Este tutorial le enseñará cómo proteger la totalidad o partes de su documento de Microsoft Word mediante el uso de esta función llamada ' Restringir edición ^{(Restrict Editing)}'. Esta característica le permite marcar el documento como ' Solo lectura ^{(Read Only)}' y todavía permite ediciones o cambios en ciertas partes seleccionadas del documento.

La edición restringida^{(Restrict Editing)} bloquea ciertas líneas u oraciones en el documento, que pueden ser importantes o confidenciales y, por lo tanto, nadie puede editarlas. Así es como se puede proteger el contenido presente en un documento de MS Word .

Proteja el documento de Word^{(Protect Word)} usando Restringir edición^{(Restrict Editing)}

Las partes no restringidas del documento^{(parts in the document)} pueden estar disponibles para cualquier persona, o puede otorgar permiso a ciertos usuarios solo para editar o realizar cambios. También tiene la opción de proteger todo el documento y hacerlo de solo lectura. Veamos cómo se puede hacer esto.

Para empezar, abra el documento de MS Word y haga clic en la pestaña 'Revisar'^{(‘Review’)} .

Seleccione las oraciones en las que no desea que se aplique la función de edición restringida. En este caso, he seleccionado las oraciones 1 y 2 solamente. En la pestaña Revisar , grupo ^(Review)'Proteger'^{(‘Protect’)} , haga clic en 'Restringir edición'^{(‘Restrict Editing’)} como se muestra en la imagen.

Se abrirá el cuadro de diálogo Restringir edición . ^{(Restrict Editing)}Verá lo siguiente:

• Restricciones de formato
• Restricciones de edición
• Excepciones
• Iniciar cumplimiento

1] Restricciones de formato

Esta configuración limita el formato a una determinada selección de formatos o estilos. Puede seleccionar los estilos que desea que se permitan en el documento. Para aplicar esto, seleccione la casilla de verificación.

2] Restricciones de edición

En Restricciones de edición^{(Editing Restrictions)} , seleccione la casilla de verificación que dice: Permitir solo este tipo de edición en el documento.^{(Allow only this type of editing in the document.)}

Además, haga clic en el menú desplegable y elija la opción 'Sin cambios (solo lectura)'. ^{(‘No changes (Read Only)’.)}El documento pasa a ser de solo lectura excepto por las partes seleccionadas. También puede elegir otras opciones, como Cambios registrados^(Tracked) , Comentarios y Completar formularios, según los cambios que desee permitir.

Excepciones (opcional)

Esta sección le permite elegir los usuarios que pueden editar el documento libremente. Para permitir que todos puedan editar la parte seleccionada del documento, seleccione la casilla de verificación 'Todos'^{(‘Everyone’)} . También puede ingresar nombres de usuario por separado, separados por un punto y coma.

3] Iniciar cumplimiento

Para aplicar todas estas configuraciones a su documento de MS Word , haga clic en 'Sí, comenzar a aplicar la protección'.^{(‘Yes, Start  Enforcing Protection’.)}

Se abrirá el cuadro de diálogo 'Comenzar a hacer cumplir la protección' . ^{(‘Start Enforcing Protection’)}Verá dos métodos de protección : ^(Protection)contraseña^(Password) y autenticación de usuario. ^{(User Authentication.)}Seleccione el método de protección ^(Protection)'Contraseña'^{(‘Password’)} e ingrese y vuelva a ingresar la contraseña generada en las casillas proporcionadas. Pulse Aceptar.^(OK.)

Para cifrar el documento de MS Word , de modo que solo los propietarios autenticados del documento puedan eliminar la protección, haga clic en 'Autenticación de usuario'.^{(‘User Authentication’.)}

Consejos:^(Tips:)

• Utilice^(Use) contraseñas seguras que incluyan una combinación de mayúsculas, minúsculas, letras, números y símbolos.
• Asegúrese^(Make) de guardar la contraseña de forma segura en algún lugar seguro. En caso de que olvide la contraseña, no podrá recuperarla.
• Cifrar el documento evita que otros usuarios trabajen en el documento al mismo tiempo.

Cómo desbloquear el documento de Word protegido^{(Protected Word Document)}

Para eliminar toda la protección del documento, haga clic en el botón 'Detener protección'^{(‘Stop Protection’)} . Si se le solicita que ingrese la contraseña, escríbala.

Nota:^(Note:) Para eliminar toda la protección del documento, deberá conocer la contraseña que se aplicó al documento. O bien, tendrá que figurar como propietario autenticado del documento. Para hacerlo, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

De esta manera, puede proteger su documento de MS Word utilizando la función 'Restringir edición'^{(‘Restrict Editing’)} de la pestaña Revisar.

How to protect your Word document using Restrict Editing feature

This tutorial will teach you how to protect the entirе or parts of your Microsoft Word document by using this feature called ‘Restrict Editing‘. This feature enables you to mark the document as ‘Read Only‘ and still allows edits or changes to the certain selected parts of the document.

Restrict Editing locks certain lines or sentences in the document, which could be important or sensitive, and thus, cannot be edited by anyone. This is how one can protect the content present in an MS Word document.

Protect Word document using Restrict Editing

The unrestricted parts in the document can be made available to anyone, or you can allow permission to certain users only to edit or make changes. You also have an option to protect the entire document and make it Read-Only. Let us see how this can be done.

To begin with, open the MS Word document and click on the ‘Review’ tab.

Select the sentences that you do not want the restrict editing feature to be applied. In this case, I have selected Sentences 1 and 2 only. In the Review tab, ‘Protect’ group, click on ‘Restrict Editing’ as shown in the image.

The Restrict Editing dialog box will open. You will see the following:

• Formatting Restrictions
• Editing Restrictions
• Exceptions
• Start Enforcement

1] Formatting Restrictions

This setting limits formatting to a certain selection of formats or styles. You can select the styles that you want to be allowed in the document. To apply this, select the checkbox.

2] Editing Restrictions

Under Editing Restrictions, select the checkbox that says – Allow only this type of editing in the document.

Further, click on the drop-down menu and choose the option ‘No changes (Read Only)’. The document becomes Read-Only except for the selected parts. You can also choose other options such as Tracked changes, Comments, and Filling in forms, depending on what changes you want to allow.

Exceptions (optional)

This section allows you to choose the users who can edit the document freely. To allow anyone and everyone to edit the selected part of the document, select the ‘Everyone’ checkbox. You can also separately enter user names, separated by a semi-colon.

3] Start Enforcement

To apply all these settings to your MS Word document, click on ‘Yes, Start  Enforcing Protection’.

The ‘Start Enforcing Protection’ dialog box will open. You will see two Protection methods – Password and User Authentication. Select the ‘Password’ Protection method and enter and re-enter the generated password in the boxes given. Press OK.

To encrypt the MS Word document, so that only the authenticated owners of the document can remove the protection, click ‘User Authentication’.

Tips:

• Use strong passwords involving a combination of uppercase, lowercase, letters, numbers, and symbols.
• Make sure that you save the password safely in some secure place. In case, you forget the password, you will not be able to retrieve it.
• Encrypting the document prevents other users from working on the document at the same time.

How to Unlock the Protected Word Document

To remove all protection from the document, click on the ‘Stop Protection’ button. If you are prompted to enter the password, type in the password.

Note: To remove all protection from the document, you will have to know the password that was applied to the document. Or, you will have to be listed as an authenticated owner for the document. To do so, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

In this way, you can protect your MS Word document by using the ‘Restrict Editing’ feature from the Review tab.

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