Todo lo que haces genera datos en alguna parte. Esos datos, cuando se recopilan y analizan, se convierten en información. Esa información puede decirle a alguien más sobre ti de lo que probablemente quieras que sepa.

La información recopilada con el tiempo puede decirle a alguien todo^{(someone everything)} sobre usted y puede usarse para ayudarlo o dañarlo. Estos datos se conocen como metadatos.

¿Qué son los metadatos?

Los metadatos^(Metadata) son datos sobre datos. ¿No odias^(Don) cuando la gente usa una palabra para definir esa palabra? Los datos^(Data) son hechos que son completamente objetivos. No puede ser discutido razonablemente. Uno es uno y cero es cero. La temperatura es la que es. La fecha de hoy es la fecha de hoy. Tú entiendes.

Los metadatos^(Metadata) son hechos sobre una sola pieza de datos. Ilustremos esto con el ejemplo de escribir una carta en Microsoft Word .

Escribe una carta para enviar a las autoridades sobre algo que sucede en el trabajo que no es ético, posiblemente incluso ilegal. Sí, nos pusimos dramáticos de inmediato.

La letra es información compuesta por los caracteres que escribió en un orden determinado. Los caracteres que escribió son generados por un montón de unos y ceros. Los unos y ceros son los datos que componen la información de la carta.

Cuando los unos y ceros se convierten en la letra, hay otros datos sobre la letra que se crea. Algunos de esos metadatos incluyen cuándo escribió la carta, quién escribió la carta, cuándo se guardó por última vez, en qué versión de Word se creó, todos estos son datos sobre los datos o metadatos.

¿Qué hacen los metadatos?

En Microsoft Office , la mayoría de los metadatos están ahí solo para su beneficio. Puede ayudarlo a encontrar la versión más reciente de un documento o ver quién creó el documento para que pueda hacerles preguntas al respecto. Ayuda a realizar un seguimiento de las ediciones o comentarios en los documentos.

También lo utiliza el programa Office^{(Office program)} y otros programas para trabajar con el documento. El Explorador^(Explorer) de Windows usa la información para categorizar y clasificar documentos, por ejemplo.

¿Por qué querría eliminar los metadatos^(Metadata) ?

Volvamos a la carta que envías a las autoridades sobre algo incompleto en el trabajo. Estás haciendo esto de forma anónima porque temes represalias, o simplemente no quieres involucrarte más allá de llamar la atención^{(’ attention)} de las autoridades . Es denunciar.

Usted hace todo lo posible y obtiene una dirección de correo electrónico temporal y la envía desde una computadora pública en una biblioteca para cubrir sus huellas. Debido a los metadatos, el documento puede tener información que se puede usar para vincularlo a usted. Incluso puede tener su nombre adjunto.

Peor aún, los cambios que realizó en el documento, aunque ya no sean visibles para usted, aún pueden estar en el documento. Si escribió un párrafo sobre algo específico para usted pero luego lo eliminó porque podría usarse para identificarlo, aún podría ser parte del archivo en forma de metadatos.

¿Cómo puedo ver los metadatos de Office?

La siguiente es una lista de métodos para ver qué metadatos se adjuntan a sus archivos de Word , Excel o PowerPoint . Los metadatos^(Metadata) que rodean el correo electrónico enviado desde Outlook son mucho más complejos y están más allá del alcance de este artículo.

Ver metadatos^{(View Metadata)} en Word , Excel o PowerPoint

Con el documento, libro de trabajo o presentación abierta que desea verificar:

Haga clic en Archivo^{(File )} en la esquina superior izquierda.

En la pantalla Información^{(Info )} , verá mucha información, como Tamaño^(Size) , Páginas^(Pages) , Palabras^(Words) , Tiempo total de edición^{(Total Editing Time)} , Última modificación^(Modified) , Creado^(Created) y Personas relacionadas, entre otros datos.

Debajo de esos datos, haga clic en Mostrar todas las propiedades^{(Show All Properties)} para ver más datos.
NOTA: ^(NOTE:) Preste atención^{(Pay attention)} a los datos de la Plantilla^(Template) . Si usó una plantilla que tiene su nombre, o el nombre de una empresa^{(company name)} en su nombre de archivo, eso podría rastrearse hasta usted.

Ver metadatos en el Explorador de Windows

Abra el Explorador de Windows^{(Windows Explorer)} y navegue hasta donde guardó el archivo.

Haga clic^{(Right-click)} con el botón derecho en el archivo y haga clic^{(file and click)} en Propiedades^(Properties) .

En la ventana Propiedades^{(Properties window)} , haga clic en la pestaña Detalles . ^(Details)Verá todos los metadatos en una lista compacta y concisa.

Ver todos los metadatos^{(View All Metadata)} de archivos de Word , Excel o PowerPoint

El lenguaje de marcado^{(Markup Language)} extensible ( XML ) es el documento de facto para el almacenamiento de metadatos en la informática. Acompaña a todo tipo de archivos y los archivos de Microsoft Office no son una excepción.

Ver estos documentos XML es sorprendentemente fácil. Hagamos esto con un archivo de Word^{(Word file)} .

1. Abra el Explorador de Windows^{(Windows Explorer)} y navegue hasta donde guardó el archivo.
2. Haga una copia del archivo para no dañar accidentalmente el archivo original.
3. Seleccione el archivo de copia^{(copy file)} y toque el botón F2 en su teclado o haga clic derecho en el archivo y seleccione ^{(file and select)} Renombrar^(Rename) .

Cambie la extensión del archivo de .docx a .zip . Sí, cada tipo de archivo de Office^{(Office filetype)} que termina en x es un archivo comprimido que contiene documentos XML. Recibirás una advertencia sobre hacer esto. Haga clic en Sí^(Yes) .

Haga clic con el botón derecho en el archivo y seleccione Extraer todo...^{(Extract All…)}

En la ventana que se abre, le preguntará dónde desea guardar los archivos extraídos y si desea mostrar los archivos extraídos cuando termine. Los valores predeterminados son buenos. Haga clic en Extraer^(Extract) .

Una vez realizada la extracción, verás tres carpetas y un archivo XML^{(XML file)} . Explore en estos archivos para ver qué información se almacena allí. Si hace doble clic en un archivo XML^{(XML file)} , es probable que se abra en Internet Explorer .

Se verá extraño, pero debería poder distinguir lo que significa la mayor parte de la información. Hay dos archivos XML que pueden contener su nombre: core.xml en la carpeta docProps y ^(docProps)document.xml y people.xml , ambos en la carpeta word .

Cómo eliminar metadatos^{(Delete Metadata)} de Microsoft Word , Excel o PowerPoint

Llevó mucho tiempo llegar aquí, pero si vas a hacer algo como esto, debes saber exactamente por qué. Sigamos con eso.

Eliminar metadatos^{(Delete Metadata)} en Word , Excel o PowerPoint

Haga clic en Archivo^{(File )} en la esquina superior izquierda.

En la página de información^{(Info )} , haga clic en Buscar problemas^{(Check for Issues)} a la izquierda, cerca de la mitad de la página.

Haga clic en Inspeccionar documento^{(Inspect Document)} . Se abrirá la ventana del Inspector de documentos .^{(Document Inspector )}

 Asegúrese^(Make) de que todas las casillas de verificación en el Inspector de documentos^{(Document Inspector)} estén marcadas, luego haga clic en el botón Inspeccionar^(Inspect) .

Una vez que el Inspector de documentos^{(Document Inspector)} haya terminado, verá información^{(see information)} sobre qué tipo de datos encontró. Una marca de verificación verde en un círculo significa que no encontró datos de ese tipo. Un signo de exclamación^{(exclamation mark)} rojo significa que encontró datos de ese tipo. Junto a la descripción de ese tipo de datos, verá el botón Eliminar todo^{(Remove All)} .

Haga clic^(Click) en eso para eliminar todos los datos de ese tipo. Puede haber varios de estos botones, así que desplácese hacia abajo para asegurarse de obtenerlos todos.

Una vez que haya eliminado los metadatos, es posible que desee hacer clic en el botón Volver^{(Reinspect )} a inspeccionar , solo para asegurarse de que no se haya perdido nada^{(t miss anything)} .

Guarde su documento ahora para asegurarse de que los datos no se vuelvan a ingresar.

Cómo estar seguro de que se eliminaron^(Certain) los metadatos^(Metadata)

Siga los pasos anteriores para ver todos los metadatos en Word, Excel o PowerPoint^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} . Al inspeccionar los archivos core.xml, document.xml y people.xml, debería ver que ya no hay datos personales en el documento.

Si vuelve a cambiar la extensión de .zip a .docx, podrá volver a abrir el archivo normalmente en Word .

Cómo eliminar metadatos^{(Delete Metadata)} en el Explorador de Windows^{(Windows Explorer)}

Este es un buen método si desea eliminar rápidamente los metadatos de varios archivos. Hacer esto para 2 o más archivos se puede hacer en cuestión de segundos.

Abra el Explorador de Windows y navegue^{(Windows Explorer and navigate)} hasta el archivo del que desea eliminar los metadatos. Haga clic^{(Right-click)} con el botón derecho en el archivo y haga clic^{(file and click)} en Propiedades^(Properties) .

En la ventana Propiedades^{(Properties window)} , haga clic en la pestaña Detalles y luego en ^(Details)Eliminar propiedades e información personal^{(Remove Properties and Personal Information)} .

Puede eliminar información de dos maneras. Puede eliminar metadatos del archivo original o hacer una copia del archivo sin metadatos.

Eliminar metadatos del archivo original

Seleccione Eliminar las siguientes propiedades de este archivo:^{(Remove the following properties from this file:)} luego marque solo las casillas que desee o haga clic en el botón Seleccionar todo^{(Select All )} . Luego haga clic en Aceptar^(OK) .

Hacer una copia sin metadatos

Esto hará una copia del archivo y agregará la palabra Copiar^(Copy) al final del nombre del archivo. Esa copia no tendrá ningún metadato asociado.

En la ventana Eliminar propiedades , seleccione ^{(Remove Properties)}Crear una copia con todas las propiedades posibles eliminadas^{(Create a copy with all possible properties removed)} y luego haga clic en el botón Aceptar^(OK) .

Compare las propiedades del original y la copia para ver la diferencia.

¿En el claro?

¿Significa esto que estás limpio? ¿No puede ser identificado ahora a partir del documento? Eso es difícil de decir. Lo que haga con el documento a continuación determinará eso.

Cualquier procesamiento digital adicional del documento, como enviarlo por correo electrónico, podría volver a agregar metadatos a la cadena. Una opción viable es imprimir el documento y enviarlo por correo^{(document and mail)} . Es difícil obtener metadatos del papel.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything you do generates data sоmewhere. That data, when collected and anаlyzed, becomes information. That informаtion can tell someone morе about you than you probably want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

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