Google Drive se ha convertido en un gran competidor de Microsoft Office 365 tanto para el ^{(Microsoft Office 365)}almacenamiento^{(storage and office software)} en la nube como para el software de oficina . Una de las razones de su popularidad es que puedes familiarizarte con los conceptos básicos muy rápidamente.

Si bien los conceptos básicos pueden ser fáciles de aprender, muchas de las mejores funciones pasan desapercibidas. De hecho, hay docenas de funciones ocultas en los menús de Hojas^(Sheets) de cálculo , Documentos^(Docs) y Google Drive . 

Ya sea que esté buscando mejorar su productividad, quiera saber cómo buscar archivos más rápido o desee consejos para administrar sus copias de seguridad en la nube, Google Drive será más poderoso con algunos consejos avanzados de Google Drive : hemos seleccionado los mejores a continuación. .

Usar herramientas de búsqueda avanzada^{(Use Advanced Search Tools)}

Uno de los mayores problemas que enfrentará al usar Google Drive con más frecuencia es encontrar archivos nuevamente. Afortunadamente, Google Drive tiene algunas funciones de búsqueda avanzada que puede usar para localizar archivos.

Haga clic en la barra de búsqueda^{(search bar )} y haga clic en Más herramientas de búsqueda^{(More search tools)} . Ahora tiene una extensa lista de herramientas disponibles para afinar su búsqueda. Por ejemplo, puede elegir un tipo de archivo;^{(file type –)} esto incluye cualquier cosa, desde fotos y presentaciones^{(Photos and presentations)} hasta archivos y carpetas .zip. También puede buscar propietario, útil para buscar contenido compartido.

Eso es solo el comienzo. También puede filtrar los resultados por la última vez que se modificaron los archivos y también filtrar por el texto que se encuentra dentro del propio archivo. Por ejemplo, si escribió un artículo sobre una receta específica, pero solo recuerda un solo ingrediente que escribió dentro del artículo, puede encontrar la receta simplemente escribiendo el ingrediente en sí.

Acceder al historial y restaurar copias de seguridad en Google Docs & Sheets^{(Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets)}

Google Docs y Google Sheets^{(Google Docs and Google Sheets)} se guardarán automáticamente a medida que continúe trabajando en su documento. Sin embargo, muchas personas no saben que puede hacer clic en el texto Todos los cambios guardados en Drive^{(All changes saved in Drive)} para ver y restaurar las revisiones anteriores. 

Google Drive registrará automáticamente todos los cambios desde el principio de los tiempos, siempre que primero haya creado el archivo en Google Drive . Y con solo un botón puedes restaurar versiones anteriores. Alternativamente, simplemente desplácese por las revisiones anteriores y haga clic en cada una para resaltar todos los cambios.

Esto puede ser útil cuando elimina texto antiguo que necesita nuevamente en el futuro, o si necesita verificar ediciones anteriores para ver si faltan detalles. También puede hacer clic en cualquier revisión anterior y cambiarle el nombre para que sea más fácil de encontrar y administrar en el futuro.

Restringir permisos a ciertas celdas en hojas de cálculo de Google^{(Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets)}

Es muy fácil compartir archivos de Hojas de cálculo y Documentos de Google^{(share Google Sheets and Docs files)} para colaborar con otros. Simplemente haga clic en ^{(Just click)} File > Share > Get Shareable Link. Sin embargo, tan pronto como establezca los permisos para que cualquier persona con ese enlace pueda editar su documento, puede realizar cambios en absolutamente cualquier cosa de forma predeterminada.

En Hojas^{(Google Sheets)} de cálculo de Google y, con suerte, en Documentos de Google^{(Google Docs)} en el futuro, puede bloquear manualmente ciertas secciones para que nadie más que el propietario original pueda editarlas. Esto podría ser muy beneficioso para cuando está trabajando en un documento con un grupo grande, pero necesita ciertos rangos protegidos contra la eliminación accidental. 

Para comenzar, haga clic y arrastre el área que desea proteger, haga clic con el botón derecho y luego haga clic en Proteger rango^{( Protect Range)} . A partir de ahí, se abrirá un nuevo panel en el lado derecho de su pantalla. Proporcione una descripción al rango para que pueda entender de qué se trata más adelante y luego haga clic en Establecer permisos^{(Set permissions)} . 

Ahora puede configurar el rango para que solo lo pueda editar el propietario, útil para columnas y filas ancladas. O puede establecer permisos para personas específicas por correo electrónico, útil si desea bloquear ciertas páginas o filas para diferentes tareas.

Cree rápidamente nuevo contenido con enlaces rápidos^{(Quickly Create New Content With Quick Links)}

Si desea crear rápidamente un documento sin visitar Google Drive y pasar por la interfaz de usuario, puede ahorrar tiempo escribiendo la siguiente dirección en la barra de direcciones de su navegador^{(browser address bar)} . Asegúrate de haber iniciado sesión en la cuenta de Google^{(Google account)} correcta antes de hacer esto. 

• Doc.new – Nuevo proyecto de Google Docs
• Sheets.new – Nuevo proyecto de Hojas de cálculo de Google
• Presentation.new – Nueva presentación de Google
• Sites.new – Nuevo proyecto de Google Sites

Después de usar estos enlaces solo una vez, volverán a aparecer como sugerencias la próxima vez que los escriba en la barra de direcciones de su navegador^{(browser address bar)} . Entonces, crear un nuevo documento podría ser tan fácil como escribir D en la barra de direcciones de su navegador. 

Solo recuerde, deberá mover el documento a una carpeta más tarde si desea organizar sus archivos un poco mejor.

Convertir Word a PDF o PDF a documento de Word^{(Convert Word To PDF Or PDF To Word Document)}

Una vez que haya terminado con un documento de Google Docs^{(Google Docs document)} , puede convertirlo en un PDF muy fácilmente. Simplemente haga clic en ^{(Simply click)} File > Download > PDF . También hay muchas opciones aquí para otros formatos de archivo, incluido texto sin formato^{(plain text)} ( .txt ), una publicación EPUB^{(EPUB publication)} ( .epub ) y un archivo de Microsoft Word^{(Microsoft Word file)} ( .docx ).

También puede hacerlo al revés cargando un archivo .PDF^{(.PDF file)} en su disco y luego haciendo clic en él para abrir la vista previa y luego haga clic en Abrir con Google Docs^{(Open With Google Docs)} . El resultado que obtenga en Google Docs dependerá de cómo se creó el archivo .PDF^{(.PDF file)} , pero a veces podrá editar el texto dentro del PDF y también editar otros elementos. 

A veces, la importación puede aparecer como una página en blanco. Esto suele ocurrir si una imagen se ha convertido a PDF . Una vez que haya terminado con la edición, simplemente haga clic en File < Download y elija un tipo de archivo adecuado.

Crea dibujos o diagramas fácilmente^{(Create Drawings Or Diagrams Easily)}

Probablemente sea mejor usar una herramienta de terceros^{(party tool)} si necesita gráficos detallados, pero si necesita ser rápido, hacer clic en Insert < Drawing < New puede ser una forma rápida de crear un dibujo.

Se le brindan las herramientas para dibujar, crear formas básicas, agregar texto e importar otras imágenes también. Incluso hay herramientas para cambiar la posición y el tamaño^{(position and size)} de las formas y alinear las formas para lograr simetría. Una vez que haya terminado, puede hacer clic en guardar y cerrar^{(save and close)} y se importará a su documento. Esta función está disponible en todo el conjunto de aplicaciones de Google Drive^{(Google Drive apps)} .

6 Advanced Google Drive Tips You May Not Know About

Google Drive has become a big competitor to Microsoft Office 365 for both cloud storage and office software. One of the reasons for its popularity is because you can get to grips with the basics very quickly.

Whilst the basics may be easy to learn, many of the best features go unnoticed. In fact, there are dozens of features hidden within the menus of Sheets, Docs, and Google Drive itself. 

Whether you’re looking to improve your productivity, want to know how to search for files quicker, or want tips for managing your cloud backups, Google Drive will be more powerful with some advanced Google Drive tips – we’ve picked out the best below.

Use Advanced Search Tools

One of the biggest issues you’ll hit when using Google Drive more frequently is finding files again. Thankfully, Google Drive has some advanced search functions you can use to pinpoint files.

Click the search bar and click More search tools. You now have an extensive list of tools available for fine tuning your search. For example, you can choose a file type – this includes anything from Photos and presentations to .zip files and folders. You can also search for owner, useful for searching shared content.

That’s just the beginning. You can also filter results by the last time files were modified, and also filter by text found within the file itself. For example, if you wrote an article about a specific recipe, but just remember a single ingredient you wrote within the article, you can find the recipe just by typing the ingredient itself.

Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets

Google Docs and Google Sheets will automatically save as you continue to work on your document. However, many people aren’t aware that you can click on the All changes saved in Drive text to see and restore past revisions. 

Google Drive will automatically log all changes since the beginning of time, so long as you first created the file on Google Drive itself. And with just a single button you can restore older versions. Alternatively, just scroll through past revisions and click on each one to have all changes highlighted.

This can be useful for when you scrap old text that you need again in the future, or if you need to check past edits for any missing details. You can also click on any previous revision and rename it so that it’s easier to find and manage in the future.

Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets

It’s very easy to share Google Sheets and Docs files to collaborate with others. Just click File > Share > Get Shareable Link. However, as soon as you set the permissions for anybody with that link to be able to edit your document, they can make changes to absolutely anything by default.

In Google Sheets, and hopefully Google Docs in the future, you can manually lock down certain sections so that nobody but the original owner can edit it. This could be very beneficial for when you’re working on a document with a big group, but need certain ranges protected from accidental deletion. 

To start, click and drag the area you’d like to protect, right click and then click Protect Range. From there, a new panel will open on the right side of your screen. Give the range a description so you can understand what it is later, and then click Set permissions. 

You can now set the range to be only be editable by the owner, useful for pinned columns and rows. Or you can set permissions for specific people via email, useful if you want to lock down certain pages or rows for different tasks.

Quickly Create New Content With Quick Links

if you want to quickly create a document without visiting Google Drive and going through the user interface, you can save time by typing the following address into your browser address bar. Make sure you’re signed into the right Google account before doing this. 

• Doc.new – New Google Docs project
• Sheets.new – New Google Sheets project
• Presentation.new – New Google Presentation
• Sites.new – New Google Sites project

After using these links just once, they’ll appear as suggestions again when you next type them into your browser address bar. So creating a new document could be as easy as typing D into your browser address bar. 

Just remember, you’ll need to move the document to a folder later if you’d like to organize your files a little better.

Convert Word To PDF Or PDF To Word Document

Once you’ve finished with a Google Docs document, you can turn it into a PDF very easily. Simply click File > Download > PDF. There are also many options here for other file formats, including plain text (.txt), an EPUB publication (.epub) and a Microsoft Word file (.docx).

You can also do it the other way around by uploading a .PDF file to your drive, and then clicking it to open the preview, and click Open With Google Docs. The result you get in Google Docs will depend on how the .PDF file was created, but sometimes you will be able to edit the text within the PDF and also edit other elements. 

Sometimes, the import may just show up as a blank page. This usually happens if an image has been converted to a PDF. After you’ve finished with editing, just click File < Download and choose a suitable file type.

Create Drawings Or Diagrams Easily

It’s probably best to use a third party tool if you need detailed graphics, but if you need to be quick, clicking Insert < Drawing < New can be a fast way to create a drawing.

You are given the tools to draw, create basic shapes, add text, and import other images too. There are even tools for changing the position and size of shapes and lining up shapes for symmetry. Once you’ve done, you can click save and close and it will be imported to your document. This feature is available throughout the whole Google Drive apps suite.

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