Microsoft Excel permite a los usuarios automatizar funciones y comandos mediante macros y secuencias de comandos de Visual Basic para Aplicaciones^{(Applications)} ( VBA ). VBA es el lenguaje de programación que^{(VBA is the programming language Excel)} utiliza Excel para crear macros. También ejecutará comandos automatizados basados ​​en condiciones específicas.

Las macros son una serie de comandos pregrabados. Se ejecutan automáticamente cuando se da un comando específico. Si tiene tareas en Microsoft Excel que realiza repetidamente, como contabilidad, gestión de proyectos o nómina, la automatización de estos procesos puede ahorrarle mucho tiempo.

En la pestaña Desarrollador de la ^(Developer)cinta^(Ribbon) de opciones de Excel , los usuarios pueden registrar los clics del mouse y las pulsaciones de teclas (macros). Sin embargo, algunas funciones requieren secuencias de comandos más detalladas que las que pueden proporcionar las macros. Aquí es donde las secuencias de comandos de VBA se convierten en un gran beneficio. ^(VBA)Permite a los usuarios crear scripts más complejos.

En este artículo, explicaremos lo siguiente:

• Habilitación de scripts y macros
• Cómo crear una macro en Excel
• Ejemplo específico de una macro
• Más información sobre VBA
• Cree un botón^(Button) para comenzar con VBA
• Agregar código^{(Add Code)} para dar funcionalidad al botón^{(Button Functionality)}
• ¿Funcionó?

Habilitación de scripts y macros^{(Enabling Scripts & Macros)}

Antes de que pueda crear macros o secuencias de comandos VBA en ^(VBA)Excel , debe habilitar la pestaña Desarrollador^{(Developer )} en el menú Cinta . ^(Ribbon)La pestaña Desarrollador^(Developer) no está habilitada de forma predeterminada. Para habilitarlo:

• Abra una hoja de cálculo de Excel.
• Haga clic en Archivo^{(File )} > Opciones^{( Options )} > Personalizar cinta.^{( Customize Ribbon.)}

• Ponga una marca en la casilla junto a Desarrollador^(Developer) .

• Haga clic en la pestaña Desarrollador^(Developer) del menú Cinta .^(Ribbon)

• A continuación, haga clic en Seguridad de macros^{(Macro Security)} y marque la casilla junto a Habilitar todas las macros (no recomendado; se puede ejecutar código potencialmente peligroso). ^{(Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). )}
• Luego haga clic en Aceptar.^{( OK.)}

La razón por la que las macros no están activadas de forma predeterminada y vienen con una advertencia es que son códigos de computadora que podrían contener malware.

Asegúrese^(Make) de que el documento sea de una fuente confiable si está trabajando en un proyecto compartido en Excel y otros programas de Microsoft .

Cuando termine de usar sus secuencias de comandos y macros, deshabilite todas las macros para evitar que código potencialmente malicioso infecte otros documentos.

Crear una macro en Excel^{(Create a Macro in Excel)}

Todas las acciones que realiza en Excel mientras graba una macro se le agregan. 

• En la pestaña Desarrollador, haga clic en Grabar macro^{(Record Macro)} .

• Introduzca un nombre de macro^{(Macro name)} , una tecla^{(Shortcut key)} de acceso directo y una descripción. ^{(Description. )}Los nombres de las macros^(Macro) deben comenzar con una letra y no pueden tener espacios. La tecla de acceso directo debe ser una letra.

Decide dónde quieres almacenar la macro entre las siguientes opciones:

• Libro de macros personal^{(Personal Macro Workbook)} : Esto creará un documento de Excel oculto con macros almacenadas para ser utilizado con cualquier documento de Excel .
• Nuevo libro^{(New Workbook)} de trabajo : creará un nuevo documento de Excel para almacenar las macros creadas.
• Este libro^{(This Workbook)} de trabajo : esto solo se aplicará al documento que está editando actualmente.

Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar^(OK) . 

• Ejecute^(Run) las acciones que desea automatizar. Cuando haya terminado, haga clic en Detener grabación^{(Stop Recording)} . 
• Cuando desee acceder a su macro, use el atajo de teclado que le dio.

Ejemplo específico de una macro^{(Specific Example Of a Macro)}

Comencemos con una hoja de cálculo simple para los clientes y cuánto deben. Comenzaremos creando una macro para formatear la hoja de trabajo.

Supongamos que decide que todas las hojas de cálculo deben usar un formato diferente, como poner el nombre y el apellido en columnas separadas. 

Puede cambiar esto manualmente. O puede crear un programa usando una macro para formatearlo automáticamente correctamente para usted.

Grabar la macro^{(Record The Macro)}

• Haga clic en Grabar macro^{(Record Macro)} . Llamémoslo Format_Customer_Data y haga clic en Aceptar^(OK) . 
• Para obtener el formato que queremos, cambiaremos el nombre de la primera columna a First Name . 
• Luego inserte una columna al lado de A y llámela Apellido^{(Last Name)} . 
• Resalte^(Highlight) todos los nombres en la primera columna (que aún incluyen el nombre y el apellido) y haga clic en Datos^(Data) en la barra de navegación.
• Haga clic en Texto a columnas^{(Text to Columns)} .

• Marque Delimitado^(Delimited) > Siguiente^{(Next )} > Separar por espacio^{(Separate by Space)} > Siguiente^{(Next )} > Finalizar^(Finish) . Vea la captura de pantalla a continuación y cómo se separaron el nombre y el apellido mediante el proceso anterior.

• Para dar formato al campo Saldo adeudado^{(Balance Due)} , resalte los importes. Haga clic^(Click) en Inicio^{(Home )} > Formato condicional^{(Conditional Formatting)} > Resaltar reglas de celdas^{(Highlight Cell Rules)} > Mayor que^{(Greater Than )} > 0 .

Esto resaltará las celdas que tienen un saldo adeudado. Agregamos algunos clientes sin saldo para ilustrar mejor el formato.  

• Vuelva a Desarrollador^{(Developer )} y haga clic en Detener grabación^{(Stop Recording)} .

Aplicar la macro^{(Apply The Macro)}

Comencemos con la hoja de cálculo original antes de grabar la macro para formatearla correctamente. Haga clic^(Click) en Macros , seleccione y ejecute^(Run) la macro que acaba de crear.

Cuando ejecuta una macro, todo el formato se hace por usted. Esta macro que acabamos de crear se almacena en el Editor de Visual Basic^{(Visual Basic Editor)} .

Los usuarios pueden ejecutar macros de varias maneras diferentes. Lea Ejecutar una macro^{(Run a macro)} para obtener más información.  

Más información sobre VBA^{(Learn More About VBA)}

Para obtener información sobre VBA, haga clic en Macro en la pestaña Desarrollador . ^(Developer)Busque uno que haya creado y haga clic en Editar.^(Edit.)

El código que ve en el cuadro de arriba es lo que se creó cuando grabó su macro. 

También es lo que ejecutará cuando desee formatear otras hojas de cálculo de pagos de clientes de la misma manera.

Cree un botón para comenzar con VBA^{(Create a Button To Get Started With VBA)}

Usando la misma hoja de cálculo anterior con los clientes y cuánto deben, creemos un convertidor de divisas.

• Para insertar un elemento de botón, vaya a la pestaña  Desarrollador .^{(Developer )}
• Seleccione Botón de comando ActiveX^{(ActiveX Command Button )} en el menú desplegable junto a Insertar^(Insert) en la sección Controles ^(Controls).

• Arrastra^(Drag) el botón a cualquier parte de la hoja de cálculo para que puedas acceder fácilmente y cambiarlo más tarde si lo deseas.

• Para adjuntar el código, haga clic derecho en el botón y seleccione Propiedades^(Properties) . Mantendremos el Nombre^(Name) como CommandButton y el Caption to Convert (este es el texto del botón).

Agregar código para dar funcionalidad al botón^{(Add Code To Give The Button Functionality)}

La codificación de VBA^(VBA) no tiene lugar en la interfaz de Excel . Se realiza en un ambiente separado.  

• Vaya a la pestaña Desarrollador y asegúrese de que el ^(Developer)Modo de diseño^{(Design Mode)} esté activo.

• Para acceder al código del botón que acabamos de crear, haga clic derecho sobre él y seleccione Ver código^{(View Code)} .

• Mirando el código en la captura de pantalla a continuación, observe que el principio ( Private Sub ) y el final ( End Sub ) del código ya están allí.

• El siguiente código impulsará el procedimiento de conversión de moneda.

ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)

Nuestro propósito en esta sección es convertir la moneda en nuestra hoja de cálculo. El guión anterior refleja el tipo de cambio de GBP a USD . El nuevo valor de una celda será el que hay actualmente multiplicado por 1,28.

La siguiente captura de pantalla muestra cómo se ve el código en la ventana de VBA después de insertarlo.

• Vaya a Archivo^{(File )} en la navegación superior y haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel^{(click on Close and Return to Microsoft Excel)} para volver a la interfaz principal de Excel .

¿Funcionó?^{(Did It Work?)}

Antes de que pueda probar su código, primero debe deshabilitar el modo de diseño^{(Design Mode)} (haga clic en él) para evitar más modificaciones y dar funcionalidad al botón.

• Escriba^(Type) cualquier número en su hoja de cálculo y luego haga clic en el botón Convertir^(Convert) . Si el valor de su número aumenta en aproximadamente una cuarta parte, funcionó.

Para este ejemplo, puse el número 4 en una celda. Después de hacer clic en Convertir^(Convert) , el número cambió a 5.12. Como 4 por 1,28 es 5,12, el código se realizó correctamente.

Ahora que sabe cómo crear una macro o un script en Excel , puede usarlos para automatizar una multitud de acciones en Excel .

How To Create a VBA Macro Or Script In Excel

Microsoft Excel enables users to automate featυres and commands using macrоs and Visual Basic for Applications (VBA) scrіpting. VBA is the programming language Excel uses to create macros. It will also execute automated commands based on specific conditions.

Macros are a series of pre-recorded commands. They run automatically when a specific command is given. If you have tasks in Microsoft Excel that you repeatedly do, such as accounting, project management, or payroll, automating these processes can save a lot of time.

Under the Developer tab on the Ribbon in Excel, users can record mouse clicks and keystrokes (macros).  However, some functions require more in-depth scripting than macros can provide. This is where VBA scripting becomes a huge benefit. It allows users to create more complex scripts.

In this article, we will explain the following:

• Enabling Scripts & Macros
• How to Create a Macro in Excel
• Specific Example of a Macro
• Learn More About VBA
• Create a Button to Get Started with VBA
• Add Code to Give the Button Functionality
• Did it Work?

Enabling Scripts & Macros

Before you can create macros or VBA scripts in Excel, you must enable the Developer tab on the Ribbon menu. The Developer tab is not enabled by default. To enable it:

• Open an Excel worksheet.
• Click on File > Options > Customize Ribbon.

• Put a tick in the box next to Developer.

• Click on the Developer tab from the Ribbon menu.

• Next, click on Macro Security and tick the box next to Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). 
• Then click OK.

The reason macros are not turned on by default and come with a warning is that they are computer code that could contain malware.

Make sure the document is from a trusted source if you are working on a shared project in Excel and other Microsoft programs.

When you are done using your scripts and macros, disable all macros to prevent potentially malicious code from infecting other documents.

Create a Macro in Excel

All the actions you take in Excel while recording a macro are added to it. 

• From the Developer tab, click on Record Macro.

• Enter a Macro name, a Shortcut key, and a Description. Macro names must begin with a letter and can’t have any spaces. The shortcut key must be a letter.

Decide where you want to store the macro from the following options:

• Personal Macro Workbook: This will create a hidden Excel document with stored macros to be used with any Excel documents.
• New Workbook: Will create a new Excel document to store the created macros.
• This Workbook: This will only be applied to the document you are currently editing.

When done, click OK. 

• Run through the actions you want to automate. When you are finished, click Stop Recording. 
• When you want to access your macro, use the keyboard shortcut you gave it.

Specific Example Of a Macro

Let’s start with a simple spreadsheet for customers and how much they owe. We will begin by creating a macro to format the worksheet.

Let’s assume that you decide that all spreadsheets should use a different format such as putting first and last name in separate columns. 

You can manually change this. Or you can create a program using a macro to automatically format it correctly for you.

Record The Macro

• Click on Record Macro. Let’s call it Format_Customer_Data and click OK. 
• To get the formatting we want, we will change the first column name to First Name. 
• Then insert a column next to A and call it Last Name. 
• Highlight all the names in the first column (which still include first and last name), and click on Data from the ribbon navigation.
• Click on Text to Columns.

• Tick Delimited > Next > Separate by Space > Next > Finish. See screenshot below and how the first and last names were separated by the process above.

• To format the Balance Due field, highlight the amounts. Click on Home > Conditional Formatting > Highlight Cell Rules > Greater Than > 0.

This will highlight the cells that have a balance due. We added a few customers with no balance due to further illustrate the formatting.  

• Go back to Developer and click Stop Recording.

Apply The Macro

Let’s start with the original spreadsheet before we recorded the macro to format it correctly. Click on Macros, select and Run the macro you just created.

When you run a macro, all the formatting is done for you. This macro we just created is stored in the Visual Basic Editor.

Users can run macros in several different ways. Read Run a macro to learn more.  

Learn More About VBA

To learn about VBA, click on Macro from the Developer tab. Find one you have created and click Edit.

The code you see in the box above is what was created when you recorded your macro. 

It is also what you will run when you want to format other customer payment spreadsheets in the same way.

Create a Button To Get Started With VBA

Using the same spreadsheet above with customers and how much they owe, let’s create a currency converter.

• To insert a button element, navigate to the Developer tab. 
• Select ActiveX Command Button from the dropdown next to Insert in the Controls section.

• Drag the button anywhere on the spreadsheet so you can easily access it and change it later if you want.

• To attach the code, right-click on the button and select Properties. We will keep the Name as CommandButton and the Caption to Convert (this is the button text).

Add Code To Give The Button Functionality

VBA coding doesn’t take place in the Excel interface. It is done in a separate environment.  

• Go to the Developer tab and make sure Design Mode is active.

• To access the code of the button we just created, right-click on it and select View Code.

• Looking at the code in the screenshot below, notice the beginning (Private Sub) and end (End Sub) of the code is already there.

• The code below will drive the currency conversion procedure.

ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)

Our purpose in this section is to convert the currency in our spreadsheet. The script above reflects the exchange rate from GBP to USD. The new value of a cell will be what is currently there multiplied by 1.28.

The screenshot below shows you how the code looks in the VBA window after you insert it .

• Go to File in the top navigation and click on Close and Return to Microsoft Excel to return to the main Excel interface.

Did It Work?

Before you can test your code, you must first disable Design Mode (click on it) to avoid further modifications and give the button functionality.

• Type any number into your spreadsheet and then click the Convert button. If the value of your number increases by approximately one-quarter, it worked.

For this example, I put the number 4 into a cell. After clicking Convert, the number changed to 5.12. Since 4 times 1.28 is 5.12, the code was carried out correctly.

Now that you understand how to create a macro or script in Excel, you can use them to automate a multitude of actions in Excel.

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