La vida^(Life) es desordenada, ¿no? Cosas como el seguimiento de las finanzas y la gestión del tiempo son complicadas y consumen mucho tiempo. Sin embargo, estas son cosas que, si se ponen en orden, mejorarían tu vida. Las hojas de cálculo pueden ayudar todos los días^{(Spreadsheets can help every day)} con este tipo de tareas.

Sin embargo, puede ser un desafío encontrar información en hojas de cálculo. Es por eso que le mostraremos cómo usar la función BUSCARV en ^(VLOOKUP)Hojas de cálculo de ^(Sheets)Google para que sea mucho más fácil encontrar algo en una hoja de cálculo.

BUSCARV es una función de Hojas^{(Sheets function)} de cálculo para encontrar algo en la primera columna de una hoja de cálculo. La V es de vertical porque, al igual que las columnas de un edificio, las columnas de una hoja de cálculo son verticales. Entonces, cuando BUSCARV^(VLOOKUP) encuentra la clave que estamos buscando, nos dirá el valor de una celda específica en esa fila.

Explicación de la función BUSCARV^{(The VLOOKUP Function Explained)}

En la imagen de abajo está la sintaxis de la función BUSCARV^(VLOOKUP) . Así es como se presenta la función, independientemente de dónde se utilice.

La función es la parte =VLOOKUP( ) . Dentro de la función están:

• Clave de búsqueda^{(Search Key )} : le dice a BUSCARV^{(Tells VLOOKUP)} lo que necesita encontrar.
• Rango^(Range) : le dice a BUSCARV^{(Tells VLOOKUP)} dónde buscarlo. BUSCARV^(VLOOKUP) siempre buscará en la columna más a la izquierda del rango.
• Índice^(Index) : le dice a BUSCARV^{(Tells VLOOKUP)} cuántas columnas a la derecha de la columna más a la izquierda en el rango para buscar un valor si encuentra una coincidencia con la clave de búsqueda. La columna más a la izquierda siempre es 1, la próxima a su derecha es 2, y así sucesivamente.
• ¿Está ordenado? ^{(Is sorted?)}– Le dice a BUSCARV^{(Tells VLOOKUP)} si la primera columna está ordenada. El valor predeterminado es VERDADERO^(TRUE) , lo que significa que BUSCARV^(VLOOKUP) encontrará la coincidencia más cercana a la clave de búsqueda. Esto puede conducir a resultados menos precisos. FALSO^(FALSE) le dice a BUSCARV^(VLOOKUP) que debe ser una coincidencia exacta, así que use FALSO^(FALSE) .

La función BUSCARV^(VLOOKUP) anterior usará cualquier valor que esté en la celda E1 como su clave de búsqueda. Cuando encuentra una coincidencia en la columna A del rango de celdas de A1 a C5 , buscará en la tercera columna de la misma fila en la que encontró la coincidencia y devolverá el valor que contenga. La siguiente imagen muestra los resultados de ingresar 4 en la celda E1 . A continuación, veamos un par de formas de usar la función BUSCARV en ^(VLOOKUP)Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} .

Ejemplo 1: Uso de BUSCARV para el seguimiento de trabajos^{(Example 1: Using VLOOKUP For Tracking Jobs)}

Supongamos que tiene una empresa de servicios y desea saber cuándo comienza una orden de trabajo. Podría tener una sola hoja de trabajo, desplazarse hacia abajo hasta el número de la orden de trabajo y luego mirar a lo largo de la fila para averiguar cuándo comienza. Eso puede volverse tedioso y propenso a errores. 

O podría usar BUSCARV^(VLOOKUP) . 

1. Ingrese los encabezados Orden^{(Work Order )} de trabajo y Fecha^{(Work Date )} de trabajo en algún lugar de la hoja de trabajo.

1. Seleccione la celda a la derecha de Fecha de trabajo^{(Work Date )} y comience a ingresar la fórmula =VLOOKUP . Aparecerá un cuadro de ayuda a medida que escribamos, mostrándonos las funciones disponibles de Google Sheet^{(Google Sheet functions)} que coinciden con lo que estamos escribiendo. Cuando muestre BUSCARV^(VLOOKUP) , presione Entrar^{(Enter, )} y completará la escritura.

1. Para establecer dónde BUSCARV encontrará la clave de búsqueda^{(Search Key)} , haga clic en la celda justo encima de esta.

1. Para seleccionar el rango^{(Range )} de datos para buscar, haga clic y mantenga presionado el encabezado de la columna A y arrastre para seleccionar todo, incluida la columna  H.

1. Para seleccionar el índice^(Index) , o columna, de la que queremos extraer datos, cuente de A a H. H es la séptima columna, así que ingrese 7 en la fórmula.

1. Ahora indicamos cómo queremos que se busque la primera columna del rango. Necesitamos una coincidencia exacta, así que ingrese FALSO^(FALSE) . 

Observe^(Notice) que quiere poner un corchete curvo de apertura después de FALSO^(FALSE) . Presione^(Press) la tecla de retroceso para eliminar eso. 

Luego ingrese un corchete de cierre curvo ) y presione Entrar^{(Enter )} para finalizar la fórmula.

Veremos un mensaje de error. Está bien; hicimos las cosas correctamente. El problema es que aún no tenemos un valor de clave de búsqueda.

Para probar la fórmula BUSCARV^(VLOOKUP) , ingrese el primer número de orden de trabajo en la celda sobre la fórmula y presione Entrar^(Enter) . La fecha devuelta coincide con la fecha de la columna WorkDate para la orden de trabajo A00100.

Para ver cómo esto hace la vida más fácil, ingrese un número de orden de trabajo que no esté visible en la pantalla, como A00231 .

Compare la fecha devuelta y la fecha en la fila para A00231 y deberían coincidir. Si lo hacen, la fórmula es buena.

Ejemplo 2: Uso de BUSCARV para calcular las calorías diarias^{(Example 2: Using VLOOKUP to Calculate Daily Calories)}

El ejemplo de la orden^(Order) de trabajo es bueno pero simple. Veamos el poder real de BUSCARV^(VLOOKUP) en Hojas^{(Google Sheets)} de cálculo de Google creando una calculadora de calorías diarias. Pondremos los datos en una hoja de trabajo y haremos la calculadora de calorías en otra.

1. Selecciona^(Select) todos los datos de la lista de alimentos y calorías. 

1. Seleccione Datos^{(Data )} > Rangos con nombre^{(Named Ranges)} .

1. Nombra el rango FoodRange . Los rangos^{(Named ranges)} con nombre son más fáciles de recordar que Sheet2!A1:B:29 , que es la definición real del rango.

1. Regrese a la hoja de trabajo donde se realiza un seguimiento de los alimentos. En la primera celda en la que queremos que se muestren las calorías, podríamos ingresar la fórmula =VLOOKUP(A3,FoodRange,2,False) .

Funcionaría, pero como no hay nada en A3 , habrá un feo error #REF Esta calculadora puede tener muchas celdas de alimentos^(Food) en blanco y no queremos ver # REF por todas partes.

1. Pongamos la fórmula BUSCARV dentro de una función ^(VLOOKUP)IFERROR . IFERROR le dice a Sheets que si algo sale mal con la fórmula, devuelva un espacio en blanco.

1. Para copiar la fórmula hacia abajo en la columna, seleccione el controlador en la esquina inferior derecha de la celda y arrástrelo hacia abajo sobre tantas celdas como sea necesario.

Si cree que la fórmula usará A3 como clave en la columna, no se preocupe. Sheets ajustará la fórmula para usar la clave en la fila en la que se encuentra la fórmula. Por ejemplo, en la imagen a continuación, puede ver que la clave cambió a A4 cuando se movió a la cuarta fila. Las fórmulas^(Formulas) también cambiarán automáticamente las referencias de celda^{(change cell references)} como esta cuando se muevan de una columna a otra.

1. Para sumar todas las calorías de un día, utilice la función =SUM en la celda en blanco junto a Total y seleccione todas las filas de calorías que se encuentran arriba.

Ahora podemos ver cuántas calorías comimos hoy.

1. Seleccione la columna de calorías del lunes^{(Monday )} y péguela en la columna Calorías del ^{(Calories )}martes^(Tuesday) , miércoles^(Wednesday) , etc. 

Haga lo mismo para la celda Total debajo del ^{(Total )}lunes^(Monday) . Así que ahora tenemos un contador de calorías semanal.

Resumiendo BUSCARV^{(Summing Up VLOOKUP)}

Si esta es su primera inmersión en las hojas^{(Google Sheets)} de cálculo y las funciones de Google, puede ver lo útiles y poderosas que pueden ser las funciones como BUSCARV^(VLOOKUP) . Combinarlo con otras funciones como IFERROR , o tantas otras, te ayudará a hacer lo que necesites. Si disfrutó esto, incluso podría considerar convertir de Excel a Hojas de cálculo de Google^{(converting from Excel to Google Sheets)} .

How to Use VLOOKUP in Google Sheets

Life is messy, isn’t it? Things like traсking finances and managing time are messy and time-consuming. Υet, these are thіngs that, if put in order, would improνe your life. Spreadsheets can help every day with these sorts of tasks.

It can be challenging to find information in spreadsheets, however. That’s why we’re going to show you how to use the VLOOKUP function in Google Sheets to make finding something in a spreadsheet a lot easier.

VLOOKUP is a Sheets function to find something in the first column of a spreadsheet. The V is for vertical because, like columns on a building, spreadsheet columns are vertical. So when VLOOKUP finds the key thing we’re looking for, it will tell us the value of a specific cell in that row.

The VLOOKUP Function Explained

In the image below is the VLOOKUP function’s syntax. This is how the function is laid out, regardless of where it’s being used.

The function is the =VLOOKUP( ) part. Inside the function are:

• Search Key – Tells VLOOKUP what it needs to find.
• Range – Tells VLOOKUP where to look for it. VLOOKUP will always look in the leftmost column of the range.
• Index – Tells VLOOKUP how many columns to the right of the left-most column in the range to look for a value if it finds a match of the search key. The left-most column is always 1, the next to its right is 2, and so on.
• Is sorted? – Tells VLOOKUP if the first column is sorted. This defaults to TRUE, which means VLOOKUP will find the nearest match to the search key. This can lead to less accurate results. FALSE tells VLOOKUP that it must be an exact match, so use FALSE.

The VLOOKUP function above will use whatever value is in cell E1 as its search key. When it finds a match in column A of the range of cells from A1 to C5, it will look in the third column of the same row as it found the match and return whatever value is in it. The image below shows the results of entering 4 in cell E1. Next, let’s look at a couple of ways to use the VLOOKUP function in Google Sheets.

Example 1: Using VLOOKUP For Tracking Jobs

Let’s say you have a service business and you want to find out when a work order starts. You could have a single worksheet, scroll down to the work order number and then look across the row to find out when it starts. That can become tedious and prone to error. 

Or you could use VLOOKUP. 

1. Enter the headings Work Order and Work Date somewhere on the worksheet.

1. Select the cell to the right of Work Date and start entering the formula =VLOOKUP. A help box will pop up as we type, showing us available Google Sheet functions that match what we’re typing. When it shows VLOOKUP, press Enter, and it will complete the typing.

1. To set where VLOOKUP will find the Search Key, click on the cell right above this.

1. To select the Range of data to search in, click and hold on the A column header and drag to select everything over to, including column H. 

1. To select the Index, or column, that we want to pull data from, count from A to H. H is the 7th column so enter 7 in the formula.

1. Now we state how we want the first column of the range to be searched. We need an exact match so enter FALSE. 

Notice that it wants to put an opening curved bracket after FALSE. Press backspace to remove that. 

Then enter a curved closing bracket ), and press Enter to finish the formula.

We’ll see an error message. That’s ok; we did things correctly. The issue is that we don’t have a search key value yet.

To test the VLOOKUP formula, enter the first work order number in the cell above the formula and press Enter. The date returned matches the date in the WorkDate column for work order A00100.

To see how this makes life easier, enter a work order number that isn’t visible on the screen, like A00231.

Compare the date returned and the date in the row for A00231, and they should match. If they do, the formula is good.

Example 2: Using VLOOKUP to Calculate Daily Calories

The Work Order example is good but simple. Let’s see the actual power of VLOOKUP in Google Sheets by creating a daily calorie calculator. We’ll put the data in one worksheet and make the calorie calculator in another.

1. Select all the data on the food and calorie list. 

1. Select Data > Named Ranges.

1. Name the range FoodRange. Named ranges are easier to remember than Sheet2!A1:B:29, which is the actual definition of the range.

1. Go back to the worksheet where food is tracked. In the first cell in which we want calories to show, we could enter the formula =VLOOKUP(A3,FoodRange,2,False).

It would work, but because there’s nothing in A3, there will be an ugly #REF error. This calculator might have many Food cells left blank and we don’t want to see #REF all over it.

1. Let’s put the VLOOKUP formula inside an IFERROR function. IFERROR tells Sheets that if anything goes wrong with the formula, return a blank.

1. To copy the formula down the column, select the handle at the bottom-right corner of the cell and drag it down over as many cells as needed.

If you think that the formula will use A3 as the key down the column, don’t worry. Sheets will adjust the formula to use the key in the row that the formula is in. For example, in the image below, you can see that the key changed to A4 when moved to the 4th row. Formulas will automatically change cell references like this when moved from column to column, too.

1. To add up all the calories in a day, use the =SUM function in the blank cell next to Total, and select all the rows of calories above it.

Now we can see how many calories we had today.

1. Select the column of calories from Monday and paste it to the Calories column for Tuesday, Wednesday, and so on. 

Do the same for the Total cell below Monday. So now we have a weekly calorie counter.

Summing Up VLOOKUP

If this is your first dive into Google Sheets and functions, you can see how useful and powerful functions like VLOOKUP can be. Combining it with other functions like IFERROR, or so many others, will help you do whatever you need. If you enjoyed this, you might even consider converting from Excel to Google Sheets.

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