Un fuerte aumento en el trabajo remoto ha llevado a muchos empleadores a cambiar a soluciones de software basadas en la nube. Eso significa que más personas que nunca tienen acceso al conjunto de aplicaciones de Microsoft Office 365 , incluido Microsoft Forms . Microsoft Forms es una aplicación solo en línea que puede usar para crear cuestionarios, encuestas y otros tipos de formularios.

Si no tiene una cuenta premium de Office 365^{(Office 365)} , aún puede usar Microsoft Forms registrándose para obtener una cuenta gratuita de Microsoft . A continuación, lo guiaremos a través de cómo usar Microsoft Forms , que incluye: cómo crear un formulario, recopilar respuestas y acceder a los resultados.

Cómo crear un formulario de Microsoft

Comience iniciando sesión en forms.office.com . Desde el panel, puede optar por crear un formulario o cuestionario, o puede usar una de las plantillas gratuitas o premium proporcionadas por Microsoft . 

Comience por crear un nuevo formulario^{(New Form)} y asígnele un título y una descripción. Si lo desea, agregue una imagen al encabezado del formulario.

Tipos de preguntas

Seleccione el botón Agregar nuevo^{(Add new)} y elija un tipo de pregunta. Microsoft Forms ofrece una variedad de tipos de preguntas. Nota: puede copiar, eliminar, mover, agregar un subtítulo o solicitar una respuesta a cualquier pregunta.

elección^(Choice) _ Use este tipo de pregunta para preguntas estándar de opción múltiple. Las opciones incluyen mezclar respuestas, agregar una imagen o video y mostrar las respuestas como una lista desplegable, botones de radio o casillas de verificación para múltiples respuestas.

texto^(Text) _ Utilice este tipo para preguntas que requieran una respuesta por escrito. Las opciones incluyen permitir respuestas largas y agregar una imagen o video.

Calificación^(Rating) . Este tipo de pregunta pide a los encuestados que proporcionen una calificación en una escala. Las opciones incluyen agregar una imagen o un video. La escala puede incluir entre dos y diez niveles, y puedes elegir entre una escala numérica o el símbolo de la estrella.

fecha^(Date) _ Utilice este tipo de pregunta cuando la respuesta sea una fecha.

Clasificación^(Ranking) _ El tipo de pregunta de clasificación permite a los encuestados clasificar las opciones que proporciona arrastrando y soltando. Puedes agregar una imagen o video y hasta diez opciones.

^(Likert)Me gusta Este tipo de pregunta es similar a Calificación^(Rating) . Una pregunta de Likert^{(A Likert)} pide a los encuestados que indiquen qué tan de acuerdo o en desacuerdo están con una declaración.

Carga de archivos^{(File Upload)} . Este tipo de pregunta solo está disponible para los usuarios que tienen una cuenta de OneDrive para empresas^(Business) . Si elige este tipo de pregunta, se creará una nueva carpeta en su oneDrive for Business y los encuestados cargarán sus archivos en esa carpeta.

Puntaje neto de promotor®^{(Net Promoter Score®)} . También similar al tipo de pregunta de calificación , ^(Rating)Microsoft dice que las preguntas de este tipo están “preestablecidas con estándares NPS , pero puede personalizarlas si tiene requisitos especiales. Si usa este tipo de pregunta, tendrá acceso a una página de resumen que muestra los puntajes generales y la distribución”.

Añadir una nueva sección^{(Add a new section)} . Elija esto si desea crear secciones dentro de su formulario. Puede agregar, eliminar y mover secciones al igual que las preguntas.

En cualquier momento, puede ver cómo se verá su formulario para los encuestados haciendo clic en Vista previa.^(Preview.)

Derivación

Microsoft Forms también le permite aplicar la lógica de preguntas (lo llaman "ramificación"). Haga clic en el ícono de más opciones y seleccione Agregar sucursal^{(Add branching)} . Navegue hasta la pregunta a la que desea aplicar la bifurcación y, para cada respuesta posible, puede especificar a qué pregunta se dirigirá el encuestado a continuación.

Hacer que su formulario de Microsoft se vea bien^{(Microsoft Form Look Good)}

Seleccione Tema^{(Theme )} para ver algunas opciones para mejorar la apariencia de su formulario. 

Puede:

1. Elija una de las ideas de temas sugeridas por Microsoft^{(Theme ideas)}
2. Elija un color principal para los elementos de su formulario 
3. Busque o cargue una imagen de fondo de su elección

Si elige la tercera opción, puede buscar una imagen en Bing o cargar su propia imagen desde su cuenta de OneDrive o su computadora. También puede optar por restringir los resultados de la búsqueda de imágenes a solo aquellas etiquetadas con la licencia Creative Commons, lo cual es realmente útil. Haga clic en el botón Agregar^(Add) para establecer la imagen que ha elegido como imagen de fondo para su formulario.

Recuerde, siempre puede seleccionar Vista previa^{(Preview )} para ver cómo se verá su formulario para los encuestados en computadoras o dispositivos móviles.

Compartir su formulario y obtener^(Getting) respuestas

Haga clic en el botón Enviar^(Send) para preparar su formulario para su distribución. Desde allí, puede copiar el enlace al formulario, generar un código QR, copiar el código de inserción, compartir el enlace del formulario por correo electrónico o publicarlo en Facebook o Twitter .

Si ha iniciado sesión en una cuenta premium de Microsoft , verá formas adicionales de limitar quién puede responder a su formulario. 

Las opciones incluyen: 

• cualquiera puede responder
• Solo las personas de mi organización pueden responder
• Personas específicas en mi organización pueden responder 

También puede generar un enlace para compartir su formulario con otra persona como plantilla.

Para imprimir su formulario, seleccione el ícono Más opciones e ^{(More options)}Imprimir formulario^{(Print form)} .

Visualización de respuestas

Vea la pestaña Respuestas^(Responses) para ver un panel de respuestas. Microsoft le brinda algunos datos básicos, como cuántas respuestas tiene, el tiempo promedio que les tomó a los encuestados completar el formulario y si el formulario está activo o cerrado. 

Si selecciona el ícono Más opciones^{(More options)} , puede eliminar todas las respuestas, imprimir un resumen o crear un enlace de resumen para compartir con otros. 

Seleccione el botón Ver resultados^{(View results)} para hacer clic en cada respuesta individual. Como alternativa, seleccione Abrir en Excel^{(Open in Excel)} para exportar las respuestas del formulario a una hoja de cálculo. El panel de Respuestas^(Responses) también resume las respuestas a cada pregunta y, a menudo, muestra los resultados en un gráfico.

Otras herramientas para crear formularios

Microsoft Forms es lo suficientemente robusto para la mayoría de los usos personales y laborales, pero no es el único jugador en la ciudad. Puede leer nuestra comparación de otras herramientas como SurveyMonkey vs. Formularios de Google^{(SurveyMonkey vs. Google Forms)} u obtener información sobre las 10 mejores plantillas de formularios de Google^{(10 best Google forms templates)} , o incluso cómo crear un formulario de Google Docs que se pueda completar con tablas^{(how to make a fillable Google Docs form with tables)} .

How to Use Microsoft Forms

A sharp increase in remote working hаs led many emplоyers to move to cloυd-based software solutions. That means more people than evеr have access to the Microsoft Office 365 suite of applіcations, including Microsoft Forms. Microsoft Forms is an online-only app you can use to сreatе quizzeѕ, surveyѕ, and other kinds of forms.

If you don’t have a premium Office 365 account, you can still use Microsoft Forms by signing up for a free Microsoft account. Below, we’ll walk you through how to use Microsoft Forms, including: how to create a form, collect responses, and access the results.

How to Create a Microsoft Form

Begin by logging into forms.office.com. From the dashboard, you can choose to create a form or quiz, or you can use one of the free or premium templates provided by Microsoft. 

Start by creating a New Form and giving it a title and description. If you like, add an image to the form’s header.

Question Types

Select the Add new button and choose a question type. Microsoft Forms offers a variety of question types. Note: You can copy, delete, move, add a subtitle, or require a response to any question.

Choice. Use this question type for standard multiple choice questions. Options include shuffling answers, adding an image or video, and displaying answers as a drop-down list, radio buttons, or checkboxes for multiple answers.

Text. Use this type for questions requiring a written answer. Options include allowing long answers and adding an image or video.

Rating. This question type asks respondents to provide a rating on a scale. Options include adding an image or video. The scale can include between two and ten levels, and you can choose between a number scale or the star symbol.

Date. Use this question type when the answer is a date.

Ranking. The ranking question type allows respondents to rank the options you provide by dragging and dropping. You can add an image or video and up to ten options.

Likert. This question type is similar to Rating. A Likert question asks respondents to indicate how much they agree or disagree with a statement.

File Upload. This question type is only available to users who have a OneDrive for Business account. Choosing this question type will cause a new folder to be created in your oneDrive for Business, and respondents will upload their files to that folder.

Net Promoter Score®. Also similar to the Rating question type, Microsoft says questions of this type are “pre-set with NPS standards, but you can customize them if you have special requirements. If you use this question type, you’ll have access to a summary page showing overall scores and distribution.”

Add a new section. Choose this if you want to create sections within your form. You can add, delete, and move sections just like you can questions.

At any time, you can see what your form will look like to respondents by clicking on Preview.

Branching

Microsoft Forms also lets you apply question logic (they call it “branching”). Click the more options icon and select Add branching. Navigate to the question to which you want to apply branching, and for each possible answer, you can specify which question the respondent will be directed to next.

Making Your Microsoft Form Look Good

Select Theme to see some options for spicing up the look and feel of your form. 

You can:

1. Choose from one of Microsoft’s suggested Theme ideas
2. Choose a main color for elements of your form 
3. Search for or upload a background image of your choice

If you choose the third option, you can either search Bing for an image or upload your own image from from your OneDrive account or your computer. You can also choose to restrict image search results to only those tagged with Creative Commons license, which is really handy. Click the Add button to set the image you have chosen as the background image for your form.

Remember, you can always select Preview to see what your form will look like to respondents on computers or mobile devices.

Sharing Your Form and Getting Responses

Click the Send button to prepare your form for distribution. From there, you can copy the link to the form, generate a QR code, copy the embed code, share the form link via email, or post to Facebook or Twitter.

If you’re logged into a premium Microsoft account, you’ll see additional ways to limit who can respond to your form. 

Options include: 

• Anyone can respond
• Only people in my organization can respond
• Specific people in my organization can respond 

You can also generate a link to share your form with someone else as a template.

To print your form, select the More options icon and Print form.

Viewing Responses

View the Responses tab to view a dashboard of responses. Microsoft gives you some basic data, like how many responses you have, the average time it took respondents to complete the form, and whether the form is active or closed. 

If you select the More options icon, you can delete all responses, print a summary, or create a summary link to share with others. 

Select the View results button to click through each individual response. Alternatively, select Open in Excel to export the form responses to a spreadsheet. The Responses dashboard also summarizes responses to each question, often displaying results in a chart.

Other Tools for Creating Forms

Microsoft Forms is robust enough for most workplace and personal uses, but it’s not the only player in town. You can read our comparison of other tools such as SurveyMonkey vs. Google Forms or learn about the 10 best Google forms templates, or even how to make a fillable Google Docs form with tables.

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