Si desea aprender y comprender los conceptos básicos de Microsoft Excel , este tutorial guiará a los principiantes a través de todas las funciones que necesita saber. Excel es la aplicación principal utilizada por muchas industrias para enmarcar planes comerciales, crear informes financieros, producir informes presupuestarios, etc. En palabras simples, las hojas de cálculo de Excel se utilizan para sistematizar su vida laboral. Si bien Excel es una poderosa herramienta de hoja de cálculo, uno puede ponerse a trabajar, dominar   Excel puede llevar mucho tiempo y probablemente requiera algo de paciencia para trabajar con hojas de cálculo de Excel .

Tutorial de Microsoft Excel^{(Microsoft Excel Tutorial)} para principiantes^(Beginners)

Para abrir Microsoft Excel , haga clic en el botón Inicio^(Start) y desplácese hacia abajo hasta Excel en la opción de Microsoft Office ; ^{(Microsoft Office)}o simplemente búscalo en el cuadro de búsqueda.

Haga clic en Hoja de trabajo en blanco^{(Blank Worksheet)} para comenzar. Así es como se ve una hoja de trabajo en blanco^{(Blank Worksheet)} .

Verá varias pestañas en la cinta^(Ribbon) de opciones en la parte superior de la hoja de trabajo, como Inicio, Insertar, Dibujar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Ver, Ayuda y Archivo. ^{(Home, Insert, Draw, Page Layout, Formulas, Data, Review, View, Help, and File.)}Repasemos cada uno de ellos.

1) Inicio

La pestaña Inicio^(Home) es la pestaña predeterminada en la hoja de cálculo de Microsoft Excel^{(Microsoft Excel Worksheet)} . Esta pestaña incluye secciones como Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Edición^{(Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells, and Editing)} .

La más importante de todas es Fuente y Alineación^{(Font and Alignment)} , donde puede elegir una nueva fuente para su texto entre una variedad de opciones disponibles, cambiar el tamaño y el color de la fuente, alinear su contenido a la izquierda, a la derecha o al centro, y también alinear el texto a superior, inferior o medio. Puede poner su texto en negrita, en cursiva, así como subrayarlo o subrayarlo dos veces. Puedes aplicar bordes a la celda seleccionada y también cambiar el color de fondo de la misma para que destaque. Puede combinar y fusionar las celdas seleccionadas en una sola celda grande.

En Ajustar texto^{(Wrap Text)} , puede ajustar y ajustar texto extralargo en varias líneas para que aparezca correctamente.

En la sección Número^{(Number )} , puede elegir el formato de sus celdas, como número, moneda, fecha, hora, porcentaje, fracción, etc. En la sección Estilos^(Styles) , puede dar formato a las celdas seleccionadas en una tabla con su propio estilo y elegir un colorido. estilo de celda para resaltar datos o contenido importante.

En Celdas^(Cells) , puede insertar o agregar nuevas celdas, filas, columnas y hojas, así como eliminarlas. Puede ajustar la altura de la fila, el ancho de la columna, ocultar y mostrar filas y columnas, cambiar el nombre y mover o copiar hojas. En la sección de edición^(Editing) , puede buscar y reemplazar texto con otra cosa, ordenar y filtrar sus datos, así como realizar varias funciones como promedio, suma, máximo, mínimo, etc. de manera eficiente.

Leer^(Read) : Trucos de ahorro de tiempo de Microsoft Excel para un trabajo rápido .

2) Insertar

La pestaña Insertar se compone de tablas, ilustraciones, complementos, gráficos, recorridos, minigráficos, filtros, enlaces, texto y símbolos.^{(Tables, Illustrations, Add-ins, Charts, Tours, Sparklines, Filters, Links, Text, and Symbols.)}

En la sección Tablas^(Tables) , puede agregar una tabla para organizar, ordenar, filtrar y dar formato a los datos. En Ilustraciones y gráficos^{(Illustrations and Charts)} , puede agregar imágenes desde su computadora y en línea. Puede agregar formas, íconos, modelos 3D, SmartArt , gráficos, circulares, gráficos de mapas, gráficos dinámicos^(PivotChart) , etc.

Los enlaces^(Links) le permitirán agregar un hipervínculo en su documento que le dará acceso rápido a otras páginas web y archivos.

Desde las secciones Texto y Símbolos^{(Text and Symbols)} , puede agregar un cuadro de texto, un encabezado y un pie de página, WordArt , una línea de firma, un objeto, una ecuación y un símbolo.

3) Dibujar

En la pestaña Dibujar^(Draw) , encontrará tres grupos, como Herramientas, Plumas y Convertir^{(Tools, Pens, and Convert)} .

Puede agregar un bolígrafo, un lápiz o un resaltador para dibujar formas; y también, borrar la tinta si se hace mal.

4) Diseño de página

La pestaña Diseño^(Layout) de página incluye una gran cantidad de comandos relacionados con Temas, Configurar página, Organizar, Ajustar a escala y Opciones de hoja^{(Themes, Page Setup, Arrange, Scale to Fit, and Sheet Options)} .

En Temas^(Themes) , puede cambiar la fuente y la paleta de colores, y agregar diferentes efectos para cambiar la apariencia del documento. Puede elegir directamente un tema listo para que su documento se vea agradable y atractivo.

El grupo Configurar página^{(Page Setup)} le permite establecer y ajustar los tamaños de los márgenes, así como cambiar la orientación de la página y el tamaño del papel del documento. También se puede agregar una imagen como fondo. Vea las opciones de Ajustar a escala para^{(Scale to Fit)} reducir el ancho o el alto de su impresión para que se ajuste a una cierta cantidad de páginas.

Lea^(Read) : Consejos y trucos de Microsoft Excel Online para ayudarlo a comenzar.

5) Fórmulas

En la pestaña Fórmulas^(Formulas) , encontrará categorías como Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo^{(Function Library, Defined Names, Formula Auditing, and Calculation)} .

Para un principiante, todo esto parecerá bastante complejo. Por lo tanto, las cosas básicas que debe comprender son cómo realizar las funciones de suma automática como suma, promedio, etc. y cómo calcular fórmulas. Después de haber seleccionado los datos de las celdas, haga clic en el menú desplegable del comando de suma automática de la Biblioteca de funciones^{(Functions Library)} y luego seleccione la función que desea realizar. En la categoría Cálculo^{(Calculation)} , puede optar por calcular las fórmulas de forma automática o manual. Simplemente^(Simply) , haga clic en el menú desplegable debajo de las opciones de cálculo.

6) Datos

En la pestaña Datos^(Data) , encontrará diferentes secciones denominadas Herramientas de datos, Consultas y conexiones, Ordenar y filtrar, Obtener y transformar datos, Pronóstico y Esquema.^{(Data Tools, Queries and Connections, Sort and Filter, Get and Transform Data, Forecast, and Outline.)}

Puede extraer datos de múltiples fuentes como la web o cualquier fuente reciente. Puede validar los datos configurando las reglas de validación y eliminar los duplicados seleccionando la columna que desea verificar.

7) Revisión

La pestaña Revisar^(Review) presenta comandos relacionados con Revisión , Accesibilidad, Información, Idioma, Comentarios, Proteger y Tinta^{(Proofing, Accessibility, Insights, Language, Comments, Protect, and Ink)} .

La función Ortografía^(Spelling) verificará todos los errores tipográficos y gramaticales en su documento y le pedirá que los revise en consecuencia. En caso de información confidencial o importante, existe la opción de proteger su hoja o libro de trabajo. Esto evita que otros realicen cambios en el documento o muevan, agreguen o eliminen hojas. La información permanece así segura e intacta.

8) Ver

En la pestaña Ver^(View) , verá secciones como Vistas del libro de trabajo, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros^{(Workbook Views, Show, Zoom, Window, and Macros)} .

Puede ver su documento en vista normal; o en la vista de salto de página, donde puede ver cómo se verá su documento cuando se imprima.

9) Ayuda

La pestaña Ayuda^(Help) le ayuda a obtener ayuda utilizando Microsoft Office o poniéndose en contacto con un agente de soporte de Office^{(Office Support Agent)} . Puede obtener más información sobre Excel realizando una capacitación en línea. También puede dar sugerencias y comentarios.

10) Archivo

La pestaña Archivo^(File) incluye comandos para guardar, imprimir, compartir, exportar y publicar el documento. También puede acceder a las opciones adicionales de Excel y realizar los cambios necesarios en la configuración.

De esta manera, al usar estos consejos y trucos, puede hacer que su documento de Excel se vea bien organizado y presentable de la manera más eficiente y conveniente.

Espero que este tutorial en Microsoft Excel haya sido útil.

Ahora lea^{(Now read)} : Consejos de Microsoft Excel para ahorrar tiempo y trabajar más rápido.

Microsoft Excel Tutorial, for Beginners

If you are looking forwаrd to learning and understand the basics of Microsoft Excel, then this tutorial will guide beginners through all the features you need to know. Excel is the premiere application used by many industries to frame business plans, create financial reports, produce budget reports, etc. In simple words, Excel spreadsheets are used to systematize your work life. While Excel is a powerful spreadsheet tool, one can ever get to work, mastering  Excel can be time-consuming and it would probably require some patience to work with Excel spreadsheets.

Microsoft Excel Tutorial for Beginners

To open Microsoft Excel, click on the Start button and scroll down to Excel under the Microsoft Office option; or simply search for it in the search box.

Click on Blank Worksheet to begin. This is how a Blank Worksheet looks like.

You will see several tabs in the Ribbon at the top of the worksheet such as Home, Insert, Draw, Page Layout, Formulas, Data, Review, View, Help, and File. Let us go through each one of them.

1) Home

The Home tab is the default tab in the Microsoft Excel Worksheet. This tab includes sections such as Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells, and Editing.

The most important of all is Font and Alignment where you can choose a new font for your text from a variety of options available, change the size and color of the font, align your content to left, right or center, and also align text to top, bottom or middle. You can make your text bold, italicize it as well as underline or double underline it. You can apply borders to the selected cell and also change the background color of the same in order to make it stand out. You can combine and merge the selected cells into one large single cell.

Under Wrap Text, you can wrap and fit in extra long text into multiple lines so that it appears properly.

In the Number section, you can choose the format for your cells such as number, currency, date, time, percentage, fraction, etc. In the Styles section, you can format selected cells to a table with its own style and choose a colorful cell style to highlight important data or content.

Under Cells, you can insert or add new cells, rows, columns, and sheets as well as delete them. You can adjust the row height, column width, hide and unhide rows and columns, rename as well as move or copy sheets. In the Editing section, you can find and replace text with something else, sort and filter your data as well as carry out various functions such as average, sum, max, min, etc. in an efficient manner.

Read: Microsoft Excel time-saving tricks for fast working.

2) Insert

The Insert tab comprises of Tables, Illustrations, Add-ins, Charts, Tours, Sparklines, Filters, Links, Text, and Symbols.

In the Tables section, you can add a table to organize, sort, filter and format data. Under Illustrations and Charts, you can add pictures from your computer as well as online. You can add shapes, icons, 3D models, SmartArt, charts, pie, map chart, PivotChart, etc.

Links will allow you to add a hyperlink in your document which will give you quick access to other webpages and files.

From the Text and Symbols sections, you can add a text box, a header and a footer, WordArt, signature line, object, equation, and symbol.

3) Draw

In the Draw tab, you will find three groups such as Tools, Pens, and Convert.

You can add a pen, pencil or a highlighter to draw shapes; and also, erase the ink if done wrongly.

4) Page Layout

The Page Layout tab includes a wide number of commands related to Themes, Page Setup, Arrange, Scale to Fit, and Sheet Options.

Under Themes, you can change the font and the color palette, and add different effects to change the look and feel of the document. You can directly choose a ready theme in order to make your document look pleasant and attractive.

The Page Setup group allows you to set and adjust the margin sizes as well as change the page orientation and paper size of the document. A picture as a background can also be added. View the Scale to Fit options to shrink the width or height of your printout to fit a certain number of pages.

Read: Microsoft Excel Online tips and tricks to help you get started.

5) Formulas

Under the Formulas tab, you will categories such as Function Library, Defined Names, Formula Auditing, and Calculation.

For a beginner, all this will look pretty complex. So, the basic things you need to understand are how to perform the auto sum functions like sum, average, etc. and how to calculate formulas. After having selected the data from the cells, click on the dropdown menu of the auto sum command from the Functions Library and then select the function you wish to perform. In the Calculation category, you can choose to calculate the formulas automatically or manually. Simply, click on the dropdown menu under calculation options.

6) Data

In the Data tab, you will find different sections named Data Tools, Queries and Connections, Sort and Filter, Get and Transform Data, Forecast, and Outline.

You can extract data from multiple sources like the web or any recent sources. You can validate the data by setting the rules for validation and remove duplicates by selecting the column that you want to check.

7) Review

The Review tab features commands related to Proofing, Accessibility, Insights, Language, Comments, Protect, and Ink.

The Spelling function will check for all typos and grammatical errors in your document and will ask you to review them accordingly. In case of confidential or important information, there is an option to protect your sheet or workbook. This prevents others to make any changes to the document or move, add or delete sheets. The information thus remains safe and intact.

8) View

In the View tab, you will see sections such as Workbook Views, Show, Zoom, Window, and Macros.

You can see your document in normal view; or in page break view, where you can view how your document will look like when it is printed.

9) Help

The Help tab aids you to get help by using Microsoft office or by contacting an Office Support Agent. You can learn more about Excel by going through online training. You can give suggestions and feedback as well.

10) File

The File tab includes commands to save, print, share, export, and publish the document. You can also access the additional Excel options and make the necessary changes to the settings.

In this way, by using these tips and tricks, you can make your Excel document look well organized and presentable in an efficient and most convenient manner.

I hope this tutorial on Microsoft Excel was helpful.

Now read: Microsoft Excel Tips to Save Time and Work Faster.

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