Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} es una aplicación web gratuita y una alternativa popular a Microsoft Excel . La herramienta permite crear, actualizar y modificar fácilmente hojas de cálculo. Sirve como una excelente herramienta de colaboración que le permite agregar tantas personas como desee y editar Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} con otros al mismo tiempo. La herramienta en línea le permite trabajar conjuntamente en tiempo real en un proyecto en la misma hoja de cálculo, independientemente de dónde se encuentre. Para colaborar en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} , simplemente debe hacer clic en el botón Compartir^(Share) y allí está permitiendo que sus amigos, colegas o familiares editen su hoja de cálculo.

Cuando trabaje en una hoja de cálculo de Google^{(Google Spreadsheet)} compartida , es posible que desee que otros usuarios ingresen solo datos restringidos dentro de sus celdas. Para evitar que otros ingresen valores incorrectos dentro de las celdas, es posible que desee agregar un elemento de control gráfico como el menú desplegable^{(drop-down menu)} que es similar a un cuadro de lista que permitiría a las personas ingresar solo los valores disponibles de una lista determinada. Aparte de eso, la lista desplegable sirve como un método inteligente y más eficiente para ingresar datos.

Dicho esto, una lista desplegable o un menú desplegable es una forma simplificada de garantizar que las personas completen solo los valores en sus celdas exactamente de la misma manera que esperaba. Al igual que Excel ,  Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} le permite crear fácilmente un menú desplegable para sus Hojas de cálculo. Además, le permite realizar cambios parciales en la lista desplegable en caso de que desee modificar la lista de selección en las celdas. En este artículo, explicamos en detalle cómo crear un menú desplegable en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} y modificarlo.

Crear un menú desplegable en Hojas de cálculo de Google

Inicie^(Launch) Hojas de cálculo de Google

Abra una nueva hoja de cálculo o abra un archivo de hoja de cálculo existente.

Seleccione una celda en la que desee crear una lista desplegable. También puede seleccionar un grupo de celdas, una columna completa o una fila.

Vaya al menú Hojas y haga clic en la opción ^(Sheets)Datos.^(Data.)

Seleccione Validación^{( Data Validation)} de datos en el menú desplegable. Aparece una ventana de Validación de datos con varias opciones para personalizar.^{(Data Validation)}

El primer campo en la ventana Validación de datos es el ^{(Data Validation)}rango de celdas^{(Cell range)} que se completa automáticamente en función de las celdas seleccionadas. Puede cambiar el rango a un nuevo valor simplemente haciendo clic en un icono de tabla en el campo Rango de celdas^{(Cell Range)} .

El segundo campo en la ventana Validación de datos es ^{(Data Validation)}Criterios^{( Criteria )} , que tiene una lista de varias opciones en su propio menú desplegable. Los Criterios^(Criteria) contienen opciones como Lista de un rango, Lista de elementos, Número, Texto^{(List from a range, List of items, Number, Text, )} y Fecha. ^{( Date. )}

• Lista de un rango: esta opción le permite crear una lista de valores que se han recuperado de diferentes hojas o la lista de valores de diferentes celdas en la misma hoja.
• Lista de elementos: Esto nos permite crear una lista de valores de texto. Se ingresan en el campo de edición separados por comas.
• Número^(Number) : esta opción^(Option) no crea una lista desplegable, sino que se asegura de que la entrada del menú desplegable se encuentre dentro de un rango numérico específico.
• Texto: esta opción^(Option) no crea una lista desplegable, sino que se asegura de que la entrada tenga un formato de texto adecuado.
• Fecha: esta opción^(Option) no crea una lista desplegable, sino que se asegura de que la fecha ingresada sea válida o se encuentre dentro de un cierto rango.
• La fórmula personalizada^{(Custom Formula)} es: esta opción no crea una lista desplegable, sino que se asegura de que la celda seleccionada use una fórmula especificada por el usuario.

Una vez ingresados ​​los datos que se van a incluir en la lista, seleccione la opción Mostrar lista desplegable^{(Show dropdown list)} en celda. Seleccionar esta opción garantiza que los valores aparezcan en las celdas.

También puede elegir lo que se debe hacer cuando alguien ingresa datos no válidos que no están presentes en la lista seleccionando las opciones con un botón de opción. Puede elegir tener la opción Mostrar advertencia^{(Show warning)} o la opción Rechazar entrada^{(Reject input)} en datos no válidos. La opción Rechazar entrada^{(Reject Input)} no le permite ingresar ningún valor que no esté presente en su lista desplegable. Por otro lado, la  opción Mostrar advertencia^{(Show warning)} le permite ingresar datos no válidos que no están en su lista pero muestra el mensaje de advertencia en la hoja.

La última opción en la ventana de configuración es la Apariencia. ^{(Appearance.)}Esta opción le da una pista al usuario sobre qué valores o datos puede ingresar en las celdas. Para activar este asistente, seleccione la opción Mostrar texto de ayuda de validación^{(Show validation help text)} al lado del campo Apariencia^(Appearance) . Después de seleccionar la opción, escriba las instrucciones que desea dar a las personas sobre los valores que pueden elegir dentro del rango de celdas.

Haga clic en Guardar^(Save) para aplicar los cambios.

Edite la lista desplegable en Hojas de cálculo de Google

Para agregar más valores a la lista o eliminar elementos del menú desplegable, siga los pasos a continuación

Vaya a Datos^{( Data)} y seleccione Validación^{( Data validation)} de datos en el menú desplegable.

Seleccione las celdas y cambie los elementos de la entrada.

Haga clic en Guardar^(Save) para aplicar los cambios.

Eso es todo.

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

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