La^(Mail) combinación de correspondencia es una característica de Microsoft Word que lo ayuda a simplificar la creación de cartas, etiquetas, sobres, correos electrónicos y un directorio personalizados. Dado que la combinación de correspondencia no se encuentra entre las funciones de MS Word más utilizadas , es posible que algunos usuarios no sepan cómo realizar una combinación de correspondencia en Word para crear cartas, etiquetas y sobres. 

Si está tratando de ahorrar el tiempo que dedica a personalizar manualmente cada letra, etiqueta u otros documentos, la combinación de correspondencia puede ser útil. Incluso si nunca ha intentado crear una carta de combinación de correspondencia, el proceso es bastante sencillo y lo guiaremos a través de cada paso a continuación.

Cómo crear cartas de combinación de correspondencia

Microsoft Word tiene un asistente que lo guía a través de la creación de cartas de combinación^{(creating mail merge letters)} de correspondencia . El asistente le pedirá la carta que le gustaría usar y los destinatarios de la carta en el camino, así que asegúrese de tener una lista de destinatarios lista para insertar. Si no lo hace, no hay problema, siempre puede agregar una lista de destinatarios manualmente.

1. Abra un documento de Word y escriba su mensaje. Omita los elementos personalizados (por ejemplo, título, nombre, ciudad, etc.). Por ahora, puede dejar un espacio en blanco donde desea insertar estos elementos, así:

1. Cuando su plantilla esté lista, seleccione Correos^(Mailings) > Iniciar combinación^{(Start Mail Merge )} de correspondencia > Asistente^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} de combinación de correspondencia paso a paso en la cinta superior.

1. Aparecerá un nuevo panel a lo largo del borde derecho de la ventana de MS Word . Este es el asistente que lo guiará a través del proceso. Como primer paso, deberá seleccionar el tipo de documento en el que está trabajando. Seleccione Cartas^(Letters) y elija Siguiente: Documento inicial^{(Next: Starting document)} .

1. Deberá elegir el documento que desea usar para la combinación de correspondencia en el siguiente.
   Si ya ha escrito algún contenido para su carta, seleccione Usar el documento actual^{(Use the current document)} .
   Si desea utilizar una plantilla lista para usar, seleccione Comenzar desde una plantilla. ^{(Start from a template. )}Cuando haya elegido un documento de inicio, haga clic en Seleccionar destinatarios^{(Select recipients)} . 

1. El siguiente paso es seleccionar los destinatarios. Suponiendo que tiene una hoja de Excel llena con los datos del destinatario, puede importar los datos seleccionando la opción Usar un archivo existente y seleccionando ^{(Use an existing file)}Examinar^(Browse) en la sección siguiente. 

Navegue a la hoja que contiene la lista de destinatarios utilizando el explorador, seleccione la hoja y seleccione Abrir^(Open) . 

Cuando seleccione la hoja, verá la ventana Seleccionar tabla . ^{(Select Table)}Seleccione la(s) tabla(s) relevante(s). Asegúrese de marcar la casilla junto al texto La primera fila de datos contiene encabezados de columna^{(First row of data contains column headers)} si eso es cierto para sus datos, y seleccione Aceptar^(OK) .

A continuación, verá la lista de destinatarios que Word utilizará en su combinación. Si todo se ve bien, seleccione Aceptar^(OK) . 

Cuando haya agregado la hoja de Excel , seleccione ^(Excel)Siguiente: Escriba su carta^{(Next: Write your letter)} .

1. Ahora está listo para agregar marcadores de posición en su carta. Lleve el cursor al lugar donde desee agregar el marcador de posición y seleccione Más elementos^{(More items )} en el panel de combinación de correspondencia.

Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación desde donde puede seleccionar el marcador de posición relevante y seleccionar ^{(Insert Merge Field)}Insertar^(Insert) para agregarlo a su carta.

1. Cuando haya insertado todos los campos de combinación, seleccione Siguiente: Vista previa de sus cartas^{(Next: Preview your letters)} .

Esto le mostrará una vista previa de todas las cartas generadas con la combinación de correspondencia. Puede usar los botones de flecha en el panel de combinación de correspondencia para cambiar la vista previa de las letras.

1. Seleccione Siguiente: Completar la combinación^{(Next: Complete the merge)} . En el paso siguiente, seleccione Imprimir^(Print) (si desea imprimir todas las cartas) o Editar cartas individuales^{(Edit individual letters )} > Todo^{(All )} (si va a fusionar las cartas en un solo documento).

Cómo crear etiquetas de combinación de correspondencia

Siempre es una buena idea compilar su lista de correo ordenadamente en una hoja de Excel para que no se sienta mareado cuando necesite los detalles de correo de alguien. Sin embargo, si desea imprimir las etiquetas, la compilación de su hoja de Excel no será suficiente. En su lugar, deberá crear etiquetas de combinación^{(create mail merge labels)} de correspondencia en MS Word.

1. Si ya tiene una hoja de Excel con detalles de envío, puede pasar al siguiente paso. Si no, organice su lista de correo en una hoja de Excel . Agregue algunos encabezados ( Nombre^{(First Name)} , Apellido, Dirección^(Address) , etc.) y ordene su lista.
2. Cambia a MS Word . Utilice el asistente para crear etiquetas. Abra un documento en blanco y seleccione Correos^(Mailings) > Seleccionar combinación^{(Select Mail Merge )} de correspondencia > Asistente de combinación de correspondencia paso a paso^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Seleccione Etiquetas^(Labels) y luego Siguiente: Documento inicial^{(Next: Starting document)} . 

1. En la siguiente pantalla, seleccione Cambiar el diseño del documento^{(Change document layout)} . A continuación, seleccione Opciones de etiqueta^{(Label options)} para configurar el número de producto y la marca de la etiqueta.

Una vez que seleccione Aceptar^(OK) , verá las etiquetas delineadas en su documento. Si no lo hace, vaya a Diseño de tabla^{(Table Design )} > Bordes^{(Borders )} y seleccione Ver líneas de cuadrícula.^{(View Gridlines.)}

1. Vuelva a la pestaña Correos^(Mailings) en MS Word y seleccione Seleccionar destinatarios^{(Select Recipients)} > Usar una lista existente. ^{(Use an Existing List. )}

Navegue hasta el archivo de Excel que contiene la lista de correo. Seleccione el archivo y seleccione Abrir^(Open) .

1. Verá la ventana Seleccionar tabla . ^{(Select Table )}Si tiene varias hojas en su libro de trabajo, verá más de un elemento aquí. Seleccione el que contiene su lista de correo. Marque la casilla junto al texto La primera fila de datos contiene encabezados de columna^{(First row of data contains column headers,)} y seleccione Aceptar^(OK) . 

1. MS Word importa la lista de correo. Seleccione Bloque de direcciones^{(Address Block)} . Mira la vista previa a la derecha. 

Si no se ve como lo desea, seleccione Campos de coincidencia. ^{(Match Fields. )}Asegúrese^(Make) de que todos los detalles correspondan a un encabezado apropiado de su hoja de trabajo y seleccione Aceptar^(OK) .

Mira la vista previa de nuevo. Si se ve bien, seleccione Aceptar^(OK) .

1. Ahora verá <<AddressBlock>> en la etiqueta. Vaya a Envíos^(Mailings) > Actualizar etiquetas^{(Update Labels)} para agregar <<AddressBlock>> a todas las etiquetas.

1. Las etiquetas ahora están listas para fusionarse. Vaya a Envíos^(Mailings) > Terminar y fusionar^{(Finish & Merge )} > Editar documentos individuales^{(Edit Individual Documents)} . 

Verás una pequeña ventana emergente. Seleccione Todo^(All) y luego Aceptar^(OK) .

1. Ahora verás todas tus etiquetas fusionadas.

Cómo crear sobres de combinación de correspondencia

La creación de sobres de combinación de correspondencia es casi lo mismo que para las etiquetas, pero con algunos ajustes. 

Nuevamente, haga clic en Correos^(Mailings) > Iniciar combinación^{(Start Mail Merge)} de correspondencia > Asistente de combinación de correspondencia paso a paso^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} , pero esta vez, seleccione Sobres^(Envelopes) y luego seleccione Siguiente: Documento inicial^{(Next: Starting document)} desde la parte inferior.

1. Se le pedirá que seleccione un documento inicial. Seleccione Opciones^{(Envelope options)} de sobre para seleccionar el tamaño del sobre y la posición de la dirección de entrega/retorno (consulte el siguiente paso) y seleccione Siguiente: Seleccionar destinatarios^{(Next: Select recipients)} .

1. Cuando seleccione Opciones^{(Envelope options)} de sobre , verá una pequeña ventana emergente. Seleccione su tamaño de sobre preferido y seleccione la fuente y la ubicación para la dirección de entrega y devolución.

1. El siguiente paso del asistente es seleccionar destinatarios. Seleccione Usar una lista existente^{(Use an existing list)} (suponiendo que ya tiene una hoja de Excel que contiene los datos del destinatario) y seleccione ^(Excel)Examinar^(Browse) para buscar el archivo . Seleccione el archivo correspondiente y haga clic en Siguiente: Organice su sobre^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. En la siguiente pantalla, seleccione Bloque de direcciones^{(Address block)} , mire la vista previa para asegurarse de que se ve como lo desea y seleccione Aceptar^(OK) .

Ahora verá aparecer <<AddressBlock>> en el sobre. 

1. Seleccione Siguiente: Vista previa de sus sobres^{(Next: Preview your envelopes)} . Verá la misma vista previa que vio en el paso anterior pero en su documento. Puede usar los botones de flecha en el panel del asistente para cambiar entre sobres.

Sus sobres ahora están listos para fusionarse. Seleccione Siguiente: Completar la combinación^{(Next: Complete the merge)} .

1. En la siguiente pantalla, verá una opción para Editar sobres individuales^{(Edit individual envelopes)} . Selecciónelo, seleccione Todo^(All) para fusionar todos los registros y seleccione Aceptar^(OK) .

Ahora verá todos los sobres combinados en un solo documento.

Impresión masiva y correos electrónicos simplificados

El uso de la combinación de correspondencia puede ahorrarle una tonelada de tiempo que, de otro modo, dedicaría a personalizar sus cartas, etiquetas o sobres. Sin embargo, eso no es todo lo que puede hacer con MS Word . También puede crear tarjetas de felicitación^{(greeting cards)} , folletos^(booklets) y fichas^{(index cards)} .

La^(Mail) combinación de correspondencia ha existido por un tiempo, pero si está buscando hacer que sus procesos sean eficientes, Microsoft Office 2019 introdujo algunas características interesantes^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} que quizás desee ver.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Miсrosoft Word feature that helpѕ you streamline creating perѕonalized letters, labеls, envelopes, emails, and a directory. Sincе mail merge is not among the most cоmmonly used MS Word fеatureѕ, some users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

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