Cuando se trata de un espacio de trabajo compartido para editar documentos, Google Docs encabeza la lista sin ninguna duda. Desde la edición hasta la seguridad: todo está a prueba en Google Docs . Si es nuevo en esta herramienta de edición y colaboración, aquí hay algunos consejos y trucos de Google Docs^{(Google Docs tips and tricks )} que le permitirán trabajar mejor en un espacio de trabajo compartido.

Consejos y trucos de Documentos de Google

Para usuarios nuevos y existentes, estos son algunos de los consejos, trucos y tutoriales más útiles de Google Docs , que lo ayudarán a editar y escribir mejor sus documentos.

1] Editar imagen

Si no está familiarizado con las diferentes herramientas de edición de imágenes^{(image editing tools)} disponibles, simplemente puede optar por Google Docs , ya que le permitirá agregar varios efectos y cambiar su tamaño. Es posible volver a colorear una imagen, ajustar la transparencia, el brillo y el contraste. Todos estos ajustes se pueden encontrar aquí: Format > Image Opciones^(Options) de imagen . Si desea recortar una imagen, vaya a Format > Crop Image .

2] Descargar^(Download) documento en diferentes formatos

Puede descargar un solo documento en diferentes formatos, incluidos .docx, .odt , .rtf , .pdf , .txt , etc. Para su información, si selecciona el formato TEXTO^(TEXT) , la imagen y otros formatos se perderán después de la descarga. Si desea descargar un documento, vaya a File > Download como > Select formato. Tomará unos minutos para que la descarga comience automáticamente.

Leer:^(Read:)  Cómo traducir documentos de Google Docs a cualquier idioma^{(translate Google Docs documents into any language)} .

3] Insertar ecuación

Si necesita insertar algunas ecuaciones matemáticas, puede hacerlo en Google Docs . Ni siquiera tiene que copiarlo de ningún otro sitio web de terceros, ya que hay una opción que le permitirá agregar diferentes ecuaciones. El formato te lo dará Google Docs , y tienes que insertar los valores para completarlo. Es posible insertar una ecuación algebraica, ecuación funcional, ecuación integral y más. Simplemente vaya a Insert > Equation y seleccione un formato para insertar.

4] Insertar comentario

Digamos^(Say) que ha escrito algunas palabras en un idioma diferente y desea traducirlas para el beneficio de aquellos que no entiendan ese término. En tal escenario, puede agregar un comentario para que otras personas puedan entender su significado. También puede agregar un comentario si desea hacer referencia a algo. Para hacerlo, seleccione una palabra o texto en su editor y haga clic en el botón Comentar^{(Comment )} . Ahora puedes escribir tu comentario.

5] Usar diccionario de sinónimos

Thesaurus ayuda a los usuarios a aprender más palabras, encontrar sinónimos, etc. En lugar de usar sitios web o herramientas de terceros mientras usa Google Docs , puede usar el diccionario de sinónimos incorporado de Google Docs . Para usarlo, haga clic derecho en cualquier palabra y seleccione Definir^(Define) "palabra". Puede encontrar todo lo mencionado anteriormente en su lado derecho. Luego puede seleccionar cualquier palabra directamente de la lista y verificar el uso de esa palabra en particular.

Lea: WordWeb: software gratuito de diccionario y tesauro para Windows.^{(WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.)}

6] Reemplaza^(Replace) ciertos caracteres con símbolos

Hay muchos símbolos que no están disponibles en su teclado. Por ejemplo, el signo de derechos de autor o el signo de marca registrada no están disponibles en absoluto. Si desea utilizar esos símbolos, aquí hay algunos consejos. Puede utilizar (c) para obtener el signo de derechos de autor, (r) para obtener el signo de marca registrada, etc. Todos estos están predefinidos en Google Docs . Entonces, si desea agregar más accesos directos a los reemplazos, aquí hay un truco simple. Vaya a Tools > Preferences . Aquí puedes encontrar una opción llamada Sustitución automática^{(Automatic substitution)} . Asegúrate de que esto esté marcado. Después de eso, puede seleccionar los reemplazos o configurarlos en consecuencia.

Lea^(Read) : Consejos y trucos de Hojas de cálculo de Google .

7] Mostrar historial de revisión

Si más de una persona está editando un solo documento, existe una alta probabilidad de conflictos. Además, si desea verificar su línea de tiempo de edición, puede abrir el panel de historial de revisión. Aquí puede encontrar todas las ediciones realizadas por diferentes miembros del equipo. Desde agregar una imagen o poner texto en negrita, todo se registra en Google Docs . Open File > Show historial de revisiones. Alternativamente, puede presionar Ctrl + Alt + Shift + H. De forma predeterminada, el panel de revisión muestra los cambios significativos. No obstante, si desea consultar las revisiones detalladas, haga clic en la opción llamada Mostrar revisiones más detalladas^{(Show more detailed revisions)} .

8] Instalar complementos

Los complementos^(Add-ons) siempre ayudan a los usuarios a sacar más provecho de cualquier servicio o software al enriquecer su funcionalidad. Google Docs también admite complementos, que se pueden instalar directamente desde la pestaña Complementos^{(Add-ons )} > Obtener complementos. Algunos de los mejores complementos de Google Docs son g ( matemáticas^(Math) ), galería de ^(Table)plantillas^{(Template Gallery)} , índice, reconocimiento^{(Speech Recognition)} de voz , estilos^(Styles) , etc.

9] Pegar sin formatear

Supongamos que está copiando contenido de otro recurso. Cuando lo pegue^(Whe) , obtendrá todos los enlaces, formato, etiquetas de encabezado, etc. en Google Docs . Si no desea el formato, haga clic con el botón derecho en un espacio vacío en Google Docs y seleccione Pegar sin formato. ^{(Paste without formatting.)}  Haga clic en Aceptar^{(OK )} en la ventana emergente y luego presione Ctrl + V para pegar. Todo el formato se habrá ido.

10] Insertar documento en el sitio web

En ocasiones, es posible que necesite publicar un documento en la web. Puede invitar a alguien usando un correo electrónico, agregar colaboradores, compartir el enlace e incrustar todo el documento en un sitio web. Para hacer esto, vaya a File > Publish en la web> expanda Publicar contenido y configuraciones^{(Publish content and settings)} > haga clic en Comenzar a publicar^{(Start Publishing)} > seleccione la opción afirmativa en la ventana emergente> vaya a la pestaña Incrustar^{(Embed )} > copie el código iframe> péguelo en la sección HTML de una página web. ^(HTML)El documento será visible para cualquier persona después de incrustarlo en la página web.

11] Traducir documento

Google Docs te permite traducir documentos sin salir de la página original. Viene con una opción incorporada en  Tools > Translate documento que le permite traducir su documento de un idioma a otro. Aunque es posible que no se traduzca como un profesional, puede comprender la descripción general de un documento en un idioma extranjero. Para obtener más información sobre  la traducción de documentos de Google Docs^{(Google Docs document translation)} , lea esta guía detallada.

12] Escritura por voz

A veces, es posible que no tenga ganas de escribir un artículo, pero debe completarlo de todos modos lo antes posible. En esas situaciones, la escritura por voz puede ser una herramienta útil para usted. Como es una opción integrada, no tiene que  instalar un complemento de Google Docs^{(install a Google Docs add-on)}  para realizar el trabajo. Para comenzar, asegúrese de que haya un micrófono conectado a su computadora. Si es así, abra Google Docs y vaya a  Tools > Voice Dictado por voz. Lo mismo se puede activar presionando  Ctrl+Shift+S .

13] Insertar firma manuscrita

Agregar una firma manuscrita agrega un toque profesional a su documento y también puede ser necesario en ocasiones. La buena noticia es que puede tomar la ayuda de la opción Scribble en Google Drawing para crear una firma manuscrita. No requiere mucho tiempo, pero es complicado para aquellos que no se sienten cómodos con el movimiento del mouse. Para obtener más información  sobre cómo agregar firmas manuscritas en Google Docs^{(about adding handwritten signatures in Google Docs)} , consulte este artículo.

14] Agregar citas

Es posible que a menudo tenga que insertar una referencia o dar crédito al autor original de una declaración que haya incluido en su documento. En Google Docs , es bastante fácil agregar citas o referencias con la ayuda de las opciones integradas. Puede ir a  Tools > Citations  y crear una referencia personalizada según sus requisitos. Para más información, puedes seguir esta guía detallada para aprender a  crear e insertar una referencia en Google Docs^{(create and insert a reference in Google Docs)} .

Hay muchas otras cosas que se pueden hacer con Google Docs. Háganos saber si nos perdimos algo importante.^{(There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.)}

Lea a continuación^{(Read next)} : Google Docs vs. Microsoft Word Online .

Google Docs Tips and Tricks everyone should know

When it сomes to a shared workspace to edit documents, Google Docs tops the list without any doubt. From editing to security – everything is full proof in Google Docs. If you are new to this editing & collaboration tool, here are some Google Docs tips and tricks that will let you work better in a shared workspace.

Google Docs Tips and Tricks

For new & existing users, here are some of the most useful Google Docs tips, tricks & tutorials, that will help you better edit & write your documents.

1] Edit Image

If you are not familiar with the many different image editing tools available, you can simply opt for Google Docs, as it will let you add various effects and resize it. It is possible to recolor an image, adjust transparency, brightness, and contrast. All these settings can be found at here: Format > Image Options. If you want to crop a picture, go to Format > Crop Image.

2] Download document in different formats

You can download a single document in different formats including .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt etc. For your information, if you select TEXT format, the image, and other formattings will be lost after downloading. If you want to download a document, go to File > Download as > Select format. It will take a few moments for the download to start automatically.

Read: How to translate Google Docs documents into any language.

3] Insert equation

If you need to insert some mathematical equations, you can do so in Google Docs. You do not even have to copy it from any other third party website since there is an option that will let you add different equations. The format will be given by Google Docs, and you have to insert the values to complete it. It is possible to insert an algebraic equation, functional equation, integral equation, and more. Just go to Insert > Equation and select one format to insert.

4] Insert comment

Say you have written some words in a different language and you want to translate them for the benefit of those who may not understand that term. In such a scenario, you can add a comment so that other people can understand its meaning. You can also add a comment if you wish to reference something. To do so, select a word or text in your editor and click on the Comment button. Now you can write down your comment.

5] Use Thesaurus

Thesaurus helps users learn more words, find synonyms, etc. Instead of using any third party websites or tools while using Google Docs, you can use the inbuilt thesaurus of Google Docs. To use it, right-click on any word and select Define “word.” You can find everything mentioned above on your right-hand side. You can then select any word right from the list, and check the usage of that particular word.

Read: WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.

6] Replace certain characters with symbols

There are many symbols that are not available on your keyboard. For example, the copyright sign or the trademark sign are not available at all. If you want to use those symbols, here are few tips. You can use (c) to get the copyright sign, (r) to get the registered trademark sign and so on. All these are predefined in Google Docs. So if you want to add more shortcuts to replacements, here is a simple trick. Go to Tools > Preferences. Here you can find an option called Automatic substitution. Make sure this is checked. After that, you can select the replacements or set them accordingly.

Read: Google Sheets Tips and Tricks.

7] Show revision history

If more than one person is editing a single document, there is a high chance of conflicts. Moreover, if you want to check your editing timeline, you can open the revision history panel. Here, you can find all the edits done by different members of the team. From adding an image or making text bold – everything gets recorded in Google Docs. Open File > Show revision history. Alternatively, you can press Ctrl + Alt + Shift + H. By default, the revision panel shows the significant changes. However, if you want to check the detailed revisions, click on the option called Show more detailed revisions.

8] Install add-ons

Add-ons always help users get more out of any service or software by enriching its functionality. Google Docs also does support add-ons, whcih can be installed right from the Add-ons tab > Get add-ons. Some of the best Google Docs add-ons are g(Math), Template Gallery, Table of contents, Speech Recognition, Styles, etc.

9] Paste without formatting

Let’s assume that you are copying content from another resource. Whe you paste it, you will get all the links, formatting, heading tags, etc.  into Google Docs. If you do not want to want the formatting, right-click on empty space in Google Docs and select Paste without formatting.  Click OK on the popup and then press Ctrl + V to paste. All the formatting will be gone.

10] Embed document into website

There are times you may need to publish a document to the web. You can invite someone using an email, add collaborators, share the link and embed the whole document into a website. To do this go to File > Publish to the web > expand Publish content and settings > click on Start Publishing > select the affirmative option on the popup window > go to Embed tab > copy the iframe code > paste it into a webpage’s HTML section. The document will be visible to anyone after embedding it into the web page.

11] Translate document

Google Docs lets you translate documents without leaving the original page. It comes with an in-built option under Tools > Translate document that lets you translate your document from one language to another. Although it might not translate like a professional, you can understand the overview of a foreign language document. To learn more about Google Docs document translation, read this detailed guide.

12] Voice typing

At times, you might not feel like writing an article, but you have to complete it anyhow as soon as possible. In those situations, voice typing can be a handy tool for you. As it is an in-built option, you do not have to install a Google Docs add-on to get the job done. To get started, make sure that a microphone is plugged into your computer. If so, open the Google Docs and go to Tools > Voice typing. The same can be triggered by pressing Ctrl+Shift+S.

13] Insert handwritten signature

Adding a handwritten signature adds a professional touch to your document and also might be required at times. The good news is that you can take the help of the Scribble option in Google Drawing to create a handwritten signature. It is not much time-consuming but tricky for those who are not comfortable with mouse movement. To learn more about adding handwritten signatures in Google Docs, take a look at this article.

14] Add citations

You may often have to insert a reference or credit the original author of a piece of statement you have included in your document. In Google Docs, it is quite easy to add citations or references with the help of in-built options. You can go to Tools > Citations and create a customized reference according to your requirements. For more information, you can follow this detailed guide to learn how to create and insert a reference in Google Docs.

There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.

Read next: Google Docs vs. Microsoft Word Online.

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