.

Antes de comenzar, debe saber que Power Automate Desktop funciona de manera diferente a la versión web. En la versión de escritorio, debe crear una tarea anidada ya que no hay opción para elegir un disparador. En otras palabras, debe seleccionar una acción como acción principal y el resto como acción secundaria. La acción principal funciona como disparador, y el resto funcionan como acciones.

Cómo usar Microsoft Power Automate en Windows 11/10

Para usar Power Automate en Windows 11 , siga estos pasos:

1. Busque la aplicación Power Automate en el cuadro de búsqueda de la barra de tareas^(Taskbar) y ábrala.
2. Haga clic en el  botón Nuevo flujo ^{(New flow )} .
3. Ingrese un nombre para su tarea y haga clic en el  botón Crear^(Create)  .
4. Elija^(Choose) una acción del lado izquierdo.
5. Complete^(Fill) el formulario dado según su aplicación seleccionada.
6. Haga clic^(Click) en la flecha Subflujo^(Subflow) y seleccione la  opción Nuevo subflujo ^{(New subflow )} .
7. Introduzca un nombre y haga clic en el  botón Guardar ^(Save ) .
8. Elija^(Choose) otra acción del lado izquierdo.
9. Haga clic en el  botón Guardar ^(Save ) .
10. Haga clic en el  botón Reproducir ^(Play ) para ejecutar la tarea.

Veamos estos pasos en detalle.

Primero, busque la aplicación Power Automate en el cuadro de búsqueda de la barra de tareas^(Taskbar) y ábrala desde el resultado de la búsqueda. Después de abrir, haga clic en el  botón Nuevo flujo ^{(New flow )} .

Ahora debe ingresar el nombre de su tarea y hacer clic en el  botón Crear ^(Create ) . Una vez que haga eso, puede encontrar otra ventana en su pantalla con el nombre de la tarea en el título. Luego, seleccione la acción principal del lado izquierdo.

Puede hacer doble clic en una acción o usar el método de arrastrar y soltar para seleccionarla. Dependiendo de su selección, debe completar el formulario en su pantalla y hacer clic en el  botón Guardar ^(Save ) .

A continuación, haga clic en la  flecha Subflujos^(Subflows)  y elija la  opción Nuevo subflujo ^{(New subflow )} . También puede ingresar el nombre de su subflujo.

Luego, puede seleccionar otra acción del lado izquierdo y hacer clic en el  botón Guardar ^(Save ) .

Para explicar todo el proceso, la primera acción funcionará como disparador y el subflujo^(Subflow) funcionará como una acción.

Por último, puede hacer clic en el  botón Ejecutar ^(Run ) para probarlo.

Relacionado^(Related) : Cómo usar Microsoft Power Automate Desktop para crear un flujo de trabajo de interfaz de usuario^{(use Microsoft Power Automate Desktop to create a UI workflow)} .

¿Power Automate para escritorio es gratuito?

Sí, Power Automate para escritorio es gratuito para los usuarios de Windows 11^{(Windows 11)} y 10. Si no puede encontrarlo en su computadora, puede descargarlo desde  flow.microsoft.com . Tienes que usar tu cuenta de Microsoft seguido de la instalación.

¿ Power Automate es gratuito con Microsoft/Office 365 ?

Sí, Power Automate está incluido con la suscripción a Microsoft 365 . Si tiene una suscripción activa de Microsoft 365 , puede usar Power Automate en la web de forma gratuita o sin cargos adicionales.

¿Cuánto cuesta Power Automate?

Power Automate para web cuesta alrededor de $15/mes/usuario. Sin embargo, si tienes Microsoft 365 , puedes usarlo gratis. Además, Power Automate Desktop está disponible de forma gratuita para usuarios de Windows 11^{(Windows 11)} y Windows 10 .

Teniendo en cuenta todo, Power Automate parece ser una herramienta de automatización útil diseñada para que sea más productivo. Espero que este tutorial te ayude a comenzar con esta herramienta.

Leer:  ^(Read: )Zapier es una herramienta de automatización gratuita y una alternativa a IFTTT y Microsoft Flow.

Microsoft Power Automate Tutorial - How to get started

Power Automate (formerly Microsoft Flow) is one of the best automation tools if you are planning to find an IFTTT alternative for desktops. Here is how you can set up Power Automate on the web and desktop to get the most out of it.

What is Power Automate

Power Automate is an automation tool built into Windows 11 and accessible on the web as well as Windows 10. When Zapier, IFTTT, Automate.io, etc., work with online apps, Power Automate works with online and offline apps. In other words, you can perform various tasks that have no relation to the internet, such as creating a folder, renaming a file, copying content to another location, etc.

While accessing Power Automate, you would come across a term called flow, which denotes the type of template of your task. For instance, there are five different flows included in Power Automate, and they are Automated cloud flow, Instant cloud flow, Scheduled cloud flow, Desktop flow, and Business process flow.

How does Power Automate work

There are mainly two parts to create a task in automation: trigger and action. Trigger lets you choose when to perform a task, and Action helps you decide what to do. All the tasks you will create or are already created come with these two things in the background. Once you are done with the task setup, Power Automate runs the task automatically in the background until or unless you stop it manually. 

In other words, it has the same workflow as IFTTT, Zapier, and Automate.io. All of them allow users to choose a trigger and an action accordingly. However, Power Automate has a handy option called On error. It lets you choose a different action when an error occurs in the trigger or action. All the other tools do not have this option for the users.

Available apps and services for Power Automate

Power Automate has a wide range of compatible apps and services, allowing users to do more with an automation tool. Whether it is the web or desktop version, you could get the same set of options across both platforms. Talking about the specific apps, you can find Outlook, Excel, Word, etc. On the other hand, it offers different tasks based on variables, conditions, files, etc.

The best thing about Power Automate is that you can create a nested task. Let’s say you want to create a file in a certain location when you receive an email attachment, which is more than 10MB. If you cannot get it done in one task, you can create one task to fetch the attachment and another to create the folder.

If you are looking forward to an app with web and desktop support, Power Automate can be a good solution for you. Considering that, you can try using this service once to check if it fulfills all your demands or not.

How to use Microsoft Power Automate on the web

To use Microsoft Power Automate on the web, follow these steps:

1. Visit the flow.microsoft.com website and sign in to your account.
2. Click the Create button on the left side.
3. Click on the Automated cloud flow option.
4. Enter a name for the flow or task and select a trigger.
5. Click on the Create button.
6. Click the New step button.
7. Choose an app for the action.
8. Select an action.
9. Click the Save button.

To learn more about these steps, continue reading.

At first, you have to visit the official website of Power Automate, which is flow.microsoft.com and sign in to your account. After that, click the Create button visible on the left side and select the Automated cloud flow option.

Here you can select other options according to your requirements:

• Instant cloud flow: You can set up a task, but you have to run it manually.
• Scheduled cloud flow: You can schedule a task at a predefined time.
• Desktop flow: It is mainly for desktop users.
• Business process flow: It is for those who like to create a nested task.

The first thing you have to do is to name your task. Then, select a trigger according to your wish, and click the Create button.

Depending upon your trigger, you may have to sign in to the app or service. Following that, click the New step button.

Here you have to select an action for your trigger. For that, click on a task you want to perform in the given list.

As per your selection, you might have to sign in to the selected service again. Once done, you can click the Save button.

Now, you can run the task or flow in your account.

Before getting started, you should know that Power Automate Desktop works differently from the web version. In the desktop version, you have to create a nested task since there is no option to choose a trigger. In other words, you have to select one action as the primary action and the rest of them as the sub-action. The primary action works as a trigger, and the rest of them work as actions.

How to use Microsoft Power Automate in Windows 11/10

To use Power Automate in Windows 11, follow these steps:

1. Search for the Power Automate app in the Taskbar search box and open it.
2. Click the New flow button.
3. Enter a name for your task and click the Create button.
4. Choose an action from the left side.
5. Fill up the given form as per your selected app.
6. Click the Subflow arrow and select the New subflow option.
7. Enter a name and click the Save button.
8. Choose another action from the left side.
9. Click the Save button.
10. Click on the Play button to run the task.

Let’s check out these steps in detail.

At first, search for the Power Automate app in the Taskbar search box and open it from the search result. After opening, click on the New flow button.

Now you have to enter the name of your task and click the Create button. Once you do that, you can find another window on your screen with the task name in the title. Then, select the primary action from the left side.

You can either double-click on an action or use the drag-&-drop method to select it. Depending upon your selection, you have to fill-up the form on your screen and click the Save button.

Next, click the Subflows arrow and choose the New subflow option. You can enter the name of your subflow as well.

Then, you can select another action from the left side and click the Save button.

To explain the entire process, the first action will work as a trigger, and the Subflow will work as an action.

At last, you can click the Run button to test it.

Related: How to use Microsoft Power Automate Desktop to create a UI workflow.

Is Power Automate for desktop free?

Yes, Power Automate for desktop is free for Windows 11 and 10 users. If you cannot find it on your computer, you can download it from flow.microsoft.com. You have to use your Microsoft account followed by the installation.

Is Power Automate free with Microsoft/Office 365?

Yes, Power Automate is included with Microsoft 365 subscription. If you have an active Microsoft 365 subscription, you can use Power Automate on the web for free or without additional charges.

How much does Power Automate cost?

Power Automate for web costs around $15/month/user. However, if you have Microsoft 365, you can use it for free. Also, Power Automate Desktop is available for free for Windows 11 and Windows 10 users.

Considering everything, Power Automate seems to be a handy automation tool made to make you more productive. Hope this tutorial helps you get started with this tool.

Read: Zapier is a free Automation tool and a IFTTT & Microsoft Flow alternative.

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