De todas las aplicaciones web de G Suite^{(G Suite web applications)} , Google Sheets puede ser la más impresionante. Lanzado en 2006, se convirtió rápidamente en un feroz competidor para enfrentarse a Microsoft Excel como un editor de hojas de cálculo prometedor.

Hoy, Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} incluye una gran cantidad de funciones de edición y colaboración que millones de estudiantes, trabajadores y aficionados usan a diario.

Una de las características más apreciadas de Google Sheets es su sólido conjunto de funciones. Las funciones son un componente central de lo que hace que las hojas de cálculo sean tan poderosas, y cada plataforma de edición de hojas de cálculo generalmente tiene varias de sus propias funciones únicas.

La función IMPORTRANGE^{(IMPORTRANGE)} de Google Sheet permite un nivel de conectividad perfecta entre dos o más hojas de cálculo, lo que permite muchas posibilidades interesantes. Le permite importar datos a Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} .

¿Qué es ^{(What Is )}IMPORTRANGE ?

IMPORTRANGE es una de las muchas funciones compatibles con Google Sheets^{(functions supported by Google Sheets)} . Las funciones se usan para crear fórmulas que pueden manipular los datos de su hoja de cálculo, hacer cálculos y más.

Algunas de las más de 100 funciones admitidas incluyen DATE , para convertir una cadena en una fecha, COS , para devolver el coseno de un ángulo proporcionado en radiancias y ROUND , que permite redondear los decimales a un lugar decimal determinado.

En esta larga lista de funciones se incluye IMPORTRANGE^{(IMPORTRANGE)} . IMPORTRANGE habilita una forma de integración entre hojas de cálculo, lo que permite importar un rango de celdas de otra hoja de cálculo (u hoja de trabajo dentro de la misma hoja).

Esto permite a los usuarios de Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} dividir sus datos en varias hojas diferentes y, al mismo tiempo, poder verlos mediante una fórmula simple. Excepcionalmente, también permite un nivel de colaboración en el que puede importar datos de una hoja de terceros (si está permitido) a la suya.

Cómo usar ^{(How To Use )}IMPORTRANGE

El primer paso para hacer uso de esta poderosa función es tener una hoja de cálculo de la que desee importar datos a Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} . Ubique uno o, como haré en este ejemplo, cree una hoja ficticia con algunas filas de datos.

Aquí tenemos una hoja simple de dos columnas y tres filas. Nuestro objetivo es tomar estos datos e importarlos a otra hoja de cálculo que estemos usando. Cree una hoja nueva o vaya a una hoja existente y configurémosla.

Comenzará con el mismo proceso que usaría al usar cualquier función: haga clic en una celda en blanco para poder acceder a la barra de funciones. En él, escriba =IMPORTRANGE . Esta es la palabra clave de función que podemos usar para importar datos de hojas.

La función IMPORTRANGE utiliza dos parámetros en su sintaxis básica: IMPORTRANGE (spreadsheet_url, range_string). Repasemos ambos.

spreadsheet_url es exactamente lo que parece: la URL de la hoja de cálculo de la que intenta importar un rango de datos. Simplemente copie y pegue la URL de la hoja de cálculo y aquí. Aún más fácil, opcionalmente puede usar la cadena de identificación de la hoja de cálculo, que también se encuentra en la URL .

Este identificador es la cadena larga de texto que se encuentra entre "hojas de cálculo/d/" y "/editar" en la URL de la hoja . En este ejemplo, es “1bHbpbisrzaLF34r91UD1SLdDCpx7gD4v_4RnFBvgbfI” .

El parámetro range_string es igual de simple. En lugar de imprimir todos los datos de la hoja de cálculo de otra hoja, puede devolver un rango específico. Para importar los datos que se muestran en toda la hoja de nuestro ejemplo, el rango sería A1:B4 . 

Esto se puede simplificar a solo A:B si estamos de acuerdo con importar todos los datos futuros de estas columnas. Si quisiéramos importar los datos sin encabezados, sería A2:B4 .

Reunamos nuestra fórmula completa: =IMPORTRANGE(“1bHbpbisrzaLF34r91UD1SLdDCpx7gD4v_4RnFBvgbfI”, “A:B”)

Notarás que intentar usar esta fórmula, suponiendo que hayas reemplazado correctamente spreadsheet_url, inicialmente mostrará un error de referencia. Luego deberá hacer clic en la celda para conectar estas dos hojas.

Si todo se ha hecho correctamente, ahora debería ver los datos importados en su hoja actual.

Sencillo, ¿verdad? Vale la pena señalar que el formato no se conservará durante esta importación, como puede ver arriba, pero sí todos los datos de texto sin formato.

¿Por qué utilizar ^{(Why Use )}IMPORTRANGE ?

Ahora que ve lo fácil que es usar IMPORTRANGE , ¿por qué lo usaría? Repasemos algunos casos de uso de ejemplo rápido.

Mejor Organización^{(Better Organization)}

Puede encontrarse involucrado en una hoja muy compleja que tiene variables en movimiento que desea separar completamente de otras partes de sus datos. IMPORTRANGE es perfecto para esto, ya que le permite hacer precisamente eso.

Dado que IMPORTRANGE le permite importar fácilmente datos de otra hoja de trabajo dentro de la misma hoja de cálculo, puede crear una hoja de trabajo de "Variables" donde puede almacenar cualquier cosa con partes móviles. Luego se podría usar una combinación de IMPORTRANGE , QUERY y CONCATENATE para unir todo.

Colaborando con un amigo^{(Collaborating With a Friend)}

Dos cabezas piensan mejor que una, e IMPORTRANGE incluso le permitirá conectarse a hojas que no pertenecen a su cuenta, siempre que se compartan con usted. Si está trabajando en un proyecto colaborativo, el trabajo de dos o más personas se puede consolidar dinámicamente en una sola hoja usando IMPORTRANGE .

Ocultar datos confidenciales^{(Hiding Sensitive Data)}

Si tiene una hoja de cálculo privada con filas o columnas que desea mostrar públicamente, IMPORTRANGE es excelente para eso.

Un ejemplo sería si fueras a crear un formulario con Google Forms . En él, puede solicitar algunos de los datos personales de los encuestados; obviamente, no desea revelarlos, ¿verdad? Sin embargo, el formulario también puede hacer preguntas menos personales que desea mostrar en un enlace público compartido. Esto se puede lograr configurando range_string en consecuencia y conectando la hoja de respuesta del formulario.

IMPORTRANGE es una poderosa herramienta de Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} que funciona bien en una variedad de situaciones diferentes en las que necesita importar datos a Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} . Es una de mis elecciones para las diferencias más importantes entre Google Sheets y Microsoft Excel^{(differences between Google Sheets and Microsoft Excel)} . 

¿Tiene alguna pregunta sobre cómo puede usar esta función o desea compartir una similar con nosotros? Deja un comentario a continuación y lo comprobaremos!

How To Import Data Into Google Sheets From Another Sheet

Of all оf the G Suite web applications, Google Sheets may be the most impressive. Released in 2006, it quickly became a fierce competitor to stand up against Microsoft Excel as an up-and-coming spreadsheet editor.

Today, Google Sheets includes a wealth of editing and collaboration features that millions of students, workers, and hobbyists use on a daily basis.

One of Google Sheets’ most appreciated features is its robust set of functions. Functions are a core component to what makes spreadsheets so powerful, and each spreadsheet editing platform usually has several of its own unique functions.

Google Sheet’s IMPORTRANGE function allows a level of seamless connectivity between two or more spreadsheets, enabling many interesting possibilities. It allows you to import data into Google Sheets.

What Is IMPORTRANGE?

IMPORTRANGE is one of the many functions supported by Google Sheets. Functions are used to create formulas that can manipulate your spreadsheet data, make calculations, and more.

Some of the more than 100 supported functions include DATE, to convert a string into a date, COS, to return the cosine of an angle provided in radiances, and ROUND, allowing decimals to be rounded to a certain decimal place.

Included in this long list of functions is IMPORTRANGE. IMPORTRANGE enables a form of cross-spreadsheet integration, allowing a range of cells from another spreadsheet (or worksheet within the same sheet) to be imported.

This allows Google Sheets users to split up their data into multiple different sheets while still being able to view it using a simple formula. Uniquely, it also allows a level of collaboration where you can import data from a third-party sheet (if permitted) into your own.

How To Use IMPORTRANGE

The first step to making use of this powerful function is to have a spreadsheet that you want to import data from into Google Sheets. Either locate one or, as I’ll do in this example, create a dummy sheet with a few rows of data.

Here, we have a simple sheet of two columns and three rows. Our goal is to take this data and import it into another spreadsheet that we’re using. Create a new sheet or go into an existing sheet and let’s set it up.

You’ll begin with the same process as you would when using any function—click a blank cell so that you can access the function bar. In it, type =IMPORTRANGE. This is the function keyword we can use for importing sheet data.

The IMPORTRANGE function uses two parameters in its basic syntax: IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string). Let’s go over both.

spreadsheet_url is exactly what it sounds like—the URL of the spreadsheet that you’re attempting to import a range of data from. You simply copy and paste the spreadsheet’s URL and here. Even easier, you can optionally just use the spreadsheet’s identifier string, also found in the URL.

This identifier is the long string of text found between “spreadsheets/d/” and “/edit” in the sheet’s URL. In this example, it’s “1bHbpbisrzaLF34r91UD1SLdDCpx7gD4v_4RnFBvgbfI”.

The range_string parameter is just as simple. Instead of printing all of the spreadsheet data from another sheet, you can return a specific range. To import the data shown in the entire sheet of our example, the range would be A1:B4. 

This can be simplified to just A:B if we’re fine with importing all future data from these columns. If we wanted to import the data without headers, that’d be A2:B4.

Let’s put together our full formula: =IMPORTRANGE(“1bHbpbisrzaLF34r91UD1SLdDCpx7gD4v_4RnFBvgbfI”, “A:B”)

You’ll notice that attempting to use this formula, assuming you’ve properly replaced spreadsheet_url, will initially show a reference error. You’ll need to then click on the cell to connect these two sheets.

If everything has been done correctly, you should now see the data imported into your current sheet.

Simple, right? It’s worth noting that formatting will not be preserved during this import, as you can see above, but all of the plaintext data will be.

Why Use IMPORTRANGE?

Now that you see how easy it is to use IMPORTRANGE, why would you ever use it? Let’s go over a few quick example use cases.

Better Organization

You may find yourself involved in a very complex sheet that has moving variables that you want to separate completely from other parts of your data. IMPORTRANGE is perfect for this, as it allows you to do just that.

Since IMPORTRANGE easily allows you to import data from another worksheet within the same spreadsheet, you can create a “Variables” worksheet where you can store anything with moving parts. A combination of IMPORTRANGE, QUERY, and CONCATENATE could then be used to bring everything together.

Collaborating With a Friend

Two heads are better than one, and IMPORTRANGE will even allow you to connect to sheets that your account doesn’t own, as long as it’s shared with you. If you’re working on a collaborative project, the work of two or more people can be dynamically consolidated into a single sheet using IMPORTRANGE.

Hiding Sensitive Data

If you have a private spreadsheet with rows or columns that you want to show publicly, IMPORTRANGE is great for that.

One example would be if you were to create a form with Google Forms. In it, you may ask for some of the respondents’ personal information—you obviously don’t want to give that out, right? However, the form may also ask less personal questions that you want to display in a public shared link. By setting the range_string accordingly and connecting the form’s response sheet, this can be achieved.

IMPORTRANGE is a powerful Google Sheets tool that serves well in a variety of different situations where you need to import data into Google Sheets. It’s one of my picks for the most important differences between Google Sheets and Microsoft Excel. 

Do you have any questions on how you can use this function, or want to share one like it with us? Drop a comment below and we’ll check it out!

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