Word tiene dos características realmente útiles que casi nadie usa: Comparar documentos^{( Compare Documents)} y Combinar documentos^{( Combine Documents)} . Como sus nombres lo indican, las funciones le permiten comparar dos documentos de Word^{(Word docs)} entre sí o combinar dos.

Entonces, ¿cuándo necesitarías usar esto? Bueno, si es como yo, probablemente tenga 20 versiones diferentes de su currículum guardadas en varios lugares a lo largo de los años. A veces modifico ligeramente un currículum para una empresa en particular para enfatizar una habilidad particular o, a veces, agrego cosas y solo guardo una nueva copia.

De todos modos, sería bueno ver rápidamente la diferencia entre mi último currículum y los anteriores para ver si hay algo que deba agregar al último o posiblemente eliminar. En esta publicación, le mostraré cómo puede usar estas dos funciones para encontrar rápidamente las diferencias entre dos documentos y fusionarlos si lo desea.

Comparar y combinar documentos

En mi ejemplo, quería ver cuál era la diferencia entre mi antiguo currículum escrito en 2007 y el último actualizado en 2013. Para hacer esto, abra Word , haga clic en la pestaña Revisar y luego haga clic en ^(Review)Comparar^(Compare) .

Esto abrirá el cuadro de diálogo ^{(dialog box)}Comparar documentos^{(Compare Documents)} , donde deberá seleccionar el documento original y el documento revisado.

En la parte inferior, verá una gran cantidad de configuraciones de comparación, que puede dejar todas marcadas. De manera predeterminada, también mostrará todos los cambios en un documento nuevo, lo cual es mejor que jugar con sus documentos originales o revisados.

Se abrirá un nuevo documento con varias secciones diferentes: una lista desplegable de revisiones en el extremo izquierdo, el documento combinado que muestra todos los cambios en el medio y los dos documentos originales en el lado^{(hand side)} derecho . Echemos un vistazo más de cerca a cada sección.

Como puede ver aquí, eliminé algunas cosas e inserté un par de otras líneas de texto. Si hace doble clic en cualquiera de los encabezados ( Aseem Kishore insertado^{(Aseem Kishore Inserted)} o Aseem Kishore eliminado^{(Aseem Kishore Deleted)} ), moverá el cursor a esa posición exacta en el documento.

En el centro verás estas revisiones en varios colores. De manera predeterminada, todo lo que esté tachado es lo que se ha eliminado y lo que está en rojo y subrayado es lo que se ha agregado al documento revisado. Todo lo que está en verde se ha movido. El lugar desde donde se movió será de color verde doble tachado y el lugar al que se movió será de color verde doble subrayado como se muestra aquí:

Finalmente, en el lado^{(hand side)} derecho , verá el documento original en la parte superior y el documento revisado en la parte inferior. A medida que se desplaza por el documento superior, el inferior lo sigue para que estén sincronizados. Sin embargo, puede desplazarse por el inferior independientemente de la pantalla superior.

Además de esta vista, también puede eliminar los documentos de origen del panel derecho y, en su lugar, mostrar globos para ver fácilmente los cambios. Para ver lo que quiero decir, continúe y haga clic en el botón Comparar^(Compare) nuevamente, luego en Mostrar documentos de origen^{(Show Source Documents)} y finalmente haga clic en Ocultar documentos de origen^{(Hide Source Documents)} .

Ahora haga clic en el botón Mostrar marcado^{(Show Markup)} en Seguimiento^(Tracking) y haga clic en Globos^(Balloons) y luego en Mostrar revisiones en globos^{(Show Revisions in Balloons)} .

En el lado^{(hand side)} derecho del documento, ahora verá todas las revisiones con líneas que provienen del documento. Esto puede hacer que sea más fácil ver todos los cambios si tiene muchos de ellos.

Tenga en cuenta que si solo desea ver las diferencias entre los documentos, entonces realmente no tiene que hacer nada más. Si desea crear un documento final a partir de estos dos documentos, puede hacer clic con el botón derecho en cualquier cambio y elegir ^{(change and choose)}Aceptar^(Accept) o Rechazar^(Reject) .

Una vez que haya terminado, puede guardar el nuevo documento con todos los cambios realizados. Combine Documents es casi exactamente lo mismo que Compare . Si elige Combinar^(Combine) , obtendrá el mismo cuadro de diálogo en el que debe elegir el documento original y el revisado.

Una vez que haga eso, obtendrá el mismo diseño que antes, donde verá los cambios combinados en el medio. Una vez más^(Again) , se elimina el texto tachado^{(strikeout text)} , se agrega el texto subrayado en rojo y se mueve el texto verde. Simplemente haga clic derecho^{(Just right-click)} en cada cambio y elija si aceptar o rechazar cada cambio. Cuando haya terminado, guarde el nuevo documento combinado.

En general, estos son realmente útiles para los momentos en que tiene varias versiones del mismo documento o cuando varias personas editan un documento de Word^{(Word document)} y termina con varios documentos para combinar en uno. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word has two really useful features that almost no one ever uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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