Cada vez que hay un cambio en la biblioteca, un usuario puede almacenar, rastrear y restaurar fácilmente los elementos mediante el control de versiones en SharePoint^{(versioning in SharePoint)} . La función le da al usuario control sobre el contenido que se publica en su sitio. Entonces, veamos cómo configurar el control de versiones^(Versioning) en SharePoint 2016 para una biblioteca y una lista, por separado.

Habilitar el control de versiones^(Versioning) en SharePoint para una biblioteca^(Library) o lista

Track and manage information over time with versioning in SharePoint lists and libraries. View and recover previous versions from the item’s history. When enabled, new versions are added to an item’s history after changes are saved. The number of versions stored and the visibility of draft or minor versions can be modified for each list and library, says Office.com.

La utilidad de Control de versiones^(Versioning) en SharePoint se puede experimentar en momentos en que necesita mirar o restaurar una versión anterior de un elemento o archivo. Para habilitar el control de versiones para una lista o biblioteca en SharePoint-

1. Acceda a Configuración de lista^{(Access List Settings)} o Biblioteca^(Library) en el grupo Configuración^(Settings) .
2. Ir a la página de configuración de versiones
3. Configurar el control de versiones para la biblioteca de documentos^{(Document Library)}
4. Configurar el control de versiones para la lista

Si tiene bibliotecas existentes en su sitio de OneDrive para la Empresa^(Business) que no tienen habilitado el control de versiones, puede habilitar el control de versiones en cualquier momento.

1] Configuración de la lista de acceso^{(Access List Settings)} o grupo Configuración de la biblioteca^{(Library Settings)}

Vaya a la biblioteca o lista de SharePoint para la que le gustaría habilitar el control de versiones.

Elija la pestaña Biblioteca^(Library) o Lista .^(List)

En el grupo ' Configuración^(Settings) ', elija la opción ' Biblioteca^(Library) ' o ' Lista^(List) '.

2] Ir a la página de configuración de versiones

Cuando se abra la ventana " Configuración de la biblioteca ", haga clic en el enlace " ^{(Library Settings)}Configuración de versiones^{(Versioning settings)} " que se muestra en azul.

3] Configurar el control de versiones^{(Configure Versioning)} para la biblioteca de documentos en ^(Document)SharePoint

[Fuente de la imagen – Office.com]

Cuando se le dirija a la página ' Configuración de la versión^{(Version Settings)} ', habilite el control de versiones marcando las opciones adecuadas que se enumeran en los siguientes encabezados,

• Requerir^(Require) aprobación de contenido para los elementos enviados.
• Cree una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos, ya sea solo versiones principales o versiones principales y secundarias.
• Limite el número de versiones y borradores para conservar.
• Establece quién puede ver los borradores.
• Requerir que los documentos sean revisados ​​antes de que puedan ser editados.

4] Configurar el control de versiones^{(Configure Versioning)} para la lista^(List) en SharePoint

De manera similar, para habilitar el control de versiones para List en SharePoint , marque las opciones deseadas en la página ' Configuración de versión^{(Version Settings)} ' para List.

Si en algún momento tiene ganas de deshabilitar el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint

Repita los pasos enumerados anteriormente, pero elija ' Sin control de versiones^{(No versioning)} ' en la página ' Configuración de la versión^{(Version Settings)} '. También puede marcar No para Requerir^(Require) aprobación de contenido.

Cualquier persona con permiso para administrar listas puede activar o desactivar el control de versiones de una biblioteca. El control de versiones^(Versioning) está disponible para elementos de lista en todos los tipos de lista predeterminados, incluidos calendarios, listas de seguimiento de problemas y listas personalizadas.

How to enable Versioning in SharePoint

Whenever there is a change in the lіbrarу, a user can easilу store, track, and restore items via versioning in SharePoint. The feature gives a user control over the content that is posted on his/her site. So, let’s find how to configure Versioning in SharePoint 2016 for a library and list, separately.

Enable Versioning in SharePoint for a Library or List

Track and manage information over time with versioning in SharePoint lists and libraries. View and recover previous versions from the item’s history. When enabled, new versions are added to an item’s history after changes are saved. The number of versions stored and the visibility of draft or minor versions can be modified for each list and library, says Office.com.

The utility of Versioning in SharePoint can be experienced during times when you need to look at or restore an old version of an item or file. For enabling versioning for a list or library in SharePoint-

1. Access List Settings or Library in the Settings group.
2. Go to Versions Settings Page
3. Configure versioning for Document Library
4. Configure Versioning for List

If you have existing libraries on your OneDrive for Business site that do not have versioning enabled, you can enable versioning for them any time.

1] Access List Settings or Library Settings group

Go to the SharePoint library or list for which you would like to enable versioning.

Choose the Library or List tab.

Under ‘Settings’ group, choose ‘Library’ or ‘List’ option.

2] Go to Versions Settings Page

When the ‘Library Settings’ window opens, click the ‘Versioning settings’ link displayed in blue.

3] Configure Versioning for Document library in SharePoint

[Image source – Office.com]

When directed to ‘Version Settings’ page, enable versioning by checking suitable options listed under following headings,

• Require content approval for submitted items.
• Create a version each time you edit a file in this document library, either major versions only or major and minor versions.
• Limit the number of versions and drafts to retain.
• Set who can see draft items.
• Require documents to be checked before they can be edited.

4] Configure Versioning for List in SharePoint

Similarly, to enable versioning for List in SharePoint, check the desired options under ‘Version Settings’ page for List.

If at some point, you feel like disabling versioning in a SharePoint list or library

Repeat the steps listed above, but choose ‘No versioning’ on the ‘Version Settings’ page. You can also check No for Require content approval.

Anyone with permission to manage lists can turn versioning on or off for a library. Versioning is available for list items in all default list types—including calendars, issue tracking lists, and custom lists.

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