Google Drive se ha convertido en una de las mejores y más populares formas de compartir archivos entre clientes, compañeros de trabajo y amigos sin necesidad de que realicen una descarga directa.

Hace una década, estaría enviando estos archivos como un archivo adjunto de correo electrónico o un enlace desde un sitio como Megaupload o MediaFire . Alegrémonos todos de que esos días hayan quedado atrás.

Una característica popular en esos sitios antiguos que se ha trasladado a los sitios de intercambio populares de hoy en día, como Pastebin , es la capacidad de invalidar su enlace o dejar de compartir su archivo después de un período de tiempo determinado. Esto no es algo que podamos hacer por correo electrónico. Sin embargo, es una característica que muchas personas no conocen en Google Drive .

Algunos archivos confidenciales no deberían vivir en Internet para siempre. En este artículo, hablemos sobre cómo puede establecer una fecha de vencimiento en su acceso a archivos compartidos en Google Drive .

Limitaciones de la caducidad del acceso a archivos compartidos en Google Drive

Es importante saber que esta función solo está disponible para cuentas de una organización de pago de G Suite . Esto significa que las cuentas estándar de Google o las cuentas que usan la versión heredada gratuita de G Suite no pueden utilizar la caducidad del acceso a archivos compartidos.

Los usuarios que no pertenecen a una organización paga de G Suite aún pueden tener archivos compartidos con ellos con vencimiento, pero se debe cumplir este requisito para configurar el vencimiento del acceso a archivos compartidos en Google Drive. Si trabaja para una empresa que le asigna su propia cuenta de correo electrónico a través de un dominio de Gmail personalizado , es muy probable que tenga acceso a esta función a través de esa cuenta.

Cómo configurar la caducidad del acceso a archivos compartidos en Google Drive

Naturalmente, el primer paso de este proceso es compartir un archivo con alguien. Para compartir uno de sus archivos en Google Drive, la forma más fácil es acceder al archivo y luego buscar en la esquina superior derecha el botón azul grande Compartir^(Share) , no se lo puede perder.

Haga clic^(Click) en él y aparecerá un cuadro de luz que le permitirá escribir una lista de direcciones de correo electrónico para compartir su archivo.

Haga clic en el botón Aceptar^(OK) para enviar su(s) invitación(es) para compartir su archivo cuando esté listo. Después, querrá volver a abrir este mismo archivo y nuevamente hacer clic en el botón azul Compartir^(Share) o hacer clic con el botón derecho en el archivo y hacer clic en Compartir^(Share) . Esta vez, haga clic en Avanzado^(Advanced) en la esquina inferior derecha de la caja de luz.

Aquí, si pasa el cursor sobre la fila de cualquiera de los usuarios con los que está compartiendo el archivo, aparecerá un icono de temporizador que dice " Establecer caducidad^{(Set expiration)} " cuando pasa el cursor sobre él. Si no ve este ícono, podría significar que no está utilizando una cuenta en una organización de G Suite compatible . Si lo hace, haga clic en él.

Otra razón por la que es posible que no lo vea es porque Google ha actualizado la interfaz GUI para Google Drive . En su lugar, es posible que deba hacer clic en el pequeño menú desplegable junto a su nombre y luego hacer clic en Dar acceso temporal^{(Give temporary access)} .

Ahora verá una ventana como las dos siguientes. La imagen superior es la versión más nueva de Google Drive y lo más probable es que te encuentres.

Esto debería hacer que aparezcan las opciones de caducidad de acceso. Al hacer clic en el menú desplegable, se mostrarán las fechas comunes de 7 y 30 días, o puede hacer clic en Fecha personalizada...^{(Custom date…)} para establecer su propia fecha de vencimiento.

Establecer una fecha personalizada le permitirá seleccionar un día desde una vista de calendario. El único inconveniente es que no puede seleccionar una hora, solo una fecha: el archivo caducará un minuto antes de la medianoche de cualquier día que seleccione.

Una vez que esté satisfecho con la forma en que configuró el vencimiento del acceso a archivos compartidos, haga clic en Guardar cambios^{(Save changes)} y luego en Listo^(Done) . ¡Eso es todo!

Una cosa importante a tener en cuenta es que los usuarios aún podrán mantener su archivo más allá de su fecha de vencimiento descargándolo. Para evitar esto, querrá configurar su acceso para que solo les permita ver el archivo (no editarlo) y habilitar la opción " Deshabilitar opciones para descargar, imprimir y copiar para comentaristas y espectadores^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} ".

Si tiene una cuenta en una organización de G Suite no heredada, la caducidad del acceso a archivos compartidos es una de las muchas ventajas infrautilizadas que puede aprovechar. Esto solo toma unos segundos, ¡así que no deje que esos archivos confidenciales se queden para siempre!

En el caso de que G Suite no sea lo suficientemente seguro o no esté a la altura de sus estándares, también tenemos una excelente guía sobre cómo configurar su propio almacenamiento en la nube personal^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Compruébelo para obtener un control total sobre su uso compartido en la nube.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Gоogle Driνe hаs emerged as one of thе best and most popular ways of sharing files betweеn clients, coworkers, and friends without requіring them to make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

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