Google Drive ya es un servicio increíblemente útil por derecho propio, pero una vez que ponga en juego el poder de sus componentes de escritorio, será más productivo que nunca. 

Si está utilizando una computadora de escritorio, realmente no hay razón para no^{(not )} instalar los componentes de escritorio de Google Drive . Si aún necesita que lo convenzan, estas son las mejores razones, según nosotros, por las que debería darle una oportunidad a Google Drive Desktop .

¿Qué es Google Drive "Escritorio"?

En realidad, no existe un producto específico llamado Google Drive "Desktop". Más bien^(Rather) , hay varios métodos que puede usar para que Google Drive funcione sin una conexión a Internet activa.

La primera es la extensión sin conexión de Google Docs para Chrome^{(Google Docs Offline Extension for Chrome)} . Esta extensión oficial de Google , una vez activada, te permite trabajar en tus documentos de Google Drive , tengas Internet o no. Francamente, es una característica esencial y absolutamente debería habilitarla.

La segunda parte del conjunto de componentes de escritorio es Google Backup and Sync . Esto sincroniza copias de ciertas carpetas clave, como fotos y videos, a su Google Drive automáticamente. También crea una carpeta estilo DropBox en su computadora donde se sincronizan los contenidos de Google Drive . ¡ Todo^(Anything) lo que copie en esa carpeta se sincronizará con la nube!

Ahora que hemos cubierto cómo obtener Google Drive en su escritorio, veamos las razones por las que lo hará más productivo. 

Puede seguir trabajando cuando Internet no funciona

Las suites de productividad basadas en la nube son increíblemente útiles en un mundo donde las personas necesitan trabajar desde múltiples dispositivos y en colaboración con un equipo de colegas remotos^{(remote colleagues)} . Sin embargo, tan pronto como Internet se cae por cualquier motivo, ¡perderá el acceso a su trabajo! Si bien las pérdidas de conexión a Internet pueden ser relativamente raras en el hogar, es un problema frecuente para los usuarios de Internet móvil.

También es un problema importante si necesita viajar mucho. En los aviones no puedes usar WiFi . En los trenes y en el metro puede que no haya recepción. Sin mencionar que es posible que no tenga acceso a Internet por un tiempo en un país diferente. Por lo tanto, tener sus archivos de trabajo disponibles en todo momento es absolutamente necesario para mantenerse productivo.

Compartir archivos grandes es fácil

Incluso en la era de la banda ancha, la mayoría de los servicios de correo electrónico tienen algunos límites bastante estrictos en cuanto al tamaño que puede tener un archivo adjunto. No es una gran situación cuando necesita compartir imágenes, audio u otros medios grandes de alta calidad.

Con una carpeta de Google Drive^{(Google Drive)} sincronizada en su computadora, puede compartir fácilmente archivos grandes simplemente almacenándolos en una carpeta designada en su computadora. Cualquier persona a la que le haya dado permiso puede sincronizarlo con su propia computadora o acceder a él en la nube. Google Drive se encarga del resto.

Almacenar sus copias de seguridad puede mantenerlo en el negocio^(Business)

Si está utilizando Copia^(Backup) de seguridad y sincronización^(Sync) , puede guardar casi todo lo que desee en su carpeta local^{( local folder)} y sincronizarlo. Suponiendo que tiene suficiente almacenamiento. Eso puede incluir cualquier tipo de archivo. 

Por ejemplo, puede sincronizar imágenes de copia de seguridad del disco duro y simplemente configurar su software de copia de seguridad para que apunte a una carpeta sincronizada en su disco. Dado que puede especificar qué carpetas sincronizar en cada una de sus computadoras con Windows o macOS^{(Windows or macOS)} , no tiene que preocuparse por tener archivos irrelevantes en cada máquina. Entonces, si le roban su computadora o borran su disco duro, puede recuperar sus datos sin importar qué.

Hace que la colaboración sea muy fácil

Ninguna persona es una isla y la mayoría del trabajo (remoto o de otro tipo) se realiza en equipo en estos días. Google Drive , junto con subcomponentes como Google Docs , hace que sea perfecto para trabajar juntos en documentos^{(work together on documents)} . Puede dejar comentarios en los documentos, ver siempre la última versión cada vez que sincroniza o se conecta e incluso asigna tareas específicas a otros miembros del equipo con los que comparte elementos.

Hablando de eso, Google Drive tiene una configuración de uso compartido sólida, lo que significa que usted y sus compañeros de trabajo pueden compartir contenido solo con las personas que necesitan acceso.

Escanear y archivar documentos en equipo

El sueño de una oficina sin papel sigue siendo solo eso: un sueño. Lo que significa que aún queda mucha documentación en papel por digitalizar. En realidad, hay una forma genial en la que puede hacer que su equipo digitalice colectivamente la documentación en papel utilizando esta tecnología de Google .

La aplicación móvil Google Drive tiene un escáner de documentos integrado^{(built-in document scanner)} . Cada miembro de su equipo simplemente necesita un teléfono inteligente, la aplicación Google Drive y acceso a una carpeta compartida de Google Drive . Luego pueden crear escaneos de documentos en el campo y guardarlos en esa carpeta.

Si tiene esa carpeta sincronizada con una computadora, eso significa que todos los datos escaneados se descargarán y acumularán automáticamente en esa máquina. Listo para ser utilizado para cualquier propósito que tenga para él.

Actualizaciones de almacenamiento con Google One

Si bien cualquiera puede usar estos trucos de productividad de forma gratuita, una cuenta estándar de Google Drive solo viene con 15 GB de almacenamiento. Un grupo de almacenamiento se comparte entre servicios como Google Drive y Gmail . Lo que^(Which) significa que una de las formas más impactantes de obtener un aumento de la productividad de Google Drive para escritorio es actualizar su almacenamiento total con Google One . 

Si bien esto le costará unos cuantos dólares, en realidad es uno de los almacenamientos en la nube más baratos que puede obtener. Por $1,99 al mes, puede obtener 100 GB adicionales de almacenamiento hasta $299,99 al mes por 30 TB de almacenamiento. 

Esto abre una gran cantidad de posibilidades, incluidas copias de seguridad grandes y sencillas y proyectos basados ​​en equipos que necesitan mucho almacenamiento en la nube rápido y confiable. Cambiar a una herramienta en la nube como Google Drive e integrarla con su sistema de escritorio es una bonanza de productividad, si está dispuesto a abrirse a un pensamiento innovador.

5 Ways Google Drive Desktop Can Keep You More Productive

Google Drive is already an incredibly useful service in its own right, but once you bring the power of its desktop components into play you’ll be more productive than ever. 

If you’re using a desktop computer then there really is no reason not to install the Google Drive desktop components. If you still need convincing, these are the best reasons according to us why you should give Google Drive Desktop a chance.

What Is Google Drive “Desktop”?

There isn’t actually a specific product called Google Drive “Desktop”. Rather, there are several methods you can use to get Google Drive to work without an active internet connection.

The first is the Google Docs Offline Extension for Chrome. This official Google extension, once activated, lets you work on your Google Drive documents whether you have internet or not. It’s quite frankly an essential feature and you should absolutely enable this.

The second part of the desktop component suite is Google Backup and Sync. This syncs copies of certain key folders, such as photos and videos, to your Google Drive automatically. It also creates a DropBox-style folder on your computer where your Google Drive contents are synced to. Anything you copy into that folder will be synced to the cloud!

Now that we’ve covered how to get Google Drive onto your desktop, let’s look at the reasons it will make you more productive. 

You Can Keep Working When The Internet Is Down

Cloud-based productivity suites are incredibly useful in a world where people need to work from multiple devices and in collaboration with a team of remote colleagues. However, as soon as the internet goes down for any reason, you lose access to your work! While internet connection losses may be relatively rare at home, it’s a frequent problem for mobile internet users.

It’s also a major issue if you need to travel a lot. On airplanes you can’t use WiFi. On trains and in the subway there may be no reception. Not to mention that you may not have internet access for a while in a different country. So having your work files available at all times is absolutely needed to stay productive.

Sharing Large Files Is Easy

Even in the age of broadband, most email services have some pretty severe limits on the size a file attachment can be. Not a great situation when you need to share high-quality images, audio, or other large media.

With a synced Google Drive folder on your computer, you can easily share large files by simply storing them on a designated folder on your computer. Anyone you’ve given permission to can sync it to their own computer or access it in the cloud. Google Drive handles all the rest.

Storing Your Backups Can Keep You In Business

If you’re using Backup and Sync, you can save just about anything you want in your local folder and have it synced. Assuming that you have enough storage. That can include any type of file. 

For example, you can sync hard drive backup images and simply set your backup software to target a synced folder on your drive. Since you can specify which folders to sync on each of your Windows or macOS computers, you don’t have to worry about having irrelevant files on each machine. So if your computer is stolen or your hard drive is wiped, you can get your data back no matter what.

It Makes Collaboration Dead Easy

No person is an island and most work (remote or otherwise) is done as a team these days. Google Drive along with subcomponents such as Google Docs, makes it seamless to work together on documents. You can leave comments on documents, always see the latest version whenever you sync or connect and even assign specific tasks to other team members with whom you share items.

Speaking of which, Google Drive has robust sharing settings, which means you and your co-workers can share content only with individuals who need access.

Scan And Archive Documents As a Team

The dream of a paperless office is still just that  – a dream. Which means that plenty of paper documentation still needs to be digitized. There’s actually a pretty cool way you can get your team to collectively digitize paper documentation using this Google technology.

The Google Drive mobile app has a built-in document scanner. Each member of your team simply needs a smartphone, the Google Drive app and access to a shared Google Drive folder. Then they can create scans of documents in the field and save it to that folder.

If you have that folder synced to a computer, that means that all that scanned data will automatically download and accumulate on that machine. Ready to be used for whatever purpose you have for it.

Storage Upgrades With Google One

While anyone can use these productivity tricks for free, a standard Google Drive account only comes with 15GB of storage. A storage pool is shared across services like Google Drive and Gmail. Which means one of the most impactful ways to get a productivity boost from Google Drive desktop is to upgrade your total storage using Google One. 

While this will cost you a few bucks, it’s actually some of the cheapest cloud storage you can get. For $1.99 a month, you can get an additional 100GB of storage all the way up to $299.99 a month for 30TB of storage. 

This opens up a wealth of possibilities, including easy large backups and team-based projects that need lots of fast, reliable cloud storage. Shifting to a cloud tool such as Google Drive and integrating it with your desktop system is a productivity bonanza, if you’re willing to open up to some out-of-the-box thinking.

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