Todos nosotros debemos haber experimentado alguna vez la parte justa de una mala presentación de PowerPoint . Ciertamente, se necesita tiempo y atención para crear una presentación que tenga una buena impresión^{(create a presentation having a good impression)} . Bueno, entonces, ¿cuál sería la característica clave para crear una presentación efectiva en el menor tiempo posible? Ese es el lugar donde lo consigues.

Consejos y trucos de PowerPoint

En esta guía, encontrará los 10 consejos y trucos más útiles que lo ayudarán a presentar sus datos a su audiencia de una manera bien organizada. Entonces empecemos.

1. Mantenga su presentación simple
2. Aplicar un fondo personalizado
3. Cambiar la duración de la transición
4. Reproducir música en diapositivas
5. Acercar y alejar las diapositivas
6. Crear un organigrama
7. Insertar una marca de agua
8. Agregar una sombra al texto
9. Repetir una presentación de PowerPoint
10. Guardar presentaciones de PowerPoint^{(Save PowerPoint Presentations)} como archivos PDF^{(PDF Files)}

Veámoslos en detalle:

1] Mantenga su presentación simple

El primer y principal consejo es que te recomiendo que mantengas tus diapositivas simples. Tu presentación debe ser similar a una guía visual que vas a contar como una historia.

Tener una pizarra con un efecto mínimo es una buena manera de mantener a la audiencia enfocada en el tema y el mensaje principal.

Sin embargo, es posible que se vea influenciado por el diseño gráfico de temas atractivos, la transición de diapositivas y el efecto de animación. Pero, tenga en cuenta que no es la charla. Estos efectos solo necesitan ser el propósito de la ayuda visual para que puedan mejorar su presentación.

2] Aplicar un fondo personalizado

PowerPoint viene con plantillas de diseño y diferentes patrones de diseño que lo ayudan a crear su propio fondo personalizado y hacer que su presentación sea única. Puede aplicarlo a algunas o todas sus diapositivas según sus requisitos.

Si también está dispuesto a crear un fondo personalizado, vaya a la barra de menú y seleccione la pestaña Diseño^(Design) > botón Configuración de página.

En el cuadro de diálogo Configuración de página^{(Page Setup)} , ingrese la altura y el ancho del fondo que prefiera. También puede elegir el número de diapositivas para las que desea aplicar el fondo personalizado.

Nota:^(Note:) Si está utilizando PowerPoint 2016 o una versión posterior, encontrará Configuración de página^{(Page Setup)} en el menú Archivo .^(File)

3] Cambiar la duración de la transición

En un Microsoft PowerPoint , una transición de diapositivas es un efecto visual entre las diapositivas. Puede ver este efecto especial cuando pasa a la siguiente diapositiva durante una presentación. Pero tan importante como la presentación, también es esencial coordinar el tiempo de transición adecuado para que la presentación luzca profesional.

Por lo tanto, si su tiempo de transición también es demasiado lento o demasiado rápido, puede ajustarlo yendo a la pestaña Transición . ^(Transition)En el lado derecho, verá la sección Timing . Aquí puede especificar la duración de una transición.

Después de ajustar el tiempo de la diapositiva actual, puede establecer la misma duración de transición incluso entre todas las diapositivas. Entonces, para configurarlo, haga clic en el botón Aplicar a todos^{(Apply to All)} .

4] Reproducir música en diapositivas

Agregar música de fondo en las diapositivas puede llevar su presentación al siguiente nivel. Hace que la actuación sea más interesante y brinda una experiencia abrumadora cuando entrega su presentación a su audiencia.

Entonces, para insertar un clip de audio en su presentación, abra Microsoft PowerPoint y vaya a la pestaña Insertar^(Insert) > sección Medios^(Media) > herramienta Audio . Ahora, busque en la carpeta de su computadora el archivo que desea agregar y luego haga clic en el botón Insertar^(Insert) .

Para activar la pestaña Reproducción^(Playback) , seleccione el archivo de audio de la diapositiva actual y verá varias opciones que se utilizan para configurar la música de fondo.

En la categoría Opciones de audio^{(Audio Options)} , haz clic en el botón desplegable de la opción Inicio y selecciona ^(Start)Reproducir entre diapositivas^{(Play across slides)} . Ayuda a reproducir el clip de audio automáticamente en varias diapositivas.

Hay tres casillas de verificación en la misma sección que puede usar según sus requisitos. Son los siguientes:

1. Bucle^(Loop) hasta que se detenga^(Stopped) : esta opción repetirá su clip de audio o video hasta que se detenga.
2. Ocultar^(Hide) durante la presentación:^{(Show –)} puede usar esta opción para ocultar el icono de sonido durante la presentación de diapositivas.
3. Rebobinar después de reproducir: y el último es rebobinar el clip de audio o video. Rebobina el clip, una vez que se ha reproducido durante la presentación.

5] Acercar y alejar las diapositivas

A veces sucede que necesitas mantener una mejor atención de la audiencia durante la presentación. Un gráfico circular y un gráfico de barras pueden ser un buen ejemplo. Puede garantizar que cualquier parte específica de la diapositiva se muestre claramente en la presentación.

Para usar esta función en Microsoft PowerPoint , puede usar el control deslizante Acercar^{(Zoom Out)} y Alejar . ^(Zoom)Está disponible en la barra de tareas en la esquina inferior derecha de la página de diapositivas como se muestra arriba. Al arrastrar la barra deslizante de control de zoom hacia la derecha, acerca la página y se aleja cuando arrastra la barra deslizante hacia la izquierda.

También puede controlar la función de zoom usando su teclado. Todo lo que necesita para mantener presionada la tecla Ctrl y usar la rueda del mouse para acercar y alejar el control deslizante.

6] Crear un organigrama

En Microsoft PowerPoint , SmartArt es una herramienta importante que le ayuda a comunicar la información visualmente mediante un diagrama de Venn y un organigrama. Presenta una presentación visual de la estructura de una organización utilizando una jerarquía de informes. Entonces empecemos.

Vaya a la pestaña Insertar . ^(Insert)En la sección Ilustraciones^{(Illustrations)} , haga clic en el gráfico SmartArt .

En la página Gráfico SmartArt^{(SmartArt Graphic)} , seleccione Jerarquía^(Hierarchy) .

Vaya al panel derecho, elija un diseño para su organigrama^{(Organization)} y haga clic en el botón Aceptar.

Para ingresar texto, haga clic en el cuadro jerárquico y escriba su texto.

7] Insertar una marca de agua

Ya sea^(Whether) para proteger su contenido contra la copia ilegal o para agregar una imagen transparente, es fácil crear un logotipo de marca de agua en Microsoft PowerPoint . Entonces, comencemos a agregar una marca de agua a las diapositivas de PowerPoint .

Abra la presentación de PowerPoint y vaya a la pestaña Ver > Patrón de ^(View)diapositivas^{(Slide Master)} .

Ahora, cambie a la pestaña Insertar^(Insert) y seleccione el campo que desea agregar, como texto, gráfico, imagen, etc.

Una vez que haya agregado la marca de agua, vaya a la pestaña Inicio^(Home) y ajústela correctamente de acuerdo con sus requisitos.

Ahora, vaya a la pestaña Patrón de diapositivas^{(Slide Master)} donde encontrará la opción Cerrar vista^{(Close Master View)} patrón en el extremo derecho.

Haga clic^(Click) en esta opción para guardar la marca de agua.

8] Agrega una sombra al texto

Con el efecto Sombra^(Shadow) en PowerPoint , puede cambiar fácilmente el aspecto de su texto y hacerlo fabuloso. Sin embargo, no recomendamos tener demasiados efectos, ya que puede desviar la atención de la audiencia del tema principal. Por lo tanto, utilícelos adecuadamente.

Seleccione la oración y verá que aparece una nueva pestaña Formato en la barra de menú.^(Format)

Desde la pestaña Formato, vaya a la sección Estilos de WordArt^{(WordArt Styles)} > botón Efectos de texto^{(Text Effects)} > Submenú Sombra  .^(Shadow )

El submenú Sombra^(Shadow) comprende una buena colección de efectos de sombra como Exterior^(Outer) , Interior^(Inner) y Perspectiva^{(Perspective)} . Puede obtener una vista previa en vivo de estos efectos cuando pasa el cursor sobre ellos. Entonces, prueba cada uno de los efectos y hazlos tuyos.

9] Bucle en una presentación de PowerPoint

Las presentaciones de diapositivas se usan comúnmente para mostrar fotos digitales en bodas o ferias comerciales. En tal ocasión, es posible que desee reproducir continuamente las imágenes seleccionadas para que sus invitados no se aburran. Entonces, sepamos la manera de hacerlo.

Abra su presentación de PowerPoint y vaya a la pestaña Presentación de diapositivas^{(Slide Show)} .

Haga clic en el botón Configurar presentación de ^(Show)diapositivas^{(Set Up Slide Show)} para abrir la página Configurar^(Set) presentación .

En Mostrar^(Show) opciones, marque la casilla de verificación junto al bucle^(Loop) continuamente hasta "Esc".

Si desea reproducir en bucle solo algunas diapositivas específicas, puede mencionarlas en la sección Mostrar diapositivas^{(Show Slides)} . De lo contrario, simplemente haga clic en el botón Aceptar.

10] Guardar presentaciones de PowerPoint^{(Save PowerPoint Presentations)} como archivos PDF^{(PDF Files)}

Y el último punto se trata de guardar la presentación de PowerPoint como archivo PDF . Se vuelve bastante útil si necesita abrir su presentación con urgencia en cualquier otro dispositivo y, desafortunadamente, la presentación no es consistente con el programa incluido allí.

En tal caso, puede guardar su archivo como PDF y luego se puede abrir fácilmente en cualquier computadora. Entonces, veamos cómo hacerlo:

Una vez que haya creado su presentación de PowerPoint , vaya al menú Archivo^(File) y seleccione la opción Guardar como .^{(Save As)}

En la siguiente ventana, ingrese el nombre de su archivo y luego seleccione la ubicación donde desea colocarlo.

A continuación, haga clic en el menú desplegable junto a Guardar como tipo ^{(Save as type )} y luego seleccione la opción PDF de la lista.^(PDF)

Si desea abrir el archivo PDF justo después de crearlo, puede marcar la casilla de verificación junto a Abrir archivo después de publicarlo^{(Open file after publishing)} . Y luego haga clic en el botón Guardar^(Save) .

Lea^(Read) :  Consejos y trucos de PowerPoint Online .

Top 10 Most Useful PowerPoint Tips and Tricks

All of us must haνе ever experienced the fair part of a рoor presentation of the PowerPoint. Certainly, it takes time and attention to create a presentation having a good impression. Well, then what would be the key feature to create an effective presentation in the shortest span of time? That’s the place where you get it.

PowerPoint Tips and Tricks

In this guide, you will find 10 most useful tips and tricks that will help you to present your data to your audience in a well-organized way. So, let’s get started.

1. Keep your Presentation Simple
2. Apply a custom background
3. Change the transition duration
4. Play Music Across Slides
5. Zoom in and out of slides
6. Create an Organization chart
7. Insert a watermark
8. Add a shadow to the text
9. Loop a PowerPoint Presentation
10. Save PowerPoint Presentations as PDF Files

Let us see them in detail:

1] Keep your Presentation Simple

The first and foremost tip I recommend you to keep your slides simple. Your presentation should be similar to a visual guide that you are going to say like a story.

Having a whiteboard with a minimal effect is a good way to keep the audience focused on the subject and the main message.

However, it is possible that you may be influenced by the graphical design of attractive themes, slide transition, and the animation effect. But, keep in mind that it is not the talk. These effects only need to be the purpose of the visual aid so that they could enhance your presentation.

2] Apply a custom background

PowerPoint comes with the design templates and different layout patterns that help you to create your own custom background and make your presentation unique. You can apply it to some or all for your slides depending upon your requirements.

If you are also willing to create a custom background, then go to the menu bar and select the Design tab > Page Setup button.

In the Page Setup dialog box, enter the height and width of the background you prefer. You can also choose the number of slides for which you want to apply the custom background.

Note: If you’re using the PowerPoint 2016 or later version, then you will find the Page Setup in the File menu.

3] Change the transition duration

In a Microsoft PowerPoint, a slide transition is a visual effect between the slides. You may see this special effect when you move to the next slide during a presentation. But as important as presentation, it is also quite essential to coordinate the proper transition timing so that the presentation looks professional.

So, if your transition timing is also too slow or too fast, you can adjust it by going to the Transition tab. On the right side, you will see the Timing section. Here, you can specify the length of a transition.

After adjusting the timing of the current slide, you can set out the same length of transition even between all the slides. So, in order to set it, click on the Apply to All button.

4] Play Music Across Slides

Adding background music across slides can take your presentation to the next level. It makes the performance more interesting and provides an overwhelming experience when you deliver your presentation to your audience.

So, to insert an audio clip in your presentation, open Microsoft PowerPoint, and go to the Insert tab > Media section > Audio tool. Now, browse your computer’s folder for the file you want to add, and then click on the Insert button.

To activate the Playback tab, select the audio file from the current slide and you will see various options that are used to configure the background music.

In the Audio Options category, click on the drop-down button of the Start option and select Play across slides. It helps to play the audio clip automatically across multiple slides.

There are three checkboxes in the same section that you can use as per your requirements. They are as following:

1. Loop until Stopped – This option will repeat your audio or video clip until it gets stopped.
2. Hide During Show – You can use this option to hide the sound icon during the slide show.
3. Rewind after Playing – And the last one is to rewind the audio or video clip. It rewinds the clip, once it has done played during the presentation.

5] Zoom in and out of slides

Sometimes it happens you need to keep a better audience’s attention during the presentation. A pie chart and a bar graph might be a good example. It can ensure that any specific part of the slide is clearly shown in the presentation.

In order to use this feature in Microsoft PowerPoint, you can use the Zoom In and Zoom Out slider. It is available on the taskbar at the bottom right corner of the slide page as shown above. On dragging the zoom control slider bar towards the right, it zooms in the page and it zooms out when you drag the slider bar towards left.

You can also control the zoom function using your keyboard. All you need to press & hold the Ctrl key and use your mouse wheel to zoom in and out the slider.

6] Create an Organization chart

In Microsoft PowerPoint, SmartArt is an important tool that helps you to communicate the information visually using a Venn diagram and organizational chart. It presents a visual presentation of an organization’s structure using a reporting hierarchy. So, let’s get started.

Go to the Insert tab. In the Illustrations section, click on the SmartArt graphic.

On the SmartArt Graphic page, select Hierarchy.

Move to the right pane, choose a layout for your Organization chart, and click the OK button.

To enter text, click on the hierarchal box and type your text.

7] Insert a watermark

Whether for protecting your content against illegal copying or to add a transparent picture, it’s easy to create a watermark logo in Microsoft PowerPoint. So, let’s begin to add a watermark to PowerPoint slides.

Open the PowerPoint presentation and go to the View tab > Slide Master.

Now, switch to the Insert tab and select the field you want to add such as text, chart, image, etc.

Once you added the watermark, go to the Home tab and adjust it properly according to your requirements.

Now, move to the Slide Master tab where you will find the Close Master View option at the right end.

Click on this option to save the watermark.

8] Add a shadow to the text

Using the Shadow effect in PowerPoint, you can easily change the look of your text and make them fabulous. However, we don’t recommend having too many effects as it can divert your audience’s attention away from the main theme. So, use them suitably.

Select the sentence and you will see a new Format tab gets to appear on the menu bar.

From the Format tab, go to WordArt Styles section> Text Effects button > Shadow Submenu.

The Shadow submenu comprises a good collection of shadow effects such as Outer, Inner, and Perspective. You can get a live preview of these effects when you hover over them. So, try each of the effects and make them your own.

9] Loop a PowerPoint Presentation

Slideshows are commonly used for displaying digital photos at the wedding or trade shows. On such an occasion, you might want to loop continuously your selected images so that your guests would not be bored. So, let’s know the way to do it.

Open your PowerPoint presentation and go to the Slide Show tab.

Click on the Set Up Slide Show button to open the Set up Show page.

Under Show options, mark the checkbox next to the Loop continuously until ‘Esc’.

If you want to loop only some specific slides then you can mention them in the Show Slides section. Otherwise, simply click on the OK button.

10] Save PowerPoint Presentations as PDF Files

And the last point is about to save the PowerPoint presentation as the PDF file. It becomes quite useful if you urgently need to open your presentation in any other device and unfortunately, the presentation is not consistent with the included program there.

In such a case, you can save your file as PDF, and then it can be easily open on any computer. So, let’s see how to do it:

Once you create your PowerPoint presentation then go to the File menu and select Save As option.

In the next window, given the name of your file and then select a location where you want to place it.

Thereafter click the drop-down menu next to the Save as type and then select the PDF option from the list.

If you want to open the PDF file just after creating it, then you can mark the checkbox next to the Open file after publishing. And then click on the Save button.

Read: PowerPoint Online Tips and Tricks.

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