¿^(Did) Sabía que puede crear formularios en Word que las personas pueden completar? Cuando escucha sobre formularios rellenables, casi siempre está relacionado con documentos de Adobe y PDF^{(Adobe and PDF documents)} porque ese es el formato más popular.

Sin embargo, Word también es una herramienta bastante poderosa y puede usarla para crear rápidamente formularios que puede imprimir o enviar por correo electrónico, etc. Si necesita crear una encuesta que se enviará a muchas personas y desea todas las respuestas contados para usted automáticamente, podría ser mejor usar Google Docs para crear la encuesta.

En este artículo, le mostraré cómo crear un formulario con cuadros de texto, casillas de verificación, un selector de fechas^{(date picker)} y un cuadro de lista^{(list box)} . También puede hacer que sus formularios se vean mucho mejor si usa tablas para organizar todo.

Habilitar pestaña de desarrollador

De manera predeterminada, no puede crear formularios en Word a menos que habilite la pestaña Desarrollador en la cinta. ^(Developer)Dado que no lo usa mucha gente, Microsoft lo desactivó de forma predeterminada. Para habilitar la pestaña, haga clic en Archivo^(File) y luego en Opciones^(Options) .

En el lado izquierdo, haga clic en Personalizar cinta^{(Customize Ribbon)} y luego marque la casilla Desarrollador^(Developer) en el cuadro de lista de la derecha.

Haga clic en Aceptar^{(Click OK)} y haga clic en la pestaña de la cinta. El apartado que más nos interesa es el de Controles^(Controls) .

Crear un formulario en Word

La sección Controles^{(Controls section)} tiene alrededor de ocho controles diferentes que se pueden agregar a su documento de Word : ^{(Word document)}Texto^(Text) enriquecido , Texto sin formato^(Plain-Text) , Imagen^(Picture) , Galería de bloques de creación^{(Building Block Gallery)} , Casilla de verificación^(Checkbox) , Cuadro combinado^{(Combo Box)} , Lista^{(Drop-Down List)} desplegable y Selector de fecha^{(Date Picker)} .

Para insertar un control, simplemente haga clic en él y aparecerá donde se encontraba su cursor. En mi ejemplo a continuación, creé una tabla y agregué dos cuadros de texto sin formato para el nombre y el apellido.

De forma predeterminada, cada control tiene su propio texto de relleno^{(filler text)} . Para un control de texto sin formato^{(plain text control)} , es Haga clic o toque aquí para ingresar texto^{(Click or tap here to enter text)} . Puede editar este texto para cualquier control haciendo clic en el botón Modo de diseño^{(Design Mode)} que se encuentra a la derecha de los iconos de control.

Verá que aparecen algunos marcadores de posición azules a la izquierda y a la derecha^{(left and right)} de cualquier control que haya agregado a su documento. Selecciona el texto y cámbialo^{(text and change)} a lo que quieras. Haga clic^(Click) en el botón Modo de diseño^{(Design Mode)} nuevamente para salir del modo.

A continuación, haga clic en su control recién agregado para que se resalte y luego haga clic en Propiedades^(Properties) , que se encuentra directamente debajo del botón Modo de diseño^{(Design Mode button)} . Cada control tendrá un conjunto estándar de opciones con opciones personalizadas en la parte inferior según el tipo de control que sea.

Aquí puede darle un título al control, cambiar el color, diseñar el texto y especificar si el control se puede editar o eliminar. En la parte inferior están las opciones específicas del control, que en el caso de un control de texto sin formato^{(plain text control)} , es si desea permitir varias líneas o no. Esa última opción es útil si necesita que alguien escriba un párrafo de texto.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre un control de texto sin formato y un ^{(text control)}control de texto^{(text control)} enriquecido ? Bueno^(Well) , no mucho. En un control de texto^{(text control)} enriquecido , puede cambiar la configuración de fuente/color para cada palabra individualmente, mientras que el control de texto^{(text control)} sin formato aplicará el formato a todo el texto. Se podría pensar que el control de texto^{(text control)} sin formato no permitiría cambios de negrita, de fuente o de color, pero lo permite.

Luego, seguí adelante y agregué un control de lista^{(list control)} desplegable a mi formulario. Verás que dice Elige un elemento^{(Choose an item)} y listo. Para agregar elementos a la lista, debe hacer clic en Propiedades^(Properties) .

Haga clic en el botón Agregar^(Add) y luego escriba un nombre para su elección. De manera predeterminada, el Nombre para mostrar^{( Display Name)} y el Valor^(Value) serán los mismos, pero puede cambiarlos si lo desea. Realmente no hay razón para cambiar el valor a menos que esté escribiendo macros de Word y consulte^{(Word macros and refer)} los controles en el código.

Una vez que haya agregado todas sus opciones, continúe y haga clic en Aceptar y ahora podrá seleccionar las opciones de la lista desplegable.

La única diferencia entre el control de lista desplegable y el ^{(list control)}control de cuadro^{(box control)} combinado es que este último permite al usuario ingresar su propio valor si lo desea. En la lista desplegable, debe elegir una de las opciones de la lista. En el cuadro combinado^{(combo box)} , puede elegir de la lista o escribir^{(list or type)} su propio valor.

El control del selector de fecha^{(date picker control)} funciona como cualquier selector de fecha^{(date picker)} que probablemente haya utilizado en los sitios de reservas de aerolíneas^{(airline booking)} , etc. Cuando hace clic en él, aparece un calendario y simplemente puede hacer clic en la fecha para seleccionarla.

Si hace clic en el botón Propiedades^(Properties) , verá que hay bastantes opciones para el control del selector de fecha^{(date picker control)} .

Puede elegir un formato diferente para mostrar la fecha y elegir un tipo de calendario^{(calendar type)} diferente . El control de imagen^{(picture control)} es otra buena opción que permitirá a los usuarios insertar una imagen fácilmente.

Cuando el usuario hace clic en la imagen, aparecerá un cuadro de diálogo donde puede elegir una imagen de su computadora, de la búsqueda de imágenes de Bing^{(Bing image)} o de OneDrive . También tienen opciones para Facebook y Flickr^{(Facebook and Flickr)} .

Ahora agreguemos algunas casillas de verificación a nuestro documento. Tenga en cuenta que cuando agrega una casilla de verificación e intenta escribir texto en ella, le indicará que la selección está bloqueada. Creo que esto es por diseño. Tienes que hacer clic junto a la casilla de verificación y luego escribir tu texto.

Por último, puede insertar un control de bloque de creación^{(building block control)} , que le permite elegir contenido de Quick Parts y AutoText^{(Quick Parts and AutoText)} . Si no sabe de lo que estoy hablando, consulte mi publicación sobre cómo usar Autotexto y Quick Parts^{(AutoText and Quick Parts)} en Word . En mi ejemplo, agregué algunas comillas a un Autotexto^(AutoText) personalizado y luego vinculé el control a través del cuadro de diálogo Propiedades .^(Properties)

Una vez que tenga todos los controles en su documento de la manera que desea, podría ser una buena idea proteger el documento para que el usuario solo pueda completar los campos del formulario y eso es todo. Para hacer esto, haga clic en Restringir edición^{(Restrict Editing)} en la pestaña Desarrollador .^(Developer)

En el panel que aparece a la derecha, haga clic en el menú desplegable en Restricciones de edición^{( Editing restrictions)} y seleccione Rellenar formularios^{( Filling in forms)} . Asegúrese de marcar Permitir solo este tipo de edición en el^{(Allow only this type of editing in the document)} cuadro del documento.

Haga clic en Sí, comenzar a aplicar la protección^{( Yes, Start Enforcing Protection)} y luego ingrese una contraseña si lo desea. Ahora solo los campos del formulario serán editables y todo lo demás estará bloqueado/protegido. El usuario puede usar fácilmente la tecla TAB^{(TAB key)} para moverse entre los diferentes campos del formulario.

En general, Word no es la mejor herramienta para crear formularios, pero es decente y probablemente más que suficiente para la mayoría de las personas. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!

How to Create Fillable Forms in Word

Did you know that you can crеate forms in Word that people can fill out? When you hеar about fillable forms, it is almost always related to Adobe and РDF dоcuments because thаt’s the most popular format.

However, Word is also quite a powerful tool and you can use it to quickly create forms that you can either print or send via email, etc. If you need to create a survey that will go out to many people and you want all the responses tallied for your automatically, it might be best to use Google Docs to create the survey.

In this article, I’ll show you how to create a form with text boxes, check boxes, a date picker and a list box. You can also make your forms a lot better looking if you use tables to organize everything.

Enable Developer Tab

By default, you can’t create forms in Word unless you enable the Developer tab in the ribbon. Since it’s not used by a lot of people, Microsoft disabled it by default. To enable the tab, click on File and then Options.

On the left-hand side, click on Customize Ribbon and then check the Developer box in the right-hand list box.

Click OK and click on the tab in the ribbon. The section we are most interested in is Controls.

Creating a Form in Word

The Controls section has about eight different controls that can be added to your Word document: Rich Text, Plain-Text, Picture, Building Block Gallery, Checkbox, Combo Box, Drop-Down List, and Date Picker.

To insert a control, just click on it and it will appear wherever your cursor was located. In my example below, I created a table and added two plain-text boxes for first name and last name.

By default, each control has its own filler text. For a plain text control, it is Click or tap here to enter text. You can edit this text for any control by clicking on the Design Mode button that is to the right of the control icons.

You’ll see some blue placeholders appear on the left and right of any controls you have added to your document. Select the text and change it to whatever you like. Click on the Design Mode button again to exit the mode.

Next, click on your newly added control so that it is highlighted and then click on Properties, which is directly below the Design Mode button. Each control will have a standard set of options with custom options at the bottom based on what type of control it is.

Here you can give the control a title, change the color, style the text and specify whether or not the control can be edited or deleted. At the very bottom are the control specific options, which for the case of a plain text control, is whether you want to allow multiple lines or not. That last option is useful if you need someone to type in a paragraph of text.

So what’s the difference between a plain-text control and a rich text control? Well, not much. In a rich text control, you can change the font/color settings for each word individually, whereas the plain-text control will apply the formatting to all the text. You would think the plain-text control would not allow bold, font changes or color changes, but it does.

Next, I went ahead and added a drop down list control to my form. You’ll see it says Choose an item and that’s it. In order to add items to the list, you have to click on Properties.

Click the Add button and then type in a name for your choice. By default, the Display Name and Value will be the same, but you can change it if you like. There really is no reason to change the value unless you are writing Word macros and refer to the controls in code.

Once you have added all your choices, go ahead and click OK and you’ll now be able to select the options from the drop-down list.

The only difference between the dropdown list control and the combo box control is that the latter allows the user to enter their own value if they please. In the dropdown list, you have to choose from one of choices in the list. In the combo box, you can either choose from the list or type in your own value.

The date picker control works just like any date picker you have probably used on airline booking sites, etc. When you click on it, a calendar appears and you can simply click on the date to select it.

If you click on the Properties button, you’ll see that there are quite a few options for the date picker control.

You can choose a different format to display the date and choose a different calendar type. The picture control is another nice option that will allow users to insert a picture easily.

When the user clicks on the image, a dialog will appear where they can choose a picture from their computer, from Bing image search or from OneDrive. They also have options for Facebook and Flickr.

Now let’s add a few checkboxes to our document. Note that when you add a checkbox and try to type text into it, it will tell you that the selection is locked. I believe this is by design. You have to click next to the checkbox and then type in your text.

Lastly, you can insert a building block control, which lets you pick content from Quick Parts and AutoText. If you don’t know what I’m talking about, check out my post on how to use AutoText and Quick Parts in Word. In my example, I added some quotes to a custom AutoText and then linked the control to it via the Properties dialog.

Once you have all the controls in your document the way you want, it might be a good idea to protect the document so that user can only fill out the form fields and that’s it. To do this, click on Restrict Editing on the Developer tab.

In the pane that shows up on the right, click on the dropdown under Editing restrictions and choose Filling in forms. Make sure to check the Allow only this type of editing in the document box.

Click Yes, Start Enforcing Protection and then enter a password if you like. Now only the form fields will be editable and everything else locked/protected. The user can easily use the TAB key to move between the different form fields.

Overall, Word isn’t the greatest tool for making forms, but it’s decent and probably more than enough for most people. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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