Excel es una de las aplicaciones de la suite de Office que es igualmente útil en el lugar de trabajo y en el hogar o la oficina en el hogar. Excel es capaz de almacenar grandes cantidades de información; a veces, esa información se vuelve demasiado difícil de manejar, de modo que usar los datos almacenados en una hoja de cálculo de Excel se vuelve cada vez más complicado con el tiempo a medida que crece el archivo.

Usado más a menudo en entornos comerciales, los usuarios domésticos a menudo no saben que puede agrupar y contraer filas y columnas en una hoja de cálculo de Excel para ocultar información hasta que sea necesaria. Esto es especialmente útil cuando usa fórmulas en una hoja de cálculo para resumir información y solo está interesado en esos resúmenes la mayor parte del tiempo.

Agrupación de filas^(Rows) y columnas^(Columns) en una hoja de cálculo de Excel^{(Excel Worksheet)}

Suponga^(Suppose) que tiene una hoja de cálculo de Excel que se parece a la que se muestra a continuación. Observe^(Notice) que hay varias celdas que contienen datos y que cada conjunto de datos se resume en una celda separada (B6, B13 y B20 ).

El problema que está teniendo es que los datos en las celdas (B1 a B5, B8 a B12 y B15 a B19 ) no le son útiles regularmente; solo le importan los valores total, promedio y máximo para cada conjunto de datos, respectivamente.

Con la función Agrupar^(Group) de Excel , puede agrupar estos datos por separado y ocultarlos. Cuando necesite ver o editar los datos, puede expandir los grupos y trabajar con ellos nuevamente.

Como ejemplo, agrupemos las filas de la 8 a la 12, las colapsemos y dejemos visible solo el Promedio^(Average) en la fila 13. Comience seleccionando las filas 8 a 12 con el mouse. Haga clic^(Click) en la pestaña Datos en la ^(Data)cinta^(Ribbon) y localice una sección de la cinta^(Ribbon) etiquetada Esquema^(Outline) . Haga clic en el botón etiquetado Grupo^(Group) y seleccione Grupo^(Group) en el menú.

Inmediatamente notará un cambio en la hoja de cálculo de Excel que quizás nunca haya visto antes. Junto a las filas 8 a 12, hay una línea que conecta estas filas a la izquierda y hay un signo menos junto a la fila 13. Esto significa que las celdas 8 a 12 son parte de un grupo que actualmente está expandido.

Si hace clic en el signo menos junto a la fila 13, las filas 8 a 12 se colapsarán y el signo menos se convertirá en un signo más. Esto también significa que las filas 8 a 12 son parte de un grupo y que el grupo está colapsado actualmente.

Al hacer clic en el signo más, se expandirá el grupo nuevamente. Además, observe que cuando se contrae, las filas de la hoja de trabajo van directamente desde la fila 7 a la fila 13, una señal segura de que algunas de las filas de la hoja de trabajo se han agrupado y actualmente están contraídas.

Si hacemos lo mismo para las filas 1 a 5 y las filas 15 a 19, vemos que cuando estas filas se agrupan y colapsan, los datos originales se ocultan a la vista, lo que hace que las celdas importantes se encuentren más fácilmente. Observe^(Notice) que los tres signos más en el margen izquierdo de la hoja de trabajo indican que actualmente hay tres grupos de filas contraídos.

Agrupar y contraer celdas en Excel no se limita a las filas; también puede agrupar y contraer columnas. Incluso es posible crear grupos dentro de grupos para organizar mejor los datos con los que se ha vuelto difícil trabajar en una hoja de cálculo de Excel inflada.

Group Rows and Columns in an Excel Worksheet

Εxcel is one of the applications in the Office suite that iѕ eqυallу useful in the workplaсe and in a home or home office. Excеl is capable of storing great аmounts of infоrmation; sometimes that information bеcomes too unwieldy ѕuch that using the dаta stored in an Excel worksheet becomes more and more of a hassle over time as the file grows.

Used more often in commercial settings, home users are often unaware that you can group and collapse both rows and columns in an Excel worksheet to hide information until it is needed. This is especially useful when you use formulas in a spreadsheet to summarize information and you are only interested in those summaries most of the time.

Grouping Rows and Columns in an Excel Worksheet

Suppose you have an Excel worksheet that looks like the one pictured below. Notice that there are a number of cells that contain data and that each set of data is summarized in a separate cell (B6, B13, and B20).

The trouble you are having is that the data in the cells (B1 to B5, B8 to B12, and B15 to B19) are not useful to you on a regular basis; you only care about the total, average, and maximum values for each set of data respectively.

Using Excel’s Group function, you can group these data together separately and collapse them out of view. When you need to view or edit the data, you can expand the groups and work with them again.

As an example, let’s group rows 8 through 12 together, collapse them, and leave only the Average in row 13 visible. Begin by selecting rows 8 through 12 with your mouse. Click on the Data tab on the Ribbon and locate a section of the Ribbon labeled Outline. Click on the button labeled Group and select Group from the menu.

You’ll immediately notice a change to the Excel worksheet that you may never have seen before. Next to rows 8 through 12, there is a line connecting these rows to the left and there is a minus sign next to row 13. This signifies that cells 8 through 12 are part of a group that is currently expanded.

If you click the minus sign next to row 13, rows 8 through 12 will collapse and the minus sign turns into a plus sign. This also signifies that rows 8 through 12 are part of a group and that the group is currently collapsed.

Clicking on the plus sign will expand the group again. Also, notice that when collapsed, the rows in the worksheet go right from row 7 to row 13, a sure sign that some of the rows in the worksheet have been grouped and are currently collapsed.

If we do the same for rows 1 through 5 and rows 15 through 19, we see that when these rows are grouped and collapsed, the original data is hidden from view making the important cells more easily found. Notice that the three plus signs in the left hand gutter of the worksheet indicate that there are currently three collapsed groups of rows.

Grouping and collapsing cells in Excel is not limited to rows; you can group and collapse columns as well. It is even possible to create groups within groups to better organize data that has become difficult with which to work in a bloated Excel worksheet.

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