Microsoft Teams es utilizado por más de 15 millones de usuarios y alrededor de 1300 usuarios se conectan a las llamadas de Teams cada segundo. El efecto pandémico de 2021 y 2022 ha llevado a su repentino crecimiento para conectar a las personas virtualmente en reuniones y trabajos remotos. El compromiso de la aplicación y la cantidad de usuarios activos en Teams es simplemente increíble y alcanza el límite del cielo. Es el mejor reemplazo para Skype para empresas y puede disfrutar de funciones increíbles en él. Algunas características y beneficios notables de Microsoft Teams incluyen chat grupal, video/llamada de voz, opciones para compartir pantalla, mega reuniones, aulas en línea y mucho más. Al ser parte del entorno de Microsoft 365 , Microsoft TeamsLas funciones de reunión combinan la función de Outlook , SharePoint y otras aplicaciones de Microsoft . En palabras simples, puede disfrutar de un montón de características y beneficios de Microsoft Teams , de los cuales se enumeran las mejores colecciones a continuación. ¡Espero que este artículo te ayude mucho!

Las 10 mejores características de los equipos de Microsoft^{(Best 10 Microsoft Teams Features)}

En esta sección, hemos compilado una lista de las funciones de reunión de Microsoft Teams que están ocultas en sus mentes todos estos días. Léelos^(Read) y compártelos con tus amigos a quienes les resulten útiles.

1. Compartir correo electrónico en Teams^{(1. Share Email in Teams)}

A veces, puede ser necesario copiar el contenido de su correo de Outlook y pegarlo en el chat de Teams . Copiar^(Copy) y pegar^(Paste) sería una excelente opción preferida por muchos de ustedes. Sin embargo, esto no es necesario ya que la característica de Microsoft Teams de compartir correo con Teams^{(sharing mail to Teams)} será increíblemente útil. Una función integrada entre Outlook y Teams le permite hacer esto.

• Esta característica de Microsoft Teams será útil para aquellas organizaciones que tratan con clientes externos, proveedores, pares y mucho más^{(organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more)} .
• Puede enviar todos esos correos electrónicos a un solo canal de Teams^{(send all those emails to a single Teams Channel)} y esto evita respuestas erróneas falsas y mantiene limpios los correos.
• Para compartir correos electrónicos de Outlook en ^(Outlook)Teams , debe tener un complemento de Outlook^{(Outlook add-in)} . Este complemento se instala automáticamente en su PC para los usuarios de Teams . Tenga en cuenta que esta característica no es compatible con los usuarios de equipos^(Teams) móviles .

Siga estos pasos para compartir correos electrónicos con Teams .

1. Si está utilizando una aplicación de escritorio, simplemente puede hacer clic en el botón Compartir con Teams^{(Share to Teams)} en la cinta de la barra de herramientas y si está utilizando una aplicación web, haga clic en el icono Más acciones...^{(More actions … )} en la esquina superior derecha del correo.

2. Aquí, escriba el nombre de una persona, grupo o canal con el que desea compartir el correo.

Si tiene archivos adjuntos en el correo, se incluyen automáticamente cuando los envía a Teams . Si desea eliminarlos, puede desmarcar la opción Incluir archivos adjuntos . ^{(Include attachments)}Disfrute^(Enjoy) enviando correos a Teams directamente sin usar el método convencional normal.

2. Use salas de descanso^{(2. Use Breakout Rooms)}

Tenga en cuenta que esta función de Microsoft Teams está disponible solo para organizadores de reuniones de usuarios de aplicaciones de escritorio ( Microsoft y Mac ). No puede usar esta característica cuando tiene más de 300 personas en la reunión y cuando crea Teams Breakout Rooms antes de las reuniones, no puede agregar más de 300 personas.

• Cuando está en una sala de grupo, no puede agregar personas a la reunión desde el panel de participantes, no puede agregar personas adicionales al chat, no puede usar la función Llamarme y no puede copiar el contenido de Unirse a la reunión^{(you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents)} . De lo contrario, puede disfrutar de todas las demás funciones de chat e intercambio de información.
• Puede crear Teams Breakout Rooms cuando inicia una reunión o en medio de su reunión^{( create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting)} para permitir que un grupo más pequeño de participantes discuta y colabore.
• Puede crear alrededor de 50 salas de grupos de Teams para una sola reunión^{( create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting)} . Por lo tanto, puede dividir a los usuarios de la reunión en varios grupos para discutir cualquier contenido específico o general de la reunión.

Si es el organizador/presentador de la reunión, puede crear salas^{(Breakout Rooms)} de reuniones en Teams siguiendo los pasos que se mencionan a continuación.

1. Como de costumbre, cree una invitación a la reunión e inicie la reunión.

2. Ahora, haga clic en la opción Salas^{(Breakout rooms )} de descanso como se destaca a continuación.

3. En la siguiente ventana, puede elegir la cantidad de habitaciones que desea crear en el menú desplegable y, finalmente, haga clic en Crear habitaciones^{(Create rooms )} como se muestra.

Después de crear salas^(Breakout) de reuniones, puede cambiarles el nombre y asignarles participantes manual o automáticamente. Eso es todo. Como administrador de salas^{(Breakout Room)} de reuniones, puede agregar y eliminar salas, administrar participantes en la sala, unirse a cualquier sala, salir y abrir salas, asignar límites de tiempo para salas, enviar anuncios y recrear salas si es necesario. Si no puede administrar salas para grupos pequeños^{(Breakout rooms)} , también puede asignar un participante o presentador para que las administre.

Lea también: ^{(Also Read:)} Cómo usar los emoticonos secretos de Microsoft Teams^{(How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons)}

3. Pizarra virtual^{(3. Virtual Whiteboard)}

Microsoft Teams tiene una asociación con Microsoft Whiteboard a través de la cual puede compartir su opinión dibujando, escribiendo y esbozando juntos en una reunión. Esta colaboración de Whiteboard está disponible para todos los participantes en la reunión. ^(Whiteboard)Para usar Whiteboard en Teams Meet, asegúrese de tener Microsoft Whiteboard en su dispositivo.

Puede escribir arrastrando una letra, agregando texto, agregando una nota, puede agregar una imagen de la biblioteca, una imagen de Bing o una imagen de la cámara^(Camera) , pegando un documento, agregando un documento PDF/Word/PowerPoint y muchas más funciones que lo divertirán un monton. Puede hacer que su pizarra^(Whiteboard) sea visible para todos los participantes siguiendo los pasos que se mencionan a continuación.

1. Después de iniciar o unirse a una reunión, haga clic en el ícono Abrir bandeja para compartir como se muestra a continuación.^{(Open share tray )}

2. Ahora, en el lado derecho, haga clic en Microsoft Whiteboard como se muestra.

Ahora, Microsoft Whiteboard se carga en la pantalla y, una vez hecho esto, la pantalla aparece como se muestra a continuación.

Ahora, los participantes de la reunión pueden disfrutar escribiendo sus pensamientos con esta increíble función de Microsoft Teams . Los asistentes que pertenecen al mismo inquilino pueden disfrutar colaborando en Whiteboard mientras que los usuarios extraños, federados o anónimos no pueden hacerlo. Tenga en cuenta que, cuando use Whiteboard para compartir el contenido en una reunión de Teams que se está grabando, esto no será parte de la grabación. Esta función se encuentra en etapa de desarrollo y Microsoft lo anunciará tan pronto como los cambios sean exitosos.

La característica interesante es que la función Microsoft Whiteboard está disponible para todos los participantes en el chat de la reunión, incluso después de que la reunión haya finalizado.

4. Transcripción en vivo en reuniones^{(4. Live Transcription in Meetings)}

Cuando está en una reunión de Teams , puede ver transcripciones en vivo del contenido en forma de texto que aparece junto a la misma pantalla de la reunión. Esta es una de las mejores características y beneficios de Microsoft Teams para los usuarios sordos o con dificultades auditivas o con barreras idiomáticas. Además, si asiste a una reunión que tiene demasiado ruido, esta característica será muy útil. La transcripción en vivo en reuniones^{(Live transcription in meetings)} solo está disponible para la versión de escritorio de Teams .

Para habilitar la transcripción en vivo en las reuniones de Teams , siga los pasos mencionados a continuación.

1. Únase a la reunión y haga clic en el ícono Más acciones^{(More actions icon )} como se muestra a continuación.

2. Ahora, seleccione la opción Iniciar transcripción^{(Start transcription )} de la lista desplegable como se muestra arriba.

Luego, todos los participantes en la reunión recibirán una notificación de que se está transcritiendo el contenido de la reunión. También puede cambiar el idioma de transcripción y anotar que, cuando cambia el idioma, afecta a todos los usuarios.

Puede cambiar el idioma de transcripción como se indica a continuación.

Inglés^(English) (EE. UU.), Inglés^(English) ( Canadá^(Canada) ), Inglés^(English) ( India ), Inglés^(English) (Reino Unido), Inglés^(English) ( Australia ), Inglés^(English) ( Nueva Zelanda^{(New Zealand)} ), Árabe^(Arabic) ( Emiratos Árabes^{(Arab Emirates)} ) ( Vista previa^(Preview) ), Árabe^(Arabic) ( Arabia Saudita^{(Saudi Arabia)} ) ( Vista previa^(Preview) ), Chino^(Chinese) ( cantonés^(Cantonese) ), chino^(Chinese) ( mandarín^(Mandarin) ), danés^(Danish) , holandés^(Dutch) ( Bélgica^(Belgium) ) ( Vista previa^(Preview)), neerlandés^(Dutch) ( Países Bajos^{(Netherlands)} ), francés ( Canadá^(Canada) ), francés ( Francia^(France) ), finlandés^(Finnish) ( vista previa^(Preview) ), alemán, hindi , italiano^(Italian) , japonés^(Japanese) , coreano^(Korean) ( vista previa^(Preview) ), noruego, polaco ( vista previa^(Preview) ), portugués^(Portuguese) ( Brasil^(Brazil) ), ruso^(Russian) ( vista previa^(Preview) ), español ( México^(Mexico) ), español ( España^(Spain) ), sueco^(Swedish) .

Lea también: ^{(Also Read:)} Cómo habilitar o deshabilitar Microsoft Teams Push to Talk^{(How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk)}

5. Comandos de barra^{(5. Slash Commands)}

¿Cuánto tiempo has estado usando Teams ? ¿Sabía^(Did) que los slash(/) commands podrían simplificar su productividad y compromiso con la aplicación?

Sí. Puede cambiar a su canal favorito, cambiar su estado, buscar el mensaje reciente o navegar a los mensajes guardados usando los comandos Slash .

Navegue a la barra de búsqueda y escriba / ^{(Search )}/ ella. A continuación se mostrará una lista de comandos recomendados.

Estos son algunos de los comandos más utilizados en Teams .

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Utilice estos comandos interesantes^{(interesting commands)} y modifique la configuración de Teams en un segundo.^(Teams)

6. Poner de relieve a las personas^{(6. Spotlighting People)}

En Teams, puede destacar^(spotlight) cualquier video en particular para resaltarlo entre toda la amplia escala de participantes. Si es el anfitrión o el presentador de la reunión, puede destacar alrededor de 7 usuarios en la reunión. No puede destacar a las personas si ha habilitado la galería grande^{(Large gallery)} o la vista en modo Juntos^{(Together mode)} . Aquí hay algunas instrucciones para destacar a las personas en las reuniones de Microsoft Teams .

1. Únase a la reunión y diríjase a la lista de participantes^{(Participants )} .

2. Ahora, haga clic con el botón derecho en el nombre del usuario que desea destacar y seleccione la opción Destacar para todos como se muestra a continuación.^{(Spotlight for everyone )}

3. Luego, confirme el aviso haciendo clic en Spotlight para todos^{(Spotlight for everyone )} nuevamente.

Ahora, el video del participante seleccionado se destacará en la reunión. Si desea dejar de destacar, siga los pasos mencionados a continuación.

4. Como lo hizo anteriormente, haga clic con el botón derecho en el nombre del participante y ahora seleccione la opción Salir de Spotlight como se muestra a continuación.^{(Exit spotlight )}

5. Finalmente, confirme el mensaje haciendo clic en Salir de Spotlight^{(Exit spotlight )} como se muestra a continuación.

Nota:^{(Note: )} Para destacar su video, puede hacer clic con el botón derecho en su video y hacer clic en la opción Destacarme^{(Spotlight me )} o ir a la lista de participantes, hacer clic con el botón derecho en su nombre y seleccionar la opción Destacarme .^{(Spotlight me)}

Lea también: ^{(Also Read:)} Cómo acceder al Centro de administración de Microsoft Teams^{(How to Access Microsoft Teams Admin Center Login)}

7. Modo presentador^{(7. Presenter mode)}

El modo de presentador mantendrá a la audiencia más comprometida con la reunión, ya que el presentador también es visible en la presentación. En lugar de compartir solo la ventana o la pantalla, esta increíble característica se convertirá en una parte integral de la reunión con su destacado^{(Standout )} (elimina su fondo y muestra el contenido de su presentación) , lado a lado^{(, Side-by-side )} (tanto su fuente como su contenido aparecerán al lado ) y Reportero^{(Reporter )} (la presentación se ejecutará a la derecha de su hombro como si la viera en los reportajes de televisión). Aquí hay algunas instrucciones para usar el modo de presentador en Teams .

Nota:^{(Note: )} si usa la aplicación web o la versión móvil de Teams , el presentador y la presentación aparecerán por separado. Se recomienda utilizar la versión de escritorio de la aplicación para hacer uso de esta función de modos de presentador^{(Presenter Modes feature)} .

1. Una vez que haya comenzado la reunión, haga clic en la opción Compartir contenido como se muestra.^{(Share content )}

2. Asegúrese de haber encendido su cámara y seleccionado el modo de presentador^{(presenter mode )} que le gustaría usar. Puede personalizar su fondo, incluir o excluir sonidos de la computadora y dar control a otros cuando usa este modo.

3. Para dejar de compartir, puede hacer clic en la opción Dejar de presentar en la barra de herramientas de presentación.^{(Stop presenting )}

8. Atajos de teclado ^{(8. Keyboard Shortcuts )}

Los métodos abreviados de teclado que se enumeran a continuación lo ayudarán a trabajar de manera eficiente en Teams . Estas funciones de reunión de Microsoft Teams son muy útiles para los usuarios con problemas de visión. Aquí hay una lista de métodos abreviados de teclado que lo ayudarán a acceder a Teams sin usar un mouse.

Nota^(Note) : Para atajos que usan entrada numérica, use las teclas numéricas arriba de las teclas alfabéticas^(Alphabets) .

• Métodos abreviados de teclado generales^{(General Keyboard shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Atajo de teclado de navegación^{(Navigational Keyboard Shortcut)}

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Métodos abreviados de teclado de mensajería^{(Messaging Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Métodos abreviados de teclado relacionados con reuniones y llamadas^{(Meeting and Call related Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

¿Entonces, Qué esperas? ¡ Presume^(Show) con tus amigos con estos complicados atajos!

Lea también: ^{(Also Read:)} Cómo cambiar el avatar del perfil de los equipos de Microsoft^{(How to Change Microsoft Teams Profile Avatar)}

9. Ocultar o mostrar mensajes en Teams^{(9. Hide or Show messages in Teams)}

No puede eliminar el historial completo de un canal o chat, pero puede ocultar o mostrar cualquier canal o chat en Teams siguiendo los siguientes pasos. El historial de chat reanudará su actividad cuando se publique un mensaje en él y puede reanudarlo cuando sea necesario. Esta es una de las características y beneficios más simples de Microsoft Teams que lo mantiene enfocado solo en chats o canales que son de alta prioridad.

1. Pase el cursor sobre el canal o el chat que desea ocultar y haga clic en el icono de tres puntos^{(three-dotted icon)} como se muestra.

2. Ahora, haga clic en la opción Ocultar como se muestra arriba. ^{(Hide )}El chat seleccionado desaparecerá de la lista de equipos^(Teams) .

Más tarde, si cambia de opinión y desea mostrar los chats, siga los pasos que se mencionan a continuación.

3. Busque el chat oculto usando la barra de búsqueda y presione la tecla Intro^{(Enter key )} para abrirlo.

4. Ahora, haga clic en Mostrar historial de chat oculto^{(Show hidden chat history)} si desea verlo. En ese momento, verá el chat/canal en la lista de equipos^(Teams) en el panel izquierdo.

5. Ahora, haga clic en el icono de tres puntos^{(three-dotted icon )} de su chat/canal y seleccione la opción Mostrar como se muestra.^{(Unhide )}

Del mismo modo, puede anclar su chat favorito o silenciarlo^{(pin your favorite chat or mute)} cuando lo necesite.

10. Marcar mensajes^{(10. Bookmark Messages)}

^{(Microsoft Teams)}Las funciones de reunión de Microsoft Teams , como los mensajes de marcadores , lo ayudan a ahorrar tiempo para encontrar cualquier texto en lugar de desplazarse hacia arriba por todo el chat. ^{(Bookmarking)}Aunque el mensaje está enterrado en el largo historial de conversaciones, puede encontrarlo fácilmente si lo guarda para referencia futura. Aquí se explica cómo marcar un mensaje.

1. Cuando encuentre un mensaje que necesite como referencia en un futuro próximo, desplace el cursor sobre el mensaje y haga clic en el icono de tres puntos^{(three-dotted icon)} .

2. Luego, seleccione la opción Guardar este mensaje de la lista como se muestra.^{(Save this message )}

3. Para ver los mensajes guardados, haga clic en su foto de perfil y seleccione la opción Guardado^{(Saved )} como se muestra.

4. Ahora, todas las conversaciones guardadas se mostrarán en la pantalla izquierda. Puede hacer clic y acceder a ellos fácilmente.

Comience^(Start) a guardar sus mensajes y encuéntrelos fácilmente usando esta función.

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• Cómo configurar máscaras de monitor dual Rainmeter en Windows 10^{(How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10)}
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Espero que esta guía haya sido útil y que haya aprendido algunas funciones de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams features)} de las que nunca había oído hablar. No dude^(Feel) en comunicarse con nosotros en la sección de comentarios a continuación con sus sugerencias y comentarios sobre este artículo. Siga visitando nuestra página para obtener más consejos y trucos interesantes y háganos saber qué tema desea que exploremos a continuación.

Best 10 Microsoft Teams Features

Microsoft Teams is used by more thаn 15 million users and around 1300 usеrs connect to Teams call every seсond. The pandemic effect оf 2021 and 2022 has led to its sudden growth for connecting people virtually on remote work and meetings. The engagement of the application and number of active users on Teams is sіmply incredible and reaching the ѕky limit. It is the bеst replacement for Skype for business and you can enjoy incredible features іn it. Few notable Microsoft Teams features and benefits include group chat, video/voice call, screen share options, mega meetings, online classrooms, and a lot more. Being a part of thе Microsoft 365 еnvironment, Microsoft Teams meeting features combines the role of Outlook, SharePoint, and other Microsoft appliсations. In simple words, you can enjoy a ton of Microѕoft Teams fеatures and benefits from which the best collеctions of them are listed below. Hope this article helps you a lot!

Best 10 Microsoft Teams Features

In this section, we have compiled a list of Microsoft Teams meeting features that are hidden into your minds all these days. Read and share these with your friends who find them useful.

1. Share Email in Teams

Sometimes, there may be a need to copy contents from your Outlook mail and paste it into Teams chat. Copy and Paste would be a great choice preferred by many of you. Yet, this is unnecessary since the Microsoft Teams feature of sharing mail to Teams will be incredibly helpful. A built-in feature between Outlook and Teams lets you do this.

• This Microsoft Teams feature will be helpful to those organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more.
• You can send all those emails to a single Teams Channel and this avoids false-mistaken replies and keep mails clean.
• To share Outlook mails to Teams, you must have an Outlook add-in. This add-in is automatically installed on your PC for Teams users. Make a note that, this feature is not supported for mobile Teams users.

Follow these steps to share emails with Teams.

1. If you are using a desktop application, you can simply click on the Share to Teams button in the toolbar ribbon and if you are using a web application, click on the More actions … icon at the top right corner of the mail.

2. Here, type the name of a person, group, or channel you want to share the mail.

If you have any attachments in the mail, they are automatically included when you send them to Teams. If you want to remove them, you can uncheck the Include attachments option. Enjoy sending mails to Teams directly without using the normal conventional method.

2. Use Breakout Rooms

Make a note that, this Microsoft Teams feature is available only for meeting organizers of desktop app users (Microsoft and Mac). You cannot use this feature when you have more than 300 people in the meeting and when you create Teams Breakout Rooms before meetings, you cannot add more than 300 people.

• When you are in a Breakout room, you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents. Otherwise, you can enjoy all other features of chatting and exchanging information.
• You can create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting to allow a smaller group of participants to discuss and collaborate.
• You can create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting. Thus, you can split users in meeting under several groups to discuss any specific/ general content of the meeting.

If you are the organizer/ presenter of the meeting, you can create Breakout Rooms in Teams by following the below-mentioned steps.

1. As usual, create a meeting invite and start the meeting.

2. Now, click on the Breakout rooms option as highlighted below.

3. In the next window, you can choose the number of rooms you want to create from the drop-down menu, and finally, click on Create rooms as shown.

After creating Breakout rooms, you can rename them and manually or automatically assign participants to them. That’s it. As a Breakout Room manager, you can add and delete rooms, manage participants in the room, join any rooms, exit, and open rooms, assign time limits for rooms, send announcements, and recreate rooms if necessary. If you cannot manage Breakout rooms, you can also assign a participant or presenter to manage the same.

Also Read: How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons

3. Virtual Whiteboard

Microsoft Teams has an association with Microsoft Whiteboard through which you can share your opinion by drawing, writing, and sketching together in a meeting. This Whiteboard collaboration is available to all participants in the meeting. To use Whiteboard in Teams meet, ensure you have Microsoft Whiteboard on your device.

You can write by dragging a letter, adding text, adding a note, can add a Library image, Bing image, or Camera image, pasting a document, adding a PDF/Word/PowerPoint document, and a lot more features that will amuse you a lot. You can make your Whiteboard visible to all the participants by following the below-mentioned steps.

1. After launching or joining a meeting, click on the Open share tray icon as shown below.

2. Now, on the right side, click on Microsoft Whiteboard as depicted.

Now, Microsoft Whiteboard loads on the screen, and once done, the screen appears as shown below.

Now, the participants of the meeting can enjoy inking their thoughts using this amazing Microsoft Teams feature. Attendees who belong to the same tenant can enjoy collaborating on Whiteboard whereas strangers, federated, or anonymous users cannot do so. Make a note that, when you use Whiteboard for sharing the content in a Teams meeting that is being recorded, this will not be part of the recording. This feature is in the developmental stage and Microsoft will announce you as soon as the changes are successful.

The interesting feature is that the Microsoft Whiteboard feature is available for all the participants in the meeting chat, even after the meeting has ended.

4. Live Transcription in Meetings

When you are in Teams meeting, you can see live transcriptions of the content in the form of text that appear alongside the same meeting screen. This is one of the best Microsoft Teams features and benefits from which users who are deaf or have difficulties in hearing or who have language barriers. Also, if you are attending a meeting that has too much noise, this feature will be much useful. Live transcription in meetings is available only for the desktop version of Teams.

To enable Live transcription in Teams meetings, follow the below-mentioned steps.

1. Join the meeting and click on the More actions icon as shown below.

2. Now, select the Start transcription option from the drop-down list as shown above.

Then, all the participants in the meeting will receive a notification that the contents of the meeting are being transcript. You can also change the language of transcription and make a note that, when you change the language, it affects all users.

You can switch the transcription language as listed below.

English (US), English (Canada), English (India), English (UK), English (Australia), English (New Zealand), Arabic (Arab Emirates) (Preview), Arabic (Saudi Arabia) (Preview), Chinese (Cantonese), Chinese (Mandarin), Danish, Dutch (Belgium) (Preview), Dutch (Netherlands), French (Canada), French (France), Finnish (Preview), German, Hindi, Italian, Japanese, Korean (Preview), Norwegian, Polish (Preview), Portuguese (Brazil), Russian (Preview), Spanish (Mexico), Spanish (Spain), Swedish.

Also Read: How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk

5. Slash Commands

How long you have been using Teams? Did you know slash(/) commands could simplify your productivity and engagement with the app?

Yes. You can switch to your favorite channel, change your status, search for the recent message or navigate to saved messages using Slash commands.

Navigate to the Search bar and type / in it. A list of recommended commands will be shown as follows.

Here are a few most commonly used commands in Teams.

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Make use of these interesting commands and tweak Teams settings within a second.

6. Spotlighting People

In Teams, you can spotlight any particular videos to highlight them among all the wide scale of participants. If you are the meeting host or presenter, you can spotlight around 7 users in the meeting. You cannot spotlight people if you have enabled Large gallery or Together mode view. Here are a few instructions to spotlight people in Microsoft Teams meetings.

1. Join the meeting and head towards the Participants list.

2. Now, right-click on the user’s name whom you want to spotlight and select the Spotlight for everyone option as shown below.

3. Then, confirm the prompt by clicking on Spotlight for everyone again.

Now, the selected participant’s video will be spotlighted in the meeting. If you want to end spotlighting, follow the below-mentioned steps.

4. As you did earlier, right-click on the name of the participant and now select the Exit spotlight option as shown below.

5. Finally, confirm the prompt by clicking on Exit spotlight as shown below.

Note: To spotlight your video, you can right-click on your video and click on Spotlight me option or go to the participant’s list, right-click on your name and select the Spotlight me option.

Also Read: How to Access Microsoft Teams Admin Center Login

7. Presenter mode

The presenter mode will keep the audience more engaged towards the meeting since the presenter is also visible in the presentation. Rather than sharing only the window or screen, this amazing feature will become an integral part of the meeting with its Standout (deletes your background and shows your content of presentation), Side-by-side (Both your feed and content will appear next aside), and Reporter ( the presentation will run to the right of your shoulder as if you watch it on TV reports) modes. Here are a few instructions to use the presenter mode in Teams.

Note: If you are using the web app or mobile version of Teams, the presenter and the presentation will appear separately. You are advised to use the desktop version of the app to make use of this Presenter Modes feature.

1. Once the meeting has started, click on the Share content option as shown.

2. Make sure you have turned on your camera and selected the presenter mode you would like to use. You can customize your background, include or exclude computer sounds and give control to others when you are using this mode.

3. To exit sharing, you can click on Stop presenting option in the presenting toolbar.

8. Keyboard Shortcuts 

The below-listed keyboard shortcuts will help you work efficiently on Teams. These Microsoft Teams meeting features are very helpful to users with visionary problems. Here is a list of keyboard shortcuts that will help you, access Teams, without using a mouse.

Note: For shortcuts that uses numerical input use the numbers keys above the Alphabets keys.

• General Keyboard shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Navigational Keyboard Shortcut

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Messaging Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Meeting and Call related Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

So, what are you waiting for? Show off with your friends with these tricky shortcuts!

Also Read: How to Change Microsoft Teams Profile Avatar

9. Hide or Show messages in Teams

You cannot delete the complete history of a channel or chat, yet you can hide or show any channel or chat in Teams by using the following steps. The chat history will resume its activity when one posts a message into it and you can resume it whenever needed. This is one of the simplest Microsoft Teams features and benefits that keeps you focused only on chats or channels that are a high priority.

1. Hover over the channel or chat that you want to hide and click on the three-dotted icon as shown.

2. Now, click on the Hide option as shown above. The selected chat will disappear from the Teams list.

Later, if you change your mind and want to unhide the chats, follow the below-mentioned steps.

3. Search for the hidden chat using the search bar and hit Enter key to open it.

4. Now, click on Show hidden chat history if you want to view it. By this time, you will see the chat/channel in the Teams list on the left pane.

5. Now, click on the three-dotted icon of your chat/channel and select the Unhide option as shown.

Likewise, you can pin your favorite chat or mute it whenever needed.

10. Bookmark Messages

Microsoft Teams meeting features like Bookmarking messages help you save your time to find any text instead of scrolling up the whole chat. Even though the message is buried down in the long history of conversation, you can easily find it by saving it for future reference. Here is how to bookmark a message.

1. When you find any message that is needed for reference in the near future, hover over the message and click on the three-dotted icon.

2. Then, select the Save this message option from the list as shown.

3. To view the saved messages, click on your profile picture and select the Saved option as depicted.

4. Now, all the saved conversations will be displayed on the left screen. You can click and access them easily.

Start saving your messages and find them easily by using this feature.

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Hope this guide was useful and you would have learned some Microsoft Teams features that you were never heard of. Feel free to reach out to us in the comment section down below with your suggestions and feedback regarding this article. Keep visiting our page for more cool tips & tricks and let us know which topic you want us to explore next.

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