Si tiene una suscripción a Office 365 , entonces tiene acceso a todas las funciones que ofrecen las versiones basadas en la nube de las aplicaciones de Office . Pero, ¿eso significa que Microsoft Excel en línea tiene todas las características que encontraría en Excel para escritorio?

En este artículo, haremos una comparación lado a lado de los dos y mostraremos qué funciones encontrará que faltan cuando usa Microsoft Excel Online .

El menú de inicio

Comenzando con el menú^{(Home Menu)} de inicio , a primera vista parece que el menú de Microsoft Excel en línea carece de muchos de los botones de la versión de escritorio de  Excel .

Esto técnicamente no es cierto, es solo que la versión en línea hace más uso de los menús desplegables.

Entonces, ¿qué falta en Microsoft Excel en línea? En el menú Inicio^(Home) , descubrirá que todas las siguientes funciones de Excel para escritorio no se encuentran en la versión en línea.

• Estilo de porcentaje^{(Percent Style)} y Estilo de coma^{(Comma Style)} del grupo Número^(Number) .
• Personalización de nuevos estilos de formato de tabla.
• Personalización de nuevos estilos de formato de celda.
• Protegiendo una hoja.
• Bloqueo de una celda.
• Llenar filas o columnas en cualquier dirección.
• Falta todo el menú claro (para borrar formatos, comentarios y más).
• Falta la mayor parte del menú Buscar^(Find) y seleccionar^(Select) (fórmulas, notas, constantes y más).

En su mayor parte, cuando se trata del menú Inicio^(Home) , realmente no está perdiendo ninguna de las funciones principales que encuentra en Excel para escritorio. Casi todo el formato (incluido el formato condicional) que puede hacer en la versión de escritorio, puede hacerlo igual de bien en Excel en línea.

El menú Insertar

El menú Insertar también parece bastante básico en la versión en línea de ^(Insert)Excel , pero nuevamente esto se debe a que la mayoría de las funciones avanzadas están ocultas en submenús.

En el menú Insertar , se perderá las siguientes características de ^(Insert)Excel para escritorio si usa la versión en línea de Excel .

• A la creación de una tabla dinámica^{(Creating a PivotTable)} le falta la capacidad de usar una fuente de datos externa y no puede analizar varias tablas a la vez.
• No hay opción para insertar iconos, modelos 3D o SmartArt .
• Las tablas y las opciones de gráficos^{(Charts and graph options)} son dramáticamente escasas.
• Faltan el cuadro de texto^(Text) , WordArt , una línea de firma y objetos.
• Sin menú de símbolos.

La diferencia más significativa en el menú Insertar entre las versiones en línea y de escritorio de ^(Insert)Excel es definitivamente el menú de gráficos.

Microsoft Excel en línea tiene una selección de gráficos, pero son muy básicos. Encontrará gráficos 2D de columnas, líneas, sectores, barras y áreas. 

Sin embargo, en Excel para escritorio^(Desktop) , obtiene una colección masiva de cada uno de estos tipos de gráficos. Estos incluyen versiones 2D y 3D de la mayoría de los tipos de tablas y gráficos, mapas de árbol y rayos solares, histogramas, gráficos de dispersión y de burbujas, e incluso mapas 2D y 3D.

Si hace muchos gráficos avanzados en Excel , probablemente se sentirá muy decepcionado por la falta de opciones en Microsoft Excel en línea.

El menú de fórmulas

Si selecciona el menú Fórmulas en ^(Formulas)Microsoft Excel en línea esperando ver la variedad de opciones en Excel para escritorio, se llevará una gran sorpresa.

De hecho, el menú está casi completamente vacío. Cuando compara esto con Excel para escritorio, es bastante sorprendente la cantidad de funcionalidad que falta.

Puede ver que el menú Fórmulas en ^(Formulas)Excel para escritorio está lleno de menús desplegables completos con todas esas fórmulas organizadas en submenús. También hay grupos en la cinta con funciones de auditoría de fórmulas y una ventana de observación^{(a watch window)} .

Las únicas características que coincide con Excel Online en esta área es la capacidad de activar el cálculo de fórmulas en la hoja. ¿Eso significa que faltan fórmulas en Microsoft Excel en línea? De nada. Solo tienes que llegar a ellos de manera diferente.

Si selecciona el ícono de función cerca del campo de fórmula, verá una ventana emergente donde puede buscar una de las muchas funciones que ofrece Excel .

Si cambia el menú desplegable Elija una categoría a ^{(Pick a category)}Todo^(All) , verá que casi todas las funciones de fórmula que esperaría que estuvieran presentes en Excel están ahí. Solo tiene que encontrarlos de manera algo diferente a como lo hace en Excel para escritorio.

El menú de datos

A primera vista, está bastante claro que Microsoft Excel en línea solo tiene aproximadamente la mitad de las características presentes en la versión de escritorio de Excel . Ninguna de esas funciones que faltan se encuentra tampoco en ningún menú oculto.

Faltan las siguientes funciones del menú Datos en ^(Data)Microsoft Excel en línea:

• No hay capacidad para " Obtener datos^{(Get Data)} " de fuentes externas como archivos de texto, web o base de datos.
• Sin opciones de filtrado^{(filtering options)} avanzadas .
• El grupo de herramientas de datos^(Data) carece de texto para columnas^(Columns) , relleno instantáneo, consolidación y relaciones.
• No hay grupos de previsión o esquema que encuentre en la cinta de opciones de Excel para escritorio.

Incluso si faltan todas esas funciones del menú Datos , es bueno al menos que ^(Data)Microsoft Excel en línea brinde la capacidad de traer fuentes de datos geográficos y de inventario de Internet.

Si no está interesado en usar Excel para recuperar fuentes de datos externas, la mayoría de las funciones que faltan en el menú Datos^(Data) no le molestarán.

El menú de revisión

En Excel para escritorio, el menú Revisar^(Review) es donde generalmente irá para editar y revisar la ortografía. Si usó esto en la versión de escritorio de Excel , entonces está acostumbrado a poder agregar comentarios, notas e incluso usar un diccionario de sinónimos incrustado.

Entonces, ¿cuáles de estas funciones faltan en la versión en línea de Excel ?

• Sin diccionario de sinónimos incrustado.
• Falta información de búsqueda inteligente.
• Falta la herramienta de traducción de idiomas.
• No hay función de " Notas^(Notes) ", pero puede convertir Notas^(Notes) en Comentarios^(Comments) .
• No se puede proteger el libro o la hoja.
• Sin función de edición de "entintado".

Si edita mucho (especialmente del trabajo de otras personas) y realmente necesita la función de entintado o notas que tiene en Excel para escritorio, se sentirá muy decepcionado con Microsoft Excel en línea. Esto es especialmente cierto si usa el diccionario de sinónimos que se encuentra en la versión de escritorio.

El menú Ver

El menú Ver en ^(View)Excel para escritorio está repleto de muchas características. En este punto, es posible que no se sorprenda al saber que Microsoft Excel en línea carece de muchos de ellos.

De hecho, todo lo que puede hacer es crear una vista de hoja privada, abrir una nueva ventana de hoja de cálculo, congelar paneles u ocultar y mostrar encabezados y líneas de cuadrícula.

Faltan todas las demás características, como:

• Salto de página, diseño^{(page layout)} de página y vistas personalizadas.
• Ocultar la barra de fórmulas.
• Funciones de zoom.
• Organizar^(Arranging) , dividir, ocultar o cambiar ventanas.
• macros.

De todos modos, la mayoría de estas características no son realmente relevantes para una aplicación en línea. Por ejemplo, no hay forma de crear o ejecutar macros VBA en una aplicación basada en navegador. La mayoría de estas características que faltan no deberían afectar su uso de Microsoft Excel en línea en general.

Menús que faltan por completo

Si bien Microsoft Excel en línea ofrece los menús principales que encuentra en Excel para escritorio, en realidad hay menús completos que faltan por completo.

Estos menús incluyen:

• Dibujar^(Draw) : use su mouse para dibujar líneas o resaltar áreas
• Diseño de página^{(Page Layout)} : aplique temas, márgenes, orientación, áreas de impresión y alinee u organice objetos
• Línea^(Timeline) de tiempo : muestra visualmente los eventos cronológicamente en una escala de tiempo, útil para cosas como los cronogramas de proyectos
• Desarrollador^(Developer) : Agregar macros o código VBA a una hoja de cálculo^(VBA)

Además de esto, no hay forma de agregar complementos o menús adicionales a Microsoft Excel en línea, ya que el menú Archivo carece de la opción ^(File)Opciones^(Options) donde normalmente iría en Excel para escritorio para agregarlos.

Nuevamente, esto no es sorprendente para una aplicación en línea. Pero es algo a tener en cuenta si le gusta agregar muchas características adicionales a Excel mediante el uso de complementos o habilitando algunos de los menús no predeterminados que están disponibles en Excel para escritorio.

El veredicto final

Teniendo en cuenta todas las funciones principales disponibles en Microsoft Excel en línea frente a todo lo que falta en comparación con la versión de escritorio de Excel , la versión en línea podría quedarse corta. Pero eso no significa que sea inútil.

Si normalmente solo usa Excel para sus usos más comunes, como crear hojas de cálculo para cálculos u organización, encontrará todo lo que necesita en Microsoft Excel en línea. Si necesita traer fuentes externas o hace una gran cantidad de codificación VBA o macros, querrá seguir usando Excel para escritorio. 

Differences Between Microsoft Excel Online And Excel For Desktop

Іf you have аn Office 365 subscriptiоn, then you have access to all of the features that the cloud-based versions of Office applications offer. But does that mean that Micrоsoft Excel online has all of the features you’d find in Excel for desktop?

In this article we’ll do a side-by-side comparison of the two and show what features you’ll find lacking when you use Microsoft Excel Online.

The Home Menu

Starting with the Home Menu, at first glance it looks like the menu in Microsoft Excel online lacks a lot of the buttons in the Excel for desktop version. 

This technically isn’t true, it’s just that the online version makes more use of dropdown menus.

So what’s missing in Microsoft Excel online? On the Home menu, you’ll discover that all of the following features from Excel for desktop are missing from the online version.

• Percent Style and Comma Style from the Number group.
• Customizing new table format styles.
• Customizing new cell format styles.
• Protecting a sheet.
• Locking a cell.
• Filling rows or columns in any direction.
• Entire clear menu is missing (to clear formats, comments, and more).
• Most of the Find & Select menu is missing (formulas, notes, constants, and more).

For the most part, when it comes to the Home menu, you really aren’t losing any of the major functionality that you find in Excel for desktop. Just about all of the formatting (including conditional formatting) that you can do on the desktop version, you can do just as well in Excel online.

The Insert Menu

The Insert menu also looks pretty basic in the Excel online version, but again this is because most of the advanced features are buried in submenus.

On the Insert menu, you’ll miss out on the following features from Excel for desktop if you use the online version of Excel.

• Creating a PivotTable is missing the ability to use an external data source, and you can’t analyze multiple tables at once.
• No option to insert icons, 3D models, or SmartArt.
• Charts and graph options are dramatically lacking.
• Text box, WordArt, a signature line, and objects are missing.
• No symbols menu.

The most significant difference in the Insert menu between the online and desktop versions of Excel is definitely the charts menu.

Microsoft Excel online does have a selection of charts, but they are very basic. You’ll find 2D column, line, pie, bar, and area charts. 

However, in Excel for Desktop, you get a massive collection of each of these chart types. These include 2D and 3D versions of most chart and graph types, treemap and sunburst, histogram, scatter and bubble charts, and even 2D and 3D maps.

If you do a lot of advanced charting in Excel, you’re probably going to be very disappointed by the lack of options in Microsoft Excel online.

The Formulas Menu

If you select the Formulas menu in Microsoft Excel online expecting to see the variety of options in Excel for desktop, you’re in for quite a surprise.

In fact, the menu is pretty much completely empty. When you compare this to Excel for desktop, it’s quite shocking how much functionality is missing.

You can see that the Formulas menu in Excel for desktop is just filled with entire dropdown menus with all of those formulas organized into submenus. There are also groups in the ribbon with formula auditing features, and a watch window.

The only features Excel Online matches in this area is the ability to trigger the calculation of formulas in the sheet. Does that mean formulas are missing from Microsoft Excel online? Not at all. You just have to get at them differently.

If you select the function icon near the formula field, you’ll see a pop-up window where you can search for one of the many functions Excel offers.

If you change the Pick a category dropdown to All, you see that just about all of the formula functions you’d expect to be present in Excel are there. You just have to go about finding them somewhat differently than you do in Excel for desktop.

The Data Menu

At first glance, it’s pretty clear that Microsoft Excel online only has about half of the features present in the Excel for desktop version. None of those missing features are found in any hidden menus either.

The following Data menu features are missing from Microsoft Excel online:

• No ability to “Get Data” from external sources like text, web, or database files.
• No advanced filtering options.
• Data tools group lacks text to Columns, flash fill, consolidate, and relationships.
• There are no forecast or outline groups that you find on the Excel for desktop ribbon at all.

Even with all of those Data menu features missing, it is good at least that Microsoft Excel online does provide the ability to bring in stock and geography data sources from the internet.

If you aren’t interested in using Excel to retrieve external data sources, then most of the features missing from the Data menu won’t bother you.

The Review Menu

In Excel for desktop, the Review menu is where you’ll typically go to edit and spell check. If you’ve used this in the desktop version of Excel, then you’re accustomed to being able to add comments, notes, and even use an embedded thesaurus.

So which of these features are missing from the online version of Excel?

• No embedded thesaurus.
• Missing Smart Lookup insights.
• Missing language translation tool.
• No “Notes” feature, but you can convert Notes to Comments.
• Can’t protect the workbook or sheet.
• No “inking” editing feature.

If you do a lot of editing (especially of other peoples’ work), and you really need the inking or notes feature that you have in Excel for desktop, you’re going to be very disappointed by Microsoft Excel online.  This is especially true if you use the thesaurus found in the desktop version.

The View Menu

The View menu in Excel for desktop is filled with a lot of features. By this point you may not be surprised to learn that Microsoft Excel online lacks a lot of those.

In fact, all you can do is create a private sheet view, open a new spreadsheet window, freeze panes, or hide and show headings and gridlines.

All of the other features are missing, such as:

• Page break, page layout, and custom views.
• Hiding the formula bar.
• Zoom features.
• Arranging, splitting, hiding, or switching windows.
• Macros.

Most of these features aren’t really relevant for an online app anyway. For example, there is no way to create or run VBA macros in a browser based application. Most of these missing features shouldn’t impact your use of Microsoft Excel online overall.

Menus That Are Completely Missing

While Microsoft Excel online offers the core menus you find in Excel for desktop, there are actually entire menus that are completely missing.

These menus include:

• Draw: Use your mouse to draw lines or highlight areas
• Page Layout: Apply themes, margins, orientation, print areas, and align or organize objects
• Timeline: Visually showing events chronologically over a timescale – useful for things like project schedules
• Developer: Adding macros or VBA code to a spreadsheet

In addition to this, there is no way to add any additional add-ins or menus to Microsoft Excel online, since the File menu lacks the Options choice where you would normally go to in Excel for desktop to add those.

Again, this isn’t surprising for an online app. But it is something to consider if you enjoy adding a lot of additional features to Excel by using add-ins or enabling some of the non-default menus that are available in Excel for desktop.

The Final Verdict

Given all of the core features available in Microsoft Excel online versus everything that’s missing compared to the Excel for desktop version, the online version might fall short. But that doesn’t mean it’s useless.

If you typically only use Excel for its most common uses, like creating spreadsheets for calculations or organization, you’ll find everything you need in Microsoft Excel online. If you need to bring in external sources or you do a lot of VBA coding or macros, you’re going to want to stick to using Excel for desktop. 

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