Microsoft Teams continúa agregando nuevas funciones y formas de involucrar a los asistentes a la reunión. A veces, cuando es un presentador en una reunión de Teams^{(Teams meeting)} , querrá permitir que otra persona presente o le dé el control a otra persona en la reunión. Veremos las diferentes formas de presentar y cómo dar el control en Teams a otra persona.

La siguiente información se aplica a todas las reuniones de Microsoft Teams , incluidas las sesiones de grupo y los seminarios web. Algunas funciones, como PowerPoint Live , solo están disponibles cuando se usa la versión de escritorio de Teams y no se puede acceder a ellas si ejecuta Teams en un navegador web^{(web browser)} .

Compartir contenido en una reunión de Teams

Cuando está en una reunión de Teams^{(Teams meeting)} y selecciona el botón Compartir^{(Share button)} , puede elegir compartir contenido^{(share content)} de diferentes maneras:

1. Comparta su pantalla^{(Share your screen)} : esta opción permitirá a los asistentes a la reunión ver cualquier cosa que esté en el monitor que seleccione.
2. Compartir una ventana específica^{(Share a specific window)} : esta opción solo permitirá a los asistentes ver la ventana específica^{(specific window)} que elija compartir.
3. Crear una pizarra^{(Create a Whiteboard)} : esta opción iniciará la aplicación Whiteboard^{(Whiteboard app)} para que los asistentes a la reunión puedan colaborar. 
4. Comparta un PowerPoint^{(Share a PowerPoint)} : seleccione un archivo de PowerPoint^{(PowerPoint file)} específico para presentarlo a los asistentes a la reunión.

Cuando elige compartir una presentación de PowerPoint^{(PowerPoint presentation)} (en lugar de compartir la ventana específica en la que se encuentra el PowerPoint ), los asistentes a la reunión obtendrán algunas funciones adicionales, y usted también. 

Cuando comparte una presentación con PowerPoint Live , los asistentes podrán moverse por las diapositivas de su presentación a su propio ritmo. No se preocupe, los asistentes a la reunión no controlarán^{(t control)} lo que ven los demás asistentes. Seguirás teniendo el control de tu presentación. Sin embargo, si un asistente quiere saltarse algunas diapositivas para ver lo que viene, puede hacerlo. Cuando estén listos, hay un botón de sincronización^{(sync button)} que los sincronizará con el presentador.

Si no desea que los asistentes avancen por la presentación por su cuenta, puede desactivar esa función seleccionando el ícono del ojo^{(eye icon)} en el panel de control^{(control panel)} que aparece en la presentación.

Cuando comparte una presentación a través de PowerPoint en vivo, podrá ver sus notas, diapositivas y la audiencia mientras presenta. Esta es una característica que los usuarios de Teams han estado pidiendo a gritos y estamos encantados de ver que Microsoft escuchó.

También tendrá acceso a punteros láser multicolores, bolígrafos y resaltadores para ayudarlo en su presentación.

Roles en las reuniones de Teams

Primero, aclaremos los diversos roles disponibles en las reuniones de Teams . La persona que crea el enlace para unirse a la reunión es el organizador. Esa persona tiene el control final y puede hacer cosas que ningún otro asistente puede hacer, como administrar las^{(manage breakout)} salas de reuniones.

El organizador puede designar a otros asistentes a la reunión como presentadores. Solo el organizador y los presentadores^{(organizer and presenters)} pueden compartir contenido^{(share content)} durante la reunión. Además del organizador y los presentadores^{(organizer and presenters)} , todos los demás en la reunión se denominan asistentes^(Attendee) .

El organizador puede establecer presentadores antes de la reunión o sobre la marcha durante la reunión. Para establecer moderadores antes de la reunión, el organizador^{(meeting organizer)} de la reunión debe seleccionar el enlace Opciones^{(Options link)} de la reunión en la invitación del calendario^{(calendar invitation)} para la reunión.

Se abrirá una página web donde podrá elegir quién podrá presentar durante la reunión. 

Si elige Personas específicas^{(Specific people)} , a continuación escriba los nombres de las personas que desea que sean Presentadores.

Cómo promover a un asistente^(Attendee) a presentador^(Presenter) en Teams

Si es el organizador de la reunión^{(meeting organizer)} , es fácil ascender a un asistente de la reunión^{(meeting attendee)} a presentador durante la reunión misma.

1. Busque al asistente en la lista de participantes.
2. Seleccione el enlace Más opciones^{(More options)} (tres puntos) junto al nombre del asistente.

1. Seleccione Convertir en presentador^{(Make a presenter)} .

Ahora esa persona podrá compartir contenido^{(share content)} durante la reunión.

Presentar frente a tomar el control

Es importante comprender la distinción entre presentar en una reunión de Teams^{(Teams meeting)} y tomar el control del contenido compartido. 

Las aplicaciones^(Apps) como GoToMeeting y Zoom^{(GoToMeeting and Zoom)} tienen formas para que los asistentes a la reunión tomen el control de la computadora de otro asistente. Esto suele ocurrir en las sesiones de soporte remoto. Hasta el momento, Microsoft Teams no ha proporcionado esa funcionalidad. Sin embargo, Teams permite que los presentadores den un control limitado a otro asistente, y los asistentes pueden solicitar el control de los presentadores.

Obviamente, solo debes darle el control en Teams a alguien en quien confíes. 

Cómo dar control en Teams 

En Microsoft Teams , si quiere que otra persona en su reunión edite un archivo que está compartiendo o se haga cargo de su presentación, puede darle el control a esa persona. Es como agregar un segundo presentador simultáneo. Ambos podrán controlar lo que se comparte. Puede recuperar el control en cualquier momento que desee.

Solo puede otorgar el control a otra persona en su reunión de Teams cuando está presentando. Pase el mouse^(Mouse) sobre el contenido que está compartiendo para activar la barra de herramientas para compartir y seleccione ^{(sharing toolbar and select)} Ceder el control^{(Give control)} .

Desde allí, seleccione la persona a la que desea dar el control. La persona a la que le quieras dar el control recibirá una notificación informándole que quieres compartir el control^{(share control)} de la presentación con ella. Cuando comparte el control^{(share control)} con otra persona, podrá realizar ediciones y otros cambios en la pantalla compartida. 

Si desea recuperar el control de ellos, simplemente seleccione el botón Cancelar control^{(Cancel Control)} .

Cómo solicitar el control en Teams

Solicitar control mientras alguien está presentando en Teams funciona de manera similar. Simplemente^(Simply) seleccione el botón Solicitar control^{(Request control)} . El presentador puede elegir Permitir o Denegar su solicitud de control^{(control request)} .

Cuando ya no desee controlar, puede seleccionar el botón Liberar control^{(Release control)} .

Póngase^(Get) cómodo con los equipos de Microsoft^{(Microsoft Teams)}

Lo ames o lo odies, no parece que Microsoft Teams vaya a desaparecer pronto. Si su empleador usa Teams , vale la pena aprender algunos consejos y trucos de Teams^{(Teams tips and tricks)} para sentirse más cómodo con todas sus características. 

Puede leer sobre varias formas de realizar encuestas en las reuniones de Teams o aprender a ocultar su desorden cambiando su fondo en Teams .

How To Give Control in Teams to Switch Presenter

Microsoft Teams continues to add new fеatures and ways to engagе meetіng attendees. Sometimeѕ when you’re a presenter in a Teams meeting, you’ll want to allow someone else to present or give control to someone else in the meeting. We’ll run through the different ways to present and how to give control in Teams to someone else.

The information below applies to all Microsoft Teams meetings, including breakout sessions and webinars. Some features, like PowerPoint Live, are only available while using the desktop version of Teams and cannot be accessed if you’re running Teams in a web browser.

Sharing Content in a Teams Meeting

When you’re in a Teams meeting and select the Share button, you can choose to share content in different ways:

1. Share your screen: This option will allow meeting attendees to see anything that’s on the monitor you select.
2. Share a specific window: This option will only allow attendees to see the specific window you choose to share.
3. Create a Whiteboard: This option will launch the Whiteboard app so meeting attendees can collaborate. 
4. Share a PowerPoint: Select a specific PowerPoint file to present to meeting attendees.

When you choose to share a PowerPoint presentation (rather than sharing the specific window the PowerPoint is in), meeting attendees will get a few extra features, and so will you. 

When you share a presentation using PowerPoint Live, attendees will be able to move through the slides in your presentation at their own speed. Don’t worry—meeting attendees won’t control what other attendees see. You’ll still be in control of your presentation. However, if an attendee wants to skip a few slides ahead to see what’s coming, they can. When they’re ready, there’s a sync button which will sync them up with the presenter.

If you don’t want attendees to move through the presentation on their own, you can toggle that feature off by selecting the eye icon on the control panel that appears on the presentation.

When you share a presentation via PowerPoint live, you’ll be able to see your notes, slides, and the audience while you present. This is a feature that Teams users have been clamoring for, and we’re thrilled to see that Microsoft listened.

You’ll also get access to multi-colored laser pointers, pens, and highlighters to aid in your presentation.

Roles in Teams Meetings

First, let’s get clear about the various roles available in Teams meetings. The person who creates the link to join the meeting is the organizer. That person has ultimate control and can do things that no other attendee can do like manage breakout rooms.

The organizer can designate other meeting attendees as presenters. Only the organizer and presenters can share content during the meeting. Besides the organizer and presenters, everyone else in the meeting is called an Attendee.

The organizer can set presenters in advance of the meeting or on the fly during the meeting. To set presenters in advance of the meeting, the meeting organizer should select the Meeting Options link in the calendar invitation for the meeting.

A web page will open where you can choose who will be able to present during the meeting. 

If you choose Specific people, next type in the names of the people who you want to be Presenters.

How To Promote an Attendee to Presenter in Teams

If you’re the meeting organizer, it’s easy to promote a meeting attendee to presenter during the meeting itself.

1. Find the attendee in the participant list.
2. Select the More options (three dots) link next to the attendee’s name.

1. Select Make a presenter.

Now that person will be able to share content during the meeting.

Presenting vs. Taking Control

It’s important to understand the distinction between presenting in a Teams meeting and taking control of shared content. 

Apps like GoToMeeting and Zoom have ways for meeting attendees to take control of another attendee’s computer. This usually happens in remote support sessions. So far, Microsoft Teams has not provided that functionality. However, Teams does allow presenters to give limited control to another attendee, and attendees can request control from presenters.

Obviously, you should only give control in Teams to someone you trust. 

How To Give Control in Teams 

In Microsoft Teams, if you want someone else in your meeting to edit a file you’re sharing or take over your presentation, you can give control to that person. It’s like adding a second, simultaneous presenter. You’ll both be able to control what’s being shared. You can take back control any time you want.

You can only give control to someone else in your Teams meeting when you’re presenting. Mouse over the content you’re sharing to activate the sharing toolbar and select Give control.

From there, select the person you want to give control to. The person you want to give control to will receive a notification letting them know that you want to share control of the presentation with them. When you share control with someone else, they’ll be able to make edits and other changes to the shared screen. 

If you want to take control back from them, simply select the Cancel Control button.

How To Request Control in Teams

Requesting control while someone’s presenting in Teams works similarly. Simply select the Request control button. The presenter can then choose to Allow or Deny your control request.

When you no longer want control, you can select the Release control button.

Get Comfortable with Microsoft Teams

Love it or hate it, it doesn’t look like Microsoft Teams is going away any time soon. If your employer uses Teams, it’s worth learning a few Teams tips and tricks to get more comfortable with all its features. 

You can read about several ways to run polls in Teams meetings or learn how to hide your mess by changing your background in Teams.

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