¿Todavía tiene una antigua dirección de correo electrónico^{(email address)} prodigy.net o aol.com que finalmente está renunciando? ¿O tal vez ha estado usando una dirección de correo electrónico de un ^{(email address)}colegio o universidad^{(college or university)} durante varios años y desea cambiarse a una dirección de correo electrónico^{(email address)} permanente antes de graduarse? ¿O tal vez cuando se suscribió al servicio de Internet^{(Internet service)} , terminó usando una dirección de correo electrónico^{(email address)} de ISP como cox.net o comcast.net^{(cox.net or comcast.net)} ?

Cualquiera que sea la situación, cambiar a una nueva dirección de correo electrónico^{(email address)} no es trivial, especialmente si tiene miles de correos electrónicos que desea conservar en su nuevo proveedor de servicios de^{(service provider)} correo electrónico .

Si no tiene tiempo para hacerlo usted mismo, puede usar un servicio sobre el que escribí anteriormente llamado YippieMove  que cobra una tarifa de $ 15, pero transferirá todo su correo electrónico de un proveedor de servicios^{(service provider)} a otro, como Hotmail a Gmail o Yahoo Correo^{(Gmail or Yahoo Mail)} a Gmail , etc.

Si bien creo que ese método vale la pena para algunas personas, la mayoría de las personas pueden hacerlo ellos mismos y configurar todo de la manera que quieran. En este artículo, voy a hablar sobre cómo pasar de cualquier proveedor de servicios^{(service provider)} de correo electrónico a Gmail o Outlook^{(Gmail or Outlook)} , ya que probablemente sean los dos mejores en este momento.

Este es el esquema general de lo que debe hacerse para pasar de un servicio de correo electrónico^{(email service)} a otro:

1. Configurar^(Setup) un nuevo correo electrónico con Gmail o Outlook^{(Gmail or Outlook)}
2. Importar^(Import) correo electrónico antiguo a un nuevo servicio de correo electrónico^{(email service)}
3. Reenviar correo electrónico^{(Forward email)} del proveedor antiguo al nuevo
4. Regla de configuración^{(Setup rule)} para responder automáticamente a la dirección de correo electrónico anterior^{(email address)}
5. Envíe^(Email) un correo electrónico a todos los contactos con la nueva dirección de correo electrónico^{(email address)}
6. Actualice^(Update) todas las cuentas en línea que usaban la dirección de correo electrónico anterior^{(email address)}

Configurar una nueva cuenta de correo electrónico

Al configurar una nueva cuenta de correo electrónico^{(email account)} , debe asegurarse de elegir dos cosas correctamente: el proveedor de correo electrónico^{(email provider)} y su dirección de correo electrónico^{(email address)} . No elija un proveedor de correo electrónico^{(email provider)} que pueda desaparecer en 5 años o que lo obligue a abandonar. Eso significa que no use un correo electrónico de un colegio/universidad, su proveedor de servicios de Internet^{(Internet Service Provider)} o el correo electrónico de su empresa^{(company email)} .

Mis sugerencias son Gmail y Outlook^{(Gmail and Outlook)} porque tienen excelentes funciones que otros proveedores de servicios no pueden igualar. Por ejemplo, con una cuenta de Gmail^{(Gmail account)} , también tiene una cuenta de Google^{(Google account)} y, por lo tanto, puede chatear por video directamente desde Gmail . Google también tiene Google Now, que puede escanear su correo electrónico de Gmail^{(Gmail email)} automáticamente y brindarle información sobre vuelos, paquetes, etc. Con Outlook.com , puede usar Skype directamente desde la interfaz web.

El segundo aspecto a considerar cuidadosamente es el nombre que elija para su dirección de correo electrónico^{(email address)} . En estos días, lo mejor es simplemente usar su nombre, si es posible, como su dirección de correo electrónico^{(email address)} . No use nombres horribles como [email protected] o [email protected]. Una vez que cambie a una nueva dirección de correo electrónico^{(email address)} , probablemente querrá conservarla durante mucho tiempo, así que elija un buen nombre.

Importar correo electrónico antiguo

El siguiente paso es importar todos sus correos electrónicos antiguos a Gmail o Outlook^{(Gmail or Outlook)} . Esto requiere acceso POP3^{(POP3 access)} , que la mayoría de los proveedores de correo electrónico admiten hoy en día, pero si no, probablemente no podrá mover todo su correo electrónico anterior. Puede ingresar y reenviar correos electrónicos manualmente, pero probablemente solo los importantes. 

Si todo su correo electrónico está en la versión de escritorio de Outlook , puede importar su archivo PST^{(PST file)} completo a Gmail agregando su cuenta de Gmail^{(Gmail account)} a Outlook usando IMAP y luego simplemente arrastrando y soltando las carpetas locales a las carpetas de Gmail en Outlook . Consulte esta guía detallada^{(detailed guide)} para obtener instrucciones paso a paso.

Ahora, si su proveedor de correo electrónico^{(email provider)} admite el acceso POP3^{(POP3 access)} , es realmente fácil enviar su correo electrónico a Gmail . Ya escribí una guía detallada que explica cómo importar correo electrónico a Gmail desde diferentes proveedores.

Si está utilizando Outlook.com , el proceso también es muy fácil. Inicie sesión^(Log) , haga clic en el ícono de ajustes en la parte superior derecha y luego haga clic en Opciones^(Options) . Continúe y haga clic en Importar cuentas de correo electrónico^{(Import email accounts)} .

Puede elegir entre Google , Yahoo u otro proveedor de servicios de^{(service provider)} correo electrónico . Básicamente^(Basically) , todo lo que tiene que hacer es ingresar su dirección de correo electrónico y contraseña^{(email address and password)} para conectarse a la cuenta. También puede hacer clic en Opciones avanzadas^{(Advanced options)} para ingresar la información del servidor de correo electrónico^{(email server information)} manualmente si su proveedor usa puertos no estándar, etc.

Eso es todo para importar correos electrónicos antiguos a Gmail y Outlook^{(Gmail and Outlook)} . Tenga en cuenta que sus correos electrónicos antiguos pueden tardar varios días en aparecer si tiene miles de correos electrónicos que deben importarse.

Reenviar correo electrónico antiguo

Tenga en cuenta que al configurar la importación de correo electrónico en Gmail y Outlook.com^{(Gmail and Outlook.com)} , lo más probable es que los nuevos correos electrónicos que lleguen a su dirección de correo electrónico^{(email address)} anterior se importen automáticamente, por lo que no tiene que configurar el reenvío. En el caso de Gmail , solo importará correos electrónicos nuevos durante 30 días, después de lo cual deberá activar manualmente el reenvío automático en el correo electrónico anterior.

Si está saliendo de Gmail , puede habilitar el reenvío fácilmente yendo a Configuración^(Settings) y luego haciendo clic en la Forwarding and POP/IMAP .

Haga clic en el botón Agregar una dirección de reenvío^{(Add a forwarding address)} e ingrese su nueva dirección de correo electrónico^{(email address)} . Si no desea que se reenvíe todo, haga clic en el vínculo Crear un filtro^{(creating a filter link)} debajo del botón.

Si está saliendo de Outlook.com , vaya a Opciones^(Options) y luego haga clic en Reenvío de correo electrónico^{(Email forwarding)} para ingresar la dirección de reenvío.

Nuevamente, solo necesita hacer esto en su antiguo proveedor de correo electrónico^{(email provider)} si no ve que se importen nuevos correos electrónicos a su nuevo proveedor de correo electrónico^{(email provider)} .

Configurar respuesta automática

A continuación, desea continuar y configurar una respuesta automática o respuesta de vacaciones^{(auto-reply or vacation reply)} en su dirección de correo electrónico^{(email address)} anterior que les dice a todos que esta dirección de correo electrónico^{(email address)} pronto se desactivará.

En Gmail , puede hacer esto yendo a Configuración^(Settings) y luego desplazándose hacia abajo en la pestaña General^{(General tab)} . Allí verás la sección Respondedor de vacaciones^{(Vacation responder)} .

Enciéndalo, elija un Primer día^(First day) , no marque nada para  Último día^{( Last day)} y luego escriba un asunto y un cuerpo de correo electrónico^{(subject and email body)} . También puedes marcar la casilla de la parte inferior si solo quieres que el mensaje enviado a tus contactos esté almacenado en Google .

En Outlook.com, vaya a Opciones^(Options) y haga clic en Enviar respuestas automáticas de vacaciones^{(Sending automated vacation replies)} en Administrar su cuenta^{(Managing Your Account)} . Tenga en cuenta que la opción faltará o estará desactivada si no utiliza su cuenta de Outlook.com^{(Outlook.com account)} a diario.

En la siguiente pantalla, puede ingresar su mensaje como en Gmail . Dejaría la respuesta automática activada hasta que decidas cerrar la cuenta por completo.

Actualizar todas las cuentas en línea

Esta es probablemente la parte más difícil de cambiar a una nueva dirección de correo electrónico^{(email address)} . Prácticamente todo lo que hacemos en línea requiere una dirección de correo electrónico^{(email address)} como punto de partida^{(starting point)} y eso significa que tiene que actualizar muchas cuentas manualmente.

Desafortunadamente, no hay una manera fácil de evitar este trabajo. Tendrás que pasar varias horas o varios días revisando cada sitio uno^{(site one)} por uno y actualizando la dirección de correo electrónico^{(email address)} .

Si usa un administrador de contraseñas^{(password manager)} como LastPass o 1Password, puede revisar rápidamente cada sitio almacenado y actualizar la dirección. Si no tiene ningún sistema para realizar un seguimiento de sus cuentas, la siguiente mejor opción^{(best option)} es revisar su correo electrónico y ver qué sitios están enviando correos electrónicos.

¡ Con suerte^(Hopefully) , con un poco de planificación y organización^{(planning and organization)} , puedes cambiar a una nueva dirección de correo electrónico^{(email address)} y no estropear nada! Si tiene alguna pregunta, no dude en publicar un comentario. ¡Disfrutar!

The Best Way to Switch to a New Email Address

Do you still have an anсient prodigy.net or aol.com email address that you arе finally giving up? Or maybe you’ve been using a сollege or university еmail address for several years and want to move to а permanent email address before you graduatе? Or maybe when you signed up for Internet service, you ended up using an ISP email address like cox.net or comcast.net?

Whatever the situation may be, switching to a new email address is non-trivial, especially if you have thousands of emails you want to retain at your new email service provider.

If you don’t have the time to do it yourself, you can use a service I wrote about earlier called YippieMove that charges a $15 fee, but will transfer all of your email from one service provider to another, like Hotmail to Gmail or Yahoo Mail to Gmail, etc.

While I think that method is worth it for some people, most people can do it themselves and configure everything the way they want. In this article, I am going to talk about moving from any email service provider to Gmail or Outlook, since those are probably the best two at this time.

Here is the general outline of what needs to be done in order to move yourself from one email service to another:

1. Setup new email with Gmail or Outlook
2. Import old email to new email service
3. Forward email from old to new provider
4. Setup rule to automatically reply to old email address
5. Email all contacts with the new email address
6. Update all online accounts that used old email address

Setup New Email Account

When setting up a new email account, you need to make sure that you choose two things right: the email provider and your email address. Don’t pick an email provider that might be gone in 5 years or that might force you off. That means don’t use an email from a college/university, your Internet Service Provider or your company email.

My suggestions are Gmail and Outlook because they have great features that other service providers can’t match. For example, with a Gmail account, you also have a Google account and therefore can video chat directly from Gmail. Google also has Google Now, which can scan your Gmail email automatically and give you information about flights, packages, etc. With Outlook.com, you can use Skype from directly within the web interface.

The second aspect to carefully consider is the name you choose for your email address. These days it’s best to simply use your name, if possible, as your email address. Don’t use awful names like [email protected] or [email protected]. Once you switch to a new email address, you’ll probably want to keep it for a very long time, so pick a good name.

Import Old Email

The next step is to import all your old emails into Gmail or Outlook. This requires POP3 access, which most email providers support nowadays, but if not, you’re probably not going to be able to get all your old email moved over. You can manually go in and forward emails, but probably only the important stuff. 

If all of your email is in the desktop version of Outlook, you can import your entire PST file into Gmail by adding your Gmail account to Outlook using IMAP and then simply dragging and dropping the local folders to the Gmail folders in Outlook. Check out this detailed guide for step by step instructions.

Now if your email provider supports POP3 access, it’s really easy to get your email into Gmail. I’ve already written a detailed guide explaining how to import email into Gmail from different providers.

If you’re using Outlook.com, the process is also very easy. Log in, click on the gear icon at the top right and then click on Options. Go ahead and click on Import email accounts.

You can pick either from Google, Yahoo or other email service provider. Basically, all you have to do is enter your email address and password to connect to the account. You can also click on Advanced options to enter the email server information manually if your provider uses non-standard ports, etc.

That’s about it for importing old emails into Gmail and Outlook. Note that it can take several days for your old emails to show up if you have thousands of emails that need to be imported.

Forward Old Email

Note that when setting up email import in Gmail and Outlook.com, new emails arriving at your old email address will most likely be imported automatically, so you don’t have to setup forwarding. In the case of Gmail, it will only import new emails for 30 days, after which point you have to manually turn on auto-forwarding on the old email.

If you are leaving Gmail, you can enable forwarding easily by going to Settings and then clicking on the Forwarding and POP/IMAP tab.

Click the Add a forwarding address button and enter your new email address. If you don’t want everything forwarded, click on the creating a filter link below the button.

If you are leaving Outlook.com, go to Options and then click on Email forwarding to enter the forwarding address.

Again, you only need to do this on your old email provider if you are not seeing new emails being imported into your new email provider.

Setup Auto Reply

Next, you want to go ahead and setup an auto-reply or vacation reply on your old email address that tells everyone this email address will soon be deactivated.

In Gmail, you can do this by going to Settings and then scrolling down to the bottom on the General tab. There you will see the Vacation responder section.

Turn it on, choose a First day, don’t check anything for Last day and then type in a subject and email body. You can also check the box at the bottom if you only want the message sent to your contacts stored in Google.

In Outlook.com, go to Options and click on Sending automated vacation replies under Managing Your Account. Note that the option will be missing or turned off if you are not using your Outlook.com account on a daily basis.

On the next screen, you can enter your message just like in Gmail. I would just leave the auto-reply on until you decide to shutdown the account completely.

Update All Online Accounts

This is probably the hardest part of switching to a new email address. Pretty much everything we do online requires an email address as a starting point and that means you have to update many accounts manually.

Unfortunately, there is no easy way around this job. You’ll have to spend several hours or several days going through each site one by one and updating the email address.

If you use a password manager like LastPass or 1Password, you can quickly go through each stored site and update the address. If you don’t have any system for keeping track of your accounts, the next best option is to sift through your email and see which sites are sending emails.

Hopefully, with a bit of planning and organization, you can switch to a new email address and not screw anything up! If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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